AHO spetsialist – kes see on? Haldus- ja majandusosakond: struktuur, töötajad, juhtkond

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Iga töökogemust omanud inimene mõistab, kui oluline on, et ettevõttes elutähtsat tegevust korralikult hoitakse ja töötajate turvalisust tagatakse. Uurime välja, millised töötajad tuleks ettevõtte personali hulka arvata, et sealviibimine oleks mugav.

Miks AXO luuakse

Esm alt selgitame, et AHO on haldus- ja majandusosakond. Tavaliselt luuakse sellised struktuuriüksused hargnenud majandustegevuse struktuuriga suurettevõtete juurde. Väikeettevõtetes saab terve osakonna ülesandeid täita üks inimene. Selle osakonna töötajate põhiülesanne on asjatundlik haldus- ja majandustegevuse korraldamine, minimeerides ettevõtte kulusid oma elutähtsa tegevuse tagamiseks ja luues mugavad tingimused töökohal viibimiseks.

Osakonna struktuur

Nagu eespool mainitud, on AHO töötaja ametikoht, mis on tüüpilisem suurele organisatsioonile, kus nad moodustavad iseseisva struktuuriüksuse ja loovad ametikohaAXO kohta.

AHO raames saab mitmetuhandelistes majapidamistes eraldada krunte, rühmi.

Nii et osakonnas saab sektoreid eristada:

1. Planeerimine ja arvestus, mille põhiülesanne on kulude planeerimine ja nende teostatavuse väljaselgitamine.

2. Materjal ja ressurss – juhib kulumaterjalide vastuvõtmist.

3. Sotsiaalkindlustus – loob tingimused ettevõtte töötajate mugavaks eksisteerimiseks.

Osakonna põhiülesanded

Sellele üksusele on määratud üsna palju ülesandeid, suures organisatsioonis kuuleb harva küsimust: “AHO spetsialist – kes see on?”

Kõik meeskonnaliikmed mõistavad, et osakonna töötajad tegelevad oluliste küsimustega, mille lahendamine aitab kaasa ettevõtte tõhusale toimimisele:

• majapidamine;
• siseruumide ja hoone hooldus;
• mugavate töötingimuste loomine.

Haldus- ja majandusosakond. Funktsioonid

Tulenev alt asjaolust, et selle struktuuriüksuse ees olevad ülesanded võivad olla väga mitmekesised, kuid ühel või teisel viisil seotud õigel tasemel majandusteenuste osutamisega, saab välja tuua järgmised funktsioonid:

• tagama ettevõtte ruumide korraliku korrashoiu;
• seadmete nõuetekohase toimimise jälgimine;
• hoonete rekonstrueerimise, remondi planeerimine;
• plaanilise remondi teostamine, sellekontroll ja aktsepteerimine;
• hoone ja selle fassaadi kaunistamine, haljastus;
• kulude prognoosimine;
• kogu vajaliku dokumentatsiooni täitmine;
• pakkudes kontoritöötajatele kõike, mida nad tõhusaks tööks vajavad.

Selle põhjal võime järeldada, et töö AHO-s nõuab paljude reeglite ja määruste järgimist ning on lahutamatult seotud kõrge vastutusastmega töö tegemise eest.

Õiguste kohta

Räägime nüüd sellest, millised õigused on AXO spetsialistil (oleme juba otsustanud, kes see on). Ka selles lõikes märgitakse, kes vastutab osakonna töötajate tööülesannete täitmise eest.

Ootuspäraselt sisaldab see lõik kõike, mis on seotud erinevate standardite täitmise kontrolliga, nõuded ettevõtte vara säilimise kohta, mis on kasutuses.

Samuti saab osakond kontrollida vara nõuetekohast ladustamist laos, nõuda aruandeid kontoritarvikute kasutamise kohta.

Loomulikult on selle struktuuriüksuse õigus esindada ettevõtte huve koostöös erinevate institutsioonidega (remont, ehitusorganisatsioonid), kui see on vajalik tema vastutusalasse kuuluvate küsimuste lahendamiseks.

Kontrolli tulemuste põhjal võib ACS juht algatada juhtkonna kaudu vara kahjustamise eest distsiplinaarkaristuse määramise korralduse.

Teave suhtluse kohta

AHO spetsialist (kessee on juht või tavaline töötaja, vahet pole) loob ta oma töö käigus tõrgeteta ametlikke suhteid kolleegidega teistest osakondadest. See on vajalik funktsioonide kvaliteetseks täitmiseks.

Teiste struktuuriüksuste töötajatelt saab haldusosakonna töötaja avaldusi tööks vajalike asjade (kontoritehnika, kirjatarbed jms) ostmiseks, samuti varakahjude aruandeid, kirjalikke selgitusi rikete põhjused.

AHO ei teosta mitte ainult järelevalvet teistele osakondadele temale usaldatud küsimuste täitmisel, vaid koostab ka ruumides remonditööde teostamise plaane, lähtudes finants- ja raamatupidamisteenistuste standarditest.

Lisaks suhtleb struktuuriüksus personalihalduse osakonnaga (soovib personali, saab infot töötajate lähetuste kohta) ja juriidilise osakonnaga (soovib nõustamisabi lepingute koostamisel).

Vastutuse kohta

Nüüd on vaja puudutada AHO spetsialisti vastutusvaldkonda. Kes otsustab seda kontrollida, peaks teadma, et haldus- ja majandusosakonna juhataja vastutab täielikult funktsioonide täitmise eest.

Tema tööülesannete hulka kuulub muuhulgas temale usaldatud struktuuriüksuse töötajate töö korraldamine. Juht tagab kvaliteetse ja õigeaegse dokumentatsiooni koostamise, dokumendihalduse. Töötajatepoolse täitmise eest vastutab AHO juhttööstusdistsipliin. Teiste majandusosakonna töötajate vastutusala määratakse ametijuhenditega, millest käesolevas artiklis lühid alt räägitakse.

AHO juhi ametijuhend

Töötajad, kes ei ole seotud personalidokumentide haldamisega, ei arva tõenäoliselt, et määratud juhend peab vastama teatud nõuetele.

Siiski on. Dokumendis peab kindlasti olema märge osakonnajuhataja kvalifikatsiooni ja töökogemuse nõuete kohta. Juhi ametikohale võetakse reeglina kõrgharidusega (meie puhul võib haridus olla tehniline või majandus), töökogemusega (vähem alt kolm aastat spetsialistina, 1-2 aastat juhina) spetsialiste.

Osakonnajuhataja peab teadma kõiki kohalikke eeskirju, organisatsiooni korraldusi, mis reguleerivad selle tegevust, ning olema ka ettevõttes omaks võetud korporatiivkultuuri dirigent.

Igas ametijuhendis, olgu see siis ülem, ACS-insener või mõni muu töötaja, on vaja lisada nõuded TTO ja tuleohutuse normide ja reeglite tundmise kohta.

Dokumendis peab olema ka teave selle kohta, kes on töötaja vahetu juht, kes teda haiguse ajal asendab.

AHO juhi ametikoha vastutusel on paljuski osakonna funktsioonidega ühisosa, mis pole üllatav. Sellegipoolest tähistame neid:

• tagama kvaliteetse teenuse ja vastavuseja SNiP reeglid hoone ja siseruumide seisukorra kohta;
• eelarve koostamine, renoveerimise planeerimine;
• ettevõtte töötajate varustamine vajaliku mööbli, tehnika, inventariga, nende raamatupidamise pidamine ettevõttes, materjalide ratsionaalse kasutamise korraldamine;
• territooriumi heakorratööde juhtimise teostamine;
• teenuse korraldamine koosolekute, konverentside ja muude ürituste sobival tasemel;
• temale usaldatud üksuse töötajate juhtimine.

Teave õiguste kohta on nõutav ka ametijuhendis. Siin tuleks rääkida juhtkonna teeninduse parandamise projektide esitamisest, ettevõtte tegevust reguleerivate dokumentidega tutvumisest, juhtkonna teavitamisest majandustegevuses esinevatest puudustest. Osana töötajate juhtimisest saab ametnik teha ettepanekuid oma spetsialistide edutamiseks/karistamiseks.

Vastutusjaotis sisaldab teavet vajaduse kohta täita nõuetekohaselt oma kohustusi ja hoolitseda oma tööandja vara eest.

Muud ametikohad osakonnas

AHO struktuur eeldab, et selles on piisav alt palju töötajaid: need võivad olla insenerid, spetsialistid, assistendid.

Sõltuv alt organisatsiooni keerukusest võivad seal olla juhtivad, vanem-, nooremspetsialistid, assistendid. Ametikirjeldus on sel juhul muidugi ette nähtud otse konkreetsele ametikohale ja organisatsioonile,tähendab selget kohustuste jaotust.

Eraldi olgu öeldud selliste töötajate tööülesannete kohta nagu korrapidaja, koristaja, kes tegelevad territooriumi ja ruumide korralikku seisukorda viimisega. Nende töö ei ole eriti raske, kuid hõlmab ka teatud vastutust.

Eelnevast võib järeldada, et AHO töötajate töö seisneb kompetentses planeerimises ja töötajate varustamises ressurssidega. Samas ei tohiks spetsialistid lubada ülekulu ja hädaolukordi.

Seega pole töö AHO-s vähem vastutusrikas kui teistel ametikohtadel.