Jooksev, esialgne ja lõplik kontroll: miks ja kuidas seda tehakse

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Juhtimise efektiivsuse määrab eesmärgi saavutamine, kõikidel tulemuse poole liikumise etappidel peab juht teostama kontrolli ja järelevalvet protsessi, ressursside, keskkonna üle. Kontroll on juhi üks olulisemaid funktsionaalseid eesmärke.

Juhtimise kontrolli mõiste

Juhtimine on vajalik tegevuste efektiivseks korraldamiseks, ressursside ratsionaalseks kulutamiseks ja eesmärkide saavutamiseks. Juhtimisel on traditsiooniliselt viis põhifunktsiooni: planeerimine, organiseerimine, motiveerimine, kontrollimine ja koordineerimine. Igal neist on oma eripära ja tähendus. Seega on kontroll, olgu siis praegune või strateegiline, juhi oluline tegevus, et võrrelda töö tulemusi plaaniga tootmisprotsessi kõikides etappides, kontrollida tulemuste vastavust standarditele ja normidele ning kõrvaldada tekkivad kõrvalekalded.

Kontrolli olulisust seletatakse vajadusega kõrvaldada ebakindlus ettevõtte asjade seisu ja tootmisprotsessi edenemise suhtes. Samuti on kontroll eduka tegevuse eelduseks. Tavõimaldab hinnata olukorda ja ennetada kriiside tekkimist. Kontroll ja järelevalve on vajalikud, kuid need võivad esineda mitmel kujul ja täita mitmesuguseid funktsioone. Olenev alt juhtimisstiilist organisatsioonis võib kontroll olla koondunud ühe juhi, tavaliselt kõrgema juhi kätte, või delegeeritud mitmele töötajale.

Juhtfunktsioonid

Kontroll on ebameeldiv tööhetk nii juhile kui ka tegijale, kuid see on vajalik. Juhtimises on tavaks rääkida mitmest põhijuhtimisfunktsioonist:

- Välise ja sisemise keskkonna hindamine. Kontrolli käigus kogub juht infot ja eemaldab ebakindluse hetkeprotsessi mõistmisel. Kontrolli läbiviimine võimaldab avastada välis- ja sisekeskkonnas negatiivseid või ohustavaid tegureid ning leida võimalusi nende kõrvaldamiseks või tegevuste sooritamisel nendega arvestamiseks.

- Hälvetele reageerimine. Juht kontrollib selleks, et olla kursis kõigi tootmisprotsessi detailidega ning et oleks aega muutustele ja kõrvalekalletele reageerida. Kontroll võimaldab vigu ja ohte õigeaegselt märgata ning tootmisprotsessi kiiresti uuesti üles ehitada.

- Ressursside eraldamine. Taktikaline ja tehniline kontroll võimaldab kõige ratsionaalsem alt kasutada olemasolevat raha, varustust, leida õige koht töötajate kompetentsidele. Samal ajal võimaldab juhtimine tuvastada reserve ja neid tootlikult kasutada.

- tagasiside säilitamine. Kontrolli interaktiivne funktsioon on see, et selle rakendamise käigusinteraktsioon luuakse süsteemi kõigi elementide vahel, juhi ja täitja vahel.

- Personali töötulemuste hindamine. Selleks, et töötajaid asjatundlikult motiveerida ja nende töö eest tõhus alt tasuda, on vaja üles ehitada selge hindamissüsteem, mille juures aitab juht kontrollida kõiki tootmisetappe.

Juhtimise tüübid

Järelevalveprotsessi keerukus toob kaasa mitu kontrollikvalifikatsiooni.

Protseduuride sageduse järgi eristatakse neid:

- Eelkontroll. Juba enne töö algust tuleks võtta meetmeid, et jälgida ja hinnata peamisi ressursse: materjalid, inimesed, tootmine. Selle eesmärk on vältida esinejate tegevuse negatiivsete tagajärgede võimalust. See võimaldab teil teha plaanis muudatusi juba enne selle elluviimist ja enne vigade tegemist.

- Praegune juhtimine. See viiakse läbi tööde tegemise ajal, selle eesmärk on tuvastada esinemise staadiumis ning vältida vigu ja kõrvalekaldeid. Selle eesmärk on jälgida normide ja standardite järgimist. Praegune juhtimine nõuab pidevat teabevoogu ja vigade kiiret parandamist.

- Lõplik kontroll. Seda tehakse kokkuvõtete tegemise ja tulemuste saavutamise hindamise etapis. Seda tüüpi kontrolli peamine eesmärk on vältida sarnaseid vigu tulevikus. Selle etapi jooksul saadud andmed on aluseks uute plaanide koostamisel.

Kontrollitoimingute sageduse alusel on strateegilised, taktikalised jaoperatiivjuhtimine. Funktsionaalse kuuluvuse järgi nimetavad eksperdid finants-, tootmis-, turundus- ja personalikontrolli liike. Samuti saate tegevussuuna alusel eristada väliseid ja sisemisi juhtimistüüpe.

Strateegiline ja taktikaline kontroll

Ettevõtete plaanide elluviimise kõige olulisem tööriist on strateegiline ja taktikaline kontroll. Seda tüüpi juhtimistegevuste ülesanne on jälgida plaanide ja käimasolevate tegevuste õigsust. Strateegiline kontroll on globaalsete eesmärkide, strateegiliste programmide ja tegevuste järgimise süstemaatiline kontroll. Seda tüüpi tegevuse eesmärgid on: valitud pikaajaliste eesmärkide õigsuse ja nende saavutamise viisi õigsuse kindlaksmääramine, ettevõtte potentsiaalsete võimaluste väljaselgitamine. Taktikaline kontroll on seotud lühiajaliste vahetute eesmärkide saavutamise kontrollimisega. Selle tööriistaks on tehniline kontroll, mille eesmärk on tuvastada tootmisprotsessi range vastavus eeskirjadele, standarditele ja eeskirjadele.

Kontroll ettevalmistamise etappides

Kogu juhtimisprotsess on läbinud kontrollietapid. On olemas järgu klassifitseerimise traditsioon, antud juhul on: eelkontroll, jooksev ja lõplik kontroll. Igaüks neist täidab oma ülesandeid ja omab eripära. Tööde alustamisele eelneb eelkontroll, see on planeerimise lahutamatu osa. Selle eesmärk on luua tingimused tootmise tõhusaks käivitamiseks. SellelEtapil hinnatakse personali valmisolekut ja kompetentsust, vajalike ressursside olemasolu ning tegevuste dokumenteerimist.

Praegune kontroll, erinev alt esialgsest, langeb ajaliselt kokku tootmisetappidega. Selle peamine ülesanne on parandada töövoogu. Juht jälgib pidev alt kõigi tootmistoimingute ja esinejate tegevuste vastavust kinnitatud plaanidele ja standarditele. Mõnikord nimetatakse seda etappi ka "vahekontrolliks", mis rõhutab selle peamist omadust - puuduste ja kõrvalekallete tuvastamist teel eesmärgi poole. Seda rakendatakse nii aktuaalsete kui ka strateegiliste probleemide lahenduse hindamisel. Eriti oluline on lõplik või lõplik kontroll. See erineb oma ülesannete ja kulgemise poolest teistest etappidest vägagi.

Lõplik kontroll: üksikasjad

Tootmisprotsessi viimane etapp hõlmab mitme olulise ülesande lahendamist. See on seatud eesmärkidele ja tulemustele vastavuse määra väljaselgitamine, personali töö hindamine, valearvestuste ja vigade nimekirja koostamine, et nende põhjal edasi minna planeerimise uude etappi. Lõplik kontroll tuleks läbi viia vastav alt kehtestatud kriteeriumidele, et esinejad saaksid aru, kuidas nende tööd kontrollitakse ja kuidas see nende töötasusid mõjutab. Seda tüüpi järelevalvet seostatakse ressursside kulukuse hindamisega, strateegiate ja taktikate tulemuslikkuse määramisega ning varem tehtud otsuste õigsuse hindamisega. Selle etapi tulemused on organisatsiooni tuleviku jaoks äärmiselt olulised, kuna selle tulemused võivad seda tehavältige vigu tulevikuplaanide loomisel.

Kontrollprotseduur

Juhtimine, praegune ja lõplik, toimub ühe algoritmi järgi.

Esimeses etapis kogutakse infot, seejärel sõnastatakse iga toimingu ja protsessi jaoks hindamiskriteeriumid, seejärel määratakse kontrolli eesmärgid ja meetodid. See on ettevalmistav etapp. Edasi siseneb kontroll protsessi ja tegevuste tegeliku hindamise etappi. Viimane etapp on saadud teabe analüüs ja järelduste vormistamine, see on lõppkontrolli sünonüüm. Kõigi nende toimingute tulemusena peaks sündima juhtimisotsus.

Juhtimise põhimõtted

Juht, kes kontrollib nii praegust, strateegilist kui ka lõplikku kontrolli, peab meeles pidama selle rakendamise aluspõhimõtteid. Nende hulka kuuluvad:

- õigeaegsus. Kontrolliprotseduuride vahele peaks jääma mõni aeg, see ei tohiks olla liiga sagedane, et töötajal ei tekiks tunnet, et teda ei usaldata. Kuid seda ei tohiks teha liiga harva, et töötajal ei jääks muljet kontrolli puudumisest.

- Paindlikkus. See peab kohanema praeguste tingimustega.

- Kasumlikkus. Selle eesmärk on säästa ressursse, seega ei tohiks see nõuda suuri investeeringuid.