Ametikirjeldus: organisatsiooni juhi assistent

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Suur organisatsioon – suured tööd. Korporatsiooni juhil ei jõua igal pool aega, isegi asetäitjate abiga. Päeva õigeks planeerimiseks, mitte midagi unustamiseks, töö jaotamiseks ja kontrollimiseks vajab juhataja abilist. Millega sellel ametikohal töötaja tegeleb, mida ta peaks oskama ja teadma?

Juhiabi: tema roll organisatsioonis

Riigi tasandil kinnitatud kutsealade klassifikaatori loogikat järgides kuulub juhiabi juhtide kategooriasse, sest tema järelevalve all on peaaegu kõik esimese isiku pädevusse kuuluvad küsimused.

Samal ajal tõlgendavad mõned organisatsioonid abijuhi ametikohta administraatori, juhi või sekretärina: kaks esimest ametikohta eeldavad organisatsioonilisi ja haldusfunktsioone, kolmas - esitlemist ja tuge. Kutsealade klassifikaator liigitab seda tüüpi tööd erinevatesse kategooriatesse.- spetsialistid, tehnilised töötajad, kuid juhiks liigitatakse ainult assistent.

Kuidas määrata töökohustuste ulatust?

Juhiabi või sekretäri palkamisel peaks organisatsioon otsustama selle töötaja staatuse, õiguste ja kohustuste üle, sest sellest sõltuvad nõuded kandidaadi haridustasemele, kvalifikatsioonile, töökogemusele.

• Piisab, kui administraatoril on täielik keskharidus ning taotleja kontoritehnikaga töötamise etikett ja võtted õpetatakse otse töökohal.
• Administraatoril peab olema vähem alt bakalaureusekraad, organiseerimisoskused ja energiline iseloom ning teatav töökogemus, olenev alt ettevõtte nõudmistest.
• Juht kui professionaalide esindaja eeldab vähem alt täielikku kõrgharidust, töökogemus on vabatahtlik, kuid ettevõte määrab selle standardi oma äranägemise järgi.
• Pea assistent. Sellel ametikohal on samad kvalifikatsiooninõuded, mis juhile: täielik kõrgharidus, töökogemus erialal vähem alt 2 aastat. Tõenäoliselt nõutakse ka taotleja erilisi isikuomadusi ja võib-olla ka täiendkoolitust.

Miks ma vajan ametijuhendit?

Juhiabi, olles ametnik, on kohustatud tegutsema oma funktsionaalsete õiguste raames ja täitma täielikult ettenähtud ülesandeid. Siiski isegi mittejuhina on töötaja kohustatud täitma oma töökohustusi kohusetundlikult ja õigeaegselt.

Töövõtukorraldus ei sisalda nende pädevuste üksikasjalikku kirjeldust ja isegi lepingu puhul ei ole funktsioonide loetelu alati ammendav. Et vältida lahknevusi töötaja pädevuse määramisel, peaks organisatsiooni juhi assistendi ametijuhend sisaldama üksikasjalikke ülesandeid, õigusi, mis tal on, aga ka vastutuse meedet töölepingu rikkumise eest, sisemist. tööeeskirjad, tööandjale kahju tekitamine jne.

Juhataja isiklik assistent

Assistendi ametijuhend on koostatud juhi või tema asetäitja sarnase juhise eeskujul, välja arvatud mõned strateegilise planeerimise ja juhtimise prioriteetsed funktsioonid. Tõenäoliselt ei usaldata assistendile ka töötajate palkamist ja vallandamist, ettevõtte rahaliste vahendite haldamise õigust, volikirjade andmist ja muid juhile isiklikult kuuluvaid pädevusi.

Samas lubab seadusandlus usaldada töötajale mistahes funktsioone, eeldusel, et tal on piisav alt kvalifikatsiooni, teadmisi, kogemusi ja volitusi selliste probleemide lahendamiseks. Oluline on ainult töötaja volituste korrektne väljastamine – korralduse või volikirjaga.

Samas peaks ettevõtte juhi abi ametijuhend kajastama tema poolt tegelikult tehtud tööd.

Tüüpilised jaotised

Ametijuhendi struktuur on fikseeritud riiklikes kvalifikatsioonikataloogides ja sisaldab kõiki töötajale esitatavaid põhinõudeid ja ametikoha nüansse, samuti selle kohta organisatsiooni organisatsioonilises struktuuris.

Ametikirjeldus "Juhataja assistent", nagu iga teinegi, peaks sisaldama järgmisi osi:

1. Üldtingimused. See näitab töölevõtmise ja vallandamise korda, alluvust, töötaja asendamise korda.
2. Tööfunktsioonid. Üks olulisemaid jaotisi, mida tuleb üksikasjalikult kajastada.
3. Töötajale antud õigused.
4. Rikkumiste eest vastutuse piirid.
5. Kvalifikatsioon, töökogemus, haridustase.
6. Mida sellel ametikohal olev töötaja peaks teadma.
7. Suhted tema ja organisatsiooni teiste osade vahel.

Määratud jaotisi ei saa kärpida, kuid neid on lubatud laiendada ja vajalikke üksusi lisada.

Juhtiva assistendi töökirjelduse näidis

Kinnitatud:

Direktor (organisatsiooni nimi)

allkiri

(täisnimi)

kinnituskuupäev

Töökirjeldus "Juhataja assistent"

1. Põhitingimused

1.1. Kutsekategooria "Liidrid".

1.2. Vastu võetud ja töölt vabastatud direktori korraldusel.

1.3. Aruandlus: otse direktorile.

2. Funktsioonid

Assistent:

2.1. Koordineerib ettevõtte osakondade, sektsioonide ja muude allüksuste tööd vastav alt direktori juhistele, otsustele ja korraldustele.

2.2. Peab arvestust direktori kontrolli korralduste täitmise tähtaegade üle struktuuriüksuste lõikes.

2.3. Koostab direktorile järgmise tööpäeva tööplaani ja esitab selle õigeaegselt juhatajale.

2.4. Korraldab ja kontrollib bürootööd ettevõttes, kontrollib selle vastavust seadusest tulenevatele nõuetele.

2,5. Tagab kõigi direktori antud volikirjade arvestuse ja registreerimise.

2.6. Hallake ametnikke ja kontrollige nende tegevuse tulemusi.

Lisa olenev alt konkreetse organisatsiooni vajadustest ja ametikoha profiilist.

3. Võimed

Assistendil on õigus:

3.1. Viige end kurssi ettevõtte tehtud otsustega.

3.2. Osalege juhtkonna koosolekutel.

Lisand sõltuv alt konkreetse organisatsiooni vajadustest ja ametikoha profiilist.

4. Vastutus

Vastutav juhendaja assistent:

4.1. Käesolevast juhisest, juhi korraldustest ja korraldustest tulenevate kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmise eest kehtivad ettevõtte tegevust reguleerivad õigusaktid.

4.2. Ebapiisava kontrolli alluvate töötajate tegevuse üle.

4.3. Piiratud juurdepääsuga teabe avaldamiseks.

Täiendavad vastav altkonkreetse organisatsiooni vajaduste ja positsiooniprofiili järgi.

5. Kvalifikatsioon

Juhiabi peab omama täielikku kõrgharidust, profiilitöö kogemust vähem alt 2 aastat.

6. Peab teadma

Kehtivad õigusaktid, harta, kollektiivleping (näitab, milliseid tegusid ja norme töötaja peaks teadma).

7. Interaktsioon

Märgib, kellega ja millistes küsimustes juhiabi teeb koostööd.

Kokkulepitud:

Personalressursside juht

Allkiri

(täisnimi)

Õigusnõustaja

Allkiri

(täisnimi)

Tutvunud:

allkiri

(täisnimi)

Projektijuhi assistendi spetsiifilised pädevused

Eeldatakse, et projektijuhtimine on vastav alt ajutine ametikoht ja assistent võtab teatud kohustused kuni projekti valmimiseni. Tema funktsionaalsed kohustused sõltuvad projekti spetsiifikast ja teemast, samuti konkreetse organisatsiooni vajadustest.

Funktsioonide projektijuhi assistendi ametijuhend on rohkem spetsialiseerunud, kuid administratiivse ja organisatsioonilise värvinguga. Selle ametikoha tüüpilised kohustused leiate kvalifikatsiooni käsiraamatust ja seejärel muudetakse neid vastav alt olukorrale.

Kas peadirektori abi kohustused on erinevad?

Assistendi kohustusedTegevjuht ja üldasjade direktori assistent on erinevad. Loomulikult on teisel juhul volitused kitsam alt fokusseeritud, kuna üldasjade juht ei vastuta mitte kogu organisatsiooni tegevuse eest, vaid ainult eraldi sektori eest.

Üldasjade juhiabi ametijuhend koostatakse lähtuv alt "abistatava" ülemuse funktsioonidest. Sellest lähtuv alt on aluseks tema vastutuse ja funktsioonide ulatus.

Ametijuhend "Juhataja assistent" sobib antud juhul aluseks, sellele saab tugineda seotud ametikohtade uute dokumentide väljatöötamisel.