Organisatsiooni dokumendivoo eeskirjad. Näide töövoost organisatsioonis

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Dokument on teave, mis on esitatud selle sisule ja eesmärgile vastavas vormis. Dokument luuakse eesmärgiga, kellegi poolt kellegi jaoks. Kuid mitte alati ei ole dokumendi allikas ja/või selle adressaat isik. Kaasaegne tase – kui on võimalik ja vajalik masinaid ja mehhanisme tõhus alt ja praktiliselt juhtkontuuri kaasata.

Dokumendi liikumise protsess, omadused ja kiirus sõltuvad selle vormist, sisust ja "liikumiskeskkonna" toimimisest. Edu, majandusnäitajad ja sotsiaalne efektiivsus sõltuvad sellest, kui hästi on korraldatud dokumendivoog organisatsioonis ja see on: ettevõtte kvaliteet ja eluiga.

Teave dokumentide ja töövoo kohta

Asjaajamine, töövoo vorm ja kord organisatsiooni näitel ei ole seadusega reguleeritud. Seal on GOST-id, põhimäärused ja kohustuslikud soovitused. Raamatupidamisdokumentide osana paberid laenu saamiseks võimeditsiinilised aruanded on seaduse normid.

Dokument ei ole alati range kirjalik vorm. See võib olla:

• vorm, milles teatud väljad täidetakse teatud viisil, millel on täpne semantiline ja süntaktiline sisu;
• leht, mis on tehtud vastav alt konkreetse taotluse vormile (kiri, tellimus, volitused, personal, …);
• vabas vormis (töötaja seletuskiri, tänuavaldus tööalaste saavutuste eest, resolutsioon avalduse kohta, …).

Kõik kolm dokumentide versiooni saab esitada paberkandjal või elektrooniliselt ning tehniliste ja juriidiliste vahendite olemasolu tõttu on need absoluutselt samaväärsed, kuigi siiski on juhtumeid, kus on võimalik ainult pabervorm.

Vaatamata dokumendi vormi ja sisu ning töövoo seadusandliku reguleerimise puudumisele on dokumentide loomisel, teisaldamisel, säilitamisel või hävitamisel jäik, üldtunnustatud ja arutamata tava, mida iga organisatsioon võib vab alt kohandada. iseendale absoluutselt igal viisil.

Ideaalne näide dokumendivoost organisatsioonis

Ideaali on põhimõtteliselt võimatu saavutada:

• mis tahes elu- ja tegevusvaldkonnas,
• igaajal,
• kõikjal kosmoses,

sest iga uus lähenemine võimaldab näha uusi horisonte. On soov ja vajadus neid järgida. Dokumentatsioon pole erand. Vastupidi, see on demonstratiivne ja elav näide info liikumise protsessi dünaamilisest fikseerimisest.

Pole tähtis, kuidas teave salvestatakse: paberil või elektroonilisel kujul. Praegu on mõlemal vormil sama juriidiline väärtus, kuigi paberkandjal on mõnel juhul eelised.

nende liikumise tsükkel ilmumise (loomise) hetkest deponeerimise või hävitamiseni.

Kõik organisatsioonid ei mõista, et paljusid dokumente saab masinate ja mehhanismidega otse ilma inimese sekkumiseta täita, nagu ka kõik allikad (autorid) ei tohiks olla ainult inimesed.

Tavaline arusaam töövoo automatiseerimisest on valdaval enamusel juhtudel lihtsa "signaalidee" tasemel, kui programmile usaldatakse ainult sündmuste toimumisest teatamine.

Dokumentide sise- ja väliskäive

Mõlemad ahelad on eduka organisatsiooni jaoks olulised. Välimisel käibel on staatiline väärtus, sisemisel käibel aga dünaamiline väärtus.

Mida paremini ettevõtte juhtkond seda asjaolu mõistab, seda perspektiivsema elektroonilise dokumendihaldussüsteemi ta valib. Need, kes tahavad olla ideaalseks eeskujuks äripaberite liikumisest organisatsioonis, kirjutavad ise oma infosüsteemi.

Dokumendid võivad olla esmased jateisejärguline. Viimastel on alati organisatsiooni sees liikumise ajalugu.

Dokumendi ja selle kasutamise alaste teadmiste rakendamist analüüsides on võimalik hinnata ettevõtte funktsionaalseid omadusi, sotsiaalmajanduslikke näitajaid ja ajaparameetreid. See on oluline nii partnerite kui ka tarbijate jaoks.

Paberkandjal, kuid tõhus või elektrooniline, kuid ostetud

Ainulaadsus on omane mitte ainult inimesele, vaid ka organisatsioonile. Pealegi hindab iga inimene oma individuaalsust ja püüab igal võimalikul viisil rõhutada seda riietuse, käitumise, hariduse ja muuga.

Ettevõte, kes ostab valmis infosüsteemi, on suurepärane näide organisatsiooni töövoost, mis jätab selle ilma oma näost ja sunnib töötajaid riietuma "kellegi teise riietesse".

Parem on usaldada oma töötajatele vanamoodi paberkandjaga töötamine, kui neile peale suruda kolmanda osapoole, kuid tänapäevane arvamus dokumentide ja nende kasutamise kohta. Iga töötaja on organisatsiooni funktsionaalsuse oluline element, mitte teiste inimeste ideede ja kolmanda osapoole töövoo struktuuride tõhususe uurija.

Prioriteedid, dünaamika ja funktsionaalsus

Töövoo välimine kontuur on alati piiratud, tagasihoidlik ja staatiliselt stabiilne. Üldiselt ei tohiks sellele omistada rohkem tähtsust, kui see väärib. Näiteks, mis mõte on “hinge investeerida” suhetesse maksu-, reguleerivate asutuste või partneritega. Saate kuidagi mitmekesistada teabevahetuse protsessireklaamiagentuurid, kuid isegi see võtab lõpuks staatilise, igapäevase kuju.

Meie enda infotöötlussüsteemi, mille oluliseks osaks on alati elektrooniline dokumendihaldus, prioriteetsus on väljaspool kahtlust. Kuid alati ja kõigil on kahju oma süsteemi loomiseks kuluvast ajast ja rahast.

Klassikaliste "one es" või "galaxy" valikute kombinatsioon, mis ei tööta kunagi ilma xeli ja mõne kolmanda osapoole kohaliku majandus- või raamatupidamisprogrammita, koos nende veebisaidiga tagasiside ja dokumentide (tellimuste, kaebused, pakkumised, …) klientidelt ja partneritelt – tavapärane olukord, töötajad on pidev alt rutiiniga hõivatud ja kulusid ei kaasne.

Tootmisprotsessi dünaamika saab tagada ainult selle enda funktsionaalsuse efektiivne rakendamine. Vaid selles osas on elektrooniline dokumendihaldus organisatsioonis jäljendamist vääriv näide ning oma äriidee elluviimise kontekstis suurepärane tootmise dünaamika, majanduslikud ja sotsiaalsed näitajad.

Organisatsiooni infosüsteemi eeskirjad

Iga organisatsioon on infosüsteem, mis tekib ja eksisteerib sarnases keskkonnas. Dokumendid tulevad organisatsiooni väljastpoolt, selle sees on vaja ka luua dokumente, millest osa on reguleeritud ja kohustuslikud.

Lihtne organisatsiooni töövoo diagramm on näide sellest, mida kõik tavaliselt teevad. Määrused kohtatööreeglid, igapäevane rutiin, töötajate tööülesanded - tavaline norm, kuid "Organisatsiooni infosüsteemi eeskirjade" väljatöötamisega tegeleb väga vähe inimesi.

Objektiivsest vaatenurgast võivad organisatsiooni juhid juhinduda kõigest, kirjutada mistahes määrusi ja ametijuhendeid. Kuid selle reeglite kehtestamise tõhusus ja praktilisus sõltub ainult sellest, kui palju sisemine regulatiivne arsenal vastab tegelikkuse nõuetele.

Dokumentide ja nende liikumise eeskirjad

Ettevõtte dokumendihaldussüsteem on ettevõtte infosfääri lahutamatu osa, millest tulenev alt on "Dokumendihalduse eeskiri" "Organisatsiooni infosüsteemi eeskirja" lisa, kuid väga oluline ja ühendab kõik selle koostisosad üheks infoorganismiks.

Kui juhtkond on otsustanud luua täiusliku näite organisatsiooni töövoo kohta, tähendab see, et nad tõesti tegelevad eduka ettevõtte arendamisega, eesmärgiga teenida kasumit ja parandada töötajate heaolu.

Tarkvaraarenduse praeguse seisu tunnuseks, eriti hajutatud teabetöötluse esirinnas (Interneti programmeerimise näited), on peaaegu võimatu luua mobiilset isekohanduvat rakendust.

Elektroonilise dokumendihalduse ülesanne organisatsioonis on lihtne, kuid demonstratiivne näide. Siin on dünaamika omapärane:

• sissetulevad ja väljaminevad dokumendid;
• algoritmid sisemiste ja väliste äridokumentide töötlemiseks.

Koodi kirjutamine, mis võib andmete ja algoritmide muutumisel muutuda, on väga keeruline. Aja- ja ressursikulu ei ole igale organisatsioonile kättesaadav.

Elektrooniline dokumendihaldus dünaamikas

Ettevõtte töövoo korraldamine elektroonilise versiooni ülesande näitel on asjakohane, lihtne, soovituslik ja praktiline. Keerukus tuleneb dünaamiliselt muutuva koodi kujundamise protsessist. Probleemiks on ka arendusaeg.

kasutage tavalist töötlemisloogikat.

Siis töövoog organisatsioonis=näide + teie enda äriidee omadused. Esimesel ligikaudsel hinnangul ei ole tulemus praktiline, kuid niipea, kui ülesannete esimene elluviimine on käivitatud, muutub nende lahendamise tsükkel pöördumatuks ja piisava tähelepanuga saavutatakse tulemus.

Dünaamiliselt muutuvat teavet töötlema suutva infosüsteemi loomine on ennekõike loomisprotsessi enda dünaamika.

Kuni luuakse mehhanism sissetulevate, väljaminevate ja adekvaatseks muutmisekssisedokumente ja koodi ei saa ilma programmeerija osaluseta iseseisv alt muuta, siis ei saa rääkida ka elektroonilise dokumendihaldussüsteemi loomise faktist.

Kuid oma süsteemi väljamõtlemine ja juurutamine organisatsiooni teabeprotsesside täielikuks toetamiseks on sama, mis selle edu säravaks ja täiuslikuks muutmine.