Projekti juhtimisplaan: kirjeldus, koostamine, analüüs

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Mis on projektijuhtimisplaan, saab mõista mõistest Projektijuhtimine. See on ühtaegu kunst ja teadus, mis on tarbijale orienteeritud turumajanduses hästi välja kujunenud. Tegemist on tööplaani struktureeritud väljatöötamisega koos vahe-eesmärkide määramisega teatud kuupäevadeks. Selle elluviimise raames määratakse vastutav projekt, kes töid teostab, ja reguleerivad organid, kes jälgivad eeskirjade täitmist. Kas projektijuhtimine on alati tõhus? Kes või mis mõjutab lõpptulemust?

Teoreetiline aspekt

Projektijuhtimisplaan on alati seotud uuenduslike rakendustega ja koosneb uue toote, turu, tarbijakategooriate analüüsi elementidest. Selle põhieesmärk on lahendada kavandatud ülesanne võimalikult lühikese aja jooksul maksimaalse raha kokkuhoiuga.ressursse.

Kavandi järgi on igal projektil piiratud uuenduslik mõju. Innovatsioon väljendub individuaalses lähenemises sarnastest kaupadest või teenustest erinevate kaupade loomisele. See võimalus võimaldab teil toote või teenuse omadusi süstemaatiliselt täpsustada ja muuta.

See parameeter on lahutamatu osa projekti kommunikatsioonijuhtimise plaanist, uute toodete väljatöötamisest, ehitustööde remondist või valimiskampaaniast, infosüsteemi moodustamisest ettevõttes.

Teoreetiline aspekt hõlmab kombineeritud teadmisi, oskusi, viise ja vahendeid uue toote ja teenuse loomiseks. Turu nõudmistele ja investorite ootustele vastamiseks on vaja leida optimaalne tasakaal kulude, tähtaegade, eesmärkide ja teostatava projekti kvaliteedi vahel.

Projektiplaan peaks loogiliselt ühendama kõik teadmiste valdkonnad olemasolevate ressursside ja teostajate potentsiaaliga.

Süsteemide tüübid

Iga ülesande, näiteks uue toote loomise ja seejärel müümise, saab teha koos projektijuhtimisplaaniga või ilma.

Esimene võimalus põhineb maatrikssüsteemi kasutamisel, mis määrab projekti vastutava (juhi). Ta annab aru direktorile ning tema gruppi kuuluvad erinevate osakondade töötajad, kes on projekti ajaks vabastatud otsestest tööülesannetest. Sellised personalimuudatused nõuavad meeskonna ühtekuuluvust ning selget arusaamist projekti eesmärkidest ja tulemustest.

Teine võimalus eeldab, et vastutavaks määratakse üks osakonnajuhatajatest. Kõiki projekti ülesandeid täidavad selle üksuse töötajad. Kuid üldiselt ei saa töötajad sellest ülesandest täielikult aru ja tajuvad seda lisakoormusena. Selle tulemusena võivad ajastus ja tulemused olla ettearvamatud.

Erinevad projektid

Ettevõtted kasutavad projekte tööl kui ebatraditsioonilist algatusmeetodit, mida ei saa kasutada igapäevases tegevuses. Nende osakaal ettevõtetes kasvab iga aastaga.

Projektid on alati erinevad, kuid neil on midagi ühist. Need on piiratud aja tingimused, pädevate tegijate otsimine ja lisaraha. Eristatakse järgmisi juhiseid:

1. Arhitektuurne projekteerimine. Ettevõtluses edu saavutamiseks on vajalik inseneride, disainerite, tarbijate ja investorite osalus. Ilmekas näide on USA leiutaja ja arhitekt B. Fuller, kes suutis inimesi huvitada ja välja töötada moodulvannitubade mudeli. Need ruumid on ökonoomne valik ja neid kasutatakse ka tänapäeval elamute ehitamisel.
2. Kontseptuaalne nägemus. Asi on luua tingimused, mis soodustavad uute ideede loomist. Näiteks võib tuua projekti USA telefonifirmadega, kus otsitakse võimalust kaitsta telefoniputkasid marodööride eest. Paljudest valikutest otsustasime roostevabast terasest konstruktsiooni kasuks. Täna võib seda elementi välisuksel jälgida.paljudes hoonetes.
3. Planeerimine. Väga oluline on koostada projekti teostamise jada. Näiteks õnnestus Yellowstone'i rahvuspargil selle kriteeriumi järgi ellu viia ristmiku ja selle hoolduse üldplaan.
4. Objektide ehitamine. Töö keskendub ehitusnormide ja -reeglite järgimisele, samuti iga etapi süsteemsele kontrollile. Juhtorgani puudumine võib kaasa tuua objekti hävimise koos ettenägematute kahjustustega.

Enne ühe lähenemise kasuks otsustamist on vaja välja töötada projekti kvaliteedijuhtimise plaan. Meditsiiniseadmete või ravimite tootmisel on parem keskenduda planeerimisetappide kvaliteedile. Juhul, kui valmistoodet on vaja ühest piirkonnast teise ümber paigutada, näiteks mitmekorruseliste majade kliimaseadmete ja küttesüsteemide paigaldamisel, keskendutakse juhtimisele.

Edufaktor

Projekti juhtimisplaan on täna eduka tulemuse lahutamatu osa. Varem oli selle loomine iseloomulik traditsioonilistele tootmisvaldkondadele (kaitse, energeetika, ehitus). Praegu kasutab seda lähenemisviisi peaaegu iga teine ettevõte, õigemini 45% kõigist organisatsioonidest. Nende hulka kuuluvad finantsasutused, mis pakuvad ettevõttele teenuseid ja kaupu.

Tihti tunneb tootekeskne ettevõte vajadust seda süstemaatiliselt muuta vastav alt klientide uutele nõudmistele. Sel juhul luuesprojektijuhtimise plaan. Tänapäeval töötab enamik organisatsioone selle lähenemisviisi kaudu.

Nõuanded plaani koostamiseks

Praktikas satuvad paljud ettevõtted oma ettevõtmistes raskustesse ja lähevad pankrotti. Näiteks Lockheed, mis ebaõnnestus lennukiga L-1011, või Deep Tunneli projekt, mille eesmärk oli suurendada Chicago linna kanalisatsioonitaristut. Ettevõtted on kandnud suuri kulutusi, püüdes hoida seda, mis neil õnnestus, ja mingil määral müüa – oma toodet.

Ebaõnnestumise peamiseks põhjuseks oli see, et projektijuhtimisplaani detailne väljatöötamine jäi teostamata ning ettevõtte juhtkond oli täielikult keskendunud lõpptulemusele, mitte eesmärgi saavutamise järjestikustele etappidele.

Eduka ettevõtte elluviimiseks on vaja välja töötada selge tegevuste jadaga kontseptsioon, võttes samal ajal arvesse järgmisi näpunäiteid:

1. Vaadake projekti kolmand alt osapoolelt. See tehnika võimaldab teil toimuvat objektiivselt hinnata, olukordadele uue pilguga vaadata, tekkinud probleeme lahendada ja kulud üle vaadata;
2. Delegeerige otsuste tegemine. Selline lähenemine annab arusaamise projekti vahe-eesmärkidest, suurendab efektiivsust mitu korda;
3. Tehke varuplaan. Täiendavad võimalused tekkinud probleemide lahendamiseks aitavad säästa aega ja raha. Ja kontseptsiooni mitmeks osaks jagamine viib selle valmimisele lähemale.

Haldamise eest vastutav

KvaliteedijuhtimiskavaProjekt on siis tõhus, kui selle juht vastab teatud kriteeriumidele. Inimese valimine, kes suudab vajalikud tegevused läbi viia ja ettevõtte uuele tasemele viia, on riskantne ettevõtmine. Siiski on parem mitte viivitada probleemi lahendamisega.

Kandidaadi peamised omadused peaksid olema vastutustundlikkus, ambitsioonikus, oskus inimesi juhtida ja kõrge pädevus. Praktikas sellest ei piisa, sest ta peab teadma ka töö sisu. Projekti ulatuse juhtimisplaan koosneb enamikul juhtudel etappidest:

• dokumentatsiooni arendus;
• volituste ja ülesannete jaotus;
• tööplaani kinnitamine;
• stsenaariumide loomine ootamatuteks olukordadeks.

Lõpuks on parem eelistada motiveeritud ja ise kandideerivaid kandidaate. See näitab juhi peamist omadust – võimet teha kiiresti tõsiseid otsuseid.

Projekti riskid

Riskijuhtimisplaan on struktureeritud süsteem tegurite tuvastamiseks, nende hindamiseks ja neile reageerimiseks. See koosneb saadaolevatest ja vastuvõetavatest prognoosinormidest stsenaariumi tagajärgede osas.

Ettevõtluses on mitu riskijuhtimise taset:

• lähenemisviiside väljaselgitamine ja tegevuskava koostamine;
• otsi riske, mis võivad projekti tulemust muuta;
• kvalitatiivne ja kvantitatiivne riskihindamine;
• meetodite ja protseduuride väljatöötamine võimalike ohtude vähendamiseks;
• projekti kogu tsükli täitmise jälgimine.

Ressursid

Saate mõjutada kontseptsiooni lõpptulemuste kasvu, samuti vähendada tööde maksumust ja ajastust, valides ülesande täitmiseks kaasaegsed tehnoloogiad, kvalifitseeritud töötajad ja rahalised vahendid. Kasutatavaid tehnoloogiaid ja projekti ressursihaldusplaani peetakse ettevõtte edu võtmevahenditeks.

Lisaks võtmele on võtme haldamiseks vaja ka lisatööriistu. Näiteks saab nendega sõlmida lepinguid, mis võimaldavad vajalikke ressursse õigel ajal kaasata. Laevad omistavad personalijuhtimissüsteemi ja kontseptsiooni ennast, kõigi osalejate infosuhtluse kujunemist.

Hinnang

Projektijuhtimisplaanide analüüs sisaldab kahte elementi: struktuuri hindamist ja elluviimise astme uurimist. Analüüsi on vaja, et täielikult mõista, kui tõhus on kontseptsioon investeeritud ressursside osas.

Esimene element sisaldab töötajate hinnangut näitajatele, ülesannetele, töö lõpptulemustele. Siin tehakse muudatusi tulevases tööprotsessis. Kõik edasised protsessid seotakse tulemusanalüüsi elemendiga, milles salvestatakse tehtud tööd ja koostatakse prognoose.

Enamik ettevõtteid kasutab kontseptsioonikriteeriumide hindamissüsteemi, kus hinnatakse kulusid, töö kestust ja nende kvaliteeti. Kui mõni kriteerium ei ole täidetud, koostatakse projekti muudatuste juhtimise plaan. Sel juhul vaadatakse üle näitajate, ülesannete väärtusedkohandamisel.

Analüüsi viimane etapp on saavutatud tulemuste võrdlemine kavandatutega.

Ettenägematud asjaolud

Projekti juhtimisplaani elluviimisel mängib olulist rolli direktori meelekindlus ettenägematutes olukordades ja adekvaatne hinnang tekkinud probleemidele.

Selle kvaliteedi puudumine juhis ja ajapuudus mõne otsuse tagajärgedega arvestamiseks on probleemide peamised põhjused. Kohe töö alguses ilmnenud lahendamata ülesandeid ei pruugita lahendada, mis toob kaasa tähtaegadest möödalaskmise või tarbetuid majanduskulusid. Samas võib hirm ja ebakindlus juhtkonna tegevuses kiiresti üle kanda kogu töörühma. See on psühholoogiline käitumine. Seetõttu on juhi jaoks väga oluline keskenduda ja mitte kaotada meelerahu emotsioone varjates.

Projekti mitmekülgsus

Iga projektijuhtimiskava nõuab paljude ülesannete üheaegset lahendamist. Samas tuleb igale küsimusele täpselt ja üksikasjalikult vastata. Iga esilekerkiv nüanss määrab projekti enda saatuse. Riskide ennetamise küsimus lahendatakse peamiselt spetsialistide kompetentse lähenemise kaudu.

Eduka projekti elluviimiseks peate jälgima ülesannete täitmise kiirust, pöörama tähelepanu detailidele, delegeerima tööd kolleegidele ja hindama selle kvaliteeti projekti käivitamise kõikides etappides.

Tähelepanu detailidele

Tehke turuanalüüsi, SWOT analüüsi, rahavoogude arvutamist jamuud võtmenäitajad suurendavad projekti tõhusust. Projektijuhtimise äriplaan mitte ainult ei määratle elluviidava ettevõtmise tüüpi, vaid sisaldab ka tulude ja kulude prognoose. See sisaldab järgmisi üksusi:

• ettevõtte kirjeldus;
• turundusstrateegia;
• konkurentide hindamine;
• operatsiooniprotseduurid;
• personal.

Planeeri tervikuna

Kõik projekti töötajad tegutsevad ühtse terviku osana, sest lõpptulemus sõltub nende tegevusest.

Iga osaleja mõjutab oma vastutusala piires töörühma vaimu ja töö efektiivsust üldiselt. Juhtimises on oluline mitte pidev alt kampaaniat teha püstitatud ülesannete elluviimiseks, et saavutada nõutud tulemusnäitajad, vaid tagada, et iga osaleja tunneks oma tähtsust ühises asjas.