Projekti sidusrühmad. Autorid ja projektijuhid

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Et tänapäeva turul eduk alt konkureerida ja oma ettevõtmistes edukas olla, kasutavad paljud ettevõtted projektimeetodit. See võimaldab teil saada piiratud aja jooksul kvaliteetse valmistoote. Selle protsessi tõhusaks muutmiseks peate teadma selle olemust, spetsiifikat ja rakendusfunktsioone.

Mõtete määratlus

Sõna "projekt" pärineb inglise keelest. projekt, alates lat. projectus "visatud ette, väljaulatuv" ja sellel on mitu tähendust olenev alt piirkonnast, kus seda rakendatakse. Juhtimises on tegemist ajaliselt piiratud ettevõtmisega, mille eesmärk on luua uus unikaalne toode, teenus või tulemus. Selle tegevuste kogumi rakendamine näeb ette kasu saamist projekti peamistele sidusrühmadele (kliendid, investorid, tarnijad). Seda töövormi kasutavad laialdaselt ehitus-, inseneri-, ettevõttetarkvara- või turundusettevõtted, teatud inimrühmad ja edukad ettevõtted kasutavad seda meetodit oma tegevuses.isiksus.

Funktsioonid

See on projekt, mitte täidetavate ülesannete kogum, kui teostataval tegevusel on mitmeid tunnuseid, nimelt:

• ajaliselt piiratud (mõeldud sündmusel on alguskuupäev ja lõpptulemuse kättesaamise kuupäev või selle tulemusena eeldatakse teatud toodet või teenust);
• ainulaadsus on selle rakendamise üks peamisi eristavaid tunnuseid, samas kui see võib olla uus ainult korraldajale või projektis osalejatele, mitte kõigile töötajatele;
• selle protsessi läbiviimiseks vajalike rahaliste vahendite ja muude ressursside piirang (aeg, raha, tööjõud, tehniline tugi).

Tavainimese elus võib projektiks olla kolimine teise linna, uue maja ostmine, töö otsimine, ettevõtte asutamine jne, ettevõtluses on see uue toote loomine, ettevõtte laiendamine. turul, uue reklaamikampaania alustamine, uute tootmisvõimsuste loomine. Just see meetod võimaldab teha uusi samme organisatsioonide või üksikisikute tegevuses, nii et projekti sidusrühmad kasutavad seda uuenduste väljatöötamisel.

Protsessi peamised osalejad

See kategooria hõlmab inimesi (organisatsioone), kes saavad kavandatud ettevõtte elluviimisest otsest kasu. Nende hulka kuuluvad:

• Algatajad – inimesed, kes väidavad projekti vajalikkust. Nad võivad olla mis tahes taseme töötajad ettevõttes ja väljaspool seda.
• Sponsorid on peamiselt kõrgemate ettevõtete töötajadettevõtte link, kes jälgib selle käiku kliendi poolelt. Nad jälgivad selle tegevuste kogumi elluviimist ja pakuvad projektide rahastamise allikaid, materiaalset ja muud tüüpi toetust, samuti organisatsioonile kavandatud kasu saamist. Sponsorid määravad ametisse juhi, kes juhib protsessi, varustab teda kõigi vajalike vahenditega ja annab kõrgemale juhtkonnale (tegevjuht, juhatus jne) aru tegevuste edenemisest.
• Projektijuht on antud ettevõtte elluviimise eest vastutav juht. Selle ülesanded on: kontroll lõpptulemuse õigeaegse saavutamise üle, säästes pakutavate ressursside limiidi taset ja lõpptoote või -teenuse kõrget kvaliteeti. Ta tegeleb projektiga igapäevaselt, juhib meeskonna tegemisi, kontrollib seatud nõuete täitmist, arvestab ja lepib kokku kõigi huviliste soovidega ning vajadusel saab abi administraatorilt või ülesannete lahendamiseks ajutiselt loodud spetsialistide meeskond.

Need projektis osalejad saavad lõpuks lõpptoote (tulemuse) omanikuks, seetõttu dikteerivad nad projektile oma nõuded, rahastavad seda oma või välisvahendite investeerimisega ning sõlmivad ka planeeritud töövõtjatega lepinguid. tegevused.

Plaani elluviijad

Plaanimeeskonna liikmed on üksikisikud või üksused, kes osalevad ettevõttes või need osapooled, keskelle huve eesmärgi saavutamine võib mõjutada.

Vastav alt seda tüüpi tegevuses osalemise määrale on sarnaselt mõtlevate inimeste kolm peamist rühma:

• Põhimeeskond on töötajad (organisatsioonid), kes on otseselt seotud plaani elluviimisega.
• Laiendatud meeskond – professionaalid, kes pakuvad kaudselt professionaalset abi.
• Projekti sidusrühmad (sisemised ja välised) – organisatsioonid või töötajad, kes mõjutavad esimese ja teise rühma esindajaid, kuid ei suhtle otseste osalejatega. Nad teevad protsessi käigus ise kohandusi või tunnetavad otseselt plaani elluviimise mõju oma tegevusele.

Võimalikud osalejad ettevõttes

Mõnikord kaasatakse selle ürituse õnnestumiseks väljastpoolt üksikisikuid või organisatsioone. Nimelt:

• Investorid on inimesed, kes investeerivad mõnda projekti näiteks laenu vormis. Mõnikord on klient klient, muidu on need pangad, fondid ja muud suured ettevõtted.
• Töövõtjad - pooled, kes võtavad endale kohustusi tööde teostamiseks vastav alt kokkuleppele (lepingule). See võib olla osa ülesannetest või kogu projektist. Määrake peatöövõtja ja alltöövõtja, kes astub temaga lepingulistesse suhetesse ja osutab osa kokkulepitud teenustest.
• Tarnijad - projekti sidusrühmad, kes varustavad tellijat vajalike materjalide, tehniliste seadmete jms.
• Valitsusorganid - asula haldusaparaat,mis jälgib sotsiaalsete, keskkonnaalaste, kogukonna ja valitsuse nõuete täitmist.
• Tarbijad – inimesed, kes ostavad valmistooteid või kasutavad lõpptulemust, mis määrab soovi toote või teenuse järele ja pakub nende järele nõudlust.

Nende osapoolte projektis osalemise võimalus sõltub selle tüübist, tüübist, ulatusest ja keerukusastmest. Juhi töö peab tingimata hõlmama kõiki huvitatud osapooli ja tagama nende nõuete kooskõlastamise.

Kes kontrollib protsessi?

Projektide autorid on reeglina spetsialistid (arhitektid, projekteerijad, ehitajad) ning juht tagab kavandatava ettevõtmise elluviimise. Tegemist on juhtimistasandi töötajaga, osakonnajuhatajaga. Tema kohustuste hulka kuulub plaani õigeaegse elluviimise, olemasolevate ressursside kasutamise ja lõpptoote kvaliteedi jälgimine.

Prioriteet on esimene aspekt, kuna see võimaldab vältida kulude ületamist ja probleeme töö käigus. Seetõttu keskendutakse projekti juhtimisel alati ettevõtte ajakavale.

Projektijuhi funktsioonid

Ettevõtte juhtimise tõhusus sõltub otseselt võimu õigest jaotusest lihtsate tegijate, võtmemeeskonna liikmete ja juhi vahel. Viimaste volitused ja funktsionaalsed kohustused määratakse kindlaks kas tellija või projekti põhikirjaga (kui seda tehakse ettevõttesiseselt).

KJuhataja peamised kohustused on järgmised:

• Korraldage kontseptsiooni struktuur ja moodustage ettevõtte juhtimismeeskond.
• Otsige selle rakendamiseks vajalikke vahendeid ja ressursse.
• Projekti sidusrühmade mõju analüüs protsessi edenemisele.
• Tööülesannete täitmiseks vajalike töötajate koolitamine, nende motivatsioon.
• Kõigile osalejatele lähteülesande ja vastutuse kujundamine, projektijuhtimise meeskonna vastutuse taseme määramine.
• Äriplaani ja ajakava koostamine, eelarve arvutamine ja eelarve koostamine, võimalike riskide analüüsimine ja nende kõrvaldamise võimaluste leidmine.
• Iga liiki tööde teostamise jälgimine vastav alt plaanile.
• Ülesannete täitmiseks lepingute sõlmimine, nende täitmise jälgimine ja õigeaegne sulgemine.
• Suhtluse loomine juhtkonna ja teiste projektis osalejate vahel.
• Aruandlusmaterjalide vastuvõtmine ja nende analüüs.
• Kliendiga suhtlemine, et edastada kogu teda huvitava info, samuti saada infot soovide või nõuete kohta lõpptulemusele.
• Kõigi projektis osalejate töö ja selle õigeaegse sulgemise jälgimine.

Juhi funktsionaalsete ülesannete ring on küll altki suur ning ainult spetsiifiliste teadmiste ja oma tegevuse hoolika organiseerimisega saab ta tagada ettevõtte edu.

Esitajate selts

Projekti elluviimiseks loob juht 2töötajate rühmad: projektimeeskond ja juhtkond. Lõpptulemus sõltub suuresti nende kahe organisatsioonilise struktuuri tehtud töö kvaliteedist.

Projektimeeskond – need on spetsialistid ja/või organisatsioonid, kes teevad ettevõttesiseseid töid ning vastutavad juhtkonna ees nende teostamise ja kvaliteedi eest. See rühm luuakse kavandatud tegevuste ajaks. See võib hõlmata nii ettevõttesiseseid kui ka kaasatud töötajaid (rühmi).

Juhtmeeskonda kuuluvad esimese rühma töötajad, kes on otseselt seotud protsessi järelevalve ja juhtimisotsuste tegemisega. Ettevõtmise edukus, probleemide lahendamisel tekkivate riskide ja probleemide hulk sõltub sellest, kuidas juht õigesti sellesse gruppi tegijaid valib

Juhitasandi töötajad vastutavad nagu keegi teine oma töömahu elluviimise eest, mille ulatus võib olla erinev: dokumendi koostamisest valmis alamprojektini. Mõnikord kogub ettevõtte juht võtmepersonali (alammeeskonna) rühma, mis moodustatakse vastav alt vajalike tööde või alamprojektide pakettidele.

Sätestatud plaani õigeaegse täitmise tagamiseks on vajalik, et iga töötaja tunneks oma tööülesannete ulatust, tehtavatele töödele esitatavaid nõudeid, isikliku vastutuse taset, töötamise ajastust ja vorme. oma tegevusest aru andmas.

Projekti sidusrühmade tuvastamine

Iga tegevuste kogum on suunatud lõpptulemuse saavutamisele. Lõpptoode on kliendi nägemus. Üritust alustades on raske öelda, kas tulemus vastab ootustele. Et planeerimine oleks edukas, tuleb tuvastada ebakindluse allikad. Sageli on ebaõnnestumise põhjusteks täitmata ootused projektile, mis peab töö käigus muudatusi tegema. Selliste muudatuste algatajad on sageli projekti sidusrühmad. Näiteks sponsorid, tarnijad, ametiasutused jne. Neil on õigus esitada oma soovid tulemuste osas, mis võivad üksteisest erineda.

Kui eelnimetatud isikud või organisatsioonid saavad projekti kulgu mõjutada ja juht ei teadnud või ei arvestanud sellega, siis nende sekkumine muudab kogu kavandatava ettevõtmise käiku ja ta jääb tee peal kohandusi teha. Juhi töös ei tohiks olla puudusi.

Agentide või ettevõtete tuvastamiseks, kelle jaoks kavatsuse realiseerimine võib olla oluline, on mitu võimalust:

• Klassifikatsioon, st kõigi projektiga seotud ettevõtete, rühmade ja isikute väljatoomine. Siia kuuluvad sponsorid, kliendid, tarnijad, tootekasutajad, juhid, konkurendid, juhid, äripartnerid, meedia, ametiasutused jne. Siin on koostatud täielik nimekiri kõigist võimalikest sidusrühmadest ja sellest, kas neile määratakse kasu.
• Nominent, mille olemus seisneb selles, et juht määrab peamise huvirühma, näiteks sponsori, ettevõtte juhi, kes koostab nimekirja kõigist osalejatest, mille tugevuselmõjutada ettevõtte käiku.
• Uuringu dokumentatsioon.

Ettevõtte edu ja tekkivate probleemide hulk sõltub projekti sidusrühmade määratluse täielikkusest.

Plaani elluviimise kontroll

Plaani täitmist jälgitakse meeskonnakoosolekute pidamisega, mille liikmed annavad infot tehtud tööde mahust ja samas annavad märku, kui palju aega on veel vaja ülesannete õigeks täitmiseks. Neid andmeid kontrollitakse kalendrigraafiku alusel. Kui on ette nähtud viivitus, kaalutakse erinevaid probleemi lahendamise võimalusi ja üks neist võetakse täitmiseks. Samamoodi lahendatakse probleem kõrvalekaldudes eraldatud raha ja ressursside mahust ning lõplikust kvaliteeditasemest.

Projekti elluviimine on hea viis organisatsioonidele, kelle tegevus on suunatud ettevõtte arengule. Disainiprotsessi komponentide tundmine võimaldab lühikese aja jooksul saada häid tulemusi minimaalsete kuludega ning kooskõlastatud suhtlus projekti sidusrühmadega avab äritegevuseks uued horisondid.