Ostuosakonna eesmärgid ja kohustused

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Miks me vajame ostuosakonda? Igas organisatsioonis on see osakond ühel või teisel kujul esindatud. Ja tema töö mõjutab otseselt kogu organisatsiooni kui terviku efektiivsust. Vaatame lähem alt, kuidas mõjutab osakonna töö organisatsiooni tulemusi.

Osakonna eesmärgid

Ostuosakond on osakond, mis on spetsialiseerunud tarnij alt kaupade ostmisele ettevõtte jaoks kõige soodsamatel tingimustel.

Osakonna töö mõjutab otseselt kogu ettevõtte tegevust. Sortimendi, müügi jaoks, ladude täituvuse, vajaliku kauba olemasolu, käibekapitali efektiivse kasutamise.

Ostueesmärke saab järjestada ettevõtte globaalsete eesmärkide alusel, kuid üldine nimekiri näeb sageli välja umbes selline:

• määrama kindlaks ettevõtte vajaduse konkreetse toote järele;
• osta kaupu parima võimaliku hinnaga;
• edenda suurt käivet;
• loo tingimused kauba õigeaegseks kättesaamiseks;



• hindatoote kvaliteeti ja ostke kõrgeima kvaliteediga;
• säilitada suhteid tarnija või tarnijatega;
• töötage tõhusat koostööd ülejäänud ettevõttega;
• Jälgige tõhus alt ostetud kaupu;
• jälgi käivet, saades ettevõttele maksimaalset kasu.

Põhifunktsioonid

Erinevates organisatsioonides võivad ostuosakonna funktsioonid üksteisest oluliselt erineda. Siiski on funktsioone ja kohustusi, mis iseloomustavad osakonda peaaegu igas ettevõttes:

• Tarnija turu jälgimine;
• laos olevate kaupade saadavuse jälgimine;
• sortimendi õigeaegne täiendamine;
• otsige parimaid tarnijaid ja hindu;
• läbirääkimised tarnijatega;
• kaupade kohaletoimetamise ja kaubaveo kontroll;



• kauba kättesaamine;
• ostetud kaupade kvaliteedikontroll;
• vajadusel kaebused.

Ostuosakonna lisafunktsioonid, mis võivad organisatsioonis olla või mitte – olenev alt selle spetsiifikast ja struktuurist:

• sortimendi haldamine;
• konkurentide kohta info kogumine;
• tarnijate kaasamine turundusorganisatsiooni.

Struktuur

Ostuosakonna struktuur on üles ehitatud sõltuv alt:

• organisatsiooni suurus;
• tööstused;
• sortimendiühikute arv käibes;
• tarnijate arv;
• nende geograafilist asukohta.

Sõltuv alt organisatsiooni tüübist võib ostuosakonda hallata tsentraalselt või piirkondlikult.

Reeglina on tegemist maatriksstruktuuriga, mis koosneb hankeosakonna juhatajast (juhataja, direktor) ja hangete juhtidest (spetsialistidest).

Keskmine üksuste või kategooriate arv halduri kohta on umbes 7, kuid see võib olenev alt tootmismahust või käibest erineda.

Osakonna ja selle töötajate ülesanded

Ostuosakonna tõhusaks tööks on vajalik ostuosakonna vastutuse selge jaotus töötajate vahel.

Osakonnajuhataja peamiseks kohustuseks on tagada vajalike kaupade tarnimise järjepidevus ja stabiilsus, optimeerides osakonna tööd ja koordineerides töötajate tegevust. Samuti peab ostujuhil olema ettekujutus kõigist sõlmitud lepingutest ja kategooriatest, et korraldada ja jätkata osakonna tulemuslikku tööd ka ühegi töötaja puudumisel.

Ostujuhi või osakonna tavaspetsialisti tööülesannete hulka kuulub kaupade tarnimise korraldamine, kaubaveo jälgimine, ostetud partiide eest tasumise kontrollimine ja ostude planeerimine.

Tõhus mudel on see, kus igal ostjal on oma vastutusvaldkond, mis koosneb artiklite või tootekategooriate loendist.

Töötajate nõuded

Arvestades töötajate kohustusi ja osakonna ülesandeid, saate koostada nõuete loeteluideaalne kandidaat ostja ametikohale.

Ostuosakonna töötajatel peaksid olema järgmised oskused, teadmised ja isikuomadused:

• Võimalus teavet analüüsida. Tarnija valik peaks põhinema paljudel kriteeriumidel. See on parim hind ja geograafiline eelis ning tarnijaettevõtte ja teie organisatsiooni logistika kooskõla.
• Hinnakujunduspõhimõtete tundmine.
• Hangete õigusraamistiku tundmine.
• Võimalus koostada ja sõlmida lepinguid.
• Läbirääkimisvõime. Mõnikord on väga oluline koostada oma ettevõtte jaoks tarnijaga individuaalsed tingimused. Tarnija hinna alandamine või tarnija ressursside kasutamine müügiedendusteks, töötajate tootespetsiifiline koolitus, toote osamaksed ja järelmaksusüsteemid võivad olla sarnaste ettevõtete seas hea konkurentsieelisena.
• Võimalus hoida ärisuhteid.
• Võimalus oma tegevusi planeerida.

Ostjate ja ostujuhi motivatsioon

Ostuosakonna motivatsioonisüsteem tuleks üles ehitada selliselt, et töötaja töötaks maksimaalse efektiivsusega. Kuid samal ajal ei tohiks esitada vastuolulisi nõudeid ja nõudeid, mis ületavad töötaja võimeid.

Igakuise motivatsioonisüsteemi rakendamiseks vajate:

• Looge osakonna jaoks KPI mudel. Need on sellised näitajad nagu hankeplaani täitmine, käibekordaja, müügi kasumlikkuskaubad, aegunud kauba olemasolu ja puudumine.
• Loo iga töötaja jaoks peamiste tulemusnäitajate mudel, mis põhineb sellistel kriteeriumidel nagu organisatsiooni hinna delta võrreldes konkurentidega, vajaliku toote saadavus, ostetud toote kvaliteet, uute kaubamärkide turule toomine, individuaalne tarnijate tingimused ja palju muud.
• KPI mudeli põhjal arvutatakse lisatasu. Lisaks on tõhus maksta kahest osast koosnevat lisatasu: preemia osakonna töötulemuste eest ja preemia isikliku plaani täitmise eest.

Samas peavad igal KPI kriteeriumil olema järgmised omadused:

• mõõdetavus;
• läbipaistvus;
• planeerimiskriteerium tuleks luua turutrende arvestades.

See tähendab, et ostja saab soovi korral iseseisv alt oma lisatasu suuruse välja arvutada.

Osakonnajuhataja lisatasu võib põhineda kogu osakonna näitajatel ning sisaldada ka iga töötaja tulemusnäitajaid eraldi.

Samas peaks hankeosakonna lihttöötaja preemiaosa moodustama ca 50% kogu palgast ja osakonnajuhataja lisatasu ca 30-40%. Ülejäänu on töötasu, sest kõiki osakondade tulemusnäitajaid ei saa siduda konkreetse töötaja tegevusega.

Kas müük jääb ostja vastutusalasse

Ostuosakonna KPI arvutustes saate kasutada sellist kriteeriumi nagu ostetud kaupade käive - müügi ja varade suhe.

Tundub, et ostja peaks seda tegemategeleda ainult kaupade ostmisega, kuid siiski mõjutab ostetava kauba kvaliteet, selle hinnaatraktiivsus lõpptarbija või ettevõtte kliendi jaoks oluliselt müügiplaani täitmist.

Seetõttu sõltub müügi kogus ja kvaliteet poole võrra hästi sooritatud ostudest.

Ostuosakonna koht organisatsiooni struktuuris

Ostuosakonna poolt lahendatavad ülesanded, vastav alt kaasaegsetele turundustrendidele, tuleks lahendada järgmises järjekorras:

• Esm alt koostatakse müügistrateegia (valmistoode või ostetud kaup).
• Seejärel, kui ettevõttes on ostuosakond, otsustatakse tootmisstrateegia küsimus.
• Ja alles siis töötatakse välja vajalike kaupade, toorainete või komponentide hankestrateegia.

Ostujuht annab sageli aru otse ettevõtte tegevjuhile.

Samuti peab olema tõhus suhtlus ostuosakonna ning turundus- ja müügiosakonna vahel. Ilma selleta jäävad paljud jõupingutused ostuosakonna loomiseks, selle struktuuri ja motivatsiooni parandamiseks õige tulemuseta.

Kui ettevõttes või organisatsioonis rakendatakse kategooriahaldussüsteemi, peab ostja tegema koostööd kategooriajuhiga. Samas on vaja piiritleda iga spetsialisti vastutusala, et motivatsioonisüsteem jääks läbipaistvaks ja kõigile arusaadavaks.