2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25
Organisatsioon saadab oma töötajad töölähetustele, andes igaühele konkreetse tööülesande. See võib olla nii individuaalne kui ka rühm. Kõik määravad konkreetsed ülesanded, millega lähetatud töötajad silmitsi seisavad.
Töötajaid lähetusse saatev organisatsioon väljastab korralduse või juhise, milles on märgitud lähetuse eesmärk, koht, kuhu töötaja saadetakse, ajastus ja saadetavate isikute nimekiri. Reisivatele töötajatele tuleb väljastada reisitunnistused koos tööülesandega. Need on kohustuslikud dokumendid, mis kinnitavad väljaspool organisatsiooni asuvasse töökohta lahkumise kehtivust. Reisitunnistusele kantakse lahkumismärge. Kohale saabumisel peavad töötajad reisitunnistusel saama saabumise ja lõpetamisel lahkumise märke. Kui naasete oma organisatsiooni, märkige kindlasti ära oma ärireisilt naasmine.
Spetsialistid, kes teenivad teatud probleemide lahendamiseks mõnes teises valdkonnas, saavad individuaalse tööülesande. Näiteks tarneahela töötajadsaadetakse objektidesse, millega nende ettevõttel on ärisuhted konkreetsete materjalide, komponentide ja sõlmede tarnimiseks. Mõnikord ei piisa telefonisuhtlusest tarnetingimuste või tarnitavate toodete omaduste arutamiseks: tehniliste kirjelduste kooskõlastamine, parameetrite määratlemine, optimaalsete omaduste valik.
Tööülesande saavad ka turundusosakondade ning inseneri- ja tehnikateenistuste töötajad. Näiteks näitustel osalemine eeldab mitte ainult müügijuhtide kohalolekut, kes suudavad oma tooteid esitleda ja hinda määrata. Abiks võivad olla ka disainerid, tehnoloogid ja tootmistöötajad, kes selgitavad potentsiaalsete tarbijate erinõudeid ja soove. Sellistel ärireisidel vahetavad spetsialistid kogemusi, kirjeldavad oma tootmisrajatiste arendamise väljavaateid.
Mõned organisatsioonid suunavad terved inimrühmad teatud objektidele, andes neile teenindusülesande, mille näide on toodud juhiste või marsruudilehtedena. Selleks, et lähetatud rühm täidaks selgelt ametiülesannet, tuleb korraldusega määrata selle täitmise eest vastutav rühma juht. Eriti sageli tekib selliste ärireiside vajadus seadmete või tervete komplekside kasutuselevõtul kliendi ettevõttes. Et meeskond uues kohas saaks tõhusam alt töötada, tegeletakse ajutise elamise küsimustega: hotellide või korterite broneerimisega. Kohad, kus töötajad viibivadtoit, samuti töötajate töökohta toimetamise tingimused. Edasi-tagasi transpordi piletid tasub oma töötajaid saatnud ettevõte. Sellistel juhtudel on tingimused rangelt piiratud. Makstakse ka päevaraha. Palka säilitatakse kogu töötajate äraoleku aja.
Spetsialistide saatmisel vormistatakse reisidokumendid, mis sisaldavad reisitunnistusi, aga ka ülesannete loetelu. Sõltuv alt ülesannete omadustest ja tüübist komplekteerivad lähetatud spetsialistid vajalikud tööriistad ja seadmed. Teenindusülesanne on sel juhul vajalike tarvikute valiku põhikriteerium.
Järeldes töölähetuses töötulemusi koostavad ettevõttesse naasnud töötajad tehtud töö kohta akti. Need aruanded kinnitavad juhataja või tema asetäitjad. Kuluaruande jaoks koostatakse avansiaruanded, millele on lisatud olemasolevad kulusid kinnitavad dokumendid.
Tööreis loetakse eduk alt sooritatuks tingimusel, et teenindusülesanne on täielikult täidetud. Täitmata jätmise korral (võib tekkida olukordi, kui ülesanne on osaliselt täidetud või seda ei ole võimalik täita) tuleb näidata põhjused. Sageli on põhjused üsna õigustatud, kuid mõnikord on tegemist töötajate hooletusega. Organisatsiooni juhtkond teeb otsuse, võttes arvesse kõiki põhjusi, mis takistavad lähetatud töötajatelt positiivse otsuse saamist.
