Juhtkontrolli tüübid ja funktsioonid

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Juhtimisprotsess koosneb viiest funktsioonist: planeerimine, organiseerimine, personali komplekteerimine, suunamine ja kontrollimine. Seega on juhtimine osa kontrolliprotsessist.

Kontroll on organisatsiooni juhtimise peamine eesmärk: tegelik tulemuslikkuse võrdlemine ettevõtte kehtestatud standarditega. Iga juht peab jälgima ja hindama oma alluvate tegevust. Juhtimiskontroll aitab õigeaegselt ette võtta juhipoolseid parandusmeetmeid, et vältida ettenägematuid asjaolusid või ettevõttele rahalisi kaotusi.

Põhiline juhtimisprotsess koosneb kolmest etapist:

• standardite kehtestamine.
• Tootlikkuse mõõtmine nende standardite alusel.
• Normidest ja plaanidest kõrvalekallete korrigeerimine.

Organisatsiooni üldise strateegilise plaani osana seavad juhid eesmärgidühikud konkreetsetes, täpsetes, töötingimustes, mis hõlmavad jõudluse kavandamist tegelike tulemuste põhjal.

Standardid, millega tegelikku toimivust võrreldakse, saab tuletada varasemate kogemuste, statistika ja võrdlusuuringute põhjal (tööstuse parimate tavade põhjal). Võimaluse piires töötatakse standardeid välja pigem kahepoolselt kui tippjuhtkond, kes teeb otsuseid ühepoolselt lähtuv alt organisatsiooni eesmärkidest.

Miks on juhtimiskontroll vajalik?

Kui töötajad teeksid alati seda, mis on organisatsiooni jaoks parim, poleks kontrolli ja juhtimist vaja. Kuid on selge, et inimesed mõnikord ei suuda või ei taha tegutseda organisatsiooni parimates huvides ning soovimatu käitumise vältimiseks ja soovitud tegevuse julgustamiseks tuleb kehtestada kontrollmehhanismid.

Isegi kui töötajad on oma tööga hästi varustatud, otsustavad mõned seda mitte teha, sest individuaalsed eesmärgid ja organisatsioonilised eesmärgid ei pruugi olla täpselt samad. Teisisõnu puudub eesmärkide joondumine. Sellistel juhtudel tuleb astuda samme töötajate motivatsiooni ja tootlikkuse tõstmiseks.

Tõhus organisatsioon on selline, kus juhid mõistavad, kuidas juhtida ja kontrollida. Kontrolli kui kontseptsiooni ja protsessi eesmärk on aidata motiveerida ja suunata töötajaid neile määratud rollides. Arusaamineprotsesside ja juhtimise kontrollisüsteemid on organisatsiooni pikaajalise tõhususe jaoks hädavajalikud.

Ilma piisavate juhtimissüsteemideta võib segadus ja kaos organisatsioonis võimust võtta. Kui aga juhtimissüsteemid organisatsiooni lämmatavad, võib see kannatada ettevõtlusalase innovatsiooni puudumise tõttu.

Ebapiisav kontroll juhtimisotsuste elluviimise üle võib viia tootlikkuse languseni või vähem alt halbade finantstulemuste riski suurenemiseni. Äärmuslikul juhul võib tulemuslikkuse mittejärgimine põhjustada organisatsioonilisi ebaõnnestumisi.

Tõhusa juhtimissüsteemi omadused

Tõhus ärijuhtimissüsteem on integreeritud protsesside ja juhtimistööriistade komplekt, mis aitab viia ettevõtte strateegia ja aastaeesmärgid vastavusse igapäevaste tegevustega, jälgida tulemuslikkust ja algatada parandusmeetmeid.

Juhtimise kontrollisüsteem on pidev tulemuslikkuse parandamise protsess, mille käigus püstitatakse individuaalsed ja kollektiivsed eesmärgid, mis ühtivad organisatsiooni strateegiliste eesmärkidega, planeeritakse nende eesmärkide saavutamiseks tulemuslikkust, vaadatakse läbi ja hinnatakse edusamme ning arendatakse inimeste teadmisi, oskusi ja võimeid.. Juhtimissüsteem peaks keskenduma tulemustele.

Tõhusal juhtimissüsteemil on järgmised funktsioonid:

1. Aitab saavutada organisatsiooni eesmärke.
2. Hõlbustab ressursside optimaalset kasutamist.
3. Parandab üldiseltorganisatsiooni jõudlus.
4. Motiveerib ja tõstab töötajate moraali.
5. Kontroll loob ka distsipliini ja korra.
6. Selgelt määratletud ja arusaadavad jõudlusnäitajad.
7. Tagab tulevase planeerimise standardite läbivaatamise kaudu.
8. Strateegilised eesmärgid kehtivad organisatsiooni kõikidel tasanditel.
9. Tõhus juhtimine vähendab vigu.
10. Juhtimise ja töötajate kaasamise tugevdamine.
11. Saavutage prioriteetsed eesmärgid kiiremini.

Juhtimiskontrolli protsess reguleerib ettevõtete tegevust selliselt, et tegelik tegevus vastaks eelnev alt kehtestatud plaanile. Tõhus kontrollisüsteem võimaldab juhtidel vältida asjaolusid, mis toovad ettevõttele kahju.

18 juhtimiskontrolli funktsiooni

Juhtimiskontroll on mis tahes protsess, tööriist või süsteem, mis on loodud selleks, et juhtkond saaks reguleerida ettevõtte tegevust vastav alt selle eesmärkidele.

Kontrollimine toimub madalamal, keskmisel ja ülemisel juhtimistasandil. Igal tasandil on kontroll erinev: tippjuhtkond osaleb strateegilises kontrollis, keskastme juhtkond taktikalises ja alumine tase operatiivjuhtimises.

Järgmised on juhtimisotsuste kontrolli funktsioonid:

1. Planeerimise strateegia. Eesmärkide saavutamiseks tegevuskava koostamise protsess.
2. Juhtnõuded. Plaanide ametlik dokumenteerimine nõuetena ja nende plaanide muudatuste haldamine vastav alt vajadusele.
3. Finantskontroll. Ettevõtte eelarve jälgimine ja arvestus.
4. Tulemusjuhtimine. Protsess, mille käigus lepitakse töötajatega kokku eesmärgid ja hinnatakse nende tulemuslikkust nende eesmärkidega võrreldes.
5. Töö kontroll. Jälgige töötajaid, et parandada tootlikkust, tõhusust ja töö kvaliteeti.
6. Programmi- ja projektijuhtimine. Muudatuse rakendamine.
7. Riskikontroll. Korduv protsess riski tuvastamiseks, analüüsimiseks ja kõrvaldamiseks.
8. Turvakontroll. Turvaohtude tuvastamine ja kõrvaldamine ning erinevate riskide vähendamise viiside rakendamine.
9. Vastavuse kontroll. Protsesside, protseduuride, süsteemide, auditite, mõõtmiste ja aruannete rakendamine vastav alt organisatsiooni seadustele, määrustele, standarditele ja sisepoliitikatele.
10. Mõõdikud ja aruandlus. Organisatsiooni tulemuslikkuse mõtestatud mõõtmiste arvutamine ja edastamine.
11. Võrdlusuuringud. Iteratiivne protsess tulemuste võrdlemiseks ettevõtte tööstusharu, konkurentide või praeguste parimate tavadega.
12. Pidev täiustamine. Toimivuse mõõtmise, täiustamise ja uuesti mõõtmise protsess.
13. Kvaliteedikontroll. Väljundtoodete vastavuse tagamine spetsifikatsioonidele. Näiteks toote testimise protsessi rakendamine tootmisliinil.
14. Kvaliteedi tagamine. Kvaliteedi tagamine on tulevaste kvaliteeditõrgete ärahoidmise protsess. Näiteks kõigi ebaõnnestumiste algpõhjuste uurimise praktikatootmise täiustuste otsimiseks.
15. Automatiseerimine. Suurendage tootlikkust, tõhusust ja kvaliteeti automatiseerimise abil.
16. Andmehaldus. Tulevikus kasuliku teabe kogumise tava, samuti andmete analüüs.
17. Varude haldamine. Varude haldamine ja raamatupidamine, et vältida puudujääke või ülejääke.
18. Varahaldus. Varade, nagu tootmisrajatised, infrastruktuur, masinad, tarkvara ja intellektuaalomand, kontroll.

Juhtimise tüübid ja nende omadused

Organisatsioonid vajavad kontrolle, et teha kindlaks, kas nende plaanid on saavutatud, ja võtta vajadusel parandusmeetmeid. Juhtimisotsuste kontrollimise peamised eesmärgid:

1. Muudatustega kohanemine. Juhtsüsteem suudab ennustada, jälgida ja reageerida muutuvatele keskkonnatingimustele.
2. Vigade minimeerimine. Tootlik juhtimiskontroll ja raamatupidamine piiravad ettevõtte tegevuses esinevate vigade arvu.
3. Kulude minimeerimine ja kasumi maksimeerimine. Kui juhtimiskontrolli korraldust tõhus alt rakendatakse, võib see vähendada kulusid ja tõsta tootlikkust.

Ettevõtted paigaldavad juhtimissüsteeme paljudes erinevates valdkondades ja erinevatel juhtimistasanditel. Vastutus juhtimisotsuste kontrollimise eest on ulatuslik. Sellel juhtimisfunktsioonil on erinevad klassifikatsioonid ja omadused. Üks levinumaid näeb välja selline:

1. Edasi juhtimine, tuntud ka kui edasisuunaline juhtimine, keskendub ressurssidele, mida organisatsioon oma keskkonnast ammutab. Ta kontrollib nende ressursside kvaliteeti ja kvantiteeti enne, kui need organisatsiooni jõuavad.
2. Järelevalve keskendub toote või teenuse kvaliteedi- ja kvantiteedistandardite säilitamisele transformatsiooniprotsessis.
3. Lõplik kontroll, tuntud ka kui tagasiside kontroll, keskendub organisatsiooni tulemustele pärast ümberkujundamisprotsessi lõppu. Kuigi lõplik kontroll ei pruugi olla nii tõhus kui esialgne või praegune, võib see anda juhtkonnale teavet edaspidiseks planeerimiseks.

Vastav alt teisele klassifikatsioonile jaguneb kontroll kahte laia kategooriasse – regulatiivne ja normatiivne kontroll ning nende kategooriate sees on mitut tüüpi. Juhtimiskontrolli tüübid on näidatud järgmises tabelis.

Regulatiivkontroll	Regulatiivkontroll
Bürokraatlik Finants Kvaliteet	Käsk Organisatsiooniline

Järgmistes jaotistes kirjeldatakse juhtimistoimingute igat tüüpi ja alamtüüpe.

Regulatiivkontroll

Regulatiivkontroll tuleneb standardsetest tööprotseduuridest, mistõttu kritiseeritakse seda tüüpi juhtimiskontrolli rakendamist, kuna see on aegunud ja ebaproduktiivne. See tähendab täielikku ja täielikku kontrollikõik organisatsiooni valdkonnad.

Kuna ettevõtted on viimastel aastatel tänu organisatsiooniliste hierarhiate tasandumisele ja piiride laienemisele muutunud agiilsemaks, juhivad kriitikud tähelepanu sellele, et regulatiivne järelevalve võib eesmärgi saavutamist pigem takistada. Juhtimisotsuste korralduse kontrollimise seisukoh alt on võtmeks kontrolli vastavus organisatsiooni eesmärkidele.

Bürokraatlik kontroll

Bürokraatlik kontroll tuleneb võimupiiridest, mis sõltuvad positsioonist organisatsiooni hierarhias. Mida kõrgem on alluvuse tase, seda suurem on inimesel õigus oma poliitikat dikteerida. Bürokraatlikud kontrollid on saanud halva räpi ja õigustatult. Organisatsioonid, mis toetuvad liiga palju käsuahela suhetele, takistavad paindlikkust ettenägematute olukordade korral. Siiski on olemas viise, kuidas juhid saavad muuta ettevõtte sama paindlikuks ja klientide muredele reageerivaks kui mis tahes muud juhtimiskontrolli organisatsiooni vormid.

Kuidas säilitada käsuliini, säilitades samal ajal süsteemi paindlikkuse ja reageerimisvõime? Just selle küsimuse peab lahendama bürokraatlik kontroll. Üks lahendus on standardsed tööprotseduurid, mis delegeerivad vastutuse ettevõtte hierarhias allapoole.

Finantskontroll

Finantskontrollid reguleerivad peamisi finantseesmärke, mille eest juhid vastutavad. Sellised juhtimiskontrollisüsteemid on levinud ettevõtetes, mis on organiseeritud mitme strateegilise äriüksusena (SBU). SBUon toode, teenus või geograafiline liin, millel on juhid, kes vastutavad ainuisikuliselt kasumi ja kahjumi eest. Nad vastutavad kõrgema juhtkonna ees, et saavutada finantseesmärgid, mis aitavad kaasa ettevõtte üldisele kasumlikkusele.

See juhtimisotsuste kontrolli kategooria seab kulutustele piirangud. Juhtidele peab kulude suurenemist põhjendama tulude suurenemine. Osakonnajuhtide jaoks on eelarve piires püsimine tavaliselt üks peamisi tulemusnäitajaid.

Nii et finantskontrolli ülesanne on parandada üldist kasumlikkust ja hoida kulud mõistlikud. Vajalike kulude kindlaksmääramiseks võrdlevad mõned ettevõtted sama tööstusharu teiste ettevõtete tulemusi ja teevad seejärel juhtimiskontrolli analüüsi. See võrdlusuuring annab andmeid, et teha kindlaks, kas kulud on kooskõlas valdkonna keskmiste näitajatega.

Kvaliteedikontroll

Kvaliteedikontroll kirjeldab vastuvõetavaks peetavat protsesside või toodete erinevuste määra. Mõne ettevõtte puhul on standardiks defektide puudumine, st muudatuste puudumine. Muudel juhtudel on statistiliselt ebaoluline kõrvalekalle aktsepteeritav.

Kvaliteedikontroll mõjutab klientidele pakutava toote või teenuse lõpptulemust. Kui ettevõte säilitab pidev alt suurepärast kvaliteeti, saavad kliendid toetuda ettevõtte toote või teenuse omadustele, kuid see on katekitab huvitava dilemma. Olemasolevate toodete liigne kvaliteedikontroll võib vähendada klientide ainulaadsetele vajadustele reageerimist.

Regulatiivkontroll

Selle asemel, et toetuda organisatsiooni standardsetele poliitikatele ja protseduuridele, nagu varasemate kontrollitüüpide puhul, reguleerib regulatiivne kontroll töötajate ja juhtide käitumist üldtunnustatud käitumismustrite kaudu.

Normatiivne kontroll otsustab, kui palju teatud tüüpi käitumine on õige ja teine vähem. Näiteks võib smoking olla vastuvõetav riietus Ameerika ärimeeste auhinnatseremoonial, kuid täiesti sobimatu šotlaste auhinnatseremoonial, kus ametlik kilt on rohkem kooskõlas kohalike tavadega. Kirjalikku riietuskoodi siiski vastu ei võetud.

Seega on erinevus juhtimisotsuste kontrollimise regulatiivse ja normatiivse süsteemi vahel formaalsus. Regulatiivne kontroll on mitteametlik juhtimissüsteem, erinev alt regulatiivsest kontrollist.

Käsujuhtimine

Juhtimisotsuste üle kontrolli korraldamine on muutunud paljudes ettevõtetes tavapäraseks. Meeskonna normid on mitteametlikud reeglid, mis panevad meeskonnaliikmed teadvustama oma kohustusi kolleegide ees.

Kuigi meeskonna ülesanne on tavaliselt ametlikult dokumenteeritud, kujunevad protsessis osalejate suhtlemisviisid tavaliselt välja aja jooksul, kui meeskond läbib kasvufaase. Isegi juhtkonnaga lepitakse mitteametlikult kokku: mõnikordmääratud juhil võib olla väiksem mõju kui mitteametlikul juhil. Kui näiteks arvamusliidril on rohkem kogemusi kui ametlikul meeskonnajuhil, pöörduvad meeskonnaliikmed tõenäoliselt arvamusliidri poole, et saada juhiseid, mis nõuavad spetsiifilisi oskusi või teadmisi.

Meeskonna normid kipuvad arenema järk-järgult, kuid kui need on moodustatud, võivad need ettevõtte käitumist tugev alt mõjutada.

Organisatsiooni kontroll

Organisatsioonikultuuril põhinevad normid on samuti teatud tüüpi normatiivne kontroll. Organisatsioonikultuur hõlmab konkreetse organisatsiooni ühiseid väärtusi, uskumusi ja rituaale. Seega seisneb seda tüüpi kontroll normide ja eesmärkide õiges kooskõlas.

Ametlikud ja mitteametlikud juhtimissüsteemid

Varem oli mainitud, et regulatiivne kontroll ja kõik selle alamliigid kuuluvad formaalsesse kontrollisüsteemi, normatiivkontroll aga mitteformaalsesse. Allolev tabel kirjeldab kahe juhtimissüsteemi erinevusi.

Ametlik juhtimissüsteem	mitteametlik juhtimissüsteem
Organisatsioonil on selged protseduurid, reeglid ja juhised erinevate juhtimisnõuete selgitamiseks Nad motiveerivad juhtkonda ja ka alluvaid täitma määratud ülesandeid nii, et saavutada tegevuseesmärgid optimaalse aja jooksul Kasutatakse ülemuste ja alluvate käitumise koordineerimiseks	Organisatsiooni iseloomustabmitteametlikud ja kirjutamata protsessid juhtimisjärelevalve jaoks Nende eesmärk on pakkuda töötajatele kõrgemat motivatsiooni ning tagada organisatsiooni eesmärkide ja strateegiate nõuetekohane rakendamine Mitteametlikud juhtimissüsteemid suurendavad ka eesmärkide vastavust
Ametliku süsteemi näiteks võiksid olla reeglid ja juhised, mida personaliosakond kasutab selliste funktsioonide jaoks nagu värbamine ja personali arendamine.	Ebaformaalse kontrollisüsteemi näide on lojaalsus organisatsioonile ja austus organisatsioonikultuuri kui töötajate käitumisstiili vastu.

Regulatiivse ja regulatiivse järelevalve laiad kategooriad on olemas peaaegu kõigis organisatsioonides, kuid iga tüübi suhteline rõhuasetus on erinev. Regulatiivsesse kategooriasse kuuluvad bürokraatlikud, finants- ja kvaliteedikontrollid. Normatiivkategooriasse kuuluvad käsu- ja organisatsiooninormid. Mõlemad normikategooriad võivad olla tõhusad. Juhtkonna ülesanne on viia töötajate käitumine kooskõlla organisatsiooni eesmärkidega.

Seetõttu saab tõhusat juhtimiskontrolli saavutada mitmel erineval viisil. Juhtimissüsteemid on loodud andmete kogumiseks ja selle teabe kasutamiseks, et aidata organisatsioonil oma eesmärke saavutada. Süsteem keskendub erinevate organisatsiooniliste elementide efektiivsusele, alatesinimtegevusest finantstulemusteni.

Läbikujunenud seiresüsteem võib tuua ettevõttele reaalset kasu – osutada probleemidele, kavandada uusi strateegiaid ning tagada parem koordineerimine erinevate osakondade ja allüksuste vahel.