Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS): mis see on, funktsioonid ja soovitused

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Mitu aastat tagasi räägiti elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest kui helgest tulevikust. Tänapäeval kasutatakse neid juba aktiivselt era- ja avalikes ettevõtetes. Kuid kõige olulisem on see, et nõudlus EDMS-i järele kasvab pidev alt. Mis on elektrooniline dokumendihaldussüsteem ja kuidas see töötab, vaatleme näidet Vene Föderatsioonis töötavatest süsteemidest.

Taust

Et paremini mõista, kuidas EDMS-programm töötab, on vaja üle vaadata põhimõisted ja ülesanded. Peamised tegurid on need, mis määravad konkreetse süsteemi valiku.

Kui organisatsioon saab toimida mitteametliku juhtimise tingimustes, siis puudub vajadus dokumendihalduse järele. Äriprotsesside tulekuga on tekkinud vajadus hallata mehhanismi korrastatud dokumentatsiooni abil. Kui te ei tegele paberitega õigel ajal, hakkavad need kogunema ja lähevad kaduma.

Paberkandjale alternatiivina kasutatakse spetsiaalset failisalvestusskeemiserveris. Kuid ka see ei tööta kaua. Ettevõtte mahu kasvades suureneb vajadus teabe salvestamise ja sünkroonimise järele.

Tekib dilemma: kas kasutada teabe salvestamiseks vanu paberkandjaid või EDMS-i. Mis on nii oluline, mida saate tänu elektroonilisele süsteemile? Suurendage organisatsiooni tõhusust.

Majandusefekt

Töö tõhusust saab suurendada kahel viisil: vähendada kulusid või suurendada tulemusi. Dokumendid EDMS võimaldab teil saavutada kaks eesmärki korraga. See tähendab, et süsteemi rakendamine võimaldab organisatsioonil kulutada vähem, kuid teenida rohkem.

Kulude vähendamine väiksemate paberikulude, raisatud aja, suhtluse kiirendamise ja ettevõtte kultuuri muutmise kaudu.

EDMS-programmi tõhususe hindamiseks peate arvutama paberitööle kulunud aja. Konsultatsioonifirmade hinnangul võtavad sellised toimingud 20% tööajast. Vene bürokraatia süsteemis kulub selleks isegi rohkem – 60% ajast. EDMS-i kasutuselevõtt vähendab neid kulusid vähem alt 10 korda.

Kontoritöö ja dokumendivoog

Need kaks mõistet on omavahel seotud. Arvepidamine on termin, mis viitab dokumentidega töötamise ametlikule reeglistikule. Mõnda EDMS-i süsteeme saab kohandada vastav alt kontoritöö reeglitele, kuid on ka neid süsteeme, mille alusel kontoritöö juba vormistatakse.

Dokument on teabe salvestamise ühik EDMS-is. Dokumendivoog moodustuberinevatest allikatest: muud süsteemid, rakendused, e-post, kuid eelkõige - skannitud paberkandjatelt. Seetõttu on skannerid ja muud seadmed EDMSi lahutamatuks osaks. Süsteem salvestab kõik dokumendid, säilitab nende ajaloo, tagab liikumise läbi organisatsiooni ja teostab nendega äriprotsesse.

Sellises andmebaasis on SED-i otsus, juhis ja korraldus. Nende kaudu juhitakse organisatsiooni. Kõik dokumendid on varustatud abiga. Vormi väljade komplekt oleneb dokumendi tüübist. Teave salvestatakse süsteemi sellise kaardi iga välja kohta andmebaasi kujul.

EDMS-i funktsioonid ja ülesanded

Dokumendihaldusprogramm on loodud järgmiste ülesannete lahendamiseks:

• dokumentidega töö süstematiseerimine.
• dokumentide loomine mallide järgi, nende registreerimishoidla;
• raamatupidamise automatiseerimine;
• dokumentide klassifikatsioon.

Vaatleme SED-i funktsioone lähem alt. Töövooprogrammi kasutatakse:

• kaartide loomine.
• dokumendi teksti moodustamine;
• salvestage andmed pdf- või msword-vormingus;
• kasutaja juurdepääsuõiguste haldus;
• marsruutide loomine;
• dokumendivoo juhtimine;
• teatiste, meeldetuletuste saatmine;
• ajakirjad, kataloogid, klassifikaatorid;
• tellimuste genereerimine;
• dokumentide otsimine ja allkirjastamine;
• aruande koostamine.

Süsteemi üldfunktsioonide hulka kuuluvad:

• pulttöö dokumentidega;
• DBMS-i kasutamine andmete salvestamiseks;
• samaaegne töö EDMS-iga;
• turvaline sertifikaatide, vöötkoodide ja isikupärastamise kaudu.

Eelised ja puudused

SED-le üleminekul on rohkem eeliseid kui puudusi. Halvasti organiseeritud projekt võib aga hävitada kõik automatiseerimise eelised. EDMSi rakendamise eesmärgid peavad olema saavutatavad. Eelised hõlmavad järgmist:

• teabe tsentraliseeritud struktureeritud salvestamine;
• sama lähenemine dokumentide vormistamisele ja töötlemisele;
• malle kasutades;
• otsi;
• auditi juurdepääs.

Miinused hõlmavad kõrgeid käivitamiskulusid ja ranget kasutajakoolitust.

Dokumendiprotsessid

EDMS-is läbib elektrooniline dokumendihaldus mitmeid etappe, mille käigus määratakse dokumendile teatud atribuudid. Töötlemine toimub nii käsitsi kui ka automaatselt. Teisel juhul määrake:

• etappidevahelise ülemineku tingimused;
• marsruudi eraldamine;
• töötlustsüklid;
• alamprotsesside, taimerite, töötlemisprotseduuride käivitamine;
• kasutaja rollid on määratud.

Hoolduste tüübid:

• Dokumendi loomine.
• Redigeerimine.
• Ümbernimetamine.
• Liiguta.
• Salvesta.
• Indekseerimine.
• Kustutamine.

SED maksab

Dokumendihaldus ei saa täielikult toimida ilma litsentsi, serverite, täieliku häälestuse ja kõigi kasutajate koolituseta. Kõik need elemendid nõuavad suuri rahalisi kulutusi. Lisaks ei tohiks unustada EDMS-i integreerimist teiste süsteemidega, andmebaaside ja tarkvara uuendamist, tehnilise toe konsultatsioone ja muid hoolduskulusid.

EDMS-i tutvustus

Projekti rakendamine võib kesta mitu kuud. Protsess sõltub nii dokumenteerimisprotsesside arvust kui ka finants-, organisatsiooni- ja ressursivõimekusest. Rakendamine toimub vastav alt järgmisele algoritmile:

• töörühma loomine, juhi väljaselgitamine;
• määratle eesmärgid ja eesmärgid;
• olemasolevate dokumenteerimisprotsesside kontrollimine;
• ülesannete väljatöötamine;
• SED-valik;
• lepingu sõlmimine EDS-i rakendamiseks;
• tööeeskirjade väljatöötamine ja kinnitamine;
• Kataloogide esialgse sisu kontrollimine;
• EDS-i eeltest;
• personali koolitamine töökohal;
• EDMSi testimine;
• testitulemuste analüüs;
• veaparandus;
• EDMS-i täielik rakendamine.

Rakenduse vead

Erilist tähelepanu tuleks pöörata nendele protsessidele, mis nõuavad paberdokumenti. Peamine viga on paberdokumendi dubleerimine elektroonilisega. See raskendab tööd ja põhjustab negatiivset suhtumist automatiseerimisse. Topelttöö tegemise eest ei maksa keegi juurde. On vaja ehitada automatiseerimisprotsesse ilmadubleerimine. Teine viga on personali ettevalmistamatus. Kõige sagedamini tajutakse uusi protsesse vaenulikult. Seetõttu on vaja töötajatele selgitada, miks EDMS-i üldse kasutusele võetakse, et nad läheneksid õppeprotsessile teadlikult.

Dokumendi salvestustehnoloogiad

EDMS-is koosneb elektrooniline dokumendihaldus atribuutidest, mille alusel toimub otsing, klassifitseerimine, rühmitamine ja aruandlus. Mõnikord luuakse dokument malli järgi, mõnikord andmebaasist andmeid üle kandes. Atribuudid salvestatakse tabelitesse. Fail ise paigutatakse salvestuskausta, se alt saadav teave DBMS-i kataloogi. Ainult EDMS-i kasutajad pääsevad andmetele juurde.

Mis on tekstisisene skannimine?

Dokumentide täielik töötlemine koos nende näidiste hilisema arhiivi paigutamisega toimub skannerite abil. Skaneerimise käigus on võimalik dokumendile automaatselt luua vöötkood ja registreerida see andmebaasis koos järgneva suunaga määratud marsruudil.

Optiline tekstituvastus

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem EDMS teisendab foto- või jpeg-vormingus dokumendi elektroonilise kujutise tekstivormingusse. Sel juhul kasutatakse spetsiaalset tarkvara eraldiseisva rakenduse või EDMS-i integreeritud ESCOM. BPM-i kujul. Mis on ESCOM. BPM? See on programm erinevate fontidega trükitud dokumentide tuvastamiseks. Siiski väärib märkimist, et eraldiseisvatel rakendustel on rohkem funktsioone ja need tunnevad ära isegi käsitsi kirjutatud teksti.

Vöötkoodid

See tehnoloogia pakub protseduuride komplekti graafilise vöötkoodi loomiseks ja dokumendile rakendamiseks. Süsteemiserveri kaudu genereeritakse kordumatu vöötkood. Samuti pakub see dokumentide tuvastamist, selle kiiret otsimist andmebaasis ja levitamist ladustamiskohtades. Dokumendi registreerimisel trükitakse etiketile elektroonilisele kaardi tunnusele vastav vöötkood. See on liimitud dokumendi paberversiooni külge.

EDS

Digiallkiri võimaldab kontrollida dokumendi õigsust ja andmete muutumatust. Allkirjastamine toimub krüptoteenuse pakkuja ja tarkvaravõtme - sertifikaadi - abil. Viimane on erivormingus fail, mis genereeritakse uuesti litsentsi väljastamise keskuses. Teabe ohutuse tagamiseks tuleks sertifikaat salvestada kiipkaardile või I-Token võtmetele. Need on kaitstud PIN-koodiga. Kui PIN-kood sisestatakse mitu korda valesti, blokeeritakse sertifikaat automaatselt.

Täisteksti ja atribuutide otsing

Atribuutide otsing toimub spetsiaalse vormi kaudu, kasutades kaardiväljadelt mitut väärtust. Näiteks otsib kriteerium "Konto" andmeid välj alt "Saaja" või "Saatja". Samal ajal võrdleb süsteem sisestatud kriteeriume kaartidel olevate andmetega ja kannab tulemusesse need kaardid, mis kattusid. Otsing põhineb täpsel või osalisel vastel.

Täistekstiotsing tehakse vastav alt jaotises olevatele andmeteledokument, sealhulgas sõnavormid sisseehitatud DBMS-i tööriistade (nt MS SQL SERVER, ORACLE) kaudu. Täisväärtuslikuks otsinguks tuleb failid andmebaasi sisestada dokumendi (doc), tabeli (xls), esitluste, sõnumite vormingus.