Kohtumiste tüübid: protokoll, struktuur ja sisu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

On mõeldamatu ette kujutada ühegi organisatsiooni tööd ilma ärikommunikatsioonita. Korralikult üles ehitatud suhtlus töötajate vahel võimaldab ülesandeid sujuv alt ja kiiresti lahendada.

Organisatsioonides on mitut tüüpi koosolekuid ja igal neist on oma eripärad ja ülesanded. Selliste nüansside tundmine aitab hõlbustada äriküsimuste arutamist. See artikkel räägib teile koosolekute tüüpidest, aitab teil mõista, miks neid peetakse ja kuidas neid kontoritöös salvestatakse.

Ärikohtumiste eesmärgid

Iga tüüpi koosolekute ja koosolekute pidamise põhieesmärk on välja töötada konkreetsed konstruktiivsed lahendused pakiliste probleemide lahendamiseks ja kaaluda pakilisi äriprobleeme. Samuti on kollektiivi koosoleku käigus võimalus kõrgemate juhtidega jagada arvamusi, ideid või teha ettepanek probleemide parima lahenduse kohta.

Igasugused ärikohtumised võimaldavad näha terviklikku pilti olukorrast organisatsioonis, teha kindlaks selle tugevad ja nõrgad küljed. Tuleb märkida, et selles formaadis osaledesärisuhtlus on ettevõtte või ettevõtte uute töötajate kiire kohanemine.

Tasks

Iga tüüpi koosolekute puhul võib eristada järgmisi ülesandeid:

• aktuaalsete probleemide ja probleemide lahendamine;
• osakondade tegevuse integreerimine vastav alt ettevõtte strateegilisele eesmärgile;
• hinnang ettevõttele ja selle üksikutele struktuuriüksustele;
• ettevõtte poliitika hoidmine ja arendamine.

Selleks, et mõista, millises vormingus sellist äriüritust läbi viia, peate otsustama, milline ül altoodud ülesannetest sellele vastab, ja pärast seda saate aru, millisesse klassifikatsiooni see kuulub.

Tüübid ja klassifikatsioon

Koosolekul kui ärilise suhtluse tüübil võib olla erinev toimumisviis, mis määrab selle teema ja kohalviibivate ametnike nimekirja.

Tuleb esile tõsta koosolekute põhiklassifikatsiooni:

1. Omandipiirkond. Siin saab eristada selliseid koosolekutüüpe nagu administratiivsed (mis näevad ette probleemsete küsimuste arutamist), teaduslikud (seminarid ja konverentsid, mille eesmärk on arutada aktuaalseid teaduslikke küsimusi), poliitilised (mis on ette nähtud mis tahes poliitiliste küsimuste arutamiseks). erakonnad ja liikumised) ja segatüübid.
2. Skaala. Siin eristatakse rahvusvahelisi, kuhu on kaasatud spetsialiste teistest riikidest või välispartneritest, nii riiklikust, piirkondlikust kui ka linnast.
3. Regulaarsus. Mis tahes koosoleku formaadis võib ollaalaline või perioodiline.
4. Vastav alt asukohale - kohalik või reisiv.

Ja ka igat tüüpi koosolekuid saab jagada järgmiselt:

1. Õpetlik, sätestades suunava käitumisvormingu, kus kõrgem juht edastab teabe otse oma alluvatele, mis seejärel lahkneb ja edastatakse mööda võimu vertikaali. Kõige sagedamini kõlavad sellise ärisuhtluse käigus tegevjuhi korraldused, mis võivad oluliselt mõjutada ettevõtte käiku ning need võivad olla ka käitumisnormid või olulised uuendused.
2. Töökorras (juhtruumid). Seda tüüpi koosolekute eesmärk on saada teavet organisatsiooni või ettevõtte olukorra kohta. Info liikumine on sel juhul suunatud alluvatelt alluvatelt osakonnajuhatajate või peadirektori poole. Põhimõtteliselt arutatakse operatiivkoosolekutel teekaartide elluviimist, kavandatavaid tegevusi, strateegilisi ja tegevuskavasid. Oluline erinevus operatiiv- (lähetus)koosoleku ja kõigi teiste vahel on see, et neid peetakse regulaarselt ja neil on kindel osalejate nimekiri. Samuti väärib märkimist, et koosoleku ajal ei pruugi päevakorda olla.
3. Probleemiline. Selline koosolek kutsutakse kokku juhul, kui on kiireloomuline vajadus teha otsus ülesannete lühikese aja jooksul lõpetamiseks või ettevõtte globaalse probleemi lahendamiseks.

Lisaks kõigele eelnevale võib eraldi välja tuua ühe populaarseima tootmistüübikoosolekud – planeerimine. Reeglina toimub selline üritus iga päev või kord nädalas, kus on kohal osakonnajuhataja ja otsesed esinejad, kes saavad päeva ülesanded ja arutavad nende elluviimise edenemist.

Ettevõtte personali koosoleku teemaks koosolekul võivad olla igasugused ettevõtte käigus esile kerkivad küsimused ning arutelu käigu saab pühendada väliskeskkonnas toimuvatele muutustele. mida konkreetne organisatsioon tegutseb.

Kohtumise korraldamine

Igasugune kohtumine, olenemata selle vormingust, nõuab selleks hoolikat ettevalmistust, kuna selle tõhusus sõltub sellest hetkest. Esialgu peate kindlaks määrama järgmised punktid:

• sihtmärk;
• arutatud probleeme;
• personali ülesannete seadmine (funktsionaalsuse ja alluvuse alusel);
• sammud ülesannete täitmiseks.

Tänapäeval viiakse enamik koosolekuid läbi väga keskpäraselt, mistõttu nende tähendus kaob ja määratud ülesandeid saab täita halvasti. Seetõttu on äärmiselt oluline mõelda selliste ärikohtumiste kogu käik läbi ja üles ehitada töine arutelu nii, et see ei võtaks lihts alt aega, vaid omaks ka meeskonn alt tagasisidet.

Kohtumised

Tuleb märkida, et suured ettevõtted ja organisatsioonid, kes soovivad saada teatud turuosa ja arendada oma ettevõtet eesmärgiga teenida suurt kasumit, teevad suure panusearutada olulisi küsimusi just koosolekute kaudu. Edukate juhtide praktika põhjal saate koosolekuks valmistumise kohta koostada järgmised reeglid:

Esm alt tehakse kindlaks osalejate nimekiri. Peaks olema selge, keda koosolekule kutsuda ja millist rolli ta sellel mängib. Tihti juhtub, et kutsutud ei pruugi probleemist aru saada ja kutsutakse "igaks juhuks", kuid sel hetkel saaksid nad oma töökohustusi täita ja aega mitte raisata.

Oluline on koostada päevakord. Kui koosolek on planeeritud, koostatakse eelnev alt päevakord, kus on märgitud arutatavad küsimused ja määratakse ka peamised esinejad. Oluline on meeles pidada, et see dokument tuleks saata teabe koostamise eest vastutavatele isikutele ja kohalviibijatele, et kõik osalejad saaksid koostada aruandeid, ettepanekuid ja lisaküsimusi. Vajadusel võidakse päevakorda korrigeerida.

Suured ja strateegilised küsimused tuleks tõsta koosoleku esiplaanile. Selliste küsimuste kõnelejad peavad tingimata olema isikud (osakondade, sektsioonide, töökodade juhid), kes vastutavad isiklikult ettevõtte mis tahes strateegilise tegevuse elluviimise eest.

Olulised punktid

Oluline on meeles pidada, et igal koosolekul on kaks peamist etappi – selleks valmistumine ja tegelik läbiviimine. Esimene etapp hõlmab äritegevuse asjakohasuse kindlaksmääramistmärgitakse kogumik, ülesanded, põhi- ja kõrvaleesmärgid, koostatakse osalejate ja esinejate nimekiri, koostatakse ettekanded, ettekanded ja aruanne vastav alt teemale või eelnev alt määratletud päevakavale. Teine etapp hõlmab kohtumise varem planeeritud käigu elluviimist, aruannete kuulamist ning jooksvate ja strateegiliste küsimuste arutamist.

Kui sellise ärisuhtluse käigus on vaja töötajatelt otsustada, mida ja kellele teha, siis võib eraldi välja tuua kolmanda etapi - otsustamise. Üldjuhul teeb otsused koosolekut juhatav esimees oma äranägemise järgi või arutelu või kollektiivse hääletamise teel.

Koosolekuplaani näidis

Selge plaaniga saab iga juht koosolekut tõhus alt ja tulemuslikult läbi viia, mis võimaldab teil saada töötajatelt tagasisidet ja määrata neile õiged ülesanded. See plaan võib sisaldada järgmist:

• tervituskõne;
• aruannete kuulamine ja kokkuvõtete tegemine teatud ajavahemiku kohta (kvartal, nädal, poolaasta, kuu);
• ettevõtte jaoks oluliste jooksvate probleemide kajastamine;
• kuulamise soovitused tõrkeotsinguks (ajurünnak);
• pakutud võimaluste hindamine ja nende rakendamise arutelu;
• valikute kogunemine;
• hääletamine ühe või teise variandi vastuvõtmise poolt;
• piiride määramine probleemide lahendamise käigus (vastutaja kindlaksmääramine, ajastus, meetodid ja meetodid).

Salvestamine

Suurteatud tüüpi koosolekud tuleb fikseerida paberil (dokumendil), mida nimetatakse protokolliks. Sellise dokumentatsiooni säilitamine võimaldab tehtud otsuseid seadustada. Ja ka tänu protokollile saate alati jälgida tegevuste elluviimise edenemist ja ülesannete täitmata jätmise korral määrata, kes selle eest vastutab.

Punkteerimise viib reeglina läbi koosoleku juhatajaks oleva juhi sekretär. Seda funktsiooni saavad aga sageli täita ka teised töötajad.

Sekretäri funktsioonid ja ülesanded

Enne ärikohtumiste algust peaks sekretär tutvuma kutsutute nimekirjaga ja arutatavate küsimuste loeteluga. Siiski tasub tähele panna, et kui koosolek toimub regulaarselt, siis just see ametnik kogub kokku kogu dokumentatsiooni (nimekirjad, plaanid, päevakord jne) ja aitab juhil koosolekuks valmistuda.

Algul ja vajadusel võib sekretär paluda kohaletulnutel täita registreerimisleht, kuhu märgitakse nende täisnimed. ja positsioon. Seda läheb vaja protokolli koostamisel. Järgmisena teeb sekretär teatavaks päevakorra, mis tähistab koosoleku algust. Lisaks, kui kohalolijad hakkavad küsimusi arutama, registreerib sekretär selle sündmuse edenemise. Koosoleku lõpus koostab see ametnik protokolli valmis versiooni, mille järel allkirjastab ta koos esimehega ja saadab kõik asjaosalistele.

Sekretärile on koostamisel äärmiselt oluline tasudatähelepanu koosoleku protokolli välimusele. See peab sisaldama päist, toimumiskohta, osalejate nimekirja, arutatud küsimusi ja tehtud otsuseid.

Järeldus

Eelnevast teabest selgub, et koosolekute pidamine ettevõtetes on äärmiselt oluline. Siiski tasub alati meeles pidada, et sellisteks üritusteks kvaliteetne ettevalmistus kannab enam kui 50% edu võtmest teabe kajastamisel, eesmärkide seadmisel ja nende kvaliteetsel elluviimisel.