Horisontaalne kommunikatsioon: põhimõisted, tüübid, juhtimismeetodid organisatsioonis

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Suhtlemist nimetatakse tavaliselt teabe edastamise mitmesugusteks vormideks. Ärikeskkonna osas on tavaks teha vahet vertikaalse ja horisontaalse suhtluse vahel. Igal neist on oma omadused, osalejate suhtluse iseloomulikud tunnused. See artikkel uurib seda üksikasjalikum alt. Toome välja peamised erinevused nende suhtlustüüpide vahel.

Mis see on?

Esm alt kaaluge põhikontseptsiooni. Seega on suhtlemine inimeste kasutatav teabeedastusprotsess. See võib esineda mitmel kujul:

• Selgesõnaline. See on kõnekeele, teksti või mõne graafilise kujutise, visuaali jms kasutamine.
• Kaudne. Suhtlemine mitteverbaalsete žestide, näoilmete ja teatud näoilmete kaudu.

Mis puudutab peamisi ärisuhtlusvahendeid, siis need on järgmised:

• Kohtumine.
• Videokonverents.
• E-post.
• Telefonivestlused.
• Memode edastamine.
• Isiklikvestlus.
• Internetitehnoloogiate (vestlused, kiirsõnumitoojad) kasutamine.
• Aruannete esitamine.

Tavapärane on välja tuua järgmised suhtluselemendid:

• Saatjad. Need on isikud, kes moodustavad, kodeerivad andmeid ja edastavad need teistele protsessis osalejatele.
• Sõnumid. Saatjapõhine kodeeritud teave.
• Kanalid. Siin paistavad silma suhtlusvahendid, keskkonnad, kus saab teavet levitada.
• Adressaat. Isik, kellele teave saadeti. Element, mis tõlgendab teavet.

Sisemised ja välised rühmad

Vertikaalne ja horisontaalne suhtlus organisatsioonis on oma olemuselt alamkategooriad.

Ärikommunikatsioonid jagunevad üldiselt väliseks ja sisemiseks. Viimaseid esindab suhtlus, mis toimub otse organisatsiooni sees, eelkõige üksikute töötajate, osakondade, töökodade, ettevõtte osakondade vahel. Välissuhtlus on suhtlemine väliste üksustega. Need võivad olla töövõtjad, tarnijad, kliendid, teenindusorganisatsioonid, valitsusasutuste esindajad jne.

Organisatsiooni sisekommunikatsiooni esindavad omakorda horisontaalsed ja vertikaalsed, samuti sidevõrgud. Vertikaalsed on jagatud veel kahte kategooriasse:

• Tagurpidi (alt-üles põhimõte).
• Hierarhiline (ülev alt-alla põhimõte).

Nende omadusedesitatud sorte käsitletakse üksikasjalikult artiklis.

Horisontaalne suhtlus

Mida sa mõtled? Horisontaalne suhtlus on ametliku äriteabe vahetamine ettevõttes samal, võrdsel positsioonil olevate töötajate vahel. Siin võib suhtlus olla asjakohane nii sama töökoja, osakonna, filiaali töötajate vahel kui ka töökodade ja filiaalide samaväärsete osakondade töötajate vahel.

Horisontaalne suhtlus on suhtlus juhtide vahel, kellel on sama pädevusala, aga ka töötajate vahel, kellel on sama kategooria, samaväärsed ametikohad, võrdsed volitused ja vastutus.

Horisontaalne suhtlus organisatsioonis on vajalik eelkõige tervisliku, sõbraliku ja mugava tööõhkkonna loomiseks. See on täisväärtusliku ja viljaka ärisuhtluse korraldamine. Korralikult korraldatud horisontaalse suhtluse süsteem võimaldab teil saavutada positiivseid tulemusi iga meeskonnaliikme töötulemuste põhjal.

Võimalikud probleemid

Sellist ärisuhtlust võivad teatud probleemid varjutada. Siin on peamised, mis on iseloomulikud horisontaalsele suhtlusele juhtimises:

• Professionaalse žargooni kasutamine. Äsja palgatud töötajatele, mõne teise osakonna töötajatele võib see arusaamatuks jääda.
• Vaidlused oma konkreetse saidi tähtsuse ja konkreetse tegevuse tüübi üle.
• Ärikommunikatsiooni vähendaminemajapidamine, isiklike probleemide arutamine. Kuulujuttude, selja taga peetavate vestluste, tööprotsessilt tähelepanu kõrvale tõmbavate arutelude esilekerkimine.
• Ärikommunikatsiooni tõhusus võib väheneda meeldimiste, isiklike mittemeeldimiste jms tõttu.

Probleemi lahendamine

Ettevõtte sisemist horisontaalset suhtlust selliste probleemide eest kaitsmiseks peaks juht tegema järgmist:

• Paluge alluvatel, kolleegidel suhelda kõigile arusaadavas keeles, dešifreerida erialatermineid.
• Reguleerige oma alluvate vahelist suhtlust, neutraliseerige nendevahelised vaidlused ja arusaamatused.
• Pidage üldkoosolekuid, sealhulgas mitteametlikke, et töötajad saaksid omavahel suhelda.

Vertikaalne tüüp

Horisontaalne side on suhtlus sama organisatsiooni töötajate vahel, ärisuhtlus sama osakonna, töökoja töötajate vahel, kes on võrdsetel ametikohtadel. Vertikaalne suhtlus ärikeskkonnas on info edastamine juhtkonna ja alluvate vahel. See sisaldab järgmisi vorme:

• Tellimused.
• Soovitused.
• Tellimused.

Selle saadab ülemus tema alluvatele. Töötajad saadavad vastuseks juhile aruandeid, sõnumeid, aruandeid jne.

Vertikaalne suhtlus jaguneb kahte tüüpi:

• Erinevatel hierarhiatasanditel asuvate osakondade, osakondade, töökodade vahelettevõttes.
• Otse alluvate ja juhtkonna vahel.

Siia teabeedastus on saadaval kahel kujul – allavoolu (hierarhiline) ja ülesvoolu (tagurpidi). Tutvustame neid konkreetselt.

Ülav alt alla rühm

Siit tuleb teave hierarhia kõrgematelt tasanditelt madalamatele. Ehk siis ülemusest oma alluvateni. Selles rühmas võib eristada järgmisi ärisuhtluse vorme:

• Tellimused ja tellimused. Võib kaasneda selgitustega eesmärkide saavutamise, ülesannete elluviimise, teatud tehnikate ja meetodite rakendamise kohta.
• Dokumendid-hinnangud alluvate pingutustele.
• Tugi ja juhtimine.
• Soodustused töötajatele.

Hierarhia alamtüübi probleemid

Ülev alt-alla-tüüpi ärisuhtluse (juhi suhtlemine oma alluvatega) probleemid hõlmavad järgmist:

• Arusaamatus. Võib juhtuda, et ülemused ja esinejad räägivad eri keeli - nii otseses kui ka ülekantud tähenduses. Isegi kui suhtluskeeleks on selgelt valitud vene keel, jätab erialase ettevalmistuse erinev tase ikkagi ruumi arusaamatustele. Näiteks kui ülemus kuritarvitab madala kvalifikatsiooniga töötajatega suheldes professionaalset, tehnilist sõnavara. Teine näide: rahvusvahelise ettevõtte juht ei suuda alati leida ühist keelt töötajatega, kes on erineva rahvuskultuuri esindajad. Isegi võõrkeelt oskades ei pruugi nad aru saada selle emakeele kõne iseärasustest – samad lühendid, kõnepruuk, sõnamäng.
• Teabe hulk. Juhid ei saada alati vajalikku teavet õiges koguses. Mõnes olukorras on määratud ülesannet alluval vajaliku teabe puudumise tõttu raske täita. Ja muudel juhtudel kannatab esinejal vajadus uurida üleliigset, kasutut, ebaolulist teavet.

Alt-üles rühm

See on teave, mis saadetakse alluvatelt juhile. Siin paistavad silma järgmised vormid:

• Mälestusmärgid.
• Aruanded.
• Teated tehtud töö etappide kohta.
• Teatab ettenägematute probleemide ilmnemisest teenindusülesande lahendamise käigus.
• Uuenduslike ideedega ettepanekud, võimalused tootmise parandamiseks, uute tehnoloogiate ja tegevusmeetodite juurutamine ettevõttes.

Selline tagasiside pole juhtide jaoks vähem oluline kui neile ise korralduste andmine. Just alluvatelt saate värskeimat teavet ettevõtte asjade seisu kohta. See teave võimaldab meil hinnata kollektiivset meeleolu, tuvastada töötajate kasvavat rahulolematust eos.

Pööratud alamtüübi probleemid

Esitajate ja juhtkonna vahelist tagasisidet võivad häirida järgmised probleemid:

• Aluvad saadavad oma juhtkonnale harva negatiivset tagasisidet, kaebusi isegi nende aspektide kohta, mis on üsnatõsine. Põhjus on lihtne – hirm vallandamise ees.
• Tihti jäävad isegi töötajate saadetud kommentaarid ja ettepanekud vastuseta. Põhjuseks on kas juhi liigne hõivatus või tema lugupidamatus omaenda töötajate vastu. Ta ei pea nende sõnumite sõelumist oluliseks. Vastuseks on töötajad veendunud, et selline tagasiside on kasutu.
• Esitatud kriitika ei pruugi üldse jõuda lõppsihtkohta. Näiteks juhul, kui töötaja saadab tegevjuhile kirja kaebusega oma otsese juhtimise kohta. Alluv ülemus võib sellist tagasisidet takistada, kuna see toob talle kaasa negatiivsed tagajärjed.
• Ebaselgete teemade selgitamiseks abi ootamatult tekkinud probleemide lahendamisel, enamasti eelistavad töötajad pöörduda pigem kolleegide kui juhtide poole. Põhjus võib olla selles, et nad ei looda saada täisväärtuslikku kvalifitseeritud abi, kardavad, et neid süüdistatakse ebakompetentsuses.
• Sageli on sellise ühenduse võimatusel territoriaalne, geograafiline põhjus. Kontorid, kus asuvad alluvad ja juhtivtöötajad, võivad asuda asula erinevates piirkondades ja isegi erinevates linnades, osariikides.

Probleemide lahendamise viisid

Kõiki ül altoodud probleeme saab lahendada järgmiselt:

• Määratlege töötajate anonüümsed kirjad ja meilikastidsaab inkognito režiimis kaebusi ja soovitusi saata.
• Arendage välja süsteem töötajate premeerimiseks, kes kasutavad juhtkonna tagasisidet.
• Looge suhtlusskeeme lihtsa töötaja ja kõrge ülemuse vahel ilma vahepealsete takistusteta töötajate otsese juhendamise näol.
• Võtke kasutusele kõigi juhtide poolt alluvatelt saadud kaebuste registreerimine koos vajadusega anda aru vastuseks võetud meetmetest.