Äriprotsess – mis see on? Äriprotsesside arendamine, modelleerimine, optimeerimine

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Kaasaegsed ettevõtte juhtimismeetodid laenavad üha enam välismaiseid meetodeid ja tehnoloogiaid. Ja mitte sellepärast, et see oleks moes, vaid sellepärast, et see on mugav ja tõhus. Üks neist tehnikatest jagab kogu rutiinse töö elementaarseteks komponentideks ja kirjeldab seejärel üksikasjalikult iga sellest tulenevat äriprotsessi. See võtab üsna palju aega, kuid sellest tulenev skeem võimaldab teil leida nõrkusi, ülepaisutatud funktsionaalseid kohustusi ja ebaselgeid ülesandeid. Ühe korra aega kulutades saab juhtkond osa oma vastutusest hierarhilisel redelil üle kanda, vabastades aega strateegiliseks planeerimiseks.

Elu plaani järgi

Teine asi on see, et ettevõtete töötajad ei mõista sageli selle protseduuri tähendust ega tervita juhtkonna soovi määrata kindlaks peamised äriprotsessid. Sellegipoolest on üha enam vaja mõista iga üksuse elementaaroperatsioonide modelleerimist ja kirjeldamist ning isegitöötaja. Veel hullem on see, kui ettevõtte kollektiivi ilmuvad töötajad, kes uurivad ettevõtte äriprotsesse. Nad küsivad pidev alt millegi kohta, hajutavad tähelepanu ja segavad igal võimalikul viisil kogu personali otseste tööülesannete täitmist. Mida teha?

Alustame kaugelt. Igal hommikul seisab enamik meist silmitsi ülesandega tulla tööle. Selle edukaks lahenduseks on vaja õigel ajal ärgata, end valmis seada ja mingis transpordivahendis istet võtta (pole vahet, kas tegemist on era- või metrooautoga). Lisaks saab iga komponendi jaotada veelgi väiksemateks protseduurideks: õigel ajal ärkamiseks saab panna äratuse või paluda kellelgi end üles äratada jne. Olenemata lahendusviisist on tulemus (õigeaegne ärkamine)) saavutatakse. Kuid tõus, tasud ja töötamise viis erinevad lahendusviisi ja lõpptulemuse poolest. Tegelikult oleme jõudnud esimese definitsioonini.

Mille jaoks see kõik on

Niisiis, äriprotsess on teatud lihtsate toimingute jada, mis muudab ressursid kasulikuks lõpptooteks. Meie päriselu näites on kolm erinevat protsessi, millest igaüks nõuab oma esialgset teavet ja annab pärast teatud manipuleerimisi soovitud tulemuse. Lähme ettevõtte juurde. Olenemata tegevusalast igas ettevõttes määravad töö töötajate ametialased suhted: info edastamine, tootevajaduse väljaselgitamine, tootmise ja ressursside analüüsimine jne. Ja siinkohal on oluline märkida, et kõik ül altoodud asjadestainult siis, kui on täidetud kolm tingimust:

- teave saadeti sellest huvitatud töötajale;

- seda tehti õigel ajal;

- teabe esitamise vorm on üsna lihtne ja selge.

Kõik eelnevat kokku võttes võib väita, et äriprotsess on infovoog, mis vastab kolmele küsimusele: mis, kus ja millal. Töö sujuvaks ja pidevaks teostamiseks on vaja määrata selle komponendid. Sel juhul ei toimu ülesannete dubleerimist, täitja puudumist ega seisakuid.

Kui äriprotsess on selgelt määratletud, lakkab iga töötaja olemast asendamatu. Pidage meeles, mitu korda pidite ootama, kuni mõni teie kolleegidest haiguslehelt lahkub (või puhkuselt naaseb); kui oled töölt ära, siis telefon sõna otseses mõttes ei lakka helisemast ning kõik püüavad aru saada, mida ja kuidas sa teed. Ja kui vastasite juhtkonna palvele ja koostasite äriprotsesside üsna üksikasjaliku kirjelduse, saate rahulikult rõõmustada ja lõõgastuda ning mõnikord lihts alt lõunatada…

Definitsioonide formaalse keele poole pöördudes väidame, et äriprotsesside kirjeldamisel seab ettevõte järgmised eesmärgid:

• mõista tegevuskorralduse üldist struktuuri ja määrata selle arengu dünaamika;
• tuvastage praegused probleemid ja võimalused nendest ülesaamiseks;
• loo kõikidele osalejatele (arendajatele, kasutajatele, klientidele jne) arusaadav eesmärkide ja eesmärkide süsteem;
• vajaliku tarkvara nõuete sõnastamiseksturvalisus.

Muidugi ei paku äriprotsesside kirjeldus iseenesest huvi. Kuid ümberkorraldamise jaoks on see esmatähtis ülesanne. Vaid infovoogude struktuuri, seoseid ja viise mõistes saame rääkida nii ettevõtte enda kui ka selle üksikute osakondade semantilise koormuse ümbermõtestamisest. Kuid ümberkorraldused tuleks läbi viia ka mõne eesmärgi saavutamiseks: klienditeeninduse kvaliteedi tõstmine; kulude vähendamine; esitajatele suurema otsustusvabaduse pakkumine (töö lõpetamise aja lühenemine) jne.

Lihtne klassifikatsioon

Kõige sagedamini ilmneb vajadus kirjeldada informatsiooni äriprotsesse funktsionaalselt orienteeritud struktuuriga ettevõtetes. Fakt on see, et erinevate osakondade eesmärgid ja eesmärgid võivad olla üksteisega vastuolus. Ja see ei too kaasa mitte ainult ettevõtte kasumlikkuse langust, vaid ka konkurentsivõime langust.

Kaasaegne lähenemine juhtimisele on üha enam protsessi iseloomuga. Kogu tööd käsitletakse kui konkreetset protsesside kogumit (millest igaüks koosneb ühest või mitmest lihtsast toimingust). Selle lähenemisviisi vormistamiseks ja standardiseerimiseks on kasutusele võetud järgmised protsesside kategooriad (klassifikatsioon toimub vastav alt toote lisandväärtusele):

• peamised - need, millega ettevõte saab tulu: tootmine, turundus, tarned;
• juhid – need, kes seavad eesmärgid ja ülesanded osakondadele ja konkreetsetele tegijatele;
• toetav –need, mis varustavad tootmist ressurssidega, kuid ei anna lõpptootele lisaväärtust: personali koolitus ja valik, rahaline toetus, õiguskaitse jne

Lisaks juba mainitud inimfaktorist sõltumatusele ja uute töötajate lihtsustatud kohanemisele võimaldab äriprotsesside kirjeldamine efektiivsem alt juhtida ettevõtte tegevuskulusid.

Atribuudid

Nüüd saab selgeks, et ettevõtte juhtimiseks on vaja mitte ainult omavahel seotud infovoogusid tuvastada, vaid ka kõiki tegevusi selgelt kirjeldada. Kuna me juba teame, et äriprotsess on osa ühisest tööst, mis kandub ühelt töötaj alt teisele (oma funktsionaalse üksuse sees või mitte, pole vahet), siis liigume edasi selle juurde, et kõik maailmas saab olla ühtne. Ja ametialane tegevus – veelgi enam.

Sõltumata tegevusalast saab iga äriprotsessi kirjeldada samade tunnustega.

- Ääris on lihtsa toimingu algus ja lõpp.

- Omanik on ettevõtte töötaja, kes mitte ainult ei oma tööks vajalikke ressursse, vaid ka planeerib, analüüsib, juhib protsessi; ja mis kõige tähtsam, ta vastutab tulemuse eest.

- Sisend - ettevõttes aktsepteeritud mis tahes kujul vastuvõetud teabesõnum, mis määratleb teabe vajaduse ja märgib protsessi algust.

- Väljund – teave või toote materialiseeritud osa, mida tarbitakse esitajast väljaspoolklient.

- Töövõtja – ühes protsessis osalevad ettevõtte töötajad.

- Ressursid - tegevuse materiaalne või informatiivne osa, mis toimingu sooritamise ajal ei muutu (aga ainult aitab kaasa sissetuleva teabe muutmisele lõpptooteks).

- Kvaliteedikontroll – tööstuse või sisemised (ettevõtte juhtkonna poolt aktsepteeritud) näitajad töö efektiivsuse määramiseks.

Elementaarprotsesside kohustuslik eraldamine

Muidugi ei vaja iga ettevõte äriprotsesside kirjeldust. Sellegipoolest on mitmeid juhtumeid, kus sellest tüütust harjutusest ei saa loobuda. Nimetagem peamised:

• Ettevõtte tegevus on automatiseeritud. Sel juhul tõlgib äriprotsesside diagramm kliendi vajadused programmeerijale arusaadavasse keelde.
• Ettevõtte tegevuse täiustamine. Mitte ainult seadmete ja tehnoloogia uuendused ei aita lõpptoodet parandada; äriprotsesside optimeerimine võimaldab tuvastada kõik töö tugevad ja nõrgad küljed ning teha vastavaid juhtimisotsuseid.
• Rahvusvahelise Standardiorganisatsiooni (ISO) sertifikaat. Kõigi töötajate jaoks luuakse ühtne kvaliteedijuhtimissüsteem.

Kuidas kirjeldust kliendile esitada

Äriprotsesside modelleerimiseks on vaja iga elemendi kirjeldust. Kuidas seda organisatsiooni jaoks valutult teha? Maailmapraktikas on kasutusel kolm peamist meetodit: tekstiline, graafiline ja tabel.

Tekst sisaldab kogu töö edenemise kirjeldust lihtsas ja arusaadavas järjestuses. Vorm ja sisu võivad olla vabad (kui rahvusvahelisi või tööstusharu standardeid pole veel välja töötatud) või dokumentidega reguleeritud. Näiteks: müügiosakond saadab planeerimisosakonnale perioodi aruandlusdokumentatsiooni; planeerimisosakonna töötajad teevad analüütilist tööd müügi dünaamika ja tootmise kohandamise vajaduse kindlakstegemiseks; planeerimisosakonnast saadud tulemus kantakse turundusosakonda, kus tehakse analüüs müügikasvu (languse) jms põhjuste kohta

Äriprotsessi graafiline diagramm võimaldab visualiseerida analüütilise töö tulemust. Pole vaja meelde tuletada, et teabe visuaalne tajumine on kõige tõhusam. Seetõttu annavad kõikvõimalikud graafikud ja diagrammid meile võimaluse toimuvast kiiresti aru saada ja õige lahendus leida.

Juhtudel, kus tegevuste reformimise peamiseks ülesandeks on äriprotsesside optimeerimine, tasub nende kirjeldamisel kasutada tabelivormi. Tema abiga on lihtsam mõista toimingute järjekorda ja infovoogude suunda. Tüüpiline tabel sisaldab mitte ainult personaliüksuse funktsiooni kirjeldust, vaid ka veerge sissetulevate ja väljaminevate dokumentide, täitja kohta (saate määrata nii kogu osakonna kui ka konkreetse töötaja) jne.

Kuidas äriprotsessi õigesti kirjeldada

Äriprotsesside analüüsimisest ei piisa. Selles küsimuses on kõige olulisem korrektsus, kuid samal ajal kirjeldamise lihtsus. Alustuseks tuleks selgelt sõnastada üksuse protsessi nimi. See aitab teil mõistaselle peamised omadused, teostusloogika ja koht tootmistegevuse üldises ahelas.

Seejärel peaksite märkima, millist sisendteavet on ülesande tavapäraseks täitmiseks vaja, ja loetlema ka ressursi toe. Protsessi moodustav lihtsate toimingute kirjalik jada aitab teil mitte midagi kahe silma vahele jätta ega unustada.

Äriprotsesside modelleerimine ei saa läbi ilma protsessi omaniku ja selle edenemise jälgimise süsteemi täpsustamata. Selleks tuleb kirjelduses ära märkida töö valmistamise tüüptingimused ja loetleda dokumendid, mis kantakse järgmisele lingile. Lihtsustamiseks peaks kirjeldus välja nägema järgmine: "… pärast aruandeperioodi müügianalüüsi läbiviimist täidab planeerimisosakonna töötaja kehtestatud vormi (tabeli), mille ta saadab turundusosakonnale …"

Lihtsustatud skeem tootmisprotsesside kirjeldamiseks

Kirjeldust kirjutades seisavad töötajad kõige sagedamini silmitsi tõsiasjaga, et nad ei oska oma töö sisu verbaalselt edasi anda. Äriprotsesside süsteemi selgeks ja struktureeritud muutmiseks võite koostada memo. See kajastab neid küsimusi, millele tuleb anda selge ja maksimaalselt üksikasjalik vastus. Mis need küsimused siis on?

• Mida? Kirjeldab, mida selles toimingus täpselt tehakse.
• Miks? Läbib operatsiooni eesmärgi.
• Millal? Määrab, kes käivitab täitmise.
• Kes? Nimetab konkreetsed esinejad.
• Kuidas? Nõutavad loendidressursse.

Äriprotsesside arendamine eeldab, et kõiki kirjeldamismeetodeid saab kasutada. Nii saadakse kõige üksikasjalikum tööskeem. Graafiline versioon näitab funktsionaalsete üksuste seost ning tabeli- ja tekstiversioon annavad edasi iga toimingu sisu. Kahjuks pole äriprotsesside automatiseerimine võimalik ilma selle aeganõudva eeltööta.

Kuidas koguda teavet

Praktikas on vajaliku teabe hankimiseks palju võimalusi. Alustuseks on vaja analüüsida normatiivdokumente, mis ettevõtte töötajaid suunavad. Seejärel peaksite iga otsese esinejaga läbi viima isiklikud intervjuud, et kirjeldada tema töö sisu. Lisaks peaksid analüütilised konsultandid vaidlusi tekitavate punktide selgitamiseks ja selgitamiseks kasutama äriprotsesside edenemise jälgimist.

Kui võtate probleemi lahendamisele tervikliku lähenemisviisi, ei tundu äriprotsesside automatiseerimine nii tüütu ja kasutu.

Töörühm

Ja ometi, kui ettevõtte põhiülesanne on äriprotsesside automatiseerimine ja juhtkond ei kavatse kaasata väliseid konsultatsioonifirmasid, tekib paratamatult küsimus: "Kust alustada?" Esimese sammuna tuleb luua ettevõtte töötajatest töörühm. Töörühma liikmetel peaks eelistatav alt olema suurepärane analüüsi- ja kuulamisoskus. Lõppude lõpuks, nagu juba märgitud, koosneb suurem osa tööst äriprotsesside läbiviijatega isiklike intervjuude läbiviimises.

Järgmiseks peate saama süsteemi toimimisest reaalse pildi. Kuna enne moderniseerimist ettevõte töötas ja oli kasumis, siis täielikust ümberkorraldamisest pole ilmselt vaja rääkida. Seetõttu tuleks infovoogude süsteem ja suunad fikseerida optimeerimise alguses.

Millest kirjeldus koosneb

Et vältida segadust ja ebakõlasid äriprotsesside kirjelduses, soovitavad eksperdid kasutada protsessikaarte. Need on standardsed dokumendid, mis võimaldavad ühtlustada kõiki toiminguid, olenemata sooritaja mõjusfäärist ja kirjeldatud toimingu keerukusest.

Iga kirjelduse saab jagada järgmisteks komponentideks:

• ühtne protsessivorm (enamasti tabel);
• äriprotsesside kaart (võib esitada mis tahes kujul – tekstikirjeldus, graafiline objekt või tabel);
• marsruudid (info, ressursside ja rahanduse sissetulevad ja väljaminevad vood);
• erinevate äriprotsesside maatriksid (erinevate protsesside interaktsiooni tabel, mis võimaldab esile tuua peamised ja sekundaarsed vood ja toimingud);
• vooskeemi (äriprotsessi täitmisalgoritm);
• üksikasjalik tekstikirjeldus;
• dokumentatsioon (protsessi läbiviimist kinnitavate dokumentide loomine);
• äriprotsesside indikaatorite tuvastamine (otsige omadusi ja näitajaid, mille abil saate kontrollida mitte ainult edusamme, vaid ka kvaliteeti);
• määrused (teisisõnu ametijuhend).

Märgid

Nagu korduv alt märgitud, tuleb iga protsessi millegi järgi mõõta. See on vajalik eelkõige selleks, et hinnata ettevõtte kõigi tegevuste tõhusust. Kõige sagedamini soovitavad eksperdid äriprotsesse testida nelja näitaja järgi: aeg, kulud, kvaliteet ja kvantiteet.

Kuid äriprotsesside mudelid on dünaamilised ja mitmekesised. Seetõttu ei piisa sageli ainult töö kiiruse hindamisest; tuleb arvestada nii töötingimuste kui ka ettevõtte infrastruktuuriga. Lisaks ei saa peaaegu kõik tööstusharud eksisteerida ilma tarnijate, finantside, logistika ja partneriteta. Need on ka mõõdetavad näitajad.

Ja loomulikult ei tohi unustada teavet ja inimfaktorit. Mida kõrgem on spetsialisti väljaõppe tase, seda vähem aega kulub tal juhiste ja sissetuleva teabega tutvumiseks.

Enamik modelleerimismetoodikaid põhinevad nüüd struktuurianalüüsi ja disaini põhimõtetel (SADT – Structured Analysis and Design Technique), aga ka mõnel algoritmilisel keelel. Võib rääkida mitme äriprotsessi analüüsi põhimudeli olemasolust:

- Äriprotsesside modelleerimine – tegelikult modelleerimine – paljastab ettevõtte olemasolu funktsionaalse poole.

- Töövoo modelleerimine – kirjeldab töövooge ja sarnaneb vooskeemiga.

- Andmevoo modelleerimine - erinev alt eelmisest kirjeldab andme (info) voogusid; mõeldud järjestamisekstoimingud.

Shewhart-Demingi tsükkel

Suured äriprotsessid (1C võimaldab neid valida üldloendist) on soovitatav kirjeldada eraldi dokumendis nimega "Tööprotseduur". Kõik, mis on vähemtähtsa iseloomuga või koosneb väikesest arvust lihtsatest toimingutest, on tavaliselt kirjeldatud ametijuhendites.

Eeskirjade koostamisel on vaja arvestada ettevõtte tegevuse pideva täiustamise tsükli tingimusi (Shewhart-Demingi mudel). Selle sätted ütlevad, et optimeerimine ja täiustamine on lõputud protsessid. See tähendab, et ettevõtte juhtimises on teatud suletud tsükkel, mis koosneb sellistest juhtimisotsustest: planeerimine, rakendamine, kontroll, kohandamine.

Määruse koostamisel tuleks arvestada põhimõtetega, mis tagavad Shewhart-Demingi mudeli järgimise:

1. Järgmise perioodi planeeritud näitajate arvutamine.
2. Hälvete dünaamika analüüs ja võimalike põhjuste dokumenteerimine.
3. Parandusmeetmete väljaselgitamine ja nende tõhususe analüüs.

Mudelit tuleks välja töötada ärireeglite kohaselt. Üldtunnustatud reeglid on selle riigi regulatiivne ja seadusandlik raamistik, mille territooriumil ettevõte tegutseb. Mudeli teine alus on ettevõtte korporatiivne poliitika.

Kvaliteedijuhtimissüsteemi juurutamisel on vaja hoolitseda äriprotsesside arendamise ja ühtlustamise eest. Nagu artikli alguses märgitud, ei ole ettevõtte töötajad alatimõistab käimasoleva moderniseerimise tähtsust. Tippjuhtkonna ülesanne on tuua iga töötajani tõhusa äriprotsessimudeli loomise tähtsus.

Lõppude lõpuks on see hästi välja töötatud ja hoolik alt läbimõeldud süsteem, mis mitte ainult ei hõlbusta ettevõttel rahvusvahelistele kvaliteedistandarditele ISO 9001:2008 vastavussertifikaatide saamist, vaid suurendab oluliselt ka iga sertifikaadi tõhusust. töötaja.

Mõlemad need tegurid viivad ettevõtte turule konkurentsivõimelisemaks muutumiseni, mis omakorda avaldab soodsat mõju nii investoritele kui ka klientidele.