Kuidas kirjutada ärikirja: reeglid ja juhised

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Iga ettevõtte oluline atribuut on ärikirjavahetus. Iga ettevõtte töötajad suhtlevad kolleegide ja klientidega, tarnijate ja tarbijatega. Üldiselt hõlmab iga kontori igapäevane rutiin kindlasti ka kirjavahetuses osalemist.

Vaatamata asjaolule, et enamik ettevõtete ja organisatsioonide töötajaid saadab ja võtab vastu iga päev arvuk alt sõnumeid, ei pea kõik nende loomisel kinni kehtestatud normidest ja reeglitest. Selgub, et ärikirja õigesti ja õigesti kirjutamine polegi nii lihtne. Maailmas rakendatakse mitmeid nõudeid ja mustreid, mis on seotud töövooga. Need sisaldavad ärikirja kirjutamise reegleid ja peamisi disaini puudutavaid punkte.

Kolmanda osapoole organisatsioonile või lihts alt naaberosakonna kolleegile sõnumi koostamisel peaksite järgima ranget stiili (erandiks on sõbralik kirjavahetus, mille jaoks polesarnased piirangud). Ärge kasutage liiga emotsionaalseid sõnu isegi tehingu tähtsuse või testitud toodete rõõmu kirjeldamiseks. Ärikiri peaks olema selge, lühike ja mõistlikult vaoshoitud.

Sõnum peaks algama adressaadist. Kui see on mõeldud kolmanda osapoole organisatsiooni töötajale, peate kindlasti märkima selle nime, saaja ametikoha ja täisnime. Juhul, kui dokument jääb ettevõttesse, piisab initsiaalidega perekonnanimest (võid lisada ka ametikoha).

Ärikiri välisele organisatsioonile peaks olema ettevõtte kirjaplangil (olenemata sellest, kas see saadetakse elektrooniliselt või paberkandjal). Kui see puudub, võite lihts alt dokumendi "päises" märkida saatja andmed.

Enne kui asute teksti koostama, peate mõtlema selle ülesehitusele, selgitama välja kirjutamise põhipunktid ja eesmärgid. See muudab kirjutamisprotsessi palju lihtsamaks. Kiri peaks lõppema allkirjaga, mis näitab mitte ainult saatja nime, vaid ka ametikohta ja tema esindatava ettevõtte nime.

Potentsiaalsele kliendile või partnerile pakkumist saates tuleb lõpus kindlasti avaldada tänu koostöö eest ja loota edasisele ühisele tööle.

Lisaks ärikirjavahetuses kasutatavatele reeglitele on olemas ka soovitused. Näiteks peaks iga konkreetsele isikule adresseeritud dokument algama sõnadega "kallis" täisnimega jamitte initsiaalid. Tähtedes pole vaja kasutada lühendeid, näiteks kirjutage "uv". või vähendada adressaadi ametikohta, tema töökohta.

Rahvusvahelist dokumendivoogu peetakse kõige keerulisemaks, kuna igal osariigil on oma suhtlusnüansid ja keel, milles peate välispartneritega kirjavahetust pidama, pole kirja kirjutajale alati selge, nii et kasutama tõlkide teenuseid. Enne sellise spetsialisti teenuste poole pöördumist tuleks selgitada, kas ta teab, kuidas inglise keeles ärikirja kirjutada, või räägime banaalsest sõnasõnalisest tõlkest. Kui välisriigi dokumendivoogu on plaanis pidev alt hooldada, on parem palgata töötaja, kes valdab piisav alt võõrkeelt, et sellele ärikiri kirjutada.

Üldiselt sõltub ülesande täitmine paljuski sellest, kuidas dokument on koostatud ja kujundatud. Nii et ärge kunagi alahinnake suhtlemisel ärietiketi tähtsust.