Organisatsioonidevaheline elektrooniline dokumendihaldus: kuidas see toimib?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Elektrooniline dokumendihaldus (EDM) on kiire viis teabe vahetamiseks, mis põhineb virtuaalse allkirjaga elektrooniliste dokumentide kasutamisel. See on pikka aega võitnud tunnustust maailma arenenud riikides tõhusa äritegevuse vahendina.

Essence

Organisatsioonidevaheline elektrooniline dokumendihaldus on protsesside kogum dokumentide loomiseks, töötlemiseks, saatmiseks, edastamiseks, vastuvõtmiseks, säilitamiseks, kasutamiseks ja hävitamiseks. Kõik need protsessid viiakse läbi pärast terviklikkuse kontrollimist ja dokumentide kättesaamise kinnitamist.

Juriidiliste isikute vahelise dokumendivoo rakendamise reeglid viiakse läbi poolte kokkuleppel. Teabevahetus toimub telekommunikatsioonivahendite abil ning dokumente säilitatakse elektroonilisel andmekandjal. Raamatupidamisteabe säilitamise aeg ei tohiks ületada seaduses sätestatud perioodi.

Organisatsioonidsaavad omavahel vahetada ametlikke ja mitteametlikke dokumente koos osalejate allkirjadega. Ettevõtlustegevuse vallas võivad need olla: arved, lepingud, arved, lepingud, lepingud, korraldused, teatised, volikirjad jne. Teavet saab edastada teksti-, tabeli- ja graafiliste failide kujul.

EDI juurutamise eesmärk

EDI kasutuselevõtu eeltingimused võivad olla:

• rutiinse töö vähendamine;
• vähendada dokumendikadu;
• "läbipaistev" töö dokumentidega;
• tulemusdistsipliini parandamine – dokumentide õigeaegne esitamine jne.

Kvantitatiivsete eesmärkide hulgas on järgmised:

• Lühendage dokumendi töötlemise aega 10 korda.
• Lõika kontorikulud poole võrra.

Organisatsioonidevaheline elektrooniline dokumendihaldus: kuidas see toimib

Vastav alt siseriiklikele õigusaktidele toimub organisatsioonidevaheline elektrooniline dokumendihaldus kahe poole kokkuleppel. Andmete vahetamiseks on vajalik, et kõik osalejad oleksid ühendatud ühe operaatori seadmetega. Järgmiseks peab kasutaja saatma sooviavalduse osapoolte nimekirja lisamiseks. Pärast päringu kinnitamist saavad süsteemis osalejad andmeid vahetada.

EDI-moodul peab täitma järgmisi funktsioone:

• Kutsu vastaspooli andmeid vahetama.
• Looge aadressiraamat.
• Integreerige raamatupidamistarkvaraga,näiteks 1С.
• Allkirjastage ja krüptige dokumentatsioon.
• Struktureerige kirjavahetus.
• Jälgige meiliolekuid.

Organisatsioonidevaheline elektrooniline dokumendihaldus toimub sertifikaatide abil. Ühendus serveriga ja autentimine toimub isikliku digitaalse sertifikaadi kaudu. Igale süsteemi kasutajale väljastatakse EDS, mis on salvestatud elektroonilisele Token-kandjale ja kaitstud PIN-koodiga. Kasutaja peab sisestama oma sisselogimise ja parooli isiklikule kontole. Alles pärast seda on tal juurdepääs oma dokumentidele.

Kõik süsteemiga ühendatud organisatsiooni töötajad võivad vahetusprotsessi algatada. Enne dokumendi saatmist vastaspoolele tuleb see digitaalallkirjaga allkirjastada. See toiming tehakse Cryptopro programmi abil. Dokument saadetakse EDI kaudu. Vastaspoole töötaja saab teate uue dokumendi kättesaamise kohta. Kui ta selle vastu võtab, siis paneb ka EDS-i. Kui teil on vaja dokumendis muudatusi teha, luuakse uus elektrooniline versioon. Pärast redigeerimise lõpetamist peate kõik muudatused EDS-i abil salvestama. Seejärel saadetakse muudatusega dokument vastaspoolele. Vajadusel teostatakse info elektrooniline kooskõlastamine.

Kui peate uuesti muudatusi tegema, korratakse kogu protseduuri uuesti. Kui uue versiooni kohta kaebusi pole, siis dokumenti austatakse. Lõplik näidis loetakse allkirjastatuks kahe digitaalallkirjaga. Kõik dokumendi versioonid salvestatakse serverisse ja on vaatamiseks saadaval. Niipea kui proovile antakse kehtiv staatus, muutke sedadokument ei tööta. Katkestatud lepingutele omistatakse staatus "Tühistatud". Nii toimub elektrooniline dokumendihaldus organisatsioonide vahel.

Varustus

Mida on vaja organisatsioonidevaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks? Esiteks peate valima sideoperaatori ja installima teabevahetuseks spetsiaalse tarkvara. Teiseks tuleb iga vastaspoolega, kellega organisatsioon kavatseb pidada elektroonilist kirjavahetust, sõlmida "Elektrooniliste dokumentide vahetamise leping".

Samuti on vaja paigaldada EDI server, kuhu salvestatakse kõik dokumendid. See võib olla nii kliendi varustus kui ka pilvesalvestus. Juurdepääs süsteemiandmetele väljastpoolt toimub rakenduse kaudu, mis on installitud organisatsiooni töötajate seadmetesse. Arvutite suhtlemine serveriga toimub HTTP-protokolli kaudu koos täiendava krüptimisega SSL 128. Juurdepääs dokumentidele toimub ainult rakenduse liidese kaudu ja pärast autentimise läbimist.

EDF projekt

Protsesside automatiseerimise projekt võib kesta mõnest kuust mõne aastani. Termin sõltub otseselt automatiseerimist vajavate protsesside arvust, organisatsiooni ressursist ja rahalistest võimalustest. EDI kasutuselevõtu lühiskeem on järgmine:

• Töörühma loomine.
• Eesmärkide, tähtaegade ja projekti eelarve kujundamine.
• Uurige olemasolevaid protsesse.
• Arendage ülesandeid.
• ValiEDI süsteemid.
• EDSi rakendamise lepingu allkirjastamine.
• Tööeeskirjade kinnitamine.
• Süsteemikataloogide täitmine.
• Personali koolitus.
• Eeltestimine.
• EDS-i kasutuselevõtu korralduse väljastamine.
• Tarkvara ja tööprotseduuride viimistlemine.
• Pilootprojekti käivitamine.
• Täielik üleminek EDI-le.

EDI juurutamise vead

Dokumentide automatiseerimise protsessis tuleks erilist tähelepanu pöörata protsessidele, mille puhul paberi olemasolu on seadusega ette nähtud. Paberdokumenti ei saa elektrooniliselt paljundada. See aeglustab oluliselt tööprotsessi ja põhjustab negatiivset suhtumist automatiseerimisprotsessi tervikuna. Keegi ei maksa topelttöö eest lisatasu.

Rakendamise protsessis on vaja välja töötada uus dokumentidega töötamise kord, koolitada töötajaid ja alles pärast seda alustada täielikku rakendamist. Seda on võimalik saavutada ainult siis, kui uute tehnoloogiate kasutamise eelistest teavitatakse töötajaid.

Teine levinud viga on EDMS-i nõuete nõrk uurimine. Kui kasutajad peavad töötama konfigureerimata süsteemis, erineb EDI protsess organisatsioonis kasutatavast.

Organisatsioonidevaheline elektrooniline dokumendihaldus: plussid ja miinused

Eelised:

• Algdokumentide posti teel saatmise kulude vähendamine.
• Säästame salvestusruumi dokumentide jaoks. See kõik on salvestatud elektrooniliselt.
• Lihtne kasutada. Dokument saadetakse ühest töökohast. Dokumendi kiire otsing toimub oleku järgi (saadetud, vastu võetud, vastu võetud jne).
• Kiire kohaletoimetamine. Kogu saadetud teave jõuab adressaadini mõne sekundi jooksul.
• Dokumenti ei saa kaotada enne, kui selle säilitamisperiood süsteemis läbi saab.

Puudused:

• Seadme kasutamiseks peate ostma litsentsi, mis maksab palju raha.
• Enamasti saab andmeid vahetada ainult sama süsteemi liikmete vahel.
• Elektrooniline dokumendihaldus organisatsioonide vahel 1C-s või mis tahes muu tarkvara abil erineb varem kasutatud skeemist. Uue algoritmi kasutuselevõtuga tekib kõigil töötajatel küsimusi töö tegemise kohta.
• Tehniline varustus. Enne EDI kasutuselevõttu peab organisatsioon ostma seadmed ja koolitama töötajaid uue süsteemi haldamiseks.
• EDI viiakse läbi EDS-i abil, mille kehtivusaeg on 1 aasta. Sertifikaate tuleb jälgida ja õigeaegselt ajakohastada. Samuti on vaja kontrollida vastaspoole sertifikaatide kehtivusaega, et vältida probleeme maksuga.

Õiguslik regulatsioon

Millised regulatsioonid reguleerivad organisatsioonidevahelist elektroonilist dokumendihaldust? Vene Föderatsiooni õigusaktid sisaldavad föderaalseadust nr 63 "Elektroonilise allkirja kohta", föderaalsele maksuteenistusele dokumentide esitamise reeglid on ette nähtud rahandusministeeriumi korralduses nr MMV-7-2 / 168. EDOorganisatsioonide vahel toimub Rahandusministeeriumi korralduse nr 50n alusel. Esmaste raamatupidamisdokumentide elektroonilisel kujul vahetamise reeglid on ette nähtud föderaalse maksuteenistuse korralduses nr ММВ-7-6/36@. Kõik EDI operaatorid peavad oma tegevuses juhinduma föderaalse maksuteenistuse korraldusest nr ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektrooniline dokumendihaldus SBIS-i organisatsioonide vahel annab klientidele järgmised eelised:

• Saate saata dokumente mis tahes organisatsioonile, mis on registreeritud Vene Föderatsiooni territooriumil. Kui vastaspool ei ole SBIS süsteemi liige, siis võtab ettevõtte töötaja lihts alt ühendust organisatsiooni esindajaga ja saadab tema e-postile kutsed süsteemis osalemiseks. Kohe pärast päringu kinnitamist toimub teabevahetus osalejate vahel ilma vahendajateta.
• Te ei pea oma arvutisse tarkvara installima. Piisab, kui teil on brauseri ajakohane versioon ja juurdepääs Internetile.
• Andmetega töötamiseks pole vaja spetsiaalset programmi. Kui aruanne on algselt koostatud kolmanda osapoole tarkvaras, näiteks 1C, saate seadistada andmete integreerimise VLIS-süsteemiga.
• Tüüpilist dokumendivormi pole installitud. Saate saata teksti, arvutustabeleid, pilte ja muud.

SKB "Kontur"

Üks esimesi tarkvaraarendajaid Venemaal tarnib ka seadmeid organisatsioonidevaheliseks elektrooniliseks dokumendihalduseks. "Kontur" on välja töötanud süsteemi Diadoc, mille abil toimub elektrooniliste dokumentide vahetus. Süsteemi eripäraks on see, et andmetele pääseb juurde välismaal olles. Ettevõte on spetsiaalselt selleks välja töötanud rändlustariifid. Soovi korral pääsete andmetele ligi API kaudu.

Mida sa vajad?

EDI ühendamiseks peab organisatsioon ostma:

• litsentsitud tarkvara;
• server;
• viia läbi seadmete uuendamine;
• rongipersonal;
• seadistage ja integreerige EDMS sisemiste rakendustega töötamiseks.

Selliseid investeeringuid on vaja teha, et ühendada elektrooniline dokumendihaldus organisatsiooni vahel? Tehnilise toe konsultatsioonide, EDMS-i ja tarkvarauuenduste kuludesse lisamine on investeeringu teine etapp. Neid kulusid tuleb tasuda kord kuus.

Järeldus

Pabertöövoog asendatakse elektroonilisega. See mitte ainult ei vähenda organisatsiooni protsessikulusid, vaid suurendab ka ettevõtte kui terviku efektiivsust. EDI edukaks toimimiseks on vaja selgelt sõnastada süsteemi juurutamise eesmärgid ja seadmed õigesti konfigureerida.