Elektrooniline dokumendihaldus: eelised ja puudused, süsteemi olemus, rakendusviisid

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Üha enam ettevõtteid läheb üle elektroonilisele dokumendihaldusele, mis hõlmab erinevate programmide kasutamist dokumentide loomiseks ja säilitamiseks. Samal ajal ei ole organisatsioonil arhiivi, mis sisaldaks dokumentide paberkoopiaid. Elektroonilisel dokumendihaldusel on palju eeliseid, mille tõttu ettevõtjad keelduvad hea meelega paberdokumentide kasutamisest. Kuid sellele üleminekuks peate installima töötavatesse arvutitesse spetsiaalse tarkvara ja määrama vastutava töötaja, kes selle töövooga tegeleb.

Elektroonilise dokumendihalduse kontseptsioon

Seda esindab kaasaegne meetod erinevate dokumentidega töötamiseks. Iga organisatsiooni tegevuse käigus tekib palju erinevaid pabereid, mida tuleb pidev alt trükkida ja pikka aega eraldi ruumis hoida.

Kui ettevõtjal või ettevõttel on korralikult teostatudelektrooniline allkiri, millised dokumendid on kinnitatud elektroonilisel kujul, siis ei pea seda dokumentatsiooni paberile printima.

Elektroonilise dokumendihalduse eelised

EDS-i sertifitseeritud elektroonilisele dokumentatsioonile üleminekul on palju eeliseid. Arvukate positiivsete parameetrite olemasolu tõttu läheb üha enam ettevõtjaid sellele dokumenteerimismeetodile üle. Kuid kõigepe alt peaksite hindama elektroonilise dokumendihalduse eeliseid ja puudusi. Peamised eelised on järgmised:

• otsib viivitamatult vajalikku dokumentatsiooni tänu pädevale struktureerimisele ja säilitamise usaldusväärsusele;
• töövoo struktuur on tsentraliseeritud;
• kõiki dokumente saab salvestada elektrooniliselt erinevatele andmekandjatele ja isegi kaugserveritele, nii et isegi kui kontoris puhkeb tulekahju, ei pea te muretsema, et mõni oluline dokumentatsioon hävib;
• kõik dokumendid on hõlpsasti registreeritavad ja kinnitatud;
• kõik paberid allkirjastatakse nende saatmise alusel elektrooniliste sidekanalite kaudu, mis säästab oluliselt iga ettevõtte töötajate aega ja vaeva;
• vajadusel saate soovitud dokumendist mõne sekundiga koopia teha;
• audit on oluliselt lihtsustatud, kuna see viiakse läbi elektroonilisel kujul ning selleks võite kutsuda ka palgatud spetsialiste, kes saavad dokumente elektrooniliste kanalite kaudu.

Eelisedelektroonilised dokumendihaldussüsteemid on olulised ja vaieldamatud, kuid enne nendele üleminekut peaksite hindama iga süsteemi negatiivseid külgi.

Süsteemi vead

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendamise eelised on vaieldamatud, kuid sellel protsessil on mõned puudused. Nende hulka kuuluvad:

• tingimata on vaja registreerida elektrooniline digiallkiri, mille loomise eest tasutakse suur summa;
• elektrooniliste dokumentide kasutamise võimalus puudub, kui partnerid ei ole elektroonilisele dokumendihaldusele üle läinud;
• palju raha ja aega kulub lisatarkvara installimisele ja usaldusväärse töötaja palkamisele, kes peab kõiki elektroonilisi arvestusi;
• Sellise töövoo rangelt ühtseid vorminguid pole veel fikseeritud;
• paljud töövõtjad ja ostjad kahtlevad EDS-iga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide kasutamises.

Seetõttu peab iga ettevõtja esm alt uurima elektroonilise dokumendihalduse eeliseid ja puudusi, et teha õige ja asjakohane otsus.

Arenduse põhjus

Elektroonilise dokumendihalduse eelised on arvukad ja märkimisväärsed. See toob kaasa asjaolu, et see areneb pidev alt ja seda tutvustatakse erinevate ettevõtete töös, mis pole mitte ainultkaubanduslik, aga ka avalik. Selle tõhusa ja pideva arendamise peamised eeldused on järgmised:

• Kavandatud on selle kohaldamise võimalus maksuseadustes. Teatud liiki maksudeklaratsioone saab esitada ainult elektrooniliselt. See kehtib töötajate PF-is loetletud kindlustusmaksete aruannete kohta, samuti 3-NDFL-i deklaratsiooni kohta, mis esitatakse föderaalsele maksuteenistusele iga ettevõtte töötaja kohta. Isegi SZV-M aruanne kõigi ettevõtte töötajate kohta esitatakse elektrooniliselt, kui organisatsioonis töötab üle 25 inimese. Seetõttu on mõned ettevõtted lihts alt sunnitud üle minema elektroonilisele dokumentatsioonile, kuna nad peavad niikuinii väljastama EDS-i.
• Elektroonilise dokumendihalduse peamisteks eelisteks on võimalus seda raamatupidamises fikseerida. Föderaalseaduse nr 402 alusel saab esmaseid raamatupidamisdokumente koostada mitte ainult paberkandjal, vaid ka elektroonilisel kujul, kui seda on võimalik kinnitada elektroonilise allkirjaga.
• Alates 2017. aastast on alanud selle dokumendivoo tõhus arendamine kohtumenetluses. Nüüd tuleb iga kohtuotsus avaldada avatud allikates. Lisaks on kõigil ettevõtetel ja eraisikutel võimalus esitada pretensioon või kaebus elektrooniliselt, selleks on vaja EDS-i. Seetõttu ei anna elektroonilist allkirja mitte ainult suured ettevõtted, vaid isegi eraisikud.
• Elektrooniliste tehnoloogiate areng toimub kiiresti, nii et nüüd on peaaegu kõigil juurdepääs Internetile, mis lihtsustab oluliselt teistega suhtlemistinimesed ja valitsusametnikud.

Seetõttu võib väita, et sellise töövoo kasutamine muutub üha nõudlikumaks.

Veel üks oluline eelis

Lisaks teevad paljud ettevõtted koostööd teistes piirkondades või riikides asuvate ettevõtetega, mistõttu on elektroonilise dokumendihalduse läbiviimisel erinevate dokumentide vahetamine palju lihtsam. See võimaldab oluliselt suurendada müügiturge ja luua kontakte otsetootjatega.

See on elektroonilise dokumendihalduse oluline lisaeelis. Juhtimiskvaliteedi paranemist on täheldatud alates sobiva süsteemi kasutuselevõtu esimesest päevast.

Kuidas siseneda?

Esialgu hindab ettevõtte juht elektroonilise dokumendihaldussüsteemi eeliseid ja puudusi. Kui otsustatakse see ettevõttes kasutusele võtta, siis rakendatakse selleks järgmisi samme:

• Toimub aktsionäride koosolek, kus hääletatakse selle süsteemi rakendamise poolt.
• Kui otsus on positiivne, siis annab vastava korralduse ettevõtte direktor.
• Soovitav on välja töötada sisemäärus, mis reguleeriks elektroonilise dokumentatsiooni kasutamise eeskirju.
• Valige allkiri, mida erinevate dokumentide allkirjastamise protsessis kasutatakse.
• Kui on valitud lihtne allkiri, siis kinnitatakse see koodide ja paroolide ning muude vahendite ning sellele juurdepääsu aluselon piiratud, seetõttu määratakse konkreetne isik, kes tegeleb elektroonilise dokumentatsiooni kinnitamisega.
• Sertifitseerimisasutus on valitud. Seda esindab spetsialiseerunud organisatsioon, mis tegeleb elektroonilise dokumendihaldusega. Oluline on valida ettevõte, kellega on kasumlik ja mugav koostööd teha. Eelnev alt peaksite hindama pakutavate teenuste maksumust ja erinevaid funktsioone, mida saate koostöö käigus kasutada. Määratakse kindlaks, millist vastutust kannab valitud keskus erinevate vigade eest, mis võivad tekkida elektroonilise dokumendihalduse käigus.
• Koostamisel on dokumendid, mille alusel sõlmitakse leping valitud keskusega.
• Valitud organisatsiooniga sõlmitud lepingut selgitatakse. Pärast seda loob keskus ja väljastab selle oma kliendile EDS-võtme sertifikaadi.
• Organisatsiooni töös toimub otsene elektroonilise dokumendihalduse juurutamine. Selleks konverteeritakse kõik paberdokumendid elektroonilisele vormile ning kehtestamisel on elektroonilise dokumentatsiooni vahetamise kord.

Arveid saab koostada elektrooniliselt, kuid esm alt tuleks veenduda, et sellise dokumentatsiooni kasutamine oleks vastaspoolele mugav. See on tingitud asjaolust, et ettevõttel peavad olema nende dokumentide töötlemiseks vajalikud tehnilised vahendid.

EDS-i valik

Isegi elektroonilise dokumendihalduse eeliste hulka kuulub väiksemad ettevalmistuskuludarvuk alt paberdokumente. Kuid igal juhul peate kandma teatud kulusid. Need on seotud elektroonilise allkirja täitmisega, mida kasutatakse elektrooniliste dokumentide kinnitamise protsessis.

ETS-i saab esitada kvalifitseerimata või kvalifitseeritud kujul.

Kvalifitseerimata

See väljastatakse krüptograafilise andmete teisenduse abil, mille jaoks kasutatakse spetsiaalset võtit, mis on EDS-i omanikule kättesaadav. Oluline on eelnev alt otsustada, kes täpselt ettevõttes elektroonilistele paberitele alla kirjutab.

Sellise allkirja abil saate tuvastada mitmesuguseid pärast allkirjastamist dokumentatsiooni tehtud muudatusi.

Kvalifitseeritud

Selleks saab ettevõte spetsiaalse sertifikaadi, mis sisaldab EDS-i kinnitusvõtit. Sellise allkirja loomiseks võetakse arvesse föderaalseaduses nr 63 loetletud nõudeid.

Tavaliselt kasutatakse sellist EDS-i suurettevõtetes, mis püüavad hoida ärisaladust, seetõttu on tänu täiustatud kvalifitseeritud EDS-ile tagatud elektrooniliste dokumentide turvalisus.

Pärast teatud tüüpi elektroonilise allkirja valimist sõlmitakse valitud sertifitseerimiskeskusega leping.

Reeglid süsteemi juurutamiseks ettevõtte töösse

Elektroonilise dokumendihalduse eeliseid võrreldes paberkandjaga peetakse vaieldamatuks, kuid sageli tekivad selle rakendamisel organisatsiooni töösse teatud raskused. Seetõttu on selle protsessi reeglid järgmised:

• algselt määratakse juhataja korraldusel spetsialist, kes tegeleb paberdokumentide tõlkimisega elektroonilisele vormile;
• Igasse töötavasse arvutisse on installitud spetsiaalne tarkvara, mis võimaldab dokumente allkirjastada varem väljastatud EDS-iga;
• erineva dokumentatsiooni koostamisel, menetlemisel ja kokkuleppimisel lähtutakse bürootöö põhireeglitest, mis kehtivad ka paberdokumentide puhul;
• elektroonilistel dokumentidel peavad olema kõik vajalikud andmed, pitsatid ja EDS;
• ettevõtte eeskirjadesse võidakse sisestada teave selle kohta, milliseid meetodeid nende dokumentidega toimingute kinnitamiseks rakendatakse.

Protsessi ei peeta liiga keeruliseks, kui see on hästi mõistetav.

Teiste ettevõtetega tehtava koostöö reeglid

Iga ettevõte, kes sellist süsteemi oma töös rakendab, soovib koostöös peamiste vastaspooltega kasutada elektroonilist dokumentatsiooni. Selleks tuleks teise ettevõttega lepingut vormistades lisada dokumendi teksti punkt, et kõik paberid edastatakse elektrooniliste sidekanalite kaudu. Pärast seda koostatakse vajalik dokumentatsioon ja allkirjastatakse eelnev alt väljastatud EDS-iga. Kõik EDS-i tööriistad peavad olema sertifitseeritud, vastasel juhul ei saa neid ettevõtte töö ajal kasutada.

Sellist töövoogu on palju lihtsam luua erinevate valitsusasutustega, näiteks föderaalse maksuteenistuse või pensionifondiga. See on tingitud asjaolust, et sellistel organisatsioonidel on juba olemas vajalik tarkvaratöötada elektroonilise dokumentatsiooniga.

Kuidas dokumente säilitatakse?

Elektroonilise dokumendihalduse peamine eelis on see, et organisatsioonis ei nõuta arhiivi loomiseks eraldi ruumi eraldamist, kuna kõik paberid on salvestatud arvutitesse, serveritesse või erinevatele elektroonilistele andmekandjatele. Sellegipoolest peab iga ettevõte maksma dokumentide nõuetekohase säilitamise eest, et sellele ei pääseks juurde volitamata isikud või organisatsioonid.

Elektrooniliste dokumentide säilitamisel arvestatakse järgmisi reegleid:

• juhtumite nomenklatuur koostatakse tingimata kogu ettevõtte kohta ning selle välimus ja sisu sõltuvad tegevusalast, kus ettevõte tegutseb;
• teostatakse dokumentide väärtuse ekspertiisi;
• iga dokumentatsioon on tähistatud elektroonilise dokumendihalduse kasutamisega;
• kõik dokumendid tuleb arhiivida.

Neid reegleid arvesse võttes ei ole raske dokumente õigesti elektroonilisel kujul säilitada.

Järeldus

Elektroonilisel dokumendihaldusel on palju eeliseid. Ettevõtte töö kvaliteedi tõstmine on selle rakendamise tagajärg. Selleks on oluline teha ettevõtte juhtimiseks sobiv otsus, valida sertifitseerimiskeskus ja väljastada EDS. Arvutitesse paigaldatakse spetsiaalne tarkvara ning ettevõtte kohalikes normatiivaktides tehakse vajalikud muudatused.

Elektroonilise dokumentatsiooni abil on see oluliselt lihtsustatudettevõtte toimimine, aga ka koostöö lihtsus teiste ettevõtete ja valitsusasutustega.