Esmaste dokumentide säilitamise tingimused ja tähtaeg raamatupidamises

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Nagu praktika näitab, genereerib peaaegu igas kaasaegses kodumaises ettevõttes suurima hulga dokumente raamatupidamine. See on muidugi arusaadav: just selles osakonnas töötatakse rahaga ja iga selline toiming tuleb ametlikult paberil fikseerida. Lisaks on organisatsioonis esmaste dokumentide säilitamise tähtaeg seadusega kehtestatud, mis tähendab, et "paberitükkidest" vabanemine niisama ei toimi, neid tuleb säilitada vähem alt mitu aastat ja alles siis. neid hävitada. Muide, vanapaberist vabanemise protsess pole samuti lihtne, sellel on mitmeid spetsiifilisi omadusi. Kõige selle kohta – edasi.

Dokumendid, dokumendid…

Kui esitate statistika toodetud dokumentide hulga kohta, selgub, et peaaegu kõigis kaasaegsetes kodumaistes ettevõtetes on raamatupidamine 80–90% paberdokumentide allikas. Neid ei pea lihts alt hoidma. Piirangud ei määra mitte ainult seda, milline on esmaste raamatupidamisdokumentide õige minimaalne säilitusaeg (tavaliselt varieerubviis aastat kuni kümme aastat), aga ka tingimused, milles need objektid peaksid olema. Samal ajal tuleb meeles pidada, et dokumentatsioon on jagatud ajutise ladustamise ja alalise ladustamise dokumentatsiooniks.

Kuid nagu praktika näitab, ei ole iga ettevõtte juhid huvitatud esmaste dokumentide säilitamise tingimuste keerukusest. Peavalu eest säästmiseks võite kasutada spetsialiseeritud arhiivifirmade teenuseid. Sellises ettevõttes teavad nad täpselt, mis tüüpi dokumente, kui kaua neid tuleb säilitada, mis tingimustel, milliste reeglite alusel. Lisaks on sellisel organisatsioonil tehniline suutlikkus tähtaegade lõppedes hävitada säilitamiseks usaldatud dokumente. See on tõesti mugav, kuid see maksab raha. Kui soovite raha säästa, peate eraldama arhiivi jaoks spetsiaalse ruumi ja mõistma, milline on raamatupidamise esmaste dokumentide säilitamise seaduslik periood organisatsioonis.

Tahan – ei taha

Probleem, muide, ei teki nullist. Kehtivad seadused kehtestavad raamatupidamise esmaste dokumentide säilitamise tähtajad ja neid tuleb igas ettevõttes järgida. Õigusaktidest tuleneb, et igale tegutsevale juriidilisele isikule on usaldatud dokumentatsiooni säilitamise kohustus. See tähendab, et tegevusvorm ei oma tähtsust – olgu tegu üksinda äri tegeva eraettevõtja või suure kontserniga, raamatupidamisaruannete ja muu dokumentatsiooni hoidmisega tuleb ikkagi tegeleda. Oluline on õppida seadustkehtestatud tähtajad elektrooniliste esmaste dokumentide, paberil, säilitamiseks, nii et konflikti korral töövõtjaga või kontrolliva asutuse kontrollimise ajal ei satuks te ebamugavasse olukorda. Lisaks võib seadusest tulenevate ajavahemike eiramine ülevaatusel kaasa tuua märkimisväärse trahvi. Kehtivad õigusaktid sisaldavad eeskirju, mis reguleerivad raamatupidamise esmaste dokumentide säilitamise minimaalset aega. Tähtis on, et äri oleks turvaline ning äri ajamine meie riigis eristub seaduslikkuse ja kehtestatud reeglite järgimise poolest.

2004. aasta oktoobris vastu võetud 125. föderaalseadus räägib elektrooniliste esmaste dokumentide ja paberdokumentide säilitusajast. Nimest lähtuv alt on see pühendatud arhiividele ja korrektsele asjaajamisele. Just selles ametlikus dokumendis käsitletakse raamatupidamisosakonna koostatud ametlike paberite säilitamise funktsioone. Siit leiate mõlemad funktsioonid, mis võimaldavad teil eristada ajutise ja alalise ladustamise dokumentatsiooni, aga ka teatud tüüpi paberile omaseid termineid.

Kehtib kelle suhtes?

Esmaste dokumentide minimaalsete hoiutähtaegade järgimise kohustused on määratud:

• kohalikud omavalitsused;
• valitsusasutused;
• ettevõtjad;
• ettevõtted;
• äriga tegelevad inimesed.

Seoses arhiividokumentatsiooniga, sealhulgas personaliga seotud dokumentidega, tuleb järgida seadust. Terveseadusepaberites märgitud ajavahemik peab olema turvalises kohas. Lisaks föderaalseadustele mõjutavad esmaste dokumentide ja raamatupidamisregistrite säilitamise tingimuste eripära mitmed regulatiivdokumendid, mis kehtivad nii riigi territooriumil tervikuna kui ka igas piirkonnas. Kõige olulisem dokument on aga ülalmainitud 125. seadus, mis annab täieliku loetelu raamatupidamispaberite säilitamise kestust reguleerivatest dokumentidest.

Seadus nr 129

1996. aastal anti välja föderaalseadus raamatupidamise tunnuste kohta. Seal on kirjas, et raamatupidamine saab oma dokumentatsiooni genereerida nii paberil kui ka erinevate tööpinkide abil. Ühtlasi peab ettevõte ise tegema dokumentatsioonist koopiad paberkandjal, et kõigil toimingutes osalejatel oleks juurdepääs nende kohta käivatele andmetele. Kui reguleeriv asutus taotleb juurdepääsu dokumentidele, peavad ettevõtte esindajad selle esitama. Selleks on õigus nii prokuröridel kui ka kohtu esindajatel.

Raamatupidamise esmaste dokumentide säilitamise tähtaegadest lähtuv koostamine, säilitamine, nõudmisel esitamine peab vastama normatiivaktides kehtestatud vormidele. Dokumendid tuleb saata taotlejale paberkandjal. Kui töös kasutatavate masinate võimalused seda võimaldavad, võib kõigi osalejate nõusolekul aruande saata elektroonilisel kujul. See on lubatud ka meie kehtivate seadustegariigid.

Pidage kinni reeglitest

129. föderaalseadus sisaldab viidet kohustusele järgida esmaste raamatupidamisdokumentide säilitamise tingimusi. Eelkõige mainitakse artiklis 17, et iga juriidiline isik peab tõrgeteta säilitama selliseid dokumente, sealhulgas registreid ja aruandeid. Ajavahemiku kestus määratakse riigi tasandil arhiveerimist reguleerivate eeskirjadega. Selle perioodi kestus ei tohi olla lühem kui 5 aastat.

Arvestuspoliitikat reguleerivale dokumentatsioonile ja mõnele muule kategooriale (infot töötlevatel masinatel kasutatavad programmid, töökontoplaan) kehtestatakse spetsiaalne esmaste dokumentide säilitamise aeg. Loomulikult on ka siin kestus viis aastat (mõnel juhul saab selle perioodi määrata pikemaks), kuid perioodi hakatakse lugema hetkest, mil seda dokumenti ettevõttes viimati kasutati. Juriidilise isiku juht on isik, kes seaduse järgi vastutab kogu nõutava dokumentatsiooni ajavahemike järgse säilitamise eest. See tähendab, et iga haritud ja vastutustundlik ülemus peab teadma esmaste dokumentide säilitamise perioodi raamatupidamises, kui ta soovib hoida olukorda ettevõttes enda kontrolli all.

Nagu praktika näitab, viivad paljud organisatsioonid regulaarselt läbi ametliku dokumentatsiooni inventuuri ning kohalike eeskirjadega kehtestatakse dokumentide säilitamise eest vastutavad isikud, kellega kontrolliasutused nõuete täitmise kontrollimisel tegelikult suhtlevad.arhiveerimisreeglid.

Loomine ja säilitamine: kõik vastav alt reeglitele

Kehtiva seadusandluse alusel saavad raamatupidajad koostada nii esmast dokumentatsiooni kui ka koonddokumentatsiooni mitte ainult paberkandjal, vaid ka elektroonilisel kujul; samas on paberkoopiate tegemise kohustused pandud juriidilisele isikule ning huvitatud isiku, kontrolliasutuse nõudmisel, on ettevõte kohustatud esimesel võimalusel saatma paberkandjal dokumendid aadressile. Koostamine ja säilitamine peab toimuma kehtivate normatiivaktidega kehtestatud vormis.

Peamiste dokumentide säilitamise perioodi kohta raamatupidamisosakonnas, selle protsessi järjekorra kohta, kirjeldatakse dokumentide loendit, mis arvestab tüüpilisi juhtimispabereid, mis moodustatakse mis tahes ettevõtte töö käigus. Need kehtestati 2010. aastal rahandusministeeriumi ja föderaalarhiivi poolt heaks kiidetud dokumendiga. Lisaks on vaja arvestada maksuseadustiku nõuetega, mis reguleerivad, et iga meie riigi kodanik vastutab nelja aasta jooksul raamatupidamisarvestuse pidamise eest. See kehtib kulude, tulude ja ka maksude tasumise kinnitamisega seotud paberite kohta.

Ole asjade suhtes tark

Protsessi korrektne korraldamine vastav alt raamatupidamise esmaste dokumentide säilitamise tähtaegadele hõlmab professionaalset lähenemist, raamatupidamisdokumentatsiooni eest vastutavate töötajate kaasamist, arhiiviteabe töötlemist tööprotsessi enda korralduse kohta. Hetkel kohti peaaegu polearhiivinduse erikoolitus, mistõttu on sageli raske leida tõeliselt kvaliteetset spetsialisti. Teisest küljest nõuab progressiivne seadusandlus esmaste raamatupidamisdokumentide säilitustähtaegadest kinnipidamist, vastasel juhul võite oodata kategooriliselt ebameeldivaid trahve. Piisav alt mahuka dokumendivoo jaoks on parim võimalus luua ettevõtte kollektiivi arhiivisäilitamise eest vastutav osakond ja tagada dokumentatsiooni eest vastutava personali regulaarne koolitamine sisemiste ressurssidega. See hoiab seadustes kehtestatud uuendused kontrolli all ja vastab kõigile nõuetele.

Alternatiivne võimalus, mis võimaldab arvestada ka esmaste dokumentide säilitustähtaega ja seda oma töötegevuses järgida, on koostöö vahendajaga, kes võtab endale kohustused säilitada kliendi pabereid. Endale arhiivibüroo valimine pole aga samuti lihtne ülesanne. Tuleb hoolik alt analüüsida kõiki olemasolevaid võimalusi, et eelistada usaldusväärset ettevõtet ja mitte muretseda, et see võib sulgeda ja hoone maha põleda.

Teatud tüüpi dokumentide salvestamise funktsioonid

Nagu kehtivast seadusandlusest tuleneb, tuleb esmane dokumentatsioon, samuti registrid, aruandlus ja bilansid üle kanda arhiivi. Kõiki neid ametliku dokumentatsiooni kategooriaid tuleb kuni arhiivi saatmiseni hoida raamatupidamisruumis, samal ajal kui juriidiline isikon kohustatud tagama kõik tingimused paberite ohutuse tagamiseks: kapid peavad olema suletud, järgima tule- ja muud ohutust. Ettevõttesiseselt määratakse dokumentide ohutuse eest vastutav isik spetsiaalse dokumendiga.

Kui ettevõte kasutab rangeid aruandlusvorme, siis seaduse järgi tuleb neid dokumente hoida seifis või spetsiaalses kapis, ruumis, mis on suletud ja tagab dokumentatsiooni ohutuse. Käsitsi töödeldud praeguse ajaperioodi esmane dokumentatsioon tuleks koguda kronoloogiliselt registritesse, mis saadetakse seejärel alaliseks säilitamiseks arhiivi.

Millele veel tähelepanu pöörata?

Pangaväljavõtete, kassaorderite ja avansiaruannete säilitamisel tuleb kogu dokumentatsioon säilitada kronoloogilises järjekorras ja siduda ühiseks süstemaatiliseks säilitamiseks. Teatud kindlate dokumentide kategooriaid (vahetuste aruanded, töökäsud) saab salvestada ilma sidumata, kuid salvestada kaustadesse, et midagi ei läheks kaduma ega kasutataks ebaausatel eesmärkidel.

Dokumentatsiooni ohutuse ja õigeaegse arhiivi saatmise eest vastutab eelkõige pearaamatupidaja, kuigi vajadusel võivad kohalikud eeskirjad sisaldada volituste delegeerimist teisele isikule. Esmadokumentatsiooni, aruandluse, bilansi väljastamine on võimalik ainult mõnel juhul pearaamatupidaja ametliku korralduse olemasolul. Üldjuhul puudub struktuuriüksustel juurdepääs raamatupidamisdokumentidele. Võimalik dokumentide arestimineainult siis, kui päringuasutused, kohus või muud asutused, kellel on seaduse alusel asjakohased volitused, esitavad sellekohase taotluse. Sel juhul on vaja esitada ametlik otsus, mis on koostatud vastav alt seadusele. Taganemisel on vajalik koostada protokoll, mille üks eksemplaridest antakse allkirja vastu üle organisatsiooni esindajale.

Esmaste dokumentide säilitusaeg on näidatud allolevas tabelis.

Töövoo funktsioonid

Mõtet "dokumendivoog" kasutatakse tegurite kogumi kohta, mis on seotud dokumentide liikumisega alates paberi loomise hetkest kuni selle üleandmiseni arhiivitööstusse. Graafiku väljatöötamine on pearaamatupidaja kohustus, kuigi mõnes ettevõttes on see delegeeritud dokumendihaldusspetsialistile. Kuid nagu praktika näitab, on kõige õigem sellise ajakava lisamine organisatsiooni raamatupidamispoliitikasse, mis seejärel kinnitatakse spetsiaalselt välja antud korraldusega, millele on alla kirjutanud ettevõtte peaametnik.

Ajakava abil saate ühtlustada organisatsioonilisi protsesse ja lihtsustada planeerimisülesannet ettevõttes. Esmase dokumentatsiooni töövoo ajakava on teostajate nimekiri, ajavahemikud, mille jooksul tuleb paberid raamatupidamisele saata, ja ajavahemik, mille jooksul raamatupidajad neid töötlevad. Kindlasti kirjeldage aruandeperioode, sealhulgas bilansse. Tihtipeale on arvestuspoliitikas esmaste dokumentide säilitustähtaegade regulatsioon ning see periood võivõrdsustada seadusega kehtestatuga või määrata kõrgemaks, kui seda nõuab ettevõtte tegevuse spetsiifika. Aasta aruande esitamisel vormistatakse dokumentatsioon ettenähtud korras ja antakse üle arhiivihoiule. Samas arvestatakse sellega, et edaspidi võib tekkida vajadus talletamiseks üleantavast mahust kasulikke andmeid ammutada. Selleks on tavaks jagada juhtumid kaustadesse, samas kui rühmitamist selgitab sisu. Kindlasti määrake igale kaustale asjakohane pealkiri.

Kohvri salvestusfunktsioonid

Kogu ettevõtte tegevuse käigus tekkiv dokumentatsioon, nagu eespool mainitud, jaguneb ajutiseks ja alaliseks säilitamiseks mõeldud dokumentatsiooniks. Paberite arhiivi ülekandmisel on vaja iga nimetatud kategooria eraldi üle anda, ilma et samades kaustades oleks ametlikke pabereid segatud. Sel juhul tuleb koopiaid hoida originaalidest eraldi. Samuti peate eraldi kaustadesse sorteerima dokumentatsiooni, mis näitab aruandlust, aasta ja kvartalite, kuude plaane. Üks fail peab sisaldama üht dokumentatsiooni.

Ühe juhtumi rühmitamiseks saate kasutada ühes perioodis (kvartal, aasta, kuu) koostatud dokumente. Erandiks on nn mööduvad kategooriad – näiteks isikutoimikud, mille sulgemine ei ole ajastatud kalendriaastaga kokku langema. Kui fail sisaldab mitme kuu jooksul koostatud dokumentatsiooni, tuleb iga kuu teistest eraldada spetsiaalse lehega, fikseerides sellele, mis perioodi sellele järgnev plokk dokumenteerib. Sel juhul on lubatud ühte ümbrisesse koondada kuni 250 lehte. Kausta paksus võib olla 4 cm või vähem.

Millele veel tähelepanu pöörata?

Nagu arhiveerimise reeglitest nähtub, siis kui dokumentatsioonil on lisad, tuleb need (olenemata sellest, millal täpselt koostatud) lisada kaasasolevale dokumentatsioonile. Üldiselt on raamatupidamisdokumentide arhiivi järjekord väga oluline, seega tuleb seda rangelt järgida. Reeglina postitatakse kõigepe alt väljavõtted, seejärel seletuskirjad, seejärel bilanss, mida täiendatakse lisatud dokumentidega

Ettevõtte töötajate isiklike kontode hoidmise korraldamisel on vaja selleks eraldada eraldi juhtum, milles dokumentatsioon on aastate kaupa jaotatud range kronoloogiaga. Iga-aastane kirjavahetus vormistatakse kalendriaastat tähistavatesse kaustadesse ning süstematiseeritakse ka vastav alt kuupäevadele. Igale päringule peab järgnema vastus.

Mõned funktsioonid

MKS-s ettenähtud säilitustähtajad võivad erineda raamatupidamise tegevust reguleerivates seadustes sätestatust. Sellise lahknevuse jälgimisel on soovitatav eelkõige järgida pikemat ajavahemikku - see võimaldab vajadusel viidata dokumentatsioonile, seda kasutada, isegi kui mõne kehtiva reegli kohaselt on tähtaeg. on juba aegunud. Lisaks pole inspektoritel midagi ette heita. Samuti on vaja meeles pidada 2000. aastal avaldatud spetsiaalset loendit, mis näitab säilitamise kestustteatud dokumentide rühmad. Seda nimekirja ajakohastatakse ja täiendatakse regulaarselt, seega peavad ettevõtte pearaamatupidaja ja dokumendihalduse eest vastutav osakond jälgima ajakohast teavet.

Säilitamistingimuste rikkumise korral lasub vastutus selle eest ettevõtte juhil, vaatamata sellele, et ohutuse küsimus on eelkõige pearaamatupidaja kohustus. Korralduse, hoiuaja kestuse rikkumise korral trahvitakse ettevõtet. Ametniku jaoks jääb karistus tavaliselt kahe-kolme tuhande rubla vahele. Kui aga esmast dokumentatsiooni üldse ei peeta, võib neid karistada viie tuhande rubla või enama rahatrahviga.