Noortele spetsialistidele: kuidas dokumente õigesti kokku õmmelda

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Igas organisatsioonis on saadaval suur hulk dokumente. Kõik need ei vaja püsivara. Algajatele võib see toiming olla täiesti arusaamatu ja harjumatu. Seetõttu mõtleme välja, kuidas dokumente õigesti klammerdada ja miks see üldiselt vajalik on.

Püsivara tuleb teha igas organisatsioonis. See protseduur tagab dokumentide kaitse ja turvalise säilitamise. Puudub kindel algoritm, mille järgi seda tuleb rangelt täita. Igal organisatsioonil ja erinevatel ametiasutustel on oma nõuded.

Vilkumiseks vajate: dokumente, nailonniidiga (või nööriga) nõela, käärid, liimi, kõvast papist katet ja tihendit. Järgmisena järgige juhiseid dokumentide õige klammerdamise kohta.

1. samm. Ettevalmistav etapp. Enne klammerdamise alustamist peate hoolik alt kontrollima kõiki dokumente ja eemaldama neilt metallesemed (klambrid, kirjaklambrid).

2. samm. Korraldage dokumentatsioon järjekorda.

3. samm. Seejärel paremas ülanurgasnumbrilehti, mitte lehti. Kui paberi tagaküljel on teave, siis nummerdatakse eraldi. Mitmest lehest koosnevat diagrammide või kaartide komplekti loetakse üheks. Pärast selle toimingu lõpetamist tuleks liimimise tagaküljele märkida täpne number.

4. samm. Nüüd mõtleme välja, kuidas dokumente õigesti kokku õmmelda. Vasakul küljel, väljade keskel, tuleb dokumentide vaatamiseks teha 3–5 auku rangelt vertikaalselt. Seda saab teha köitmismasina, tiivaga või puurida puuriga või augustada osadeks täpselt augurauaga.

5. samm. Viige kaks kihti niiti või nööri läbi aukude.

6. samm. Suunake lehe tagakülje keskmise augu otsad ja kinnitage sõlm. Jätke 6 sentimeetri pikkune vaba niidijupp.

7. samm. Kandke andmed 4x5 sentimeetri suurusele paberile: nummerdatud lehtede arv, püsivara kuupäev. Dokumentide eest vastutav isik peab loetav alt allkirja andma. Pärast seda kantakse peale organisatsiooni pitsat.

8. samm. Kleepige paber nii, et see kataks sõlme.

Samm 9. Järgmisena kinnitab juht või muu volitatud töötaja liimimist. Trükis peab olema sildil ja lehe osal.

Siit saate teada, kuidas dokumente õigesti klammerdada. Tuleb märkida, et see algoritm võib olenev alt organisatsiooni kehtestatud reeglitest erineda. Kõik ül altoodud toimingud peaks läbi viima spetsialist, kes on näidatudametijuhendid dokumentide vältimise kohustus.

Säilivusaeg

Seaduse järgi on ettevõtted kohustatud tagama esmaste väärtpaberite turvalisuse teatud või väga pika perioodi jooksul. Põhivara algmaksumuse dokumente säilitatakse 4 aastat peale mahakandmist. Kaotust kinnitav tuludeklaratsioon tuleb arhiveerida selle perioodi kohta, mille maksubaasi see vähendab. Raamatupidamisteavet pensionifondi, sotsiaalkindlustusfondi ja FFOMS-i kindlustusmaksete kohta tuleks säilitada kuus aastat (artikli 28 nr 212FZ lõige 2).