RACI maatriks kui vastutuse haldamise tööriist. RACI: ärakiri

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Üks levinumaid ebaõnnestunud projektide põhjuseid on funktsioonide vale jaotus meeskonnaliikmete vahel. Kindlasti olete sellega juba kokku puutunud: vähimagi raskuse korral hakkavad osalejad süüdlasi otsima ja probleemi lahendamise asemel üksteisele vastutust heitma. Ja just selliste olukordade vältimiseks leiutati RACI maatriks – lihtne ja tõhus tööriist inimressursside planeerimiseks.

"Mikroskoobi all": 4 võtmerolli igas projektis

Ülesannete jaotamine on juhi üks peamisi kohustusi. Kuid praktikas näeb kõik tavaliselt välja teisiti: juht lihts alt määrab meeskonnaliikmed ootusega, et spetsialistid otsustavad ise, kes mida tegema peaks. Mis saab aga siis, kui tähtajad jäid üle või müüdi ebakvaliteetne toode? "Ma ei tee seda", "Mulle ei öeldud"… Ja ei mingit kasulikku tegevust.

Hästi läbimõeldud RACI vastutusmaatriks lahendab palju probleeme. Selle metoodika kohaselt täidab iga projekti meeskonnaliige olenemata töö keerukusest ja mahust üht neljast rollist.

R – vastutav

Tõlkinud Responsibletähendab "esinejat". See on töötaja, kes vastutab otseselt konkreetse töövaldkonna elluviimise eest. Samas ta enamasti lahendusi ei vali ja annab projektijuhile aru.

Sellele rollile määratakse kompetentsed töötajad ja spetsialistid – inimesed, kes oskavad seda teha. RACI-s täidavad esinejad järgmisi funktsioone:

• määrake, mida konkreetselt tuleb projekti elluviimiseks teha ja kui kaua see aega võtab ("ülev altpoolt" seatud tingimustel);
• koostage vajalike ressursside nimekiri;
• osaleda tehnilise dokumentatsiooni kooskõlastamises ja kinnitamises;
• analüüsi projekti edenemist ja vahetulemusi;
• esitage juhile eduaruandeid.

Selliseid inimesi võib meeskonnas olla mitu. Lisaks saab seda rolli teistega kombineerida. Kõige tavalisem kombinatsioon on Accountable + Resbonsible (tõlkes "vastutav + täitja").

A – vastutav

Peamine projektijuht on "vastutav" või "vastutav". Just tema vastutab selle eest, et ülesanded täidetaks õigeaegselt, nõutava kvaliteediga ja ettenähtud eelarve piires. Samuti A:

• valib täitjad ja projektijuhtimise meeskonna;
• määrab ülesanded kõigile osalejatele;
• kontrollib töö edenemist;
• jagab ressursse esinejate vahel;
• pidab arvestust ressursside kasutamise kohta japõhjendab kuraatorile ka täiendavate vahendite eraldamise vajadust;
• vaatab teiste meeskonnaliikmete ideid ja ettepanekuid ning saab need heaks kiita või tagasi lükata.

Tavaliselt toimib projektijuht "lülina" kliendi või kõrgema juhtkonna ja meeskonna vahel.

C – konsulteeritud

Kolmas roll RACI maatriksis on "konsultant" (mõnikord nimetatakse teda ka "abistajaks"). Koos juhiga osaleb ta projektijuhtimises, kuid tegeleb eelkõige strateegiliste küsimustega:

• kinnitab kõik muudatused töö ulatuses ja ajastuses;
• eraldab projekti elluviimiseks vajalikud ressursid;
• vajadusel leppige kliendiga kokku eelarve suurendamise vajaduses;
• saab haldurilt eduaruandeid;
• teeb otsuseid ettenägematutes olukordades, kriitiliste muudatuste korral, mis võivad mõjutada projekti ajastust ja maksumust.

Konsultantide roll määratakse tavaliselt tippjuhtidele. Just nemad määravad kindlaks globaalsed eesmärgid ja määravad seejärel projektijuhi, kes juba jaotab ülesanded meeskonnaliikmete vahel.

I – teadlik

Lisaks loetletud rollidele on RACI maatriksis märgitud "teadlik" ("vaatleja"). Ta täidab administraatori ülesandeid ja tegeleb peamiselt dokumendihalduse korraldamisega. Vaatleja annab aru projektijuhile aga erinev altteised osalejad, ei vastuta selle tulemuste eest. Selle asemel ta:

• kogub ja korrastab kogu teabe projekti, ressursside ja plaanide kohta;
• protokollib koosolekuid;
• aksepteerib projektis osalejatelt dokumente, et seejärel need vastavatesse struktuuridesse üle kanda;
• jälgib esitamise tähtaegu ja aruannete täitmise õigsust.

Pange tähele, et suhtlus vaatlejaga on valdav alt ühesuunaline. Selle põhiülesanne on vabastada juht vajadusest raisata aega bürokraatlikele protseduuridele ja teda "vabastada".

RACI maatriksi koostamise õppimine näite abil

Räägime probleemi praktilisest küljest. Kuidas koostada diagrammi volituste ja kohustuste jaotamiseks?

1. Kompileerimine tegevusloendisse

Kõigepe alt peate kirja panema kõik, mis tuleb ära teha. Detailsuse tase sõltub konkreetsest projektist. Mõnikord töötatakse juhtimise ja haldamise hõlbustamiseks välja mitu maatriksit. Esiteks loetlege peamised tööplokid ja seejärel jagage igaüks eraldi funktsioonideks ja ülesanneteks. Tööde loend on tabelis näidatud vertikaalselt.

Sammid
Lähtetingimused
Prototüüp
Disain
Programmi kood
Testiaruanne
Veebisaidi esitlus

2. Meeskonnaliikmete valimine

Siin tuleb vastata küsimusele: "Kes sellesse projekti kaasatakse?". Horisontaalselt on vaja loetleda kõik töötajad ja/või osakonnad, kes on juurutamisega seotud kõikides etappides – alates planeerimisest kuni tulemuste tutvustamiseni ja aruande esitamiseni.

Sammid	Analüütik	Disainer	Sys. arhitekt	Arendaja	Tester	Sys. admin	Projektijuht
Lähtetingimused
Prototüüp
Disain
Programmi kood
Testiaruanne
Veebisaidi esitlus

3. Tabeli täitmine

Pärastsiis saate hakata funktsioone levitama. Selleks peab teil olema selge arusaam igast tööetapist ja sellest, kuidas töö meeskondades töötab.

Võtame aluseks meie näite ja peatume "disaini" etapil. Sel juhul R - esineja - ainult üks. Töö käigus keskendub ta saidi eelnev alt ettevalmistatud prototüübile. Seetõttu tegutseb selles etapis selle välja töötanud süsteemiarhitekt konsultant C. Samuti saavad analüütik ja arendaja oma soove väljendada. Valmis kavand kooskõlastatakse projektijuhiga (A). Kuid testijad ja süsteemiadministraator ei tee selles etapis mingeid otsuseid, vaid saavad ainult teavet töö edenemise kohta ja seetõttu määratakse neile teadliku roll - I.

Sammid	Analüütik	Disainer	Sys. arhitekt	Arendaja	Tester	Sys. admin	Projektijuht
Lähtetingimused	R	I	C	C	I	C	A
Prototüüp	C	I	R	C	I	I	A
Disain	C	R	C	C	I	I	A
Programmi kood	C	I	C	AR	I	I	I
Testiaruanne	C	C	C	C	AR	I	I
Veebisaidi esitlus	C	I	C	C	I	AR	I

Mudeli variatsioonid

Enamasti saate standardmaatriksiga hakkama. Keerulisemate projektidega töötades tekib aga vahel vajadus lisarollide järele. Seetõttu on viimastel aastatel ilmunud vastutusskeemi 2 laiendatud versiooni.

RACI-VS

Siin lisatakse standardrollidele veel kaks rolli:

• Kinnitab (V) - töötaja või erimeeskond, kes kontrollib, kas konkreetse ülesande täitmise tulemus vastab kinnitatud kriteeriumidele.
• Signs off (S) koordineerib projekti tarnimist tellijaga, viib läbi esitluse ja annab aruandeid. Tavaliselt täidab seda funktsiooni vastutav, kuid RACI-VS palkab selleks eraldi spetsialisti.

Suurema kontrolli ja tihedama kontaktiga kliendiga on see mudel ideaalne tehniliselt keerukate või suuremahuliste projektide jaoks, mis hõlmavad kümneid (või isegi sadu) inimesi.

RASCI

Selles variandis ilmub maatriksisse üks uus roll – Toetav (S). Selle põhifunktsioonid on varustada projekti täiendavate ressurssidega, st toetada juhti ja esinejaid.

Rollide täiuslik tasakaal

RACI maatriks on koostatud mitte ainult selleks, et teada saada, keda probleemide korral "represseerida". Seda tabelit kasutades näete isegi planeerimisetapistöövoo korralduse nõrkused.

Vertikaalne analüüs võimaldab teil näha iga projektis osaleja vastutust ja volitusi, et hinnata objektiivselt töökoormuse taset:

• palju R-d - tõenäoliselt peab inimene rebima mitme ülesande vahel, mis mõjutab negatiivselt töö kiirust ja tulemusi;
• palju A - töötaja "saab kaela" kõigile; soovitatav on vastutust ühtlasem alt jaotada;
• lahtrid R ja A pole – põhjust mõelda selle positsiooni kui sellise asjakohasuse üle (tegelikult maksate spetsialistile, kes ei tee midagi);
• tühje lahtreid pole – jällegi ülekoormuse probleem, kõik ei suuda korraga nii palju ülesandeid täita.

Horisontaalne analüüs näitab omakorda töökorralduse kvaliteeti igal etapil. Ka siin tekivad sageli probleemid:

• palju R - võib-olla on funktsioonid dubleeritud ja üks meeskonnaliikmetest teeb tarbetut tööd;
• palju A - projektide elluviimisel on vastutuse "hägustumine" ja segadus;
• palju C - arutelud aeglustavad töövoogu oluliselt (peate ootama, kuni kõik teevad oma muudatused ja kommentaarid, leiavad kompromisse jne);
• ei ma – võib olla signaal, et ühe ülesande kallal töötab liiga palju esinejaid, mis samuti aeglustab projekti.

RACI abil saab juht kiiresti tuvastada ületöötanud või alahõivatud töötajad, kasutud töökohad ja töövaldkonnad, mille eest keegi ei vastuta. Hästi läbimõeldud maatriks võib oluliselt parandada korralduse kvaliteeti ja kontrolli projektide elluviimise üle, samuti vähendada esinejatevaheliste konfliktide arvu (“Ma ei tee seda üldse …”, “Ta oleks pidanud seda tegema see …” jne).

Kasulikud näpunäited

Sellel, et RACI maatriks saaks täita oma funktsioone ja tagada ettevõttes tõhus äritegevuse järjepidevus, tuleb meeles pidada mõnda olulist asja.

1. Tabelit täites arvestage töötajate kvalifikatsiooniga. Seega ei tohiks raamatupidajat määrata ehitusplatsi planeerimise etapis konsultandiks (C), vähem alt seetõttu, et ta ei mõista seda valdkonda.
2. Parti kohta peab olema ainult üks aruandekohustuslik (A). Kui neid on rohkem kui üks, täpsustage tingimusi. Näiteks vastutab A1 saidi töölauaversiooni testimise eest ja A2 vastutab mobiiliversiooni testimise eest.
3. Iga ülesande puhul peab olema aruandekohustuslik ja vastutustundlik (tõlkes - "vastutav" ja "täitja").
4. Püüdke sõnastada iga ülesanne võimalikult konkreetselt. Kasutage tegusõnu - "avalda", "valmista", "kirjuta", "kontrolli", "värskenda" jne. Soovitatav on kohe näidata vajalikud tulemused - mitte ainult "Kontrolli saidi laadimiskiirust", vaid "Veenduge, et laadimiskiirus ei ületa saidi 0,8 sekundit."
5. Toimingud ei tohiks kehtida konkreetse töötaja, vaid ametikoha kui terviku kohta.
6. Analüüsi põhjal on parem koostada RACI maatriks meeskonnastegelikke tööolukordi. On oluline, et iga osaleja oleks teadlik oma rollist ja ülesannetest, millega nad silmitsi seisavad.