Esmased raamatupidamisdokumendid: liigid, töötlemine ja säilitamine

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Arvestusarvestuse pidamine erinevate omandivormidega ettevõtetes on võimatu ilma dokumentaalse kajastamiseta. Mitte ühtegi protseduuri, mitte ühtegi projekti ega ühtki äritehingut ei tehta ilma korrektselt vormistatud dokumendita, mida reguleerivad ettevõtte sisemised korraldused ja välised õigusnormid. Iga toiming, mida teeb näiteks kaubandusettevõtte töötaja, alustades avalduste vastuvõtmise operaatorist ja lõpetades direktoriga, kajastub dokumentaalses baasis, mis põhineb esmaste dokumentide loetelul.

Mõte ja tähendus

Ilma äritehinguid kinnitavate dokumentideta on ilmselt raske ette kujutada olemasoleva ettevõtte toimimist ühelgi võimalikul tegevusalal. Nagu igas teises küsimuses, on ka siin väga oluline roll dokumentatsioonil. Vaev alt kujutate ettelennujaama kvaliteetne ja juriidiliselt põhjendatud töö, mis võimaldab reisijal lahkuda ilma isikut tõendavate dokumentideta - passi ja kodaniku isikukoodita. Samamoodi on raske eeldada sellise auto liikumist lubamist, mille juhil puudub juhiloa ja tehnilise passi näol vastav dokumentatsioon juhitavale autole. Nii ka esmased raamatupidamisdokumendid. Igal riiklikus ettevõtjate nimekirjas registreeritud ettevõttel peab olema arv raamatupidamise jaoks vajalikke dokumente, mis on tema äriprotsesside regulatiivse reguleerimise ahela põhialuseks ja alglüliks.

Esmane raamatupidamisdokumentatsioon on tõendite, aktide, korralduste, arvete, väljavõtete ja aruannete kogum, mille kaudu registreeritakse ettevõtte tegevus ja reguleeritakse selle äritegevust.

Dokumendiliigid

Raamatupidamise töövoo klassifikatsioon hõlmab järgmisi põhidokumentide tüüpe:

• funktsionaalse eesmärgi järgi - raamatupidamine, juhtimine, personal;
• vastav alt reguleerimisastmele – sisemine ja välimine.

Klassifikatsiooni esimene suund võimaldab eristada mis tahes äriettevõtte kolme peamise funktsionaalse tasandi dokumente nende eesmärgi olemuse järgi ja teine - juriidilise korraldamise meetodi järgi. majandussuhete reguleerimine. Iga suund sisaldab massiteatud tüüpi dokumendid, mis kajastavad ettevõtte töötajate konkreetseid toiminguid.

Raamatupidamise dokumentatsioon

Kui arvestada raamatupidamise esmaseid dokumente, jagunevad need omakorda äritehingute kolme etapi reguleerimiseks.

Esimest etappi iseloomustab tehingu sõlmimine. Siin kujutab esmast raamatupidamisdokumentatsiooni lepingu sõlmimine ja tasumiseks arve väljastamine. Leping on dokument, mis reguleerib kahe poole vahelisi suhteid, et kehtestada nendevahelise suhtluse tingimused. Maksearve on nõue, milles on määratletud konkreetne summa, mille lepingutingimuste kohaselt peab ostja müüdud kauba või osutatud teenuse eest müüjale tasuma.

Ettevõtlustegevuse teine etapp kajastub maksedokumentides ja seda nimetatakse tehingu eest tasumise etapiks. Lähtuv alt asjaolust, et tasuda saab sularahata või sularahas, esitatakse selle kohta esmased dokumendid kas arvelduskonto väljavõtete ja maksekorralduste või kassatšekkide ja sissetulevate kassakorralduste kviitungitena.

Kolmas, viimane etapp määratakse konkreetselt toote või teenuse kättesaamisega. Sellest lähtuv alt reguleerib seda ka esmane dokumentatsioon saatelehe, müügikviitungi ja toodete vastuvõtmise ja üleandmise akti või mistahes teenuse osutamise korral tehtud tööakti näol.

Juhtimisarvestuse dokumentatsioon

Raamatupidamise ja juhtimise töövoo erinevus seisneb peamiselt selles, et raamatupidamistegevust reguleerivad riigi õigusaktid koos konkreetselt ametivõimude poolt kehtestatud äritegevuse kajastamise raamistikuga ning juhtimise määravad ettevõttesisesed otsused ja isiklikud eelistused. konkreetse ettevõtte direktor või otsene omanik. Teisisõnu, esmastel raamatupidamisdokumentidel on range vorm, mida kontrollib ühtne regulatiivne raamistik, samas kui juhtimisdokumendid töötatakse välja eranditult ettevõtte tasandil. Millised paberid kontrollivad juhtimisarvestuse läbiviimist ettevõttes? Peamiste hulgas on järgmised:

• töösiseste tööeeskirjade kood;
• ettevõtte raamatupidamispoliitika;
• kollektiivleping;
• ettevõtte direktori eeskirjad ja korraldused;
• töökirjeldused;
• haldusdokumendid.

HR-dokumentatsioon

Mis puutub ettevõtte töötajate tasanditevahelisi suhteid reguleerivate esmaste dokumentide loetelusse, samuti töötasude arvutamise korra kontrollimise ja iga ettevõtte töötaja vastutuse määramise korra kohta, siis siin sisaldab töödokumentatsioon järgmist põhidokumenti. tüübid:

• personal - hõlmab ettevõtte kõigi ametikohtade kogumit, nende arvu ja personaliüksuste arvu kajastamist, samuti nende palgataseme kirjeldusttasud, lisatasude kord, tagatiste vabastamine, toetuste sätete aktsepteerimine;
• töögraafik - sisaldab teavet tööpäeva, organisatsiooniliste ja haldusküsimuste, töötajate palkamise ja vallandamise reeglite kohta, samuti nende edutamise tingimusi töö eest lisatasuna või umbusaldust noomituse vormis ja mahaarvamised töötasust;
• ametijuhend - iga ettevõtte personaliosakonna töö põhineb õiguste ja kohustuste, üldsätete, ülesannete, vastutuse, kvalifikatsiooninõuete ja alluvussuhete kogumil erinevate tasandite personaliüksuste vahel. ettevõte.

Nõutavad dokumendid

Igal registreeritud ja seaduslikult tegutseval ettevõttel on nimekiri kohustuslikest dokumentidest, mis peavad tema tegevuse raames ilmuma. Kohustuslikud esmased dokumendid on järgmised:

• leping – olenemata tehingust on see dokument põhialuseks kahe ettevõtja, müüja ja ostja, pakkumise ja nõudluse vahelise suhte loomisel;
• väljastatud arve - kauba müügi või teenuse osutamise otsuse tegemisel väljastab müüja tehingu eelduseks ostja poolele arve;
• range aruandluse vormid - kokkuleppe protsessis ei ole see täielik ilma kohustuslike nimekirjaga seotud tšekkide, sularaha ja kaubadokumentideta;
• kaup-saateleht - dokument, millel on märgitud kauba saaja, vedaja, saatja, kaubad ise selle nomenklatuuri sortimendis, saadetud toodete arv, hind ja summa;
• Lõpetatud tööde või saadetud kauba vastuvõtmise ja üleandmise akt.

Sisedokumendid

Nagu varem mainitud, eeldab iga ettevõtte töö välise ja sisemise dokumentatsiooni olemasolu. Peamised sisemise eesmärgi dokumendid on loetelu kõigist nendest vormidest, tõenditest, avaldustest, korraldustest, juhistest, mis töötatakse välja otse ettevõttes ja kehtivad ainult selles tegutseva personali kohta, ilma et neil oleks ühiskonnale seadusandlikku mõju, mis ulatub kaugemale. see ettevõte.

Välised dokumendid

Välise eesmärgi dokumenteerimine eeldab kõrgemat hierarhilist alluvuse taset, kuna välisdokumendid on need, mida reguleerib riik ja selle seadusandlik raamistik. Väljatöötatud raamatupidamist käsitlevad sätted, raamatupidamise kirjavahetuse kontode kogum, raamatupidamise ja finantsaruandluse standardid – sellel kõigel on regulatiivne taust ja seda reguleerib riigi õiguslik raamistik.

Dokumendivormid

Esmaste dokumentide vormid on oma eesmärgi, kujunduse ja omandi olemuse poolest mitmetahulised. Juriidiliselt eristatakse järgmisi põhijaotisi:

• personaliarvestuse vormid (tellimused, tellimused, graafikud,tavarežiimid ja ajakavad);
• palga ja tööaja arvestuse vormid (töötunnitabelid, isiklikud kontod, päevikud, palgaarvestus);
• kapitaliehituse raamatupidamise vormid (tõendid, ajakirjad, aktid);
• tootearvestuse vormid (aktid ja laoregistrid, kaalulehed, peokaardid, laoseisude liikumise aruanded);
• rahaarvestuse blanketid (kassapäevik, ülekannete aktid ja sularaha kassas);
• kaubanduse arvestusvormid (tellimused, arved, aktid, spetsifikatsioonid, kvaliteedisertifikaadid);
• sularahatehingute arvestusvormid (eelaruanne, PKO, RKO, nende registreerimise päevik);
• vormid laotulemuste registreerimiseks (inventuuride nimekirjad, aktid, sertifikaadid, päevikud, väljavõtted).

Lisaks eeltoodule on olemas ka ehitusmasinate ja -mehhanismide, maanteetranspordi, põhi- ja immateriaalse põhivara, materjalide, väheväärtuslike esemete, põllumajandussaaduste ja tooraine raamatupidamise algdokumentide vormid.

Registreerimise protseduur

Esmased dokumendid koostatakse teatud nõuete tõttu, mis peavad olema täidetud. Näiteks dokumentatsiooni kanded peavad olema tehtud ainult sinise tindiga, kuid need peavad olema korralikud ja loetavad. Samuti peab dokument sisaldama iga liigi kohta vajalikke rekvisiite ja olema kinnitatud juhi, pearaamatupidaja või volitatud isiku isikliku allkirjaga ning pitseeritud ettevõtte pitseriga. Numbrid rahadokumentidestuleks kirjutada ka sõnadega ja kui dokumendi veerg on tühi, peab olema sidekriips, et vältida hilisemat valenumbrite sisestamist pahatahtliku poolt.

Salvestusruum

Esmaste dokumentide säilitamine toimub otse ettevõttes. Või võite kasutada era- (või riikliku) arhiivi teenuseid. Kui maksuinspektsiooni auditi käigus tuvastatakse esmase dokumendi puudumine, määratakse ettevõttele rahatrahv, mille suurus määratakse sõltuv alt konkreetsest kadunud dokumentide liigist ja arvust. Venemaa Föderatsiooni kehtivate õigusaktide kohaselt säilitatakse ettevõttes esmaseid dokumente vähem alt viis aastat.