Eduaruannete näited. Kuidas aruannet kirjutada

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Sellist juhti, kes vähem alt kord aastas ei nõuaks oma alluvatelt tehtu kohta aruandlust, pole olemas. Ja probleem on selles, et rutiinse töötamise juures tundub sellise dokumendi väljatöötamine üsna keeruline ülesanne. Ja millegipärast on meil piinlik küsida ametiasutustelt tehtud töö aruannete näiteid. Mis saab siis, kui ta otsustab, et me ei vasta meie ametikohale?

Kellele seda vaja on

Selle küsimuse esitab esitaja, kes sai aruandluse ülesande. Enamasti tunnevad ettevõtete töötajad end sellistest nõuetest peaaegu solvatuna. Kuid kõigel on tähendus.

Esiteks on tehtud töö aruannet vaja tegijal endal. Mitte formaalne, vaid huvitatud suhtumine sellesse protsessi võimaldab teil leida oma kvalifikatsiooni kitsaskohti ja nõrkusi. Seega määratakse kindlaks suunad, milles on võimalik (ja vajalik) areneda. Me kõik ju õpime oma vigadest.

Teiseks vajab juht seda. Tehtud tööde aruanne võimaldab objektiivselt hinnata kvaliteeti jaülesannete lahendamise kiirus. Tänu sellele dokumendile kaovad paljud küsimused - alates kõige primitiivsemast "mida sa kogu aeg teed" kuni kompleksini "miks peaksin teie arvuti kaasaegsema vastu vahetama". Kuna aruanne näitab, et dokumendi muudatuste salvestamine võtab kaua aega. Ja see ei sõltu esinejast – aegunud kontoritehnika ei saa kiiremini töötada. Tegelikult just seetõttu tundubki, et töötaja joob kogu aeg teed – ta lihts alt ootab, millal operatsioon läbi saab.

Ja küsimus: "Miks ma pean kuu tehtud töö kohta aruannet kirjutama?" ise on vale. Sest statistilise teabe kogumine ja andmebaaside täitmine on strateegide, mitte operatiivtöötajate jaoks mõistlik. Neil on lihts alt lihtsam probleemi lahendada kui rääkida selle lahendamise meetoditest.

Mida kirjutada

Eduaruannete näited näitavad, et peate kirjutama väga üksikasjalikult. Ükskõik, mis näib olevat väike asi või väike žest, võib olla teatud funktsioonide täitmisel võtmeelement. Kuid sellest saab aru alles pärast mitme kirjaliku aruande uurimist.

Kui töö on rutiinse iseloomuga, näiteks dokumentide vastavusse viimine ja ebakõlade tuvastamine, siis on mõttekas välja töötada tabelivorm. Sel juhul peaks tabel olema alguses väga üksikasjalik ja sisaldama palju veerge; aja jooksul kaob vajadus osade veergude järele ja aruande vorm saab tavalise (loe – mõistliku) ilme.

Bmitmel juhul ei saa tehtud töö kohta aruannet koostades (näiteks õpetajad) sisekaemuse küsimusele formaalselt läheneda. Tõepoolest, lisaks planeeritud õppe- ja metoodilisele koormusele ning vajaliku materjali õppimisele tegeletakse koolis ka õppe- ja õppetegevusega. See nõuab erilist lähenemist dokumendi koostamisele: tuleb mõista paljude õpilaste mahajäämuse põhjuseid, leida viise, kuidas lapsi oma aine vastu huvitada. Ja samal ajal ei tohiks me unustada edukaid (ja isegi andekaid) koolilapsi.

Eesmärkidest teatamine

Korrektseks koostamiseks ja minimaalseks ajakuluks on vaja algusest peale otsustada, mis eesmärgil ja miks aasta tehtud tööde kohta aruannet kirjutatakse. Nimetagem kõige populaarsem:

- konkreetse ametikoha tegeliku kasu põhjendus organisatsioonis;

- töötaja kvalifikatsiooni kinnitamine;

- tõhusa töö demonstreerimine juhtkonnale;

- rahastuse saamine järgmiseks aruandeperioodiks;

- nõusoleku saamine suuna (idee) arendamiseks;

- eraldatud ressursside ja rahaliste vahendite jms kulutamise põhjendus

Tuntud sõnastus – ülesande õige sõnastus annab 50% lahendusest – töötab ka sel juhul. Mida paremini mõistame, miks aruannet vaja on, seda lihtsam on meil seda kirjutada. Kuni selleni välja, et dokument “esitluseks” ei nõua meilt üldse loomingulist lähenemist. Ja aeganõudev.

Dokumendi struktuur

Kui ettevõttel ei olevälja töötatud aruandlusvorm, siis tuleb see ise välja töötada. Teades dokumendi eesmärki, on vaja läbi mõelda selle struktuur. Eduaruannete näidised näitavad, et vaja on selget ja lihtsat ülevaadet.

Kohe alguses tuleks selgitada teabe esitamise eesmärki ja loogikat. Selgitage esitluse järjekorda ja koostage sisukord. Tabeli jaoks on vaja anda lühid alt selgitusi, miks just selline vorm valiti.

Jaotiste ja alajaotiste puhul tuleks kinni pidada ka esitusviisi ühtsusest. Nii on dokument arusaadavam ja selle tulemusena on seda lihtsam tajuda. Pikaajalises aruandes on diagrammide ja graafikute kujul olevad illustratsioonid üsna sobivad, mis hõlbustavad tajumist. Kuid siin peate järgima "kuldse keskmise" reeglit: nii kindel tekst kui ka ainult visuaalsed materjalid väsivad väga kiiresti.

Stiil

Tavalise töötaja jaoks on ehk kõige keerulisem kirjutada terminoloogia ja sõnastus. Suurepärane aruanne näeb ebaloomulik välja ja põhjustab juhtkonna negatiivse reaktsiooni. Liiga lihtne sõnastus (näiteks 25 kserokseeritud dokumenti) tõrjub ka lugejat.

Kuid malle tuleks vältida. Ainus erand on dokument, mida keegi kunagi ei loe. Mõnikord puutume selliste probleemidega kokku, kuid selles artiklis oleme huvitatud tõelistest (mitte pro forma) aruannetest.

Igal juhul ei tohiks te rääkida ainult saavutustest. Nende esiletõstmisekstuleb rääkida raskustest, millega tuli töö käigus kokku puutuda. Keerukuse analüüs on muu hulgas mõtlemisainet juhtide töö optimeerimise üle. Eduaruannete näited näitavad, et te ei tohiks kasutada ebamääraseid fraase, nagu "ebarahuldav seisund", "tekkinud raskused" jne. Parem on nimetada kõike õige nimega: "katki koopiamasin", "puudub juurdepääs Internetile", "teabe puudumine või mitteõigeaegne saamine seotud osakonnast. Kõik see võimaldab adekvaatselt ja objektiivselt hinnata hetkeolukorda ettevõttes.

Tulemuste hindamine

Iga tulemus tuleb varundada numbritega. Selline konkretiseerimine annab arusaamise arengu dünaamikast.

Lisaks on vaja paika panna tulemuste hindamise kriteeriumid. Kas selleks on eelmine aruandeperiood (kui tegemist on näiteks kvartaliaruandega) või, vastupidi, seatud eesmärkide saavutamise protsent, jääb juba dokumendi autori enda otsustada.

Üldiselt võivad kaudsed näitajad ülesannete lahendamise protsessi kohta palju öelda. Siin on ka palju teavet edasiseks analüüsiks. Alates tööjõukulude määramisest kuni eesmärkide seadmise õigsuse mõistmiseni.

Probleemist lahenduseni

Enamik aruandeid on koostatud edenedes. Soodsam on dokument, mis näitab selgelt probleemi ja lahenduse suhet. Lugeja saab kohe aru, millised meetodid ja võtted (vajadusel)täitja kasutas ära ülesande õigeaegse ja kvaliteetse sooritamise.

Veelgi üksikasjalikum ahel "konkreetne probleem – selle põhjused – eesmärkide seadmine – lahendus" viitab koheselt vajadusele esitada päevaaruanne tabeli kujul. Pealegi on graafikute nimed juba teada. Sel viisil esitatud teavet on lihtne lugeda ja analüüsida.

Kvantitatiivsete näitajate esitamine

Juhul, kui aruanne koosneb peamiselt arvandmetest, võib tabelivormist olla väga raske aru saada. Pidev numbrivoog väsitab lugeja sõna otseses mõttes mõne minuti pärast. Teine asi - värvilised diagrammid ja graafikud. Need on selged, arusaadavad ja kergesti loetavad.

Iga diagrammi tuleb kommenteerida. Lisaks on vaja näidata, kuidas erinevad graafikud on omavahel seotud; põhjus-tagajärg seoste selgitamine hõlbustab veelgi aruande analüüsi.

Kui töö käigus kulutati materiaalseid ressursse, ei tohiks te neid kõiki lihts alt loetleda. Selle asemel tuleks loetleda omandatud hüved. Kuiv fraas: “Ostetud kontoritehnika” kõlab hoopis teisiti, kui kirjutad: “Loodi 2 töökohta, mis võimaldas osakonna toodangut suurendada.”

Kuidas dokumenti väljastada

Vaatamata asjaolule, et ühtset koostamisvormi pole, saab tehtud töö kohta koostada aruande vastav alt GOST-ile, mis määratleb peamisedteaduslikud kriteeriumid. See kirjeldab vormingu, fondi tüübi ja suuruse jms nõudeid.

Dokumendi loetavuse osas on siin mõned näpunäited:

- proovige, et ühes lõigus ei oleks rohkem kui 5 lauset;

- võtmeindikaatoreid saab fondi või värviga esile tõsta;

- katke tekst nii, et tabel või graafik ei võtaks kogu lehekülge; jätke kindlasti ruumi nende kommenteerimiseks;

- kirjutage aruandest selge ja lühike kokkuvõte.

Need näpunäited aitavad teie aruandest paremini aru saada, mis tähendab, et need kujundavad lugejas algselt lojaalset suhtumist dokumendi autorisse. Kujutage ette, et olete boss. Ja koostage aruanne nii, et teil oleks kasulik ja huvitav lugeda.