Läbirääkimiste reeglid: põhiprintsiibid, võtted, tehnikad

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2024-01-17 18:48

Iga inimene puutub kokku sellega, mida tavaliselt nimetatakse ärisuhtluseks. Seetõttu on paljud huvitatud sellest, kuidas kirjutada ametlikku kirja, aktsepteerida partnerit ja pidada temaga läbirääkimisi, lahendada vastuoluline küsimus ja luua vastastikku kasulikku koostööd.

Ärikommunikatsioon on eriti oluline inimestele, kes juhivad oma ettevõtet. Paljuski sõltub nende tegevuse edu sellest, kui hästi nad valdavad suhtlusteadust ja -kunsti. Lääneriikides õpetatakse ärisuhtluse teemasid käsitlevaid koolitusi peaaegu igas ülikoolis ja kolledžis. Mitte nii kaua aega tagasi hakati kodumaistes kõrgkoolides õppima läbirääkimiste reegleid. Ja kahtlemata kasvatavad sellised erialad õpilastes oskust luua kontakti partneritega.

See artikkel räägib ärisuhtluse eetikast ja läbirääkimiste reeglitest. Kirjeldatakse läbirääkimiste põhietappe, inimeste käitumistüüpe ja mõningaid nendega suhtlemise põhimõtteid. Samuti esitatakse tehniliste sidevahendite üle läbirääkimiste pidamise reeglid.

Mis on läbirääkimised?

Enne läbirääkimiste põhireeglite kaalumist peaksite välja selgitama, mis need on ja millised need olla võivad. Niisiis, läbirääkimised on inimestevaheline suhtlus, mis toimub teatud eesmärgi saavutamiseks. Läbirääkimistel on igal suhtluspoolel ühesugune võimalus olukorra kulgu kontrollida ja otsuseid langetada.

Läbirääkimistel eeldatakse alati, et osalejad on osaliselt sarnasel arvamusel ja osaliselt ei nõustu teise poole tõekspidamistega. Nad kohtuvad, et jõuda ühise nimetajani. Kui aga osapooled nõustuvad teineteise tõekspidamistega või on vastupidi väga kriitilised, on tegemist täiesti erineva interaktsiooni tüübiga – vastav alt koostöö ja vastasseis.

Läbirääkimiste funktsioonid ja eesmärgid

Üldiselt aktsepteeritakse, et läbirääkimised eksisteerivad selleks, et jõuda ühisele arvamusele ja milleski kokku leppida. Kuigi see arvamus on väga loogiline, on veel mitu eesmärki.

Läbirääkimisi on vaja selleks, et arutada probleeme (olemasolevaid või võimalikke), teha ühiseid otsuseid jne. Lisaks võivad läbirääkimised täita informatiivset funktsiooni, kui inimesed vahetavad arvamusi ainult teatud asjade üle. nimetatakse eelläbirääkimisteks. Uute sidemete loomiseks korraldatud koosolek hõlmab sellist funktsiooni nagu suhtlus, kui inimesed kohtuvad üksteisega tutvumise eesmärgil.

Läbirääkimisedvõivad omada ka selliseid funktsioone nagu kontroll, koordineerimine ja reguleerimine. Need erinevad kommunikatiivsetest selle poolest, et need on vajalikud juhtudel, kus kokkulepped on juba sõlmitud ja läbirääkimised käivad varem saavutatud ühisotsuste elluviimise üle.

Lisaks eeltoodule on praktikas nii, et läbirääkimisi ei pruugita arutada ja otsustada. Neid on vaja konkurentide või partnerite tähelepanu kõrvalejuhtimiseks. Mõnikord kasutavad selliseid nippe kaubandusettevõtted, kes soovivad võita teatud partneri tähelepanu, luues ärikontakte teiste ettevõtetega.

Läbirääkimiste etapid

Läbirääkimiste reeglid kohustavad inimest teadma, millised selle protsessi etapid on olemas. Tänu sellele on võimalik ärisuhtluse planeerimisel ja läbiviimisel saavutada suurepäraseid tulemusi.

Niisiis, läbirääkimine koosneb ettevalmistusest, suhtlusprotsessist endast ja kokkuleppele jõudmisest. Läbirääkimiste etappe ja nende etappe tasub lähem alt käsitleda allolevas tabelis.

Sammid	Ettevalmistusetapp	Hooldusetapp	Konsensuse etapp
Esimene	Läbirääkimisviiside valik	Teabe jagamine	Kokkulepitud lahenduste valik
Teine	Kontakti loomine vestluspartnerite vahel (kutse või kinnitusläbirääkimistel osalemine)	Päevakorra koostamine	Valitud tegevusstrateegia viimane arutelu
Kolmas	Läbirääkimisteks vajaliku teabe kogumine ja analüüsimine	Vaidlusküsimuste tuvastamine	Ametlik kokkulepe saavutatud
Neljas	Läbirääkimisplaani koostamine	Osaliste sügavate huvide avalikustamine	-
Viies	Usaldusliku õhkkonna loomine	Joonistamisettepanekute väljatöötamine	-

Formaalselt võib eristada veel üht etappi – viimast, mil mõlemad pooled analüüsivad pärast läbirääkimisi tulemusi ja asuvad saavutatud kokkuleppeid ellu viima.

Läbirääkimisviisid

Tasub meeles pidada üht kõige olulisemat läbirääkimisreeglit – alati on vaja teada arutluse teemat ja omada teatud lähenemisi. Neid teades saate ennustada vestluskaaslase käitumist. Eristada saab järgmisi läbirääkimisviise:

1. Vaenlased. Lähenemise olemus seisneb selles, et osapooled astuvad üksteise ette sõdurite rollis, kes peavad kaitsma oma huve. Teisisõnu võib seda lähenemist kirjeldada kui köievedu.
2. Sõbrad. Mõlemad pooled pooldavad sõbralikke läbirääkimisi. See lähenemine eeldab, et nõrgempool kohandub tugevama poolega. Tuleb märkida, et selline lähenemine on praktikas äärmiselt haruldane.
3. Partnerid. Kolmandal lähenemisel on väga kindel alus – keskendumine mõlemale poolele vastuvõetava lahenduse leidmisele. Oluline on, et osapooled püüaksid sellise lähenemisega leida olukorrast väljapääsu, mis sobiks nii täielikult kui täielikult. Seda lähenemisviisi võib kirjeldada kui "puhast" läbirääkimist.

Hoolimata sellest, milline lähenemine valiti, tuleb meeles pidada, et vestluskaaslased saavad kasutada erinevaid nippe, mis aitavad oma poole kasuks rohkem kasu saada.

Räpased trikid

Läbirääkimiste etiketireeglid ei kiida heaks erinevate pettekäikude kasutamist, kuid ärimehed võivad kasu saamiseks meelega trikke appi võtta. Peaksite alati olema valvel ja suutma need korralikult neutraliseerida. Tasub kaaluda levinumaid "räpaseid" trikke:

1. Sihttaseme tõstmine. See nipp põhineb sellel, et partner seab esialgu koostööks liiga keerulised, talle kasulikud või valutult välistavad tingimused ja vestluse käigus neid lihtsustab. Seega peab om alt poolt järeleandmisi tegema ka pool, kelle vastu tehnikat kasutatakse. Sellise nipi vältimiseks tuleb enne kohtumist uurida läbirääkimiste teemat ja partneri potentsiaali.
2. Valed aktsendid. See trikk on põhimõtteliselt sarnane ülalkirjeldatuga. Ainus erinevus seisneb selles, et antud juhulnäitab üles äärmist huvi probleemi lahendamise vastu, kuigi tegelikult on see probleem teisejärguline.
3. Viimase hetke nõudmised. See nipp on sarnane ül altooduga, kuid seda saab kasutada ainult läbirääkimiste viimases etapis, kui alguses on soovitatav kasutada kahte esimest. Seda tehnikat nimetatakse ka "väljapressimiseks". Nõudmiste esitamine viimasel hetkel on väga ohtlik nipp, sest kui partnerid on kõiges kokku leppinud ja konsensusele jõudnud, esitab üks osapooltest uued tingimused ajal, mil teine on juba lepingu sõlmimisest huvitatud.
4. Lootusetu olukorra tekitamine. See tehnika on selle poole jaoks, mille vastu seda kasutatakse, väga valus. Seda kasutades loob partner sellised tingimused, mille korral vastaspool saab kas olukordadega leppida või keeldumise korral ennast kahjustada. Sageli viib selline käitumistaktika selleni, et survealuse poole usaldus võib pöördumatult kaduda.
5. Ultimaatum. Selle triki põhimõte seisneb selles, et üks osapooltest satub positsioonile "Kas nõustute meie tingimustega või lahkume läbirääkimistelt!". Pärast sellist trikki kujunevad läbirääkimised aga küsimuse ühepoolseks lahendamiseks.
6. Salaami. Triki põhimõte taandub samale lähenemisele nagu päris vorstitoote puhul. Salaami on toode, mida tarbitakse väikeste portsjonitena, kuna seda ei saa süüa tervelt ja korraga. Üks pool hakkab andma välja infot hinnangu, isiklike huvide jms kohta väikeportsjoneid lootuses, et teine teeb sama ja hakkab kõiki saladusi rääkima. Olenev alt sellest, mida ütleb partner, kelle vastu seda trikki kasutatakse, hakkab esimene pool vastav alt käituma. Selle tulemusena võivad läbirääkimised ajas venida ning vestluspartner saab täielikult ja täielikult teada teise poole arvamuse, huvid ja seisukohad.
7. Bluff. Triki nimest selgub, et jutt käib sellest, et üks osapooltest annab oma partnerile teadv alt valeinfot. Viimastel aastatel on seda aga üha vähem kasutatud, sest tänapäevased tingimused võimaldavad iseseisv alt kõike, mida vestluspartner ütleb, üle kontrollida.
8. Topeltõlgendus. See nipp põhineb sellel, et üks osapooltest annab välja topelttähendusega sõnastuse, mida saab siis enda huvides tõlgendada. Nipp seisneb selles, et kui lepingu käigus töötatakse välja või allkirjastatakse mõni sellise topeltsõnaga dokument, ei saa üks osapooltest hiljem tingimusi täitmata jätta. Selline nipp on seda kasutavale osapoolele väga ohtlik, sest tänu sellele võite kiiresti kaotada hea maine ja omandada halva maine.

Läbirääkimiste reeglid ütlevad, et kui ärisuhtluse käigus pandi tähele, et partner läheb trikkide ja trikkide peale, siis mitte mingil juhul ei tohi seda vastu maksta. Peate mõistma, miks see juhtub, ja pärast seda sideliini üles ehitama. Ärge siiski katkestage läbirääkimisi järsult, parem kuulake kõik nõudmised rahulikult ära ja jäta endale aega mõtlemiseks.

Reeglid, mida läbirääkimistel järgida

Läbirääkimistel kehtivad nii-öelda universaalsed käitumisnormid ja vahet pole, kas kohtutakse silmast silma või peetakse läbirääkimisi tehniliste sidevahendite abil. Läbirääkimiste reeglid, mida meeles pidada, on alati järgmised:

1. Olge alati viisakas ja vältige fraase ja vihjeid, mis võivad partneri isiksust alahinnata. Alati tuleks järgida ilmalikku etiketti.
2. Sa ei saa eirata oma partneri arvamust.
3. Ärge esitage liiga palju küsimusi, selgitamata, miks need olulised on. Teisisõnu ei tohiks lihtsaid päringuid lubada.
4. Peame adekvaatselt reageerima selgitustele ja püüdma edastada teavet, et kõik osapooled mõistaksid, mis on kaalul.
5. Ära lase oma mõtteid parafraseerida.
6. Kui teie partneri mõte tundub ütlemata, võite seda jätkata, täpsustades, kas see oli kaudne.
7. Kokkuvõtete tegemine on võimalik alles läbirääkimiste lõpus või pärast pikki märkusi.
8. Kui läbirääkimised on grupilised, on vaja anda kõigile sõnavõtu võimalus, isegi kui see võtab liiga kaua aega. Kuid tavaliselt peab sõna vaid üks inimene potentsiaalse partneri poolel.

Kuidas partnerit veenda?

Ärikommunikatsiooni ja läbirääkimiste reeglite seisukoh alt on psühholoogid välja töötanud mõned näpunäited, mis aitavad neil hetkedel, kui on vaja mitte ainult partnerile teavet edastada, vaid ka veenda tedamidagi. Seega tasub kaaluda seda nimekirja:

1. Kui otsustati partnerit milleski veenda, tuleks alustada nõrkadest argumentidest, liikuda edasi keskmiste argumentide juurde ja lõpus välja tuua tugevaim argument, nn "trumbikaart".
2. Te ei saa viia partnerit tema jaoks ebasoodsasse olukorda ega avaldada talle survet. Igaühel on õigus oma nägu säästa.
3. Kui teil on vaja mõnele olulisele küsimusele saada positiivne vastus, peaksite enne seda küsima kaks lihtsat vastust, millele partner vastab kergesti.
4. Tasub meeles pidada, et mida mõjukam on kõneleja, seda tugevam alt kõlavad tema argumendid.
5. Peate üles näitama empaatiat.
6. Veenmisel tuleb alustada sellest, mis on mõlemale poolele selge ja vastuvõetav.

Telefonivestlused: telefonivestluste läbiviimise reeglid

Telekommunikatsioonivestlused erinevad näost näkku vestlustest. Telefonivestluste kõige olulisem reegel on lühidus. Selline ärisuhtlus peaks olema sisutihe ja mitte venima venima. Peate rääkima ainult sisuliselt.

Üldiselt on sidevahendite kaudu läbirääkimistel mitu põhireeglit:

1. Sa pead olema sõbralik ja vastutulelik.
2. Telefonivestlusi peaks läbi viima pädev isik, kes saab päevakorrast aru.
3. Enne rääkimist peate oma häält kohandama ja võimalusel ütlema paar keeleväänatust.
4. Hääl telefonivestluste ajal peaks olemarahulik. Vajadusel saate oma häälega mängida, kui peate keskenduma teatud asjadele või veenma partnerit.
5. Sa ei saa vestluspartnerit katkestada. See on telefonivestluste väga oluline reegel. Isegi kui vestluskaaslane räägib ebameeldivaid asju, kritiseerib või väljendab rahulolematust, tuleb teda kuulata ja alles siis rääkima hakata.

Lisaks eelnevale tasub meeles pidada, et telefonivestluste pidamise etiketireeglid on samad, mida inimesed tavaliselt isiklikult järgivad. Lisaks tasub tähele panna, et kui tehniliste probleemide tõttu jäi vestlusest vahele mõni osa, mida vestluskaaslane ei märganud, tuleb vabandada ja paluda seda korrata.

Riiklikud iseärasused läbirääkimistel

Teades partneritega telefonisuhtluse põhitõdesid ja kollektiivläbirääkimiste reegleid, on alati vaja arvestada kõigi osapoolte rahvuslikke iseärasusi. Näiteks sakslased ei salli hilinemist ja on äärmiselt pedantsed. Inglased on inimesed, kes näivad alati reserveeritud, nii et ärge võtke seda külmana. Väärib märkimist, et kui selline partner andis oma ausõna, siis ta seda ka hoiab.

Itaallased on väga aktiivsed ja seltskondlikud ning eelistavad kohtuda mitteametlikus keskkonnas. Selliste partnerite oluline omadus on see, et nad eelistavad rääkida sama auastmega inimestega. Hispaanlased on inimesed, kes eelistavad töötada meeskonnas. Nad on galantsed, avatud, tõsised, kuid samas on neil imeline tunne.huumor. Nii nagu itaallased, eelistavad hispaanlased pidada läbirääkimisi sama auastmega inimestega.

Hiina partneritest rääkides peaksite meeles pidama, et nad on sõnade suhtes väga tähelepanelikud. Nende poolt välja öeldud teave on alati läbimõeldud ja vaoshoitud. Sageli ei ole hiinlased esimesed, kes oma mõtteid ja ettepanekuid avaldavad, seega peaksite seda läbirääkimistel meeles pidama.

Järeldus

Olles mõistnud, millised on ärisuhtluse põhitõed ja telefonivestluste etiketireeglid, on õige käitumisliini ülesehitamine palju lihtsam. Kõige tähtsam selles protsessis on olla aus enda ja oma partneri vastu.