Organisatsiooni asjade nomenklatuur: näidiste täitmine. Kuidas koostada organisatsiooni asjade nomenklatuuri?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Iga organisatsioon seisab tööprotsessis silmitsi suure dokumendivooga. Lepingud, põhikirjalised, raamatupidamine, sisedokumendid… Osa neist tuleb hoida ettevõttes kogu selle eksisteerimise aja, kuid enamik sertifikaate võib kehtivuse lõppedes hävida. Kogutud dokumentide kiireks mõistmiseks koostatakse organisatsiooni asjade nomenklatuur. Selle dokumendi näidiseid ja selle koostamise algoritmi käsitletakse allpool.

Eesmärk

Igas organisatsioonis luuakse sadu dokumente. Iga päev neid koguneb, asendavad töötajad üksteist järk-järgult. Ühel hetkel muutub kahe aasta taguse tellimuse leidmine keeruliseks. Selliste olukordade vältimiseks luuakse juhtumite nomenklatuur.

Definitsioon

Juhtum on ühe juhtumiga seotud dokumentküsimus, tegevusvaldkond. Kohtuasjade nomenklatuur on nimekiri, mis sisaldab algatatud kohtuasjade loetelu koos nende säilitamise perioodide märgistusega. Selle abiga saate töövoo õigesti korraldada. Äriorganisatsiooni juhtumite nomenklatuur, mille näidist arutatakse allpool, on koostatud järgmisel eesmärgil:

• dokumentide rühmitamise süstematiseerimine, mis tagab nende kiire otsimise ja turvalisuse;
• registreerimisnumbri määramine vastav alt juhtumite klassifikatsioonile;
• dokumentide inventuuri koostamine alaliseks, pikaajaliseks ja isiklikuks säilitamiseks (sh hävitamistoimingud).

Arhiveerimiseks ja hävitamiseks mõeldud dokumentide valimisel kasutatakse juhtumite nomenklatuuri. Seda multifunktsionaalset referentsi vajab iga organisatsioon kontoritöö sujuvamaks muutmiseks. Sel juhul pole organisatsiooni omandivormil tähtsust. Kui meditsiiniorganisatsiooni juhtumite näidisnomenklatuuri leiab määrustest ja resolutsioonidest, siis eraorganisatsiooni algatatud juhtumite analüüs tuleb koostada iseseisv alt.

Nõutav või sunnitud?

Selle nimekirja koostamine on ette nähtud “Arhiivi töö reeglitega”. See on kohustuslik organisatsioonidele, kes loovad arhiivi eraldi teenusena. See nimekiri sisaldab lisaks riigi- ja munitsipaalasutustele ka mõningaid äristruktuure, näiteks notaribüroosid.

Kõik teised institutsioonid peavad dokumentidega töö süstematiseerimiseks looma juhtumite nomenklatuuri, kuna igasugused ettevõttedvara on kohustatud tagama arhiiviviidete ohutuse. See on ette nähtud föderaalseadusega nr 125. Üksikasjalikku ülesannete loendit tuleks alustada või seda ajakohastada kalendriaasta neljandas kvartalis.

Struktuur

Juhtumite nomenklatuur peaks sisaldama kõiki esitatud kohtuasju, välja arvatud trükitud väljaanded: töötajate väljavõtted, töötõendid, ajakirjad, raamatupidamisraamatud, kogu struktuuriüksuste dokumentatsioon, struktuuriüksuste kirjavahetus jne. Piiratud juurdepääsu dokumentatsioon peab sisaldama pealkirja "Jõud". Kataloog peaks sisaldama ajutiste komisjonide, osakondade faile. Aga näiteks ametiühing on iseseisev organisatsioon. Selle töötajad tegelevad iseseisv alt kataloogi moodustamisega. Arhiiv peab sisaldama ka nende likvideeritud ettevõtete menetluses olevate kohtuasjade pealkirju, mille õigusjärglaseks on olemasolev organisatsioon.

Näidist organisatsiooni asjade nomenklatuuri täitmisest näete allpool.

Tänapäeval säilitavad paljud ettevõtted dokumentatsiooni elektroonilisel kujul. Mõnda aruannet ei trükita isegi pabervormile. Iga jaotise lõpus loetlege elektrooniliselt peetavad arvestused, märkige failide arv ja vajalikud otsingu märksõnad. Mõned asutused loovad äriorganisatsiooni jaoks eraldi elektroonilise juhtumite nomenklatuuri. Näidis ja selle täitmise algoritm peavad täielikult vastama aktsepteeritud standarditele.

Kust alustada?

Suurte asutuste kataloogi koostamise eest vastutab dokumentatsiooniteenistus(sekretariaat, kontor) ja väikestes - sekretär, teine määratud isik. Kommertsorganisatsioonides täidab seda funktsiooni personaliosakond, kus luuakse suurem osa dokumentidest. Kuna info peab tulema kõikidest struktuuriüksustest, siis on otstarbekam alustada korralduse väljatöötamisest juhtumite nomenklatuuri kohta organisatsioonis. Sellise tellimuse näidis on teie tähelepanu all.

ABC LLC

20.11.2017 Moskva

Dokumentatsiooni süstematiseerimise, säilitamise ja arvestuse eesmärgil

TELLI:

• Kinnitada ja ringlusse võtta ettevõtte toimikute nomenklatuur alates 01.01.2018.
• Struktuuriüksuste juhid, et tagada kohtuasjade vormistamine kinnitatud kujul.
• Saada sekretär teatmeraamatu väljavõtte struktuuriosakondadesse tööle.

Tegevjuht Ivanov N. A.

Mõne tegevusala asutuste jaoks on ministeeriumis juba välja töötatud organisatsioonide asjade nomenklatuuri näidised. See nüanss tuleks enne kataloogi moodustamist selgeks teha. Näidisnomenklatuurid tuleks täita rangelt vastav alt organisatsiooni juhtumite näidisnomenklatuurile. Teised asutused saavad neid juhendeid kasutada individuaalse dokumendi koostamiseks.

Toetavad dokumendid

Kataloogivormi väljatöötamisel peaksid äriorganisatsioonid keskenduma:

• "Arhiivide reeglid" (föderaalarhiivi otsus 06.02.02);
• 15.06.2009 määruse nr 477 "Kontoritöö reeglite kinnitamise kohta" § 5.
• Kontoritöö juhised.
• Arhiividokumentide loend.

Peaksite tutvuma ka personalitabeliga, hartaga, kohalike seadustega, osakondade määrustega, reeglitega, standarditega, juhistega, juhtumite loeteludega. Need sisaldavad linke asjakohastele dokumentidele. Esiteks koostatakse näidised organisatsiooni asjade nomenklatuurist osakondade kaupa, et seejärel moodustada üldkataloog. Mõnikord rakendatakse pigem funktsionaalset kui struktuurset põhimõtet. See tähendab, et jaotamine toimub mitte osakondade, vaid funktsioonide kaupa.

Kuidas luua organisatsiooni asjade näidisnomenklatuuri?

Kataloogide vorm on täpsustatud "Arhiivitöö eeskirja" lisas nr 8. Teatmeteosed koostatakse organisatsiooni kirjaplangile. Aruande põhiosa on esitatud tabelina ja koosneb 5 veerust:

• juhtumiregister;
• pealkiri (köited, osad);
• number (köited, osad);
• säilivusaeg, artikli number loendis;
• märkus.

Indeks

Indeks on ettevõtte struktuuriüksuse digitaalne tähistus. Näiteks: 04-06, kus 04 on personaliosakonna seerianumber, 06 on juhtumi seerianumber. Indeks võib koosneda kolmest numbripaarist, näiteks: 04-03-08, kus 04 on finants- ja majandusosakonna kood, 03 on raamatupidamisosakonna tähis, 08 on juhtumi number. Indeks võib olla numbriline, tähestikuline või segatud.

Pealkirjad

Päised jaotatakse vastav alt dokumentide tähtsusele. Esiteks organisatsioonilinehaldusdokumentatsioon (alates kõrgematest üksustest ja liikudes edasi struktuuriüksusteni). Seejärel loetletakse organisatsiooni enda välja töötatud reeglid ja eeskirjad. Lisaks võetakse arvesse plaane ja aruandeid (aasta, kvartali, kuu). Haldusdokumentide eelnõud paigutatakse põhidokumentide järele. Sama tüüpi juhtumid (näiteks töötajate isiklikud kaardid) täidetakse tähestikulises järjekorras.

Pealkiri peaks võtma kokku dokumendi sisu. Üldiste sõnastuste kasutamine, nagu "mitmesugused", "kirjavahetus", "sissetulevad / väljaminevad dokumendid" ei ole lubatud. Juhtumi päis sisaldab järgmisi elemente:

• esitatud dokumendi nimi või kohtuasja liik, kui dokument on osa suurest mahust;
• dokumendi autor (organisatsiooni või osakonna nimi);
• adressaat (kellelt dokumendid võetakse või kellele dokumendid saadetakse);
• kokkuvõte/essence (näiteks "Sertifitseerimisküsimused");
• territooriumi nimi;
• kuupäev/periood;
• märkige, kui fail sisaldab muude dokumentide koopiaid, mitte nende originaale.

Ühe ümbrise maht ei tohi ületada 250 lehte. Kui eeldatakse, et korpus on mahukas, jagatakse see osadeks ja köideteks. Kolmas veerg kalendriaasta lõpus näitab tegelikult algatatud juhtumite arvu.

Neljas veerg näitab dokumentide säilitamise tingimusi vastav alt Reeglitele. Neid peavad järgima nii valitsus- kui ka äriorganisatsioonid. Kui dokumenti reeglites pole, siis selle tähtaegladustamine tuleks kindlaks määrata loendi alusel. Säilitusaja arvestus algab selle kehtestamisele järgneva aasta 1. jaanuaril. Kui sertifikaat väljastati 2016. aastal, peaks loendus algama 01.01.2017.

Loendi värskendamine

Iga-aastaselt, kui failid kantakse arhiivi, esitatakse üksikasjalik nimekiri. Turvaorganisatsioonide haru juhtumite uuendatud näidisnomenklatuur näeb välja järgmine:

Aasta jooksul on kõik dokumendid rühmitatud vastav alt kinnitatud vormile. Kui teil on vaja lisada varem kasutamata aruanne, luuakse uus päis. Ja protsessi korratakse vastav alt ülalkirjeldatud algoritmile.