Arvepidamise efektiivsus: dokumentide säilitamise periood

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Raamatupidamise efektiivsust mõjutab suuresti ettevõttes kogunevate dokumentide säilitamise pädev korraldus. Seetõttu peaks iga raamatupidaja probleemide vältimiseks kindlasti tutvuma dokumentide säilitamise tähtaegade ja korra nõuetega vastav alt Vene Föderatsiooni õigusaktidele.

Mis on dokumentide säilitamise järjekord?

Alates 2013. aastast kehtinud föderaalõigusaktid nõuavad, et kõik ettevõtted säilitaksid kõik esmased dokumendid, finantsaruanded, raamatupidamisregistrid ja tööstandardid, samuti kõik muud selle majandusüksuse tegevusega seotud dokumendid. See reegel kehtib ka erineva organisatsioonilise ja juriidilise vormiga ettevõtete majandustegevuses üha enam kasutatavate dokumentide elektroonilisel kujul säilitamise perioodi kohta.

Kui kaua see aega võtabdokumente salvestada?

Dokumentide säilitusaeg - vähem alt viis aastat või rohkem (vastav alt organisatsiooni kehtestatud reeglitele). Huvitav on see, et maksuseadustik näeb ette muud ladustamisperioodid (neli aastat). See kehtib kõigi finantsaruannete kohta ja perioodi arvestatakse selle viimase kasutamise hetkest. Kõige parem on muidugi dokumente säilitada viis aastat, mis säästab palju aega ja närve, kui midagi peaks juhtuma! Eraldi tuleks käsitleda dokumente väliskaubandustehingute kohta. Kui välisriigi vastaspool näeb dokumentide säilitamiseks ette pikema perioodi kui Vene Föderatsioonis, siis on parem see valida, mitte loota, et tehinguga tulevikus probleeme ei teki. Ja see peab olema ette nähtud ettevõtte sise-eeskirjas, mis hoiab ära paljud töötajate vead.

Kes vastutab dokumentide säilitamise eest?

Vastav alt seaduse "tähele" peab organisatsiooni juht, s.o. selle tegevjuht vastutab isiklikult dokumentide säilimise eest ettevõtte arhiivis. Kui dokumentide säilitamise tähtaega või dokumentide ringluse korraldust ei järgita, nõutakse ettevõttelt rahatrahvi kümme tuhat rubla, korduva rikkumise eest aga kolmkümmend tuhat rubla. Juhul, kui selline vastutustundetus viis maksusumma alahindamiseni, tuleb tasumata maksust tasuda kakskümmend protsenti, kuid see trahv ei tohi olla väiksem kui nelikümmend tuhat rubla. Vene Föderatsiooni õigusaktid näevad eraldi ette ka karistusedametnikele kahjude eest, mis on põhjustatud dokumentide säilitamise ebaefektiivsest korraldamisest ettevõttes.

Kuidas hävitada dokumente, mis on juba aegunud?

Alustuseks tuleb märkida, et mõnda dokumenti ei hävitata, vaid antakse üle vallaarhiivi, mistõttu on väga oluline mitte ainult märkida nende säilivusaeg, vaid hoolitseda ka dokumentide paigutamise eest. kiri "Ekspertrevisjonikomisjon" (EPK). Kui dokumente pole vaja arhiivi üle kanda, peab organisatsiooni juht väljastama dokumentide hävitamise akti. Kui sellist akti ei ole koostatud, loetakse dokumendid puuduvaks ja sellise kahju uurimiseks on vaja korraldust määrata komisjon.