Projekti planeerimine on Protsessi etapid ja tunnused, plaani väljatöötamine ja koostamine

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Planeerimise käigus tehakse kvalitatiivseid ja kvantitatiivseid otsuseid organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks pikemas perspektiivis. Pealegi on sellise töö käigus võimalik täpselt määrata optimaalsed teed. Projekti planeerimine on täpse skeemi väljatöötamine, mille järgi organisatsiooni arendamine toimub. See võimaldab teil läbi mõelda kõik detailid, valida probleemide lahendamise viise ja eesmärkide saavutamiseks. Kuidas sellist tööd tehakse, arutatakse hiljem.

Kohtumise kokkuleppimine

Projekti planeerimine on ärijuhtimises oluline protsess. See on äärmiselt oluline, mistõttu teeb seda tööd tänapäeval peaaegu iga ettevõte. See võtab veidi aega ja ressursse, kuid tasub end ära.

Planeerimise kvaliteedist projektijuhtimisenisõltub nende edasisest rakendamisest. Sellise protseduuri käigus viiakse läbi initsiatsioon, mille käigus kinnitatakse harta, osalejate register ning valitakse strateegiline suund edasiseks arenguks.

Esm alt töötatakse välja põhitoimingute järjekord. Pärast nende kinnitamist töötatakse üksikasjad välja.

Pärast tulevase projekti kontseptsiooni ja selle edenemise peamiste etappide väljatoomist saab juhtkond korrigeerida selle kõiki etappe, valida parimad viisid seatud eesmärkide saavutamiseks.

Projekti planeerimine on juhtimises oluline protsess. See võimaldab teil arenguteel liikumist hiljem jälgida, õigeaegselt korrigeerida. Tegelikke näitajaid võrreldakse kavandatud näitajatega, mis annab teavet kavandatud ülesannete täitmise taseme kohta. Seire käigus arvestatakse pidev alt täienevat infot välistest ja sisemistest allikatest. Plaanis seatud tähtajad, tingimused ja näitajad võivad muutuda, kuna need peavad vastama tegelikule olukorrale.

Planeerimine mõjutab otseselt kõiki projektijuhtimise protsesse. Seetõttu teostab seda iga organisatsioon. Midagi on võimatu juhtida, kui pole selgelt paika pandud toimingute jada. Need etapid on ülesanded, mille elluviimine viib eesmärgi saavutamiseni. Kui midagi hakkab plaanipäraselt viltu minema, selgitab juht välja selliste nähtuste põhjused, tehakse otsused, kuidas antud olukorras õigeid tegusid teha.

Planeerimisprotsess on projekti elutsükli esialgne etapp. Ilma selleta on see võimatusaavutada soovitud tulemus.

Ülesannete planeerimine

Projekti eesmärkide kavandamine hõlmab ülesannete süsteemi väljatöötamist, mis nagu sammud viivad nende saavutamiseni. Esitatud töö võimaldab juba enne töö algust kindlaks teha, kas valitud tegevusviis võib tuua kasumit. Iga investor püüab investeerida oma raha kõige kasumlikumasse ja tulusamasse projekti. Võimalik on visandada tulevaste tegevuste peamised parameetrid ja tulemused, valida planeerimise käigus nende saavutamiseks adekvaatsed, realistlikud viisid.

Tootlikkuse tagamiseks peab organisatsioon tegelema mitmete väljakutsetega. Kui arvutuste käigus selgub, et sellise tegevuse tulemus on negatiivne (ettevõte saab kahjumit), mitte piisav alt suur, tuleb välja selgitada selle nähtuse põhjused. Teatud kohandusi tehes on võimalik projekti efektiivsust tõsta. Muudatusi saab teha ülesannete täitmise igas etapis. Need võivad olla järgmised:

• Üksikasjalik, kujunduse eesmärgi (või eesmärkide) selgitamine, ürituse soovitud tulemuse määramine.
• Edasise töö ulatuse ja koosseisu määramine.
• Kandage iga etapi ajastust.
• Arvutage projekti eelarve maksumus.
• Looge ajakava ja arvutage iga etapi eelarve.
• Ressursivajadus määratakse. Arvestus tehakse projekti iga etapi ja organisatsiooni sellesuunaliste tegevuste kohta tervikuna.
• Logistikaplaan on pooleli.
• Teostatakse riskianalüüsi, luuakse metoodika õigeks reageerimiseks ohtlike olukordade korral.
• Ürituse üksikasju selgitatakse investorile üksikasjalikult.
• Üksikasjad lepitakse kokku kõigi protsessis osalejatega.
• Vastutus tööde tegemise ja antud ülesannete täitmise eest on jagatud täitjate ja juhtide vahel.
• Planeeritud suhtlust ja juhtimisplaneerimise protseduure täpsustatakse.

Projektijuhtimine ja projekti planeerimine on omavahel tihed alt seotud. Ainult püstitatud ülesannete järjepidev täitmine kokkulepitud aja jooksul ja täies mahus võib tagada eesmärgi saavutamise, ettevõtte tegevuse käigus kasumi teenimise.

Põhiprotsessid

Projekti planeerimise korraldamise käigus tehakse mitmeid kohustuslikke ja valikulisi toiminguid. Olenemata organisatsiooni tegevustest rakendatakse neid üldise strateegilise visiooni loomise käigus. Kohustuslikud protsessid hõlmavad järgmist:

• Kõigi kavandatud ülesannete kirjeldus ja edasine dokumentatsioon, projekti sisu.
• Projekti põhietappide määratlemine, nende edasine täpsustamine.
• Hinnangulise kalkulatsiooni koostamine. Arvutatakse välja projekti lõpuleviimiseks vajalike ressursside kogumaksumus.
• Samm-sammulise tegevuskava koostamine, mille elluviimine viib teie eesmärkide saavutamiseni.
• Kirjeldab töö järjekorda.
• Tehnilist laadi sõltuvused, samuti piirangud tehtud töödele.
• Selleks kuluva aja arvutamineiga tööetapi lõpetamine, tööjõukulude ja muude tootmistsükli igas etapis vajalike ressursside määramine.
• Ressursside tüübi, komplekti ja nende mahu määramine.
• Näitab töö tegeliku ajastuse, kui vahendid on piiratud.
• Looge eelarve ja siduge iga töötüübi hinnangulised kulud.
• Looge valmis plaan.
• Muude uurimistööde tulemuste kogumine projekteerimise käigus, planeeritud väärtuste paigutus ühte dokumenti.

Projekti planeerimise ja arendamise ajal on need tegevused kohustuslikud.

Abiprotseduurid

Projekti rakendamise planeerimise ajal ei pruugi mõned protsessid olla vajalikud. Alles siis, kui nende järele vajadus tekib, lisab juht need üldnimekirja. Need toetavad protsessid hõlmavad järgmist:

• Kvaliteedistandardite kavandamine, nende maksimaalse lubatud vahemiku määramine. Arutatakse ka viise, kuidas saavutada valmistoote omaduste nõutav tase.
• Planeerimine organiseerimisvaldkonnas, mis eeldab funktsionaalsete kompetentside, vastutuse ja alluvuse jaotamist kõigi projektis osalejate vahel.
• Sobiva kvalifikatsioonitaseme, töökogemusega personali valimine, kelle tegevus võimaldab projekti võimalikult kiiresti ellu viia. Mõnel juhul on vajalik hästi koordineeritud meeskonnatöö kujundamine.
• Looge side turvaliste liikmetegaprojekti koos vajaliku teabega.
• Projekti riskide liikide tuvastamine, nende hindamine ja dokumenteerimine. See võimaldab tuvastada ja kõrvaldada ebakindlust isegi planeerimisetapis, et hinnata nende võimalikku mõju projektile. Selles etapis arvutatakse välja nii soodsad kui ka ebasoodsad stsenaariumid olukorra kujunemiseks valitud strateegia elluviimisel.
• Logistikaprotseduuride planeerimine. Täpselt on ette nähtud, millist toorainet, muid vajalikke materjale ja ressursse välisorganisatsioonidelt ostetakse, millises koguses ja ka tarnete sagedusega.

Projektiprotsesside planeerimisel võib vaja minna muid tegevusi. See sõltub eesmärkidest, mida organisatsioon oma töö käigus taotleb.

Planeerimise sammud

Projekti planeerimisel on 4 peamist etappi. Neid pakkus konsultatsioonifirma Booz Allen & Hamilton.

Standardne planeerimismudel on järgmine:

1. etapp. Eesmärkide kujundamine

Seatakse kahte tüüpi eesmärke. Need võivad olla ametlikud või tõelised. Esimesel juhul esitatakse kriteeriumid projekti kasulikkuse määramiseks. Formaalsed eesmärgid tekivad juhtide motivatsioonist. Tõelised eesmärgid on viisid, kuidas ametlikke eesmärke saab saavutada.

2. samm. Probleemi analüüs

Selles planeerimisetapis tehakse kindlaks organisatsiooni tegelik olukord. Järgmisena koostatakse prognoos selle tulevase oleku kohta. Pärast sedateostatakse olemasolevate probleemide väljaselgitamine, milleks eesmärkide süsteemid vastandatakse ennustava analüüsi tulemustele. See võimaldab probleeme lõpuks struktureerida.

3. etapp. Otsige alternatiive

Need on üksteist välistavad lahendused.

4. etapp. Alternatiivide hindamine

Iga olemasoleva stsenaariumi vastuvõetavus määratakse kindlaks. Iga otsuse tõhusust ja riskiastet hinnatakse, misjärel tehakse asjakohane otsus. Optimaalne alternatiiv peaks olema mitte ainult praktiliselt teostatav, vaid ka seaduslik, võimaldades teil jõuda eesmärgile võimalikult lähedale. Samas arvestatakse olemasolevaid aja-, ressursside jms piiranguid.

Territoriaalset, tööstuslikku või muud tüüpi planeerimisprojekti koostamisel rakendage seda kindlasti edaspidi, et võrrelda tegelikke tulemusi kavandatutega. See võimaldab teil juhtida edusamme ühise eesmärgi suunas ja teha õigeaegselt asjakohaseid muudatusi.

Ajakava koostamine

Väärib märkimist, et projekti ajakava põhineb veidi erineval skeemil. See tõstab esile 5 peamist etappi:

1. Töökohtade määratlemine ja nimekirjana kirjutamine. Mõnel juhul teevad juhid vigu, kui ei loetle kõiki protsesse korraga. Selle nähtuse välistamiseks on eelseisva töö määramise käigus soovitatav rakendada järjestikuse lagundamise meetodit.
2. Iga valitud positsiooni jaoks määratakse järjekord ja kestus. See oleneb sellest,eelseisva töö tehnoloogilised omadused. Selleks kasutatakse ka lagundamise tehnikat, millele lisanduvad eksperthinnangud. See võimaldab teil täpselt määrata iga toimingu kavandatud kestuse. Selleks saab kasutada ajurünnaku tehnikat, mis võimaldab vaadelda tehnoloogia iseärasusi erinevatest vaatenurkadest.
3. Määrab ressursside tüübi ja nende saadavuse. See võib olla rahandus, materjalid, tööjõud, teave jne. Teostatud tööde graafik on korrelatsioonis logistika, finantseerimise jms graafikuga. Kõik etapid peavad olema omavahel seotud, moodustama pideva protsessi. See väldib häireid tootmisprotsessis. Samal ajal vajavad vähesed ressursid eraldi tähelepanu. Need määravad suures osas kogu eelseisva töö spektri kestuse ja järjestuse.
4. Piirangud seatakse väljastpoolt. Nende hulka kuuluvad tootmise hooajalisus, seadmete tootatavus ja muud välised tegurid.
5. Luuakse süsteem, mis reageerib projektijuhtimise käigus tekkivatele riskidele. Projekti planeerimine algab nende analüüsist. Kõige tõenäolisemate ja ohtlikumate ohtude jaoks töötatakse välja asjakohased reageerimismeetmed.

Planeerimise põhimõtted

Äriprojekti planeerimise käigus peab juht järgima teatud põhimõtteid. Peamised on:

• Eesmärgipärasus. Projekti elluviimisel taotletakse selget lõplikku eesmärki, ilma et seda piserdataks tähtsusetutele ülesannetele.
• Süsteemiline. Tulevane projektijuhtimine peaks olema terviklik ja kõikehõlmav. Samal ajal võetakse arvesse selle väljatöötamise ja koostamise iseärasusi. Mõnel juhul võib projekti jagada alamsüsteemideks. Need on ka seotud. Samal ajal toovad muutused ühes süsteemis kaasa muutusi teises struktuuris. Projekti mitmeks osaks jaotamine võimaldab jälgida elementide sisemisi seoseid ja koostoimeid, valida kõige efektiivsema struktuuri. Projekti elluviimisele saab antud juhul hinnangu anda kvalitatiivsete ja kvantitatiivsete protsesside lõikes.
• Keerukus. Nähtusi käsitletakse nende seotuse ja sõltuvuse seisukoh alt. Selleks kasutatakse juhtimisel erinevaid meetodeid ja lähenemisviise.
• Turvalisus. Projektitöö planeerimisel on ette nähtud, et kõik tegevused on varustatud vajalike ressurssidega.
• Prioriteet. Projekti väljatöötamisel pööratakse põhitähelepanu peamistele, kõige olulisematele ülesannetele. Nende määratlus sõltub üldisest arengukontseptsioonist tulevikus.
• Majanduslik turvalisus. Arvestatakse kahjude ja kahjude määr, mida organisatsioon kannab kavandatud sündmuse mittetäitmisel. Riske ei saa üldse vältida, kuid neid tuleb hinnata ja teha selles suunas põhjendatud otsuseid.

Projekti struktureerimine

Struktureerimine on vajalik projekti töö planeerimise käigus. Tööde hierarhiline jada hõlmab kogu projekti jagamist eraldi osadeks. See võimaldab teil komplekse erinevatel tasanditel üksikasjalikult kirjeldada. Sellisedlähenemine lihtsustab protsesside juhtimist.

Struktureerimine võimaldab teil teha järgmist:

• Määratlege vahepealsete eesmärkide saavutamiseks töö ulatus.
• Kontrollige projekti edenemise astet, hindage kõigi selle eesmärkide saavutamise võimalust.
• Aruandlus luuakse optimaalse struktuuri järgi.
• Projekti edenemise mõõtmiseks on seatud verstapostid.
• Vastutus on esinejate vahel korralikult jaotatud.
• Kõik meeskonnaliikmed saavad objektiivset ja arusaadavat teavet projekti eesmärkide ja eesmärkide kohta.

Vead struktureerimisel

Mõned juhid teevad struktureerimise käigus vigu, mis mõjutavad negatiivselt eesmärkide saavutamist. Peamised on järgmised:

• Struktureerimise etapp jäetakse üldiselt vahele. Juht läheb otse jooksva perioodi probleemidele lahendusi otsima.
• Kasutatakse ainult organisatsiooniüksusi, lõpptooteid ega ressursse ei rakendata.
• Struktureerimine ei hõlma kogu projekti.
• Struktuurielemente korratakse.
• Struktuuride integreerimine vastav alt projekti dokumentatsiooni koostamise ja finantsaruandluse spetsiifikale puudub.
• Struktuur on üle- või aladetailne.
• Projekti üksikuid elemente ei saa arvutis töödelda.
• Mittemateriaalseid lõpptooteid (teenused, teenused jne) ei võeta arvesse.

Struktureerimise põhjused

Projekti planeerimine on vastutusrikas töö. Struktureerimine peab toimuma õigesti. Seda tehakse järgmistel alustel:

• Luuatava projekti elutsükli perioodid.
• Jaotuste struktuuri tunnused.
• Tulemuse komponendid, mis saadakse pärast projekti lõppu.
• Protsess, ettevõtte töö funktsionaalsed elemendid.
• Objektide geograafiline asukoht.