Sekretäri funktsioonidega büroojuhi ametijuhend: omadused ja nõuded

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Ka väikese koosseisuga, kuhu kuuluvad ainult ettevõtte juht ja tema töötajad, on vaja vastutustundlikku töötajat, kes oleks organiseeriv jõud, kes oleks võimeline tööprotsessi suunama ja kontrollima - see on idee, mis määrab teksti büroojuhi ametijuhendist.

See ametikoht eeldab, et taotleja omab spetsiifilisi oskusi ja asjakohast haridust, samuti oskust inimestega suhelda. Kuid nõuete loend ei piirdu sellega.

Töökirjeldus

Juba ametikohale kandideerimise etapis saab kandidaat tutvuda tema õigusi, kohustusi ja vastutust ettevõttes reguleeriva normatiivaktiga. Sellist dokumenti nimetatakse ametijuhendiks. See koosneb viiest põhiosast:

1. Üldsätted. Need sisaldavad kogu organisatsioonilist teavet: ettevõtte nime, ametikohta ja struktuuriüksust, kuhu see kuulub. Samuti näidatakse ära alluvus, ametikoha täitmise ja vallandamise kord, samuti nõuded haridusele jakvalifikatsioonid.
2. Kohustused. Selles jaotises on loetletud töötaja kohustused ja nende rakendamise viisid.
3. Töötaja õigused ehk kõik lisavõimalused, mis aitavad kaasa tööülesannete tulemuslikule täitmisele.
4. Vastutus. Selle jaotise kohaselt teeb juhtkond otsuseid tulemuslikkuse hindamise, edutamise või karistuse kohta.
5. Suhted. See jaotis reguleerib kogu suhtlust väliste ja sisemiste osakondadega, mida töötaja võib oma ülesannete täitmisel pidada.

Ametikirjelduse koostamise põhimõtted

Selliste dokumentide koostamise normatiivne alus on juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate ametikohtade kvalifikatsioonikataloog (1998). Selle väljatöötamisel pöörati suurt tähelepanu ametikoha kirjeldusele ja töötaja tööülesannete täitmise tingimustele. Töö spetsiifika sisaldub dokumendi pealkirjas, näiteks "Sekretäri ametijuhend" (büroojuhataja või pearaamatupidaja).

Lisaks, kui on kaks ametikohta, millel on sama pealkiri, kuid erinevad ülesanded, siis tuleks nende erinevuste kajastamiseks koostada erinevad dokumendid. Personaliametniku büroojuhi ametijuhendis on teatud erinevused samast sekretäri regulatsioonist.

Nõuded kontorijuhile

Ametikohale kandideerija peab ühel või teisel viisil inimesi juhtima. See võib olla vaid paar inimest väikeses ettevõttes või kogu halduspersonal suures ettevõttes. Loomulikulttaotleja peab olema enesekindel arvutikasutaja ja suutma töötada muu kontoritehnikaga (skanner, printer või faks). Büroojuht on sageli ettevõtte esindaja, seega on hea kõne ja ärikirjade koostamise oskus eelduseks. Väga sageli nõuavad ettevõtted sellistelt töötajatelt kontoritöö põhitõdede ja tööseaduste tundmist. Vähem alt ühe võõrkeele oskus on endiselt soovitav oskus, kuid suurettevõttesse kandideerimisel on see juba üks kohustuslikest nõudmistest.

Mõnel juhul peab büroojuht ühendama oma tööülesanded teiste töötajate ülesannetega. See toob kaasa vajalike oskuste suurenemise. Seega peab raamatupidaja funktsioonidega büroojuhil olema vastav haridus ja eriprogrammid.

Peamised kohustused

Sekretärifunktsiooniga kontorijuhi tüüpiline ametijuhend sisaldab järgmisi punkte:

• nii sissetulevate kui ka väljaminevate kirjade käitlemine; nende ümberjagamine ettevõtte sees;
• kontroll lepingutest ja lepingutest tulenevate kohustuste täitmise aja üle;
• väljuvate kõnede tegemine ja sissetulevate kõnede vastuvõtmine;
• töö klientide ja partnerettevõtete esindajatega;
• vajalike kirjatarvete olemasolu jälgimine;
• kontoritehnika töökorras hoidmine ja rikke korral spetsialistide kutsumine;
• aja jaotus töögraafiku piires (mõnesjuhtudel ja juhi jaoks);
• vajalike ürituste korraldamine (koosolekud, konverentsid, tööreisid, firmapeod);
• koosolekute protokollid;
• ettevõtte veebisaidi värskendamine ja uue sisu lisamine.

See loend sisaldab ainult põhinõudeid. Muid punkte saab lisada vastav alt sõlmitava töölepingu spetsiifikale. Personaliametniku ülesannetega büroojuhi ametijuhendis on näiteks töötajale ette nähtud kogu aruandlusdokumentatsiooni õigeaegne hoidmine ja esitamine või personaliosakonna juhataja äraolekul asendamine.

Täiendavad kohustused

Büroojuhi ametijuhendis on lisaks põhifunktsioonidele nimekiri erinevatest tööülesannetest, mis võivad olenev alt ettevõtte tegevusest erineda. Büroojuhile võib anda korralduse teha koostööd haldusasutustega, st saada luba kaubanduse tegemiseks, ettevõtte või tütarettevõtte filiaali avamiseks jne.

Üks vastutusrikkamaid ülesandeid on ettevõtte tegelik juhtimine selle direktori äraolekul. Muidugi on see võimalik vaid siis, kui töötaja on end tõestanud vastutustundliku ja usaldusväärse inimesena, kelle peale võib loota. Lisaks on büroojuhi ametijuhendis sageli punkt üldvolikirja andmise vajaduse kohta. Selline dokument võibvajalik näiteks suure tähtsusega kirjade saamiseks.

Ametlikud nõuded

Suured ettevõtted lubavad tavaliselt sellele ametikohale kandideerijatel eelnev alt tutvuda büroojuhi ametijuhendi näidisega, et nad oleksid nõuete ja kohustuste loetelust täielikult teadlikud.

Kuid isegi selliste volituste korral peab taotleja mõistma, et ta jääb üheks ettevõtte paljudest töötajatest. Sellega seoses ei tohiks unustada seda, mida ametijuhendis kirjas pole. Sekretäri ülesannetega büroojuht peab olema ajatundlik inimene, et saaks seda vastav alt vajadusele jaotada.

Töövoo ülesanded

Tema töö kõige olulisem nõue on efektiivsus, seega on sellisel ametikohal olev inimene kohustatud säästlikult kulutama kontorimaterjale, kontrollima tarbitava elektri kogust.

Ettevõtte teiste töötajate eest vastutab büroojuht peaaegu samaväärselt peaga. Seetõttu peab ta tagama, et töötingimused vastaksid aktsepteeritud sanitaarstandarditele ja ohutuseeskirjadele. Lõpuks pääseb büroojuhataja oma otseste tööülesannete täitmisel ligipääsu salajasele dokumentatsioonile, seega on üheks nõudeks ärisaladuse või muu teabe mitteavaldamise lepingu allkirjastamine, mis võib kahjustada ettevõtte positsiooni turul.

Õige kontor-haldur

Loomulikult võimaldab sellise hulga tööülesannete täitmine töötajal kasutada eriõigusi. Need on kirjas ka büroojuhi ametijuhendis. Mõne neist olemus, näiteks võimalus pääseda ligi konfidentsiaalsele teabele, tuleneb otseselt vajadusest täita oma töökohustusi. Teised on seotud võimu privileegidega. Seega on büroojuhil õigus nõuda ülejäänud töötajatelt tootmisdokumentides hooletusest tehtud vigade parandamist, neile ergutussumma määramist või hoolimatute eest karistuste kohaldamist.

Tihti on büroojuht lüli töötajate ja juhtide vahel. See ametikoht võimaldab tal püüelda paremate töötingimuste poole ja esitada ühiseid soove nii üksiku osakonna kui ka ettevõtte kui terviku töökvaliteedi parandamiseks.

Müügiosakonna büroojuhi ametijuhendi tunnused

Büroojuhid on pikka aega olnud suurtes ja väikestes ettevõtetes asendamatud, mistõttu vajavad nad sellise vaba ametikoha täitmiseks teatud erioskusi. Levinud juhtum on see, kui ühes ettevõttes töötab mitu büroojuhti erifunktsioonidega, mille üle on vanem. Nende ametijuhendid on sisuliselt samad, kuid erinevad täiendavate funktsioonide poolest.

Seega, kui kontorijuht töötab müügiosakonnas, võib tema ametijuhend sisaldada selliseid elemente nagu:

• otsi uusi müügikohti;
• nõudluse struktuuri muutuste jälgimine;
• täiusliku müügi aruandlusdokumentide koostamine;
• otsene koostöö kliendiga tellimuste vastuvõtmisel ja nende hilisemal töötlemisel;
• töö, et teavitada kliente võimalikest muudatustest kaubavalikus ja hindade ümberarvutamisest;
• korraldage vajalikud koosolekud;
• kaupade tarnelepingute allkirjastamine.

Edasised nõuded võivad olla seotud ettevõtte poolt pakutavate kaupade eripäraga. Kui ettevõte tegeleb kinnisvara müügi ja ostuga, siis büroojuhi tööülesannete hulka võib kuuluda infovoldikute koostamine ja konkreetsete dokumentide vormistamine.

Büroojuhi vastutus

Büroojuht vastutab oma kohustuste täitmata jätmise korral õigusrikkumiste, sealhulgas ärisaladuse avaldamise või muu ettevõtte mainet kahjustava tegevuse toimepanemisel vastav alt haldus-, tsiviil- ja haldusnormidele. ja kriminaalkoodeksid. Kui organisatsioonile tekitati materiaalne kahju, määratakse karistus vastav alt tööseadustiku sätetele.