Äriprotsesside ümberkujundamine: kontseptsioon, eesmärgid, põhimõtted

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Äriprotsesside ümberkorraldamise juhtimine hõlmab meetodite ja tehnikate komplekti. Organisatsioon kasutab neid oma tegevuse edukaks kujundamiseks. See toimub vastav alt seatud eesmärkidele.

Äriprotsesside ümberkujundamine eeldab kõigi organisatsiooniliste protsesside täielikku ümbermõtestamist ja edasist ümberkujundamist. See on vajalik eesmärkide ja eesmärkide saavutamiseks. Paranemine võib toimuda väga järsult, hüppeliselt. Sellele vaatamata suudab organisatsioon saavutada edu ning teha soovitud kohandusi kaupade ja teenuste maksumuses, pakutavate teenuste kvaliteedis ning teenuse osutamise paranemises.

Definitsiooni komponendid

Äriprotsesside ümberkujundamise määratlus sisaldab nelja põhisõna: fundamentaalne, radikaalne, terav, protsess.

Fundamentaalsus siseneb esimesse etappi, kus on vaja vastata mitmetele põhiküsimustega seotud küsimustele:

1. Miks organisatsioon teeb seda tegevust ja mitte midagi muudteised?
2. Miks organisatsioon teeb oma tööd sel viisil ja ei rakenda muid võimalusi?
3. Milliseks organisatsiooniks plaanib lõpuks saada ja milliseks see mõne aasta pärast end näeb?

Inimesed, kes vastavad mõnele neist küsimustest, peavad praegused äritegevuse reeglid ümber mõtlema. Sageli võivad need olla aegunud, ebatõhusad ega ole konkreetse toodangu puhul kohaldatavad.

Radikaalne viitab äritegevuse ümberplaneerimisele. Muudatused ei ole ainult pealiskaudsed. Kogu operatsioonisüsteem võib muutuda. Ettevõtte omanikule pakutakse võimalusi, mille rakendamine võib muuta kogu tootmist.

Teravus. Äriprotsesside ümberkorraldamist ei kasutata juhtudel, kui see on vajalik teatud protsendi võrra, maksimaalselt 100% võrra, parandama ja suurendama saadud tulu näitajaid. Kasutamise otstarbekus on tingitud ainult siis, kui ettevõtja soovib suurendada tootlust 500% või rohkem. Sellistel juhtudel toimub äritegevuse ja kaupade tootmise meetodite täielik asendamine. Kõik uus tuleb nende asemele.

Äriprotsesside ümberkorraldusjuhtimine hõlmab ettevõttes samm-sammult uute meetodite kasutamist, tänu millele saab luua täiesti uue toote, mis on hetkel tarbijale aktuaalne. Hästi kavandatud protsessid võimaldavad organisatsioonil saavutada oma eesmärke ja lahendada mitmeid probleeme.

Mille jaokskas organisatsioonid saavad ümberkujundamist kasutada?

Praegu on kolme tüüpi organisatsioone, kes peavad oma tööd kohandama või täielikult muutma:

Organisatsioonid, mis on pankrotifaasis. Sageli on selle põhjuseks asjaolu, et kaupade ja teenuste hinnad on konkurentide omadest palju kõrgemad või kvaliteet ei vasta deklareeritud väärtusele. Kui meetmeid ei võeta õigeaegselt, võidakse organisatsioon mõne aja pärast likvideerida

• Organisatsioonid, millel hetkel äritegevusega probleeme ja raskusi ei ole, kuid need võivad mõne aja pärast ilmneda ja äritegevust negatiivselt mõjutada. Sellised probleemid võivad olla seotud konkurentide kaupade ja teenuste turu kasvuga või ostjate vajaduste muutumisega.
• Organisatsioonid, millel pole probleeme, kuid ettevõtte omanik vaatab tulevikku. Ta soovib ennetada probleeme, mis võivad ettevõtte teel tekkida. Sellised organisatsioonid on valdav alt juhid. Nende turunduspoliitika on agressiivne, nad ei ole rahul hea turupositsiooniga, nad soovivad pidev alt oma tööprotsesse täiustada.

Seega on äriprotsesside ümberkorraldamise põhiülesanneteks uuenduste juurutamine, mis võimaldavad organisatsioonil oma positsiooni turul kindl alt kinnistada ja mitte kaotada konkurentsivõimet. Kõik see võimaldab ettevõttel ellu jääda ja jätkata oma täielikku toimimist, olenemata sellest, kui paljukonkurendid.

Võite kaaluda äriprotsesside ümberkujundamise projekti väljatöötamist, kasutades näidet töös sisalduvatest etappidest:

1. Esimeses etapis luuakse kuvand, millele organisatsioon vastab. Selleks ehitatakse üles kindel pilt, mis sisaldab vajalikke suundi tegevuste arendamiseks. Kõik see aitab kaasa seatud eesmärkide saavutamisele.
2. Analüüsige olemasoleva organisatsiooni toimivust. Selles etapis viivad spetsialistid läbi ettevõtte uuringu, mille põhjal koostatakse skeem, mis vastab tööle antud ajahetkel.
3. Uue tegevuse arendamise protsess. Sel juhul ehitatakse üles uued protsessid või muudetakse olemasolevaid. Tänu infosüsteemidele hakatakse neid protsesse katsetama.
4. Pärast kõigi etappide läbimist rakendatakse väljatöötatud protsess ettevõtte töösse.

Just nendel etappidel on äriprotsesside ümberkujundamise olemus täielikult üles ehitatud.

Peamised sammud

Iga protsess ja selle rakendamine koosnevad etappidest. Äriprotsesside ümberkujundamise peamised etapid on järgmised:

1. Globaalne mõtlemine, mille alusel töötatakse välja perspektiivid lähenemistes. Juhtivad juhid peavad olema hästi orienteeritud ja mõistma kõiki ettevõtte arenguga seotud funktsioone. Selle käigus peate arvestama klientide vajadustega, konkurentide eelistega ja tehnoloogia uusimate arengutega, mida on võimalik ettevõtluses rakendada.
2. Ettevalmistamiseks töötageorganisatsioonid. Suhtlemine on edu peamine võti. Eelnev alt tuleb koostada nimekiri ülesannetest ja eesmärkidest, mille lahendamine on planeeritud. Juhtudel, kui algatus tuleb töötajatelt, tuleks neid julgustada.
3. Vaadake pidev alt üle protsesside rakendamine. Kui midagi vajab parandamist, siis tasub selle juurde tagasi pöörduda, see lähenemine võimaldab vältida mitmeid vigu töös. Vajadusel saate ühendust võtta täiskohaga spetsialistidega, kellel võib töö käigus probleeme tekkida ja neid üksikasjalikult kirjeldada. Kõik esile kerkivad ideed tuleks salvestada, et neist hiljem kasu oleks.
4. Määrake tõhususe tase. Tõhusust saab jälgida ainult siis, kui võrdluspunkt on eelnev alt esitatud.
5. Ole loominguline. Esimene samm on pöörata tähelepanu potentsiaalsete klientide vajadustele. Info kogumist tuleb tähelepanelikult jälgida, jälgida allikaid, mis seda edastasid, vajadusel levitamisprotsessi kiirendada. Vajadusel delegeerige volitusi ja kontrollige klienditeenindust.
6. Muudatused organisatsioonisiseses tegevuses tuleb ette planeerida. Kahtlemata võib jõudluse paranemine toimuda lühikese aja jooksul, kuid rakendamine võtab aega. Eelnev alt peate koostama plaani, milles saate määrata kõik soovitud näitajad, ja need tuleks teisendada.
7. Kõik protsessid tuleb üle vaadata ja hinnata. Töötajatelt peab olema tagasiside. On vaja kontrollida kõiki rakendamise etappe ja hinnatatõhusus ja jõudlus.

Seega, kasutades organisatsioonis tõhusaid meetodeid, saavutate oma eesmärgid lihts alt ja kiiresti.

Milliseid meetodeid töös kasutatakse?

Organisatsioonide ja ettevõtete tegevuse parandamiseks on vaja kasutada teatud tööriistu. Peamised äriprotsesside ümberkujundamise meetodid on järgmised:

1. Ettevõtte ümberkujundamise käigus võib juhtuda, et ilmnevad mittevajalikud protsessid, mis tuleb esm alt utiliseerida, et sellele mitte aega raisata. Sellised protsessid hõlmavad kinnitamist ja kinnitamist.
2. Tegevuse käigus võivad protsesside vahel tekkida lüngad, mis tuleb samuti õigeaegselt tuvastada ja kõrvaldada.
3. Kõik ümberkorraldustööd peaksid maksma minimaalselt kulutatud ressursse. Näiteks kui on vaja lahendada mitu ülesannet, siis on kõige parem need rühmitada ja täitmine ühele töötajale usaldada. See meetod võimaldab vähendada mitte ainult kulusid, vaid ka äriprotsessis osalevate töötajate arvu.
4. Mõned protsessid saab delegeerida kolmandate osapoolte organisatsioonide ja ettevõtete töötajatele.
5. Tegevuse käigus võib teil tekkida raskeid ülesandeid. Iga selline protsess peaks sisaldama mitmeid lahendusvariante. See võimaldab teil valida ja valida parima valiku.
6. Tsükli aega saab lühendada, tehes samas kohas korraga mitu sammu. sedavõib aidata saatekulusid vähendada.
7. Kombineerige mitu ülesannet. Kui ülesannete lahendamine langeb töötajate õlule, siis saab nad koondada üheks üksuseks ja anda võimalus täita mitte ühte ülesannet, vaid kogu protsessi.
8. Tehke töö võimalikult lihtsaks. Enamasti on organisatsiooni töötajatel piiratud tööaeg, neil puuduvad vastavad oskused ja koolituseks pole aega. Sellistel hetkedel on vaja tööd nii palju kui võimalik lihtsustada, mis on igaühe jaoks äärmiselt selge ja selge.

Aja jooksul, kui töötajad täidavad isiklikult oma eesmärke ja lahendavad probleeme, hakkavad nad omandama kogemusi, nii et tulevikus on võimalik neile usaldada keerulisemaid protsesse.

Millised on tööpõhimõtted?

Äriprotsesside ümberkujundamise peamised põhimõtted on järgmised:

1. Mitu tüüpi tööd on ühendatud üheks. Ettevõtte toimimise ajal ei pühenda töötajad suurema osa ajast mitte probleemide lahendamisele, vaid koordineerimisele ja suhtlemisele. Sel juhul ei raisata mitte ainult aega, vaid ka kulusid. Nende näitajate vähendamiseks on soovitatav kombineerida.
2. Otsus on esineja enda teha. Isik, kellele usaldatakse seda tööd teha, saab teha isiklikult otsuseid selle ülesande kohta, mida ta teeb. See väldib aja raiskamist ja kõigi protsesside aeglustumist juhiga ühenduse võtmisel.
3. Kõik tööd tuleb teha ranges järjekorras.
4. Tööd tehakse seal, kussee on vajalik. Funktsioonid jaotatakse sõltuv alt tööprotsessist, mitte tööülesannetest. Näiteks kui töötajal on lihtsam ja parem omal käel tööks vajalikku soetada, siis on parem usaldada see temale, mitte inimesele, kelle tööülesanneteks see peaks olema.
5. Iga protsess eeldab mitmeid täitmisvõimalusi. Protsessi rakendamine toimub sõltuv alt olukordadest.
6. Vähendage kontrolli ja kontrolli tööd, kuna see kõik ei too kaasa mitte ainult lisaaega, vaid ka ettenägematuid kulusid.
7. Vähendage kinnituste osakaalu – sellega ei kaasne kulusid, kuid see aeglustab kõiki protsesse.
8. Vastutava isikuna saate määrata juhi, kellele on määratud ülesanne täita.

Kui pöörduda ekspertide hinnangu poole, saame aru, et peaaegu 50% projektidest ebaõnnestub. Selle ärahoidmiseks on vaja läheneda tööle vastutustundlikult ja teha seda tõhus alt.

Millised on töö eesmärgid?

Äriprotsesside ümberkujundamise peamised eesmärgid on järgmised:

1. Mitte ainult ei suurenda suutlikkust konkureerida teiste sama kauba- ja teenustevalikut pakkuvate ettevõtetega, vaid suurendab ka ettevõtte kasumlikkust. Sellise sammu astumine on lihts alt vajalik, kui organisatsioon on pankroti ja sellele järgneva likvideerimise äärel.
2. Ennetage võimalikke probleeme, mis võivad aja jooksul ilmneda. Näiteks kui organisatsiooni tegevus on üsna edukas, siis uute tulekugaturuosalised võivad konkurentsi suurendada. See võib kaasa tuua toodetavate kaupade kvaliteedi tõusu, kulude vähenemise. Selleks tuleb vajalikud protsessid õigeaegselt välja töötada.
3. Aitab ära hoida positsiooni kaotamist kaupade ja teenuste turul. See võib viidata juhtivatele organisatsioonidele, kes üritavad jõuda järgmisele tasemele ega ole rahul hea tööga. Käimasoleva töö käigus näitajad paranevad ja ettevõtte omanik ei pruugi karta, et ta kaotab oma juhtpositsiooni.

Mis on ümberkujundamise kontseptsioon?

Tehtud töö tulemuse määrab motivatsioonisüsteemide ja äriprotsesside ümberkujundamise tehnoloogia efektiivsus. Protsesside otsustamise ja elluviimise põhijooneks on see, et töös on delegeeritud volitusi teostavatel töötajatel võimalus oma tööülesannete raames iseseisv alt otsuseid vastu võtta. See aitab parandada ja tõsta nii ettevõtte kui ka töötajate efektiivsust.

Reengineering põhineb radikaalsete meetmete kasutamisel, töö tehakse ühekordselt, kuid haare on lai. Äriprotsesside ümberkujundamise kontseptsioon jääb juhtimise ja infotehnoloogia vahele, mis aitab kaasa täiendavate tugivahendite loomisele. Rakendatud protsessi konsolideerimiseks on vajalik uute infosüsteemide ja juhiste kasutamine, mis laieneb ka töötajatele. Mõnel juhul on vaja parandada töötajate oskusi ja neid edasi arendadakoolitus.

Milliseid muudatusi töös võib ette tulla?

Kaasaegne maailm, kus ettevõtjad oma tööd teevad, on viimastel aastatel oluliselt muutunud. Kahtlemata mõjutasid muudatused äriprotsesside ümberkujundamises ka:

1. Praegu hakkasid tarbijad iseseisv alt turgu kontrollima ja võtsid selle asja enda kätte. Nüüd on igal inimesel piisav alt teadmisi ja ideid selle kohta, kuidas toode peaks välja nägema ja milliseid funktsioone see täitma, ning vastav alt sellele määrab ta kindlaks selle toote maksumuse, summa, mille ta saab kulutada ja mitte pettuda. Ja mis kõige tähtsam, ostjal on valida.
2. Tarbijad loovad ootusi, mis on seotud konkreetse tootega. Olenemata sellest, kas see on just turule tulnud või on tegu vana tootega, mis on läbi teinud mõningaid muudatusi. Kaupade järele on nõudlust ainult siis, kui need vastavad ootustele ja vajadustele.
3. Praegu on tootmistehnoloogiad läbi teinud olulisi muutusi ja eelkõige infotehnoloogiad, millel on võimalus kasutada meetodit vajaliku teabe edastamiseks tarbijatele.

Vaatamata toimunud muutustele on endiselt organisatsioone ja ettevõtteid, mis kasutavad tulemusjuhtimise ideede arendamiseks ja elluviimiseks endiselt vanu meetodeid.

Projekti rakendamine

Projekte saab ellu viiakaaluge selgelt Venemaa suurima mobiilioperaatori Rostelecomi äriprotsesside ümberkorraldamise näitel.

Juhtkond sõlmis ühe ettevõttega teenuslepingu juba 2003. aastal ning juhtimisprotsesside optimeerimine jätkub tänaseni. Näitena võib tuua konkreetse etapi, mis lõppes 2005. aastal ja töötab siiani. Peamiste arenduste hulgas on konstrueeritud mudel, mis võimaldab arvutada side kasutamise teenuseid.

Peadirektori asetäitja Vadim Izotovi sõnadest võib aru saada, et väljatöötatud mudel võimaldas läheneda uue arveldussüsteemi juurutamisele.

Mis võib mõjutada

Organisatsiooni äriprotsesside ümberkujundamist võivad mõjutada mitmed tegurid:

1. Töötajate motivatsioon. Projekti tulemuslikuks elluviimiseks on vaja juurutada motivatsiooni, mis oleks kõigile arusaadav ja ka dokumenteeritud. Organisatsiooni juht peab selgelt mõistma, et kasutatud meetmed viivad eduni ja kõik üles ehitatud tegevused muutuvad kardinaalselt. Edu tagamiseks peab ettevõtte omanik teadvustama, et organisatsiooni äriprotsesside ümberkorraldamine on vajalik meede, ning looma kõik vajalikud tingimused selle edasiseks rakendamiseks.

2. Juhtkond. Kõikide projektide elluviimine peaks toimuma juhtkonna järelevalve all. Ta omakorda onalluvate vahel ja kannab täielikku vastutust tehtud töö eest. Soovitud tulemuste saavutamiseks tuleb äriprotsesside ümberkujundamist juhtida kompetentselt, selgelt, kindl alt, oskuslikult. Ärimees peab selgelt aru saama, et selle käigus võib tekkida probleeme, kuna organisatsioon reorganiseeritakse täielikult. Ta peab kindl alt seisma ja mitte kasutama vanu meetodeid. Juht on kohustatud rakendama kõiki meetmeid, et kavandatud projekt jõuaks lõpuni ja hiljem ellu viidaks.

3. Personal. Juhtimise äriprotsesside ümberkorraldamise meeskonda peaksid kuuluma täistööajaga töötajad, kellel on varem vastavad volitused. Neil peab olema selge arusaam, miks muutusi on vaja ja mis takistab tõhusat tööd ettevõtte sees. Töötaja peab täitma talle antud volitusi ja täitma oma tööülesandeid asjatundlikult.

Nagu praktika näitab, on madalama taseme töötajatel palju lihtsam selgitada, miks neil on vaja uuendusi kasutada ja kogu ettevõtte töö ümber ehitada. Juhtidesse kuuluvatel töötajatel on seda mõtet palju keerulisem edasi anda, kuna nad ei saa aru, mida uus toodang neile annab. Ameerika teadlased on tuvastanud kolm rühma, kuhu juhid võivad kuuluda:

• Tigr on noor töötaja, kes on just alustanud oma karjääri ülesehitamist. Tal on soov projektis osaleda, entusiastlik, ta täidab selgelt talle pandud ülesandeid, ei tee paha.
• Donkey on spetsialist, kes töötabfirma pikka aega ja jõudis karjääriredelil tippu. Ta soovib töös stabiilsust, rahulikkust. Ta ei saa absoluutselt aru, miks on vaja ettevõtte äriprotsesse ümber korraldada. Selliseid töötajaid tuleb kohelda ettevaatlikult, kuna nad võivad projekti elluviimist kahjustada.
• Shark – spetsialistid, kes töötavad välja juhtimisprotseduurid ja juhised, mis võimaldavad juhtida mitmeid organisatsioonisiseseid toiminguid. Sellistel töötajatel on organisatsioonis sageli mõjuvõim. Nendesse tuleks suhtuda ettevaatlikult, kuna need võivad tekitada suuri raskusi ja probleeme, kui hakkavad saboteerima muutusi ettevõtte elus.

4. Suhtlemisoskused. Juhul, kui töötajatel on vaja püstitada uus ülesanne, tuleb see eelnev alt väga selgelt sõnastada. Seda tuleb edastada keeles, millest kõik aru saavad. Ettevõtete äriprotsesside ümberkorraldamise edukus sõltub täielikult sellest, kui selgelt töötajad oma juhti mõistavad. See võimaldab teil saavutada soovitud eesmärgid ja tulemused.

5. Eelarve suurus. Äriprotsesside ümberkorraldamine tähendab, et juurutamiseks ja juurutamiseks tuleb investeerida teatud summa raha. Erilist tähelepanu tuleks sellele punktile pöörata juhul, kui plaanitakse töösse kaasata infotehnoloogiat. Organisatsioonijuhid kipuvad sageli eeldama, et ümberkujundamine on omafinantseering, mis pole sugugi nii. Hoolitse selle eelarve suuruse eest, mida saab kulutada kõigiletöötab, vaja ette.

6. Tehnoloogiline tugi. Äriprotsesside ümberkujundamise projekti tõhusaks rakendamiseks ja rakendamiseks on vaja tuge, mis on täielikult kooskõlas valitud meetodite ja tööriistadega. Enamikul juhtudel hõlmab see infosüsteemi loomist, mis toetab uut äritegevust.

Alusta ettevalmistustööd tuleks ette. Kuna enamikul juhtudel on võimatu lühikese ajaga kujundada stiili nii töötajate kui ka meeskonna kui terviku suhtes.