Projekti eelarvestamine. Eelarve liigid ja eesmärk. Projekti etapp

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Projekti eelarvestamist tuleks mõista kui teatud skeemi raames teostatavate tööde maksumuse määramist. Lisaks räägime selle alusel eelarve moodustamise protsessist, mis sisaldab kehtestatud kulude jaotust kuluartiklite, tööliikide, nende teostamise aja või muude artiklite lõikes.

Eelarvestruktuuri kujundamine

Kuidas koostatakse projekti esialgne eelarve? Nende struktuur selgub kontoplaanist, mis arvestab konkreetse programmi kulusid. Reeglina piisab selle määramiseks traditsioonilisest arvestushinnangust.

Eelarvestamist peetakse kuluplaaniks või kulujärjehoidjaks. See tähendab, et pärast eelplaneerimist peate aru saama, kui palju, millal ja mille eest täpselt vahendeid makstakse. Seetõttu on sel juhul võimalik kasutada mis tahes kahjude esitamise meetodit. Siiski tuleb meeles pidada, et need peavad vastama sidusrühmade praktilistele nõuetele,nendest huvitatud, samuti kehtestatud standardid. Lisaks peavad nad vastama neile küsimustele, mis projektiinvestoritele huvi pakuvad.

Eelarve esitamise vormid

Nii planeeritud kui ka tegelikel eelarvetel on teatud esitusvormid. Seega on nende hulgas oluline märkida järgmist:

• graafikud, mis on omamoodi kuluplaanid;
• kao jaotuse maatriksid;
• kulutuste tulpdiagrammid;
• sarnased kumulatiivsete kadude graafikud;
• joondiagrammid kumulatiivsete kulude kohta aja jooksul;
• ringikujulise kadustruktuuri kuvamine.

Väärib märkimist, et projekti arendamise erinevatel etappidel on asjakohane erinev projekti ja töödokumentatsiooni kujundus. Fakt on see, et me räägime erinevat tüüpi eelarvete väljatöötamisest. Need erinevad üksteisest nii nõutava täpsuse kui otstarbe poolest. Väärib märkimist, et eelarvevaru muutub projekti edenedes palju väiksemaks.

Eelarvete mitmekesisus ja eesmärk

Vea vähendamist saab väita alloleva tabeli andmetega. Seega kaaluge eelarvete eesmärki ja peamisi tüüpe.

Projekti etapid	Rahastamine	Sihtkoht	Viga, %
Disaini kontseptsioon. Põhiidee laiendatud kujul	Eelarveootused. Täpne kuupäev	Sularahavajaduste ja maksete eelplaneerimine	25-40
Investeeringute põhjendatus (tasuvusuuring)	Esialgne eelarve	Kuluartiklite põhjendamine, rahastamise kaasamise ja hilisema kasutamise planeerimine	15-20
Pakkumised, läbirääkimised ja kokkulepped. Iga etapi jaoks eraldi	Värskendatud eelarve	Arvelduste ajastamine tarnijate ja töövõtjatega	8-10%
Tööpaberite väljatöötamine. Igal etapil on oma arvutus	Lõplik eelarve	Ressursikasutuse direktiiv	5–8%
Projekti rakendamine ja lõpetamine	Tegelik eelarve	Kulude juhtimine (ehk raamatupidamine ja hilisem kontroll). Projekti eelarve ja kuluprognoosid

Projekti eelarve ja kuluprognoos

Huvitav on märkida, et projekti eelarve on sarnane ettevõtte ühe ärielemendi tegevuskulude prognoosiga. Peamine erinevus seisneb siin selles, et see katab traditsiooniliselt selle tervikuna, st algusest lõpuni. Äriüksuse eelarve moodustatakse omakorda kord aastas või kord kvartalis. Kõige tõhusama kontrolli jaoks tuleks see jagada kaheks komponendiks: otsesed kulud ja kaudsed kulud.kaotus.

Esimest tüüpi eelarve on peamine juhtimis- ja kontrollitööriist nii projektijuhtidele kui ka selles osalevate funktsionaalsete üksuste direktoritele. See hõlmab kõigi programmimeeskonda kaasatud kulusid (reisikulud, töötasud jne). Sel juhul täidab iga katsealune eraldi ülesandeid.

Tasub meeles pidada, et kuluartiklite põhjendamisel võetakse arvesse järgmisi punkte:

• ostetavate materjalide maksumus;
• tootmisele kulutatud summa;
• tehnoloogia tavapärasest kasutamisest kõrvalekaldumise kulud;
• toote kasutuselevõtule kulutatud summa;
• tarnekulu;
• muud kulud.

Otse tüüpi kulud tuleks omakorda esitada järgmiselt:

• jaotatud kujul - täpselt vastav alt projekti struktuurile käivitatavate ülesannete tasemele;
• sisaldab iganädalasi kulutusi töötajate palkadele, materjalidele (toodetud lepingu alusel või ostetud) ja muule vaheväärtusprojekti iga komponendi ja ülesande jaoks;
• sisaldab materjalide ja tööjõu tasumisega otseselt seotud üldkulusid;
• liidetakse kokku vastav alt osalevate üksuste erinevatele ülesannetele;
• pakkuge haldusreserve (teisisõnu jätke igaks juhuks teatud kulu- ja ajavaru).

Eelarveprotsessi tähtsus

Eelarve koostamineprojekt avaldab märkimisväärset survet nii selle juhtidele kui ka osakondadele. Fakt on see, et see pakub välja sellise alternatiivi: kui hoiame eelarve piires, siis tegutseme tõhus alt, aga kui ületame, tehakse tööd halvasti.

Samas ei kehti see nõue sageli projekti tegeliku eelarve koostamisel. Fakt on see, et eelarveid moodustatakse ja rakendatakse teatud surve all, mis on tingitud paljudest teguritest, nii subjektiivsetest kui ka objektiivsetest teguritest.

Näiteks on palgatud projektijuht sageli sunnitud leppima ilma tema osaluseta koostatud ja vastu võetud eelarvetega, isegi kui need tunduvad talle ebareaalsed. Vastasel juhul võidakse töötaja lepingu sõlmimisest keelduda. Kui ta aga nõustub eelarvega, mis ilmselgelt ei vasta etteantud tähtaegadele, aga ka olemasolevate ressurssidega, siis niipea, kui teatud tulemuste saavutamine nõuab planeeritust suuremaid kulutusi, on töötaja sunnitud seda probleemi selgitama, hoolimata asjaolu, et algselt määrati eelarve äärmiselt madalale tasemele.

Tasub meeles pidada, et projekti eelarvestamine võib olla ratsionaalne. Sel juhul on eelarve eesmärk eelkõige välja selgitada projekti tegelik maksumus ettevõttele. Seega, kui projektijuht aktsepteerib eelarvet, mis ületab oluliselt kulude põhjendamise etapi jaoks vastuvõetavat 15-20% veamäära (info ül altoodud tabelist), on väga tõenäoline, et olukord ei piirdu ainult projekti struktuuri selgitamisega. põhjuseid kõrgemale juhtkonnalesee liig. Sellisel juhul kaotab projektijuht tõenäoliselt töö.

Kuidas seda vältida?

Sellise olukorra vältimiseks soovitab Ameerika teadlane M. Thomsett juhtidel koostada oma projektieelarved. Siiski toob ta välja mitmed selle käitumise põhjused:

• Te vastutate projekti tulevaste kulude ja eelarve kulutamise võimaluse kohta aruandluse eest. See ei ole võimalik, kui töötate etteantud eelarvega.
• Olles projektijuht, peaksite teadma paremini kui keegi teine, kui palju konkreetne projekt täpselt maksab. Teie seatud eelarvet peetakse rahaliseks eesmärgiks. See peaks teid rahuldama järgmiste parameetrite järgi: andma võimaluse mõõta projekti edukust ja olema viis mõõta juhi (st teie) kompetentsust.
• Peate lubama eelarveridadel mõningaid soodustusi. See on ülioluline, kui konkreetsete kulude tulevased põhjendused tulevad mängu. Olgu lisatud, et eeldusi võrreldakse käesoleva perioodi võimalustega, samas ei võeta arvesse võimalikke tüsistusi. Ainult siis, kui teil on võimalus sellel tasemel võrrelda, toimib eelarveprotsess plaanipäraselt.

Finantsplaani koostamine, jälgimine ja täitmine

Te peate teadma, et projekti eelarved koostatakse, jälgitakse ja täidetakse äritegevusega seotud üksuste finantsplaanist eraldi,ettevõte tervikuna.

Sellel on põhjused:

• Projektid ei kipu end kordama. Osakondade ja allasutuste eelarved moodustatakse igal aastal. Sageli vaadatakse need üle iga kuue kuu tagant või sagedamini. Projektid lõpetavad oma olemasolu kohe pärast nende teostamist. Fakt on see, et programmi rakendamise aeg ei ole seotud eelarveaastaga. Eelarve läbivaatamine on ebasoovitav. Erandiks on juhud, kui esialgses versioonis leitakse jämedaid vigu või kui keskkond muutub järsult (konkreetne projekt on just selles).
• Juhataja käes – otsene kontroll eelarve täitmise üle. Tasub teada, et osakondade ja talituste finantsplaanid sõltuvad reeglina mitme teenistuse vahel kujunevast suhtest: täitmisosakond annab ühele või teisele osakonnale kululimiidi, tuginedes teise osakonna edastatud infole; personali ja süsteemi puudutavaid otsuseid teeb aga tippjuhtkond. Projekt kasutab eelarvet vastupidiselt kahele suunale: olemasolevate ressursside (saavutused ja personal) kasutamine, need on juba osakonna käsutuses ja eelarves ning väliste ressursside piiratud kasutamine. mida ajutiselt meelitavad. Täiendava töötaja palkamine toob niikuinii kaasa püsikulud; projekti jaoks täiendav personaliüksus, mis tavaliselt kasutab juba teenistuses olevaid jõude.
• Eelarve täitmise edukus on otseselt seotud projekti tegevuskava laitmatust kinnipidamisest, samuti ressursside kasutamise ajakavast. See koosneb kasõltuv alt sellest, kui hästi on juht iga etapi elluviimist planeerinud, kui ka sellest, kas projektimeeskonnas osalevad töötajad peavad kinni kehtestatud ajakavast. Kui konkreetse etapi või töö kui terviku elluviimine viibib näiteks algselt määratud inim- või ajaressursi vajaduse tõttu, mõjutab see eelarvet kuidagi ebasoods alt, st kulude näol. projektitööde teostamise maksumuse suurenemine.

Sarnaseid reegleid peaksid vähem alt ideaalolukorras kasutama ettevõtte kõikide osakondade juhid, kellel on oma eelarve. Tasub teada, et igaüks neist vastutab eelarvetaseme mitte ületamise ja vastav alt ka ülekulu eest. Kuid praktikas järgib seda reeglit rangelt vaid vähesed ettevõtted. Teisest küljest lubavad vaid vähesed ettevõtted osakonnadirektoritel määrata eelarvetaseme, mis on osakonnas teostatava projekti jaoks tegelikult vajalik.

Pakkumised, läbirääkimised ja kokkulepped

Järgmisena on soovitatav kaaluda projekti kulminatsioonietappi: pakkumiste korraldamist, eriobjekte, samuti koostöö- ja partnerluslepingute sõlmimist.

Pakkumise all tuleb mõista pakkumist, mille käigus teostatakse turustatavate toodete ja teenuste tarnijate valik. Munitsipaal- ja riiklikud kliendid teostavad oma tegevust 44-FZ "Välja lepingusüsteemi kohta" raameskaupade, tööde, teenuste ostud riigi tagamiseks. ja munitsipaalvajadused.”

Riigiettevõtted, reguleeritud tegevusi ellu viivad organisatsioonid, loomulikud monopolid töötavad vastav alt seadusele 223-FZ “Teatud tüüpi juriidiliste isikute kaupade, tööde ja teenuste hankimise kohta. isikud” (näiteks ehitushanked).

Erilised kohad

Kaubandusstruktuurid tegutsevad Vene Föderatsiooni territooriumil kehtivate tsiviilõigusaktide raames. Nad postitavad teavet oma plaanide kohta hankesaitidele. Hankes on õigus osaleda nii eraisikutel kui ka juriidilistel isikutel, kes vastavad täielikult tellija ja Venemaa seadusandluse nõuetele.

Pakkumisi on erinevaid: avatud (st kõigile osalejatele), näiteks avatud pakkumine, hinnapakkumiste küsimine, elektrooniline oksjon, pakkumiste küsimine; suletud (st piiratud arvu isikute jaoks), näiteks piiratud oksjonid ja konkursid. Ostu saab sooritada nii elektroonilisel kujul kui ka paberkandjal.

Tuleb meeles pidada, et selline üritus nõuab tõsist ettevalmistust, eelkõige juriidilist, rahalist ja tehnilist. See on vajalik lepingu kohaldamise ja täitmise tagamiseks. Seetõttu peaksid juhid oma töötajad esialgu meeskonnatööks seadistama, sest lõpptulemus sõltub töötajate poolt teostatavate toimingute sidususest.

Pakkumise rakendamise põhietapid

Skeemiliselt saab sellistel üritustel osalemist kujutada järgmiselt: Turuanalüüs → Valik ja edasine kättesaamineelektrooniline allkiri → Registreerimine → Pakkumise saidi otsimine → Rahalise tagatise ettevalmistamine → Erikonto avamine (see on vajalik hankes osalejatele vastav alt 44-FZ-le) → Hankes osalemise avalduse koostamine ja hilisem esitamine → Otsene osalemine hankes. Viimane samm on muidugi tulemuse saamine.

Vaatleme esitatud nimekirja põhietappi: osalemist näiteks ehitushankel. See on elektrooniline oksjon 44-FZ alusel. Etteantud ajal hakkab klient osalejate avaldusi läbi vaatama. Kui teie taotlus loetakse oksjonil osalemiseks sobivaks, peaksite arvutama minimaalse hinnatase, mille puhul olete valmis tarnima ehitustoodet või osutama sellega seotud teenuseid, korraldama selle hanke raames töid.

Elektrooniline oksjon toimub reaalajas. Seega on osalejal kümne minuti jooksul pärast viimase hinnapakkumise esitamist õigus teha „oksjoni sammul“veebis oma pakkumine: 0,5–5% NMCC-st. Teisisõnu, korraga tehtav samm ei tohiks ületada 5% teates märgitud partnerlus(koostöö)lepingu esialgsest maksimumhinnast.

Vastav alt enampakkumise tulemustele koostatakse protokoll. Pärast enampakkumise lõppenuks loemist algab taotluste täiendavate osade läbivaatamise etapp.

Järeldus

Niisiis oleme kaalunud eelarve koostamise kategooriat:eelarve eesmärk ja liigid, projekti etapid. Lisaks analüüsisime põhietappi põhjalikum alt. Väärib märkimist, et hanke võib võita ka algaja. Kuidas seda praktikas rakendada?

Elektrooniline kauplemine hõlmab klientide ehk raha olemasolu. Kuid pakkumine välistab mitteametlikud suhted. Kokkulepet ei saa kuidagi. Lepingus sätestatud tingimuste täitmata jätmine võib kaasa tuua lepingust ilmajäämise, rahaliste vahendite kaotuse ja võimaluse kaotada diskvalifitseerimise tõttu teistel oksjonitel osalemise. Algajad rikuvad neid reegleid sageli banaalse tähelepanematuse tõttu.

Kõigepe alt peaksite saama käed pakkumistele, mis ei sisalda rangeid reegleid. Näiteks äriplaani oksjonil. Alles pärast seda on soovitatav liikuda tõsiste pakkumiste juurde, mida reguleerivad hankealased õigusaktid vastav alt 44-FZ ja 223-FZ. Võidu peamine tingimus pole midagi muud kui tähelepanelikkus. Kõigepe alt tuleb mõelda töö kvaliteedile, mitte lepingu summale.

Kujutage ette, et võitsite ikkagi. Teie käes on leping. Kas ettevõte suudab leida lisavõimsusi ja -jõude selle probleemideta täitmiseks? Ja kui ei, siis kui palju raha kulub töötajate palkamiseks või seadmete rentimiseks? Kas tehing jääb kasumlikuks?

Tasub meeles pidada, et pakkujate vigade hulgas on olulisemad nagu tähtaegade rikkumine, tähelepanematu dokumentatsiooni uurimine, katsed osaleda korraga paljudes pakkumistes, tehnilise plaani tõrked,kahjumiga kauplemine. Kõik see võib põhjustada negatiivseid tagajärgi. Seetõttu tuleb kõik loetletud puudused eelnev alt ära hoida.