Ametnik: ülesanded ja kutseala omadused

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Paberimajandus on enamiku ettevõtete, organisatsioonide ja eraettevõtete iseloomulik tegevus, mis hõlmab kogu dokumentatsiooni kogumist, vormistamist ja säilitamist. Info hankimise ja töötlemise efektiivsus sõltub tööde koostamise õigsusest ja kirjaoskusest ning see toob kaasa tõhusate otsuste õigeaegse vastuvõtmise. Sellest tulenev alt on iga äriüksuse töötajate hulgas ametnik, kelle tööülesanded ulatuvad ka dokumendihaldusele. Millised on ametniku tööülesanded?

Elukutse omadused

Ametnik, kelle tööülesanded võivad varieeruda paberimajandusest operatiivsete otsuste tegemiseni, on tööturul alati nõutud. Ta võib töötada igas ettevõttes, kus on dokumendivoog. Tänapäeval on seadusandluse kohaselt igal ettevõttel, olenemata omandivormist ja ulatusest, nõuetekohaselt vormistatud tegevust ja finantse tõendavad dokumendid ning nende korrashoid on ametniku kohustus. Sellele ametile tulevad nad seotud ametikohtadelt: dispetšer-operaator, sekretär-referents,büroojuht või kasutajatoe töötaja. Hea kontoritöötaja on juhile asendamatu spetsialist ja usaldusväärne abiline. Ametnikust, kelle ülesanded on banaalsest paberimajandusest ammu välja kasvanud, võib saada juhataja isiklik abi. Selle eriala spetsialist on eelkõige töötaja, kes vastutab ettevõtte dokumentide korrastamise ja säilitamise eest. Enamasti töötab ta kontoris ja juhindub maksu-, tsiviil- ja kohtuseadustest. Väikestes ettevõtetes täidab ametnik, kelle ülesanded ulatuvad ainult paberite täitmiseni, oma ülesandeid üksi. Võimalik, et tema ja sekretär on sama isik. Osariigi suurettevõtetes ja korporatsioonides on mitu selle suuna töötajat, kes töötlevad pabereid teatud teemade kohta.

Ametniku tööülesanded

Tema põhiülesanne on säilitada ettevõtte dokumendivoogu, ta:

• võtab vastu, vastab, sorteerib, saadab kõik äripaberid ja kirjad;
• pidab ärikirjavahetust;
• peab nende üle arvet spetsiaalsetes ajakirjades ja kontrollib eriti olulise teabe mitteavaldamist, samuti kontrollib dokumentide õigeaegset ja korrektset täitmist;
• valmistab kõik vajalikud materjalid juhi- ja ärikohtumisteks;
• korraldab arhiivi tööd.

Nõuete seadmine

Ametnikul peab olema kõrghariduse diplom (majandus, õigusteadus), on aegu, mil piisab keskharidusest. Kandidaat peab valdama keelt, teadma peamisi äridokumentide vormistamise reegleid. See elukutse nõuab spetsialistilt mitte ainult professionaalsust ja intellektuaalseid võimeid, vaid ka selliseid isikuomadusi nagu täpsus, organiseeritus, täpsus, hea tahe. Ametnikuna töötada soovivat inimest peaksid iseloomustama pikaajaline keskendumisvõime, suurepärane mälu, psühholoogiline stabiilsus, suhtlemisoskus ja konstruktiivne taju kriitikast. Kõige sagedamini esitatakse kandidaadile lisaks isikuomadustele ja haridust tõendavale diplomile ka muid nõudeid, näiteks võõrkeelte oskust. Tänapäeval teevad paljud ettevõtted koostööd välismaiste ettevõtetega ja arusaamatuste vältimiseks peab ametnik rääkima võõrkeelt, enamasti inglise keelt.