Projekti kontseptsioon: näited

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Igas äris on kõige tähtsam alustada õigesti. See väide kehtib praegu populaarse projektijuhtimise kohta. Kust projektiga alustada? Mis on projekti kontseptsioon? Selles artiklis soovitatakse kaaluda näiteid ja teoreetilised alused nendele küsimustele vastamiseks.

Projekti ja toote elutsükkel

Iga projekti juhtimine sõltub suuresti selle elutsükli etappidest.

Teatud arendusfaaside läbimisel projekti muudetakse ja see nõuab uusi kontrolli- ja juhtimisvorme. Tuleb märkida, et projekti elutsükkel ei lange kokku toote elutsükliga, mis tekib protsessi käigus või selle elluviimise tulemusena. Toode alustab oma olemasolu hetkest, kui kõik selle osad luuakse ja ühendatakse üheks objektiks, mida saab realiseerida või kasutada omaniku hüvanguks. Selle abil saab toote luua:

• projekti tulemusena (kui see on üks selle eesmärkidest);
• selle juurutamise protsessis (kui toode on selle eesmärgi saavutamise üks etappidest);
• enne algust (kui selle olemasolu on projekti elluviimise tingimuseks);
• pärast valmimist (kui see pole sihtmärk).

Seega võivad projekti ja toote "päästerõngad" üldse ristuda, kuid ei pruugi üldse ristuda, kuid sõltuvad alati üksteisest.

Projekti elutsükli faasid

Peamisteks etappideks loetakse:

1. Algatamine.
2. Arendus.
3. Rakendamine.
4. Viimistlemine.

Kuid see pole ainus jaotus. Projektide finantshindamise osana kasutatakse kõige sagedamini kolmeetapilist projekti elutsüklit:

1. Investeerimiseelne etapp (investeeringute põhjendamine).
2. Investeerimise etapp (finantseerimine).
3. Investeeringujärgne (projekti majandusliku efektiivsuse hindamine).

Seal on üksikasjalikumad ja mitte nii järjepidevad projekti elutsükli struktuurid, mida juhid kasutavad sõltuv alt idee mastaabist, juhtimise organisatsioonilisest struktuurist ettevõttes ja majandustegevuse harust. Nii või teisiti on meie tähelepanu objektiks päris algus – initsiatsioonifaas ehk teisisõnu projekti kontseptsioon.

Mis on algatamine?

Projektikontseptsiooni algatamine ehk väljatöötamine hõlmab tervet rida protsesse, mille määrab lõpuks juht, lähtudes erinevatest välistest ja sisemistest teguritest. Sellegipoolest tasub esitada üldine loetelu küsimustest, millele tuleb selles etapis vastata:

1. Millised on selle konkreetse projekti elluviimise eeldused?
2. Mis kinnitab selle vajalikkustrakendamine?
3. Mis on idee väliskeskkond?
4. Mis on peamised eesmärgid?
5. Kui tehniliselt teostatav on idee?
6. Millised on koondrahalised tingimused idee elluviimiseks?
7. Kas algusajast on selge arusaam?

Projekti ideekava sisaldab ka järgmisi põhitegevusi:

1. Idee elluviimise peamise viisi kindlaksmääramine.
2. Rakendamise eest vastutaja määramine.
3. Projektimeeskonna suuruse ja koosseisu määramine.
4. Sidusrühmade ootuste fikseerimine.
5. Protsesside suurendatud loendi moodustamine.
6. Püsitud eesmärkide saavutamiseks vajalike ressursside täiustatud analüüs.
7. Riski ja eelduste analüüs.
8. Koostage üldine projektijuhtimisplaan.
9. Autoriseerimine (käivitamine).

Projekti kontseptsioon taandub lõpuks harta väljatöötamisele, mis hõlmab kõiki ülalkirjeldatud küsimusi ja probleeme. Sellises dokumendis näidatud arvude täpsus ei ületa sageli 25%, kuid need on vajalikud projekti esialgseks tööks.

Tšarta arendamine

Projekti kontseptsiooni kujundamine on võimatu ilma selle olemasolu deklareeriva dokumendi väljatöötamise protsessita, mis sisaldab lisaks esialgsetele nõuetele ja eesmärkidele ka juhi volitusi ja eraldatud ressursside suurust.

Projekti põhikiri on selgelt üles ehitatud ja peaks sisaldama järgmisi peamisi jaotisi:

1. Peamiste muudatuste loend.

2. Kinnitusleht.

3. Kindralkirjeldav osa:

• väravad;
• otstarbekuse põhjendus;
• planeeritud tulemused;
• tulemustoode või lõppsiht;
• rakenduse põhietapid;
• projekti sidusrühmad ja nende ootused;
• riskid, eeldused, piirangud;
• protsesside juhtimisskeem ja käsud.

4. Töö põhiprintsiibid.

5. Seotud dokumendid.

Sellise dokumendi koostamisel kasutavad nad reeglina eksperthinnangu meetodit, milles põhirolli mängib projektijuhi kvalifikatsioon.

Sidusrühmade tuvastamine

Projekti kontseptsiooni loomist mõjutavad oluliselt isikud, kes on tulemusest otseselt huvitatud. Selliste isikute ringi määramine on vajalik projekti mõjutavate tegurite hindamiseks. Selle etapi raames lepitakse peamiste kasusaajatega kokku eesmärgid, määratakse otseste ja kaudsete huvirühmade rollid, hinnatakse vältimatu huvide konfliktiga kaasnevaid riske ja ebakindlust ning töötatakse välja vorm nende inimeste teavitamiseks edusammudest. ideest.

Kogu info sel viisil määratud isikute ringi kohta säilitatakse huviliste registris. See register on projektijuhile kättesaadav ja ta kasutab seda tsoonide haldamiseks ning äriprotsessidele ja meeskonnale mõju avaldamiseks.

Konseptsiooni avaldus

Enne kinnitamist kontrollitakse kontseptsiooni hoolik alt ja kohandatakse kõigi selle elementide jaokshargnenud struktuur: rahastamismahud, elluviimise meetodid, mõjutegurid, riskid jne. Projekti kontseptsioon kinnitatakse alles pärast seda, kui sellega on nõustunud kõik huvitatud osapooled, sealhulgas ametiasutused ja munitsipaalstruktuurid.

Konseptsiooni rakendamine

Planeeringu elluviimise kaudu toimub projekti arenduse kontseptsiooni elluviimine, mis on ka selles fikseeritud. Ideede elluviimise käigus toimuvad erinevad juhtkonna poolt fikseeritud ja kinnitatud muudatused, mis mõjutavad lõpptulemust. Nende muudatuste jälgimine ja kvaliteedikontroll on ehk kõige olulisemad juhtimisprotsessid kontseptsiooni juurutamise etapis.

Näide 1. Ehitusprojekti kontseptsioon

Ehitusprojekti kontseptsiooni väljatöötamine hõlmab tingimata:

• maaanalüüs;
• arenduspiirangud;
• territooriumi praegune seisund;
• selle arengupotentsiaali hindamine;
• kinnisvaraturu analüüs (selle mahutavus, segmenteeritus);
• potentsiaalsete konkurentide tuvastamine;
• dünaamika, nõudluse mahtude hindamine;
• potentsiaalsete ostjate tuvastamine.

Ehitusprojekti eripäraks võib pidada vaba maa kasutuse muutlikkust. Kontseptsiooni kujunemisel tuleb siinkohal esile arendaja hinnang. Õige valiku tegemiseks kasutatakse SWAT analüüsi, mitme muutujaga modelleerimist ja muid tööriistu.

Pärast nende prioriteetsete ülesannete lahendamist koostatakse projekti harta, mis lisaks eeltoodulejaotised peavad sisaldama:

• arenduskontseptsioon (objekti põhiomadused, transpordiinfrastruktuur, üldplaan, soovitused arhitektuursete ja planeeringuliste lahenduste ning ehitusmaterjalide ja haljastuse põhitõdede kohta);
• turunduskontseptsioon (hinnastrateegia, ligikaudne müügi-/rendigraafik, reklaamistrateegia);
• finantsskeem (investeeringuvajadused, kasumiprognoos, ligikaudne rahavoogude ajakava).

Näide 2. Automatiseerimissüsteemi juurutamise kontseptsioon

Raamatupoe automatiseeritud müügisüsteemi rakendamise projektikontseptsiooni väljatöötamine peaks sisaldama järgmisi konkreetseid jaotisi:

• E-raamatuturu hindamine mahu ja müügiväärtuse järgi.
• Veebipoe ülalpidamiskulude kindlaksmääramine.
• Tuvastage olemasoleva raamatupoe turu täiendavad vajadused.

Poe sellise moderniseerimise kontseptsioonil on mitu eesmärki: veebipoe loomine, selle toimivuse tagamine ja konkreetse tellimuste taseme saavutamine uue veebiressursi kaudu.

Selliseid eesmärke saab saavutada järgmiste ülesannete järjestikuse lahendamisega:

• ülesannete väljatöötamine;
• e-poe moodustamise töö tegemine;
• raamatute kirjastuselt ostjatele tarnimise skeemi väljatöötamine;
• reklaam;
• lepingute sõlmimine veebisüsteemidegamakse.

Näide 3. Tootmise moderniseerimise kontseptsioon

Olemasolevasse tootmistsüklisse uue tehnoloogia juurutamise projekti kontseptsioon töötatakse alati välja, võttes arvesse ettevõtte spetsiifikat ja tegutsemistingimusi. Erilist tähelepanu pööratakse järgmistele sammudele:

• Haavatavate lülide tuvastamine tootmisahelas (uue tehnoloogia kasutuselevõtt peaks kas probleemsed kohad asendama või mitte esile kutsuma nende rikke töötsükli terviklikkuse rikkumise tõttu).
• Uue tehnoloogia järkjärgulise kasutuselevõtu süsteemi väljatöötamine (uue lüli tootmisprotsessi kaasamise plaan on moderniseerimisprojekti elluviimise kõige olulisem element, kuna meeskonna tegevuse tasakaalustamatus ja tootmistöötajad saavad tühistada kõik ümberrelvastusele kulutatud vahendid).
• Ettevõtte töötajate potentsiaali hindamine uute seadmete haldamisel ja hooldamisel.

Sellise projekti eesmärkide hulgas on reeglina välja toodud ka uuendatud toodete omadused mahu ja väljalaskekiiruse osas.

Eeltoodut arvestades saab selgeks, et projekti kontseptsioon sisaldab peamisi sätteid selle sisu, majandusliku kasu, teostatavuse ja tagajärgede kohta. Sellega seoses tuleb enne reaalsete muudatuste ja rahaliste süstide juurde liikumist struktureerida, hinnata ja kokku leppida uue ettevõtte arendamiseks või alustamiseks vajalike uute ideede kontseptuaalsed sätted.