Mis on ERP-süsteem? Ettevõtte finantsressursside planeerimine

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Üha rohkem erineva suurusega ettevõtteid üle maailma soovivad juurutada oma töösse kõige võimsamat juhtimistööriista, mida tuntakse ERP-süsteemina. Selle kasutamine on mõeldud kõigi organisatsiooni jaoks strateegiliselt oluliste äriprotsesside tõhusa kontrolli ja planeerimise tagamiseks, peamiste tootmis- ja abiseadmete toimimise optimeerimiseks.

ERP ja ERP-süsteemide kontseptsioon

Äristrateegia ERP (EntERPrise Resource Planning) on organisatsiooni kõigi osakondade ja protsesside integratsioon: tootmisrajatised, finants-, personali- ja kliendiprofiili osakonnad ja paljud teised. Sellise kombinatsiooni eesmärk on eelkõige optimeerida erinevate ressursside jaotust ettevõtte sees.

Kui varem oli see puht alt turunduskontseptsioon, siis tänapäeval mõistetakse ERP-süsteemi kõige sagedamini spetsiaalsete tarkvaratööriistade klassina. Laiemas mõttes on see metoodika kõigi ettevõtte ressursside planeerimiseks ja haldamiseks. Ajalooliselt moodustati ERP strateegia selle eelkäijate põhjal:

• MRP – materjalinõuete planeerimine.
• MRP II – planeeriminetootmisressursid.

Seevastu ERP-süsteemi saab kasutada väga suurte ettevõtete jaoks, mis on sageli geograafiliselt hajutatud. Sel juhul räägime ettevõtte ressursside planeerimisest, kuna see pöörab tähelepanu mitte ainult tootmisele, vaid ka terviklikule finantsplaneerimisele. ERP-süsteemi oluliseks tunnuseks on ka selle kasutamise võimalus absoluutselt igas ettevõttes, olenemata töö spetsiifikast, sealhulgas nendes, kes ei tegele tootmistegevusega. Arvestades seda tarkvaratootena, tuleb märkida, et see on varustatud võimsamate tehniliste vahenditega, mis hõlbustavad või asendavad otsustusprotsessi.

ERP-süsteemi eesmärk ettevõttes

Oma ettevõtte tegevuse radikaalse muudatuse otsustamiseks, mis on seotud infohaldussüsteemi juurutamise ja uue äristrateegia elluviimisega, peab juhtkond selgelt teadvustama selle sammu vajalikkust, mis peaks väljenduda järgmistes põhipunktides:

• soovimatus leppida asjade praeguse seisuga;
• vajaduse olemasolu kaasaegsete tehnoloogiate kasutamise järele majandusüksuse positsiooni tugevdamiseks turul konkurentsikeskkonnas;
• ootan rakendamisest märkimisväärset kasu.

Esiteks on ERP-süsteemi kasutamine mõeldud selleks, et aidata kaasa sarnase äristrateegia edukale elluviimisele, mille elluviimine peaks tagama efektiivseettevõtte ressursside planeerimine ja juhtimine. Selleks on vaja oma osakondade tööd optimeerida, nimelt saavutada nendevaheline maksimaalne järjepidevus ja vähendada halduskulusid. Seda on võimalik saavutada infosüsteemi pakutavate hüvede kaudu. See on:

• Äriprotsesside läbipaistvuse suurendamine.
• Korraldamisega seotud probleemide lahendamine ja õige teabe leidmine.
• Parandage andmete usaldusväärsust ja asjakohasust.
• Töövoo kiiruse suurendamine osakondade vahel.
• Ühtse teaberuumi korraldamine peakontori ja kaugemate filiaalide vahel.
• Dokumentatsiooni täitmiseks kuluva aja lühendamine ja võimalike vigade kõrvaldamine.
• Otsuste tegemise kiiruse suurendamine kõigil tasanditel.

ERP-süsteem suurendab objekti konkurentsivõimet, mitte ainult tõhusamate äriprotsesside kasutuselevõtu kaudu. Selle kasutamine peaks kaasa tooma ka ettevõtte üldkulude vähenemise. Täiustatud planeerimis-, modelleerimis- ja analüüsitööriistad aitavad optimeerida tootmistegevuse, finantssektori ressursse, aga ka lao-, transpordi- ja muude osakondade tööd.

Töö peamised omadused

Erinevates ettevõtetes, isegi nendes, kes tegelevad sama äriga, võivad kõik äriprotsessid kulgeda täiesti erineval viisil. Ettevõtte juhtimise infosüsteemi pakutav standardiseeritud tööskeem võib siin varem kasutatust oluliselt erineda. Selle järgipõhjus pidada seda ainult tarkvaratootena on põhimõtteliselt vale, kuna selle rakendamine nõuab ettevõttelt ulatuslikke sisemisi muudatusi olemasolevate äriprotsesside ümberkorraldamise näol.

Nende süsteemide kontseptuaalsed omadused on otseselt seotud nende olemusega. Tuletage meelde, et ERP-metoodika hõlmab ettevõtte kõigi oluliste osakondade konsolideerimist, et korraldada oma ressursside tõhusat haldamist. Selline seostamine toimub infosüsteemi sees ühe avaliku andmebaasi olemasolu kaudu. Teave siseneb hoidlasse ainult üks kord ning seejärel saavad seda korduv alt töödelda ja kasutada erinevad sise- ja välistarbijad. Võrreldes tegeliku eluga, väheneb sel juhul ettevõtte töötajate aeg ja vaev otsuste tegemiseks. Tähele tuleb panna ka seda, et ERP süsteem ei ole automatiseeritud protsesside juhtimissüsteem, vaid nende abstraktsel mudelil põhinev integreeritud infosüsteem, millesse infot sisestavad elavad inimesed.

Andmebaasi struktuur ja ka tarkvarapaketi kui terviku toimimine peab olema korraldatud nii, et see kajastaks eranditult kõigi osakondade tegevust. Selline lähenemine võimaldab jälgida ettevõtte ressursside ja äriprotsesside kogumit peaaegu reaalajas ning seega teostada nende operatiivset ja strateegilist juhtimist.

ERP-süsteemide üks peamisi ülesandeid onplaneerimisprotsessi optimeerimine ja kontroll planeeringu elluviimise üle. Sisseehitatud intelligentsed algoritmid lihtsustavad oluliselt selle lahendust nende kasutajate jaoks. Näiteks tootmisettevõtte planeerimisel ja juhtimisel on palju spetsiifilisi omadusi, mis on seotud selle komponentide heterogeensusega. Seega võivad ühes tehases olla töökojad, mis töötavad nii pidev alt kui ka diskreetselt. Sellest vaatenurgast peaks rakendatud ERP-klassi süsteem olema universaalne ja sisaldama kõige laiemat valikut spetsiaalseid mooduleid.

Kuna tänapäeva kaasaegsed ettevõtted on sageli geograafiliselt hajutatud, on väga oluline, et peakontorist kaugemal asuvatele filiaalidele oleks tagatud täielik juurdepääs ühisele teabe andmehoidlale. Seda rakendavad kõige arenenumad ERP-süsteemide väljatöötamisega seotud võrgutehnoloogiad, mis näevad ette ka kasutajate juurdepääsuõiguste eristamist neis salvestatud teabele.

ERP-klassi süsteemide funktsionaalsus

Funktsioonidest rääkides ei tohi unustada, et iga ERP-klassi toode on ettevõtte juhtimissüsteem tervikuna. Selle võimaluste ulatus sõltub peamiselt selle rajatise töö ulatusest ja omadustest, mille vajadusteks seda kasutatakse. Mõelge klassikalisele funktsioonikomplektile:

Tootmine

• Toodavate kaupade või osutatavate teenuste disaini- ja protsessispetsifikatsioonide säilitamine, et määrata kindlaks vajalike materjalide kogus ja tööjõukulud.
• Tootmisplaanide joonistamine.
• Ettevõtte tehniliste võimaluste planeerimine ja juhtimine erinevatel ligikaudsetel väärtustel: üksikutest üksustest töökodade ja tootmisliitudeni.

Finants

• Tegevusarvestus, finants-, juhtimis-, maksuarvestus ja kontroll.
• Ettevõtte varade haldamine, sh põhivara, väärtpaberid, pangakontod jne.
• Ettevõtte finantsressursside igakülgne planeerimine ja tulemuste kontroll.

Logistika

• Vajalike materjalide, toorainete, osade, komponentide mahtude planeeritud näitajate moodustamine vastav alt tootmisplaanidele.
• Tarne- ja müügijuhtimine: vastaspoolte arvestus, lepingute registri pidamine, tarneahela juhtimine, laoplaneerimise ja raamatupidamise teostamine.

Personal

• Värbamisprotsessi haldamine.
• Operatiivpersonal ja personaliarvestus, personal, palgaarvestus.
• Tööjõu planeerimine.

Turundus ja reklaam

• Säilitage müügiplaane.
• Hinnajuhtimine erinevat tüüpi turgudel, et kujundada ettevõtte adekvaatne üldstrateegia, läbipaistev kaupade maksumuse arvutamise poliitika: allahindluste ja erimüügitingimuste arvestamine.
• Planeerige ja kontrollige käimasolevaid reklaami- ja turundustegevusi.

Projektid. Aruandlus

• Pakkudes laia valikut standardiseeritud raamatupidamis-, finants- ja juhtimisaruandluse vorme ning paindlikku mehhanismiloo kohandatud.
• Üldstrateegia koostamine: ajastuse, materiaalsete, rahaliste ja inimressursside edukaks rakendamiseks vajaliku samm-sammuline kavandamine.
• Peamiste projekti tulemusnäitajate jälgimine.

Millised ettevõtted saavad ERP-süsteeme kasutada

Esmapilgul võib tunduda, et selle klassi süsteemid on loodud eranditult suuremahuliste tööstuste jaoks, kuna neid iseloomustab rohkem ressursivoogude ja erinevat tüüpi protsesside ülesehituse suur keerukus. Siiski on olukordi, kus MRP või MRP II klasside kasutamine ei pruugi olla väikeettevõtte jaoks piisav. Tänapäeval saate turult osta erinevate võimalustega tarkvaratooteid. Sõltuv alt ettevõtte ulatusest, kus neid saab tõhus alt kasutada, on rasked, keskmised ja kerged lahendused.

Mis puudutab mittetootvaid organisatsioone, siis ERP-klassi süsteemid kehtivad ka neile. Selliste ettevõtete jaoks ei piisa liiga laiast funktsionaalsusest. Hetkel on olemas väikesed integreeritud või lokaalsed süsteemid, mis vastavad teenindussektoris töötavate kaubandusettevõtete või organisatsioonide vajadustele. Samuti tuleb märkida, et paljud arendajad pakuvad oma klientidele ja tööstusharu tooteid.

Teave liigitusmeetodite kohta

Kõige ilmsem funktsioon, mille järgi saab kõiki ERP-ettevõtte juhtimissüsteeme klassifitseerida, onorganisatsiooni mastaabis, kui need võivad olla kohaldatavad. Sellest vaatenurgast lähtudes on tavaks eraldada lahendused sõltuv alt tööde arvust:

• Suurkorporatsioonid (üle 10 tuhande inimese).
• Keskmise suurusega ettevõtted (1000 kuni 10 000 inimest).
• Keskmised ettevõtted (100 kuni 1 tuhat inimest).
• Väikeettevõtted (alla 100 inimese).

Selliste infotoodete süstematiseerimise oluline tunnus on funktsionaalsus. Sõltuv alt teostatud ülesannete mahust on järgmine üldtunnustatud jaotus:

• Suur integreeritud.
• Keskmine integreeritud.
• Finantsjuhtimine.
• Kohalik.

Kohalik versioon on tavaliselt kitsa fookusega ühtne kastiga teabetoode, mille kogukulu on suhteliselt väike. Enamasti hõlmab see ühte või mitut organisatsiooni või selle raamatupidamistegevuse finantsvaldkonna plokki. Sellised süsteemid sobivad väikestele tootmis- või kaubandusettevõtetele.

Ettevõtte juhtimise finants- ja juhtimissüsteemi saab kasutada peamiselt mittetootvates organisatsioonides, peamiselt kaubanduses või teenuste osutamisel. Lisaks finants- ja raamatupidamisele on siin kaasatud ka logistikajuhtimise moodulid.

Integreeritud infosüsteemid võivad olenev alt sihtobjekti mõõtkavast olla keskmised või suured. Need hõlmavad kõiki ettevõtte struktuuride äriprotsesse, nimelt suhtlemist tarnijate ja tarbijatega,lõpptoote tootmine, materjali- ja finantsvood, personalisuhted, tarne, ladustamine ja turundus, projekti elluviimine ja palju muud.

Kaasaegne ERP-süsteemide turg

Kõik täna siseturul esitletavad tarkvaratooted võib jagada kahte põhikategooriasse: Venemaa ja imporditud. Erinevused nende vahel ei seisne ainult loomise kohas, vaid ka funktsionaalsuses.

Lääne võimsad arendused on standardiks nn ERP-klassi süsteemidele. Selgeimad näited nendest on SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution tooted. Neid kõiki saab kasutada mis tahes taseme sihtmärkidel, sealhulgas väga suurtel. Nende kasutamine Venemaa ettevõtetele võib aga sageli olla raskendatud järgmiste probleemide võimaliku ilmnemise tõttu:

• Ettevõtete ettevalmistamatus olemasolevate äriprotsesside tõsiseks ümberkorraldamiseks. Selliste muutuste ulatust on raske liialdada. Välismaiste ettevõtete juhtimissüsteemide äriprotsessid erinevad põhimõtteliselt meie riigis tavaliselt kasutatavatest.
• Ebapiisav arv spetsialiste, kes suudaksid Venemaal import-ERP-süsteemi juurutamise projekti õigel tasemel ellu viia.
• Selliste lahenduste kasutamise kõrge hind.

Hoolimata üldisest mahajäämusest lääne analoogidest suurendavad kaasaegsed Venemaa arendused järk-järgult oma funktsionaalsust. Need on täielikult kohandatud kodumaiste ettevõtete tööks. ja seda saab eduk alt rakendadakui konkreetsel juhul ei ole vaja äriprotsesside laiaulatuslikku katvust, vaid piisab vaid mõne tegevusvaldkonna raamatupidamise seadistamisest ERP süsteemi abil. Kodumaiste edasiarenduste näideteks on 1C ja Galaktika tooted.

Tulevikku vaadates – ERP II

Mõnda aega tagasi ilmunud ERP II kontseptsioon oli ERP metoodika täiustamise tulemus. Ettevõtte ressursside planeerimine ja juhtimine jäävad siin peamiste ülesannete hulka. Oma jälje jättis aga interneti kiire areng, mis algatas uue metoodika tekkimise, muutes traditsioonilise äri osaliselt elektrooniliseks. ERP II on kombinatsioon klassikalisest ettevõttehaldussüsteemist konkreetsete veebikaubanduse lahendustega.

Nüüd on muutunud äärmiselt oluliseks suhelda oma vastaspooltega võrgu kaudu. Selleks on kaks olulist valdkonda: tarneahela juhtimine ja kliendisuhete juhtimine. Ettevõttesisene teave lakkab olemast ainult selline, siseneb väliskeskkonda ja saab aluseks koostööle teiste äriüksustega. Uus kontseptsioon on antud juhul sõnastatud kui ettevõtte ressursside ja välissuhete juhtimine. Lisaks ideoloogilisele ümberorientatsioonile said ERP II süsteemid oma tehnoloogilised omadused.

Süsteemi valimise probleemi lahendamine

Selle taseme tarkvara valik on äärmiselt vastutusrikas protsess. Vale otsus selles küsimuses, eriti suuremahuliste projektide puhul, võibeeldatud tulemuse puudumisel kaasnevad muljetavaldavad aja- ja rahakulud.

Suuremahulise süsteemi efektiivne juurutamine, mis peaks näiteks tagama tootmisettevõtte efektiivse juhtimise, nõuab sellelt tingimata äriprotsesside ümberkujundamist. Oluline on vältida olukorda, kus rakendusprotseduuri lõpus koguks programm kasutamata andmeid või ei lahendaks vajalikke ülesandeid. Sel põhjusel on parem kutsuda projekti elluviimiseks koostööd tegema ekspertide meeskond, kes on end selles küsimuses tõestanud.

On olemas teatud kriteeriumide loetelu, mille alusel saab projektimeeskond kokkuleppel sihtettevõtte administratsiooniga teha optimaalse, kulutõhusa otsuse tarkvaratoote valikul:

• Süsteemi tehniliste ja funktsionaalsete võimaluste vastavus ettevõtte põhieesmärkidele.
• Omamise kogukulu peab mahtuma selleks otstarbeks eraldatud eelarvesse. Lisaks süsteemi ostmise kuludele hõlmab see tegevus- ja muud tüüpi kaudseid kulusid.
• Rakendatud ERP-klassi infosüsteem peab vastama kõigile üldtunnustatud tehnilistele nõuetele, mis tähendab, et see peab olema skaleeritav, töökindel, vastupidav võimalikele riketele, omama viiruse- ja häkkeritõrjet.
• Tarnija peab tagama installitud tarkvara hilisema hoolduse ja toe.

ERP-klassi süsteemide juurutamise protsess

ERP-süsteemide juurutamine ettevõtetes kaasneb samanimeliste strateegiate juurutamisega neis. See protseduur kestab olenev alt sihtobjekti ulatusest tavaliselt mitmest nädalast mitme aastani. Organisatsioon võib juurutamisega tegeleda iseseisv alt või kasutada selleks spetsialiseerunud ettevõtete abi. Saame eristada selle protsessi põhietappe:

1. Esmane organisatsioon. Siin on vaja määratleda strateegilised eesmärgid ja eesmärgid ning määrata rakendamise eeldatav mõju konkreetsele organisatsioonile. Nende andmete põhjal on võimalik koostada projekti tehniline plaan.
2. Projektiarendus. Selles etapis analüüsitakse organisatsiooni senist tegevust: selle edendamise strateegiat, äriprotsesse. Selle tulemuste põhjal koostatakse süsteemimudel ja tehakse tööplaani asjakohaseid täpsustusi.
3. Projekti elluviimine. Kuna äriprotsesside läbiviimise reeglid dikteerib juurutatud ERP-süsteem, siis siin muudetakse need ühtsete nõuete järgi. Vajadusel töötatakse välja aruandlusvormid ja algoritmid andmete ülekandmiseks varem kasutatud raamatupidamisprogrammidest. Kui eelmistes etappides ilmneb süsteemi funktsioonide ebapiisavus objekti jaoks, siis see lõpetatakse. See lõpeb kasutaja koolituse ja eeltestimisega.
4. Kasutuselevõtt. Kasutamise käigus tuvastatakse ja kõrvaldatakse võimalikud vead ja rikked.

SüsteemERP-klassi juhtimine pole tänapäeval pelg alt organisatsiooni kõikidesse arvutitesse installitud kalli tarkvara koopia, vaid ka paljutõotava äristrateegia peamine liikumapanev jõud. Selle valikul tuleks lähtuda sihtobjekti olemasolevatest vajadustest ja võimalustest. Kogu ettevõtte kui terviku edasine edu sõltub tehtud otsuse õigsusest ja edasiseks rakendamiseks vajalike sammude elluviimisest.