Panga sularahatoimingute juhtimine. Ülevaade sularahatehingute kontrollisüsteemidest

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Kassa on tohutu maksu- ja raamatupidamissektor, mida reguleerivad paljud määrused ja ulatuslikud reeglistikud. Kõik organisatsioonid ja üksikettevõtjad, kes teevad osapooltega arveldusi sularahas, on kohustatud neid järgima. Kuna selles raamatupidamisvaldkonnas kohtab sageli erinevaid pettusi, muutub sularahatehingute kontroll iga aastaga aina keerulisemaks, karmistatakse ja kaasajastub. Selles artiklis käsitletakse kassa rolli ettevõttes, käitumisreegleid, samuti toimingute kontrollimise meetodeid ja süsteeme.

Kassa roll organisatsioonides ja pankades

Ettevõtte kassa on vajalik organisatsioonidele, kes võtavad vastu ja väljastavad sularaha sularahas. Nende toimingute eesmärk võib olla mis tahes: töötajatele palkade väljastamine, reisikulud, kontorikulud, klientidelt maksete saamine, arveldused tarnijatega. Kõik need toimingud tuleb läbi viia kassa kaudu. Sularahatehingute kontroll on usaldatud maksuteenistusele.

Tavalises rutiinisDialoogis kasutatakse sõna "kassa", silme ette kerkib kassa ise. Tegelikult ei ole see organisatsioonides ainult juhtimis- ja arvutusseadmed. Füüsilise või juriidilise isiku kassa on terviklik süsteem, mis sisaldab hästivarustatud kassapidaja töökohta, tarkvara, seadet ennast, aruandluse olemasolu, limiidi järgimist ja inkasso reegleid. Ka selles valdkonnas töötav spetsialist peab olema korralikult väljastatud.

Ruumivarustuse reeglid

Sularahatehingute kontroll algab nõuetest ruumidele, kus kassa ise asub. Ilma korralike seadmete ja seadmeteta, nagu seda nõuavad keskpanga eeskirjad, ei peaks kassa toimima. Loomulikult ei järgi kõik organisatsioonid määrusi. Selline lähenemine võib esiteks kaasa tuua trahve, teiseks on see ohtlik rahale ja nende eest rahaliselt vastutavale töötajale. Pangandusorganisatsioonid peavad täitma kõiki nõudeid, vastasel juhul võidakse neilt litsents ilma jääda. Allpool on toodud üldised nõuded kassaaparaadi varustamisele:

• Ainult ühe ukse olemasolu, mis sulgub seestpoolt. Ukse lukk peab olema kindel, mõnel juhul kasutatakse raudpolte ja polte, samuti tabalukke, et ust väljastpoolt ei oleks võimalik lõhkuda.
• Ruumis on aken klientidega suhtlemiseks, raha vastuvõtmiseks ja väljastamiseks. Aken peaks samuti tihed alt sulguma ja olema varustatud hingedegatabalukk. Muide, ukse ja akna mõõtmed on selgelt reguleeritud. Kehtestatud mõõtmetest kõrvalekaldumine on lubatud, kui ettevõttel on turvaüksus.
• Tuba peaks olema varustatud metallkappidega. Need tuleb kinnitada hoone kandekonstruktsioonide külge nii, et neid ei saaks välja võtta koos sisedetailidega, mille külge need on kruvitud. Tööpäeva lõpus kapid lukustatakse ja pitseeritakse.
• Ventilatsioon ja aknad peavad olema kindl alt suletud ja varustatud metallvarrastega.
• Ruumis peab olema kaks tulekustutit.
• Kassaaparaat peab olema varustatud alarmidega, mis saadavad signaale erinevatest turvaringkondadest kohalikku politseijaoskonda või turvaorganisatsiooni.

Kassapidajaga töötamise protseduur

Sularahatehingute juhtimine eeldab teatud tööjärjekorda. Oma töökohale saabumisel on kassapidaja esmaseks ülesandeks kontrollida kastide ja seifi plommide rikkumist, samuti kontrollida, kas pole märke lõhkumisest ja volitamata sisenemisest ruumidesse. Kui hoiatusmärke ei leita, võite asuda tööle. Kellegi teise kohaloleku tunnuste ilmnemisel tuleb koheselt helistada korrakaitseorganitele ning enne töötajate saabumist tagada kassaaparaadis asuvate dokumentide, seadmete ja mööbli puutumatus. Sündmuskoh alt puudutut on võimalik kontrollida vaid politseinike juuresolekul. Nendega arvutatakse seifi sisu ümber. Pärast ülevaatustruumides koostatakse akt neljas eksemplaris: üks on mõeldud politseinikele, teine kindlustusseltsile ja kolmas ettevõttele endale. Neljandat eksemplari on vaja emaorganisatsiooni olemasolul.

Juurdepääs ruumi, kus asub kassa, peaks olema saadaval ainult kassapidajale, väljastatud vastav alt kõikidele keskpanga ja TKRF-i nõuetele, ning ametiasutustele. Ülemustele mõeldud võtmekomplekt tuleb pitseerida ja hoida kindlas kohas. Kassaruumis ei tohiks olla kassapidaja isiklikke asju. Seal asub ainult majandusorganisatsioonile kuuluv.

Nõuded on ka organisatsiooni kassas hoitava sularaha hulga kohta. Eelnev alt tuleb välja arvutada ja vastavates aktides dokumenteerida rahaliste vahendite limiit, mille ületamisel ei tohiks tööpäeva lõpus kassas sularaha olla. Limiidi säilitamiseks viiakse läbi spetsiaalne operatsioon - kogumine, mis tähendab, et usaldusväärse kaitsega spetsialiseeritud transport veab raha panka. Panga väikesed filiaalid koguvad oma raha peamistesse varahoidlasse ja organisatsioonid panka, kellega neil on teenuse- ja tugileping. Sularahalimiiti saab rikkuda ainult kolme päeva jooksul, mil organisatsiooni töötajatele väljastatakse palgad.

Kassast sularaha väljastamise kord

Panga ja organisatsioonide sularahatehingute kontroll põhineb selgel regulatsioonil fikseerida kõik toimingudSularahas. Kõik tehingud on korralikult dokumenteeritud ja kajastatud erinevat tüüpi äriarvestuses.

Süsteem sularahatehingute kontrollimiseks hõlmab kõigi sularahaga tehtavate manipulatsioonide kajastamist, kasutades sularaha laekumisi ja väljaminekuid, avansiaruandeid, tšekke ja akte aruande alusel väljastatud kasutatud raha kohta. Kõik tehingud kajastatakse kassaraamatus. Tööpäeva lõpus koostatakse akt, millele on lisatud kassaaparaadist prinditud lõplikud fiskaalsed kviitungid.

Kõik raha väljastamisega seotud toimingud tuleb kinnitada kassaorderitega selle isiku allkirjaga, kellele need väljastati. Raamatupidamisprogrammis on väljastamise eesmärk kommentaarides sisse sõidetud. Ettemaksed ja aruande alusel tehtud maksed tuleb seejärel kinnitada tšekkide, tehtud tööde või saadud teenustega. Töötasu väljastamist kinnitab ka kulude kassatõend, samuti palgaleht.

Sularaha- ja arveldustehingute kontroll keelab kategooriliselt ühele isikule mõeldud raha väljastamise teise allkirja vastu.

Kassapidaja reeglid

Raamatupidamine ja sularahatehingute kontroll on pandud eelkõige spetsialistile nimega "kassapidaja". Väikese personaliga organisatsioonides võivad tema rolli täita järgmised ametnikud:

• pearaamatupidaja.
• Teatud jaotise raamatupidaja.
• Iga töötaja, kellel on eriteadmised jaoskused.

Kõigile kassapidaja ülesandeid täitvatele ametnikele (ka osalise tööajaga) on kohustuslik tingimus täieliku vastutuse kokkulepe. Kui juhist või raamatupidajast otsustatakse teha kassapidaja, siis peab see alati olema sama isik. Kui ta läheb haiguslehele või puhkusele, asendab teda mõni muu juhi korralduses märgitud töötaja ja allkirjastas ka uue vastutuslepingu. Lisaks on vaja vormistada materiaalse vara vastuvõtmise ja üleandmise akt. Selle ettevalmistamise käigus loetakse sularaha, kontrollitakse seadmete seisukorda, komisjoni juuresolekul kõigi dokumentide olemasolu. Komisjon on vähem alt kolmeliikmeline rühm. Enamasti hõlmab see pearaamatupidajat ja juhtkonda. Akt on koostatud kolmes eksemplaris.

Kassapidaja registreerimisel saadetakse tema allkirja näidis organisatsiooni teeninduspanka või panga peakontorisse. Just tema peaks olema kõikidel kassatööga seotud dokumentidel.

Kassapidaja ametikohale kandideerijat tuleb enne tööle võtmist hoolik alt kontrollida, kas tööl ei ole ebameeldivaid pretsedente. Tema dokumendid ja foto edastatakse turvateenistusele või küsitakse teavet õiguskaitseorganitelt. Nüüd on internet tööandjale selles küsimuses hea abiline. Seal on palju andmebaase, kus organisatsioonid jagavad teavet töötajate kohta, kes on vallandatud ja kes on töökohal rikkumisi toime pannud.

Kassaaparaadiga ei ole soovitatav töötadalubada inimesi, kellel on alkoholi- ja narkosõltuvus, varasemad karistused, avaliku korra rikkujad, aga ka erinevate vaimuhaigustega inimesed.

Sularahatehingute registreerimise kontroll

Kõigi dokumentide korrektne vormistamine ja kättesaadavus on keskpanga, teenindava panga, maksuteenistuse ja teiste kontrollorganite vältimatu nõue. Sularahatehingute finantskontrolli saab läbi viia plaaniväliselt, hoiatusega, dokumentatsiooni ja sularahaseadmete arestimisega. Paljud organisatsioonid, eriti finantsstruktuurid, teostavad plaanilist kassa siseauditit. Sel juhul komplekteeritakse komisjon, mis koosneb selles küsimuses oma kompetentsetest töötajatest, või palgatakse spetsiaalne audiitorfirma, kes viib läbi kõik professionaalsel tasemel kontrollid ning koostab tõrgete, lahknevuste kohta sularahatehingutes ja dokumentatsioonis akti.

Väli- ja muud liiki kontrollid võivad mõjutada töölepinguid, vastutust, töötajate isikuandmeid, kassadokumentide seisukorda, nende hoolduse õigsust ja korrektsust, kassaaparaadi fiskaalmälu, ettevõtte seadmeid ja seadmeid. kassa, tehingute kajastamine, nende kehtivus raamatupidamises, majandus- ja maksuarvestuses.

Kassaaparaat

Sularahatehingute kontrollimise seadmete loend sisaldab spetsiaalset kassaaparaati. Tavalistest riistvarapoodidest seda osta ei saa. Erinev altprinterist, faksist, arvutusmasinast ja muust kontoritehnikast saavad KKM-i müüa ainult selleks erilitsentsi saanud organisatsioonid. Juhtimis- ja arvutusseadmeid teenindavad reeglina samad organisatsioonid. Iga kassaaparaat tuleb registreerida maksuametis. Spetsiaalne mäluseade salvestab pidev alt kõik toimingud, mida kassapidaja masinaga teeb. Lisaks edastatakse need andmed maksuteenistusele ettevõtte esitatud aruannetega vastavusse viimiseks. Kõikidest kassa riketest, remondist, mahakandmisest tuleb teavitada ka maksuametit.

Kõik klientidelt sularaha vastu võtvad juriidilised isikud (ettevõtted) on kohustatud töötama kassaaparaadiga. Kassaaparaadi kasutamisest saab vabastada ainult üksikettevõtjad. Neil on õigus väljastada tšekke käsitsi, kinnitades nende autentsust oma pitseriga. Kuid see leevendus ei kehti kõigi ettevõtjate kohta. Mõned tegevused nõuavad ainult kassaaparaadi kasutamist.

Sularahatehingute juhtimine

Lisaks välisteenuste kontrollimisele on vajalik sisekontroll. Kassa pidamise eeskiri näeb ette järgmise plaaniliste kontrollide ajakava: enne majandusaasta aruande esitamist, enne kvartaliaruannete esitamist, juhtudel, kui vahetub selle kassaga töötanud rahaliselt vastutav isik. Samuti viiakse läbi kassa ja sularahatehingute kontroll, kui töötajal tekkis ebaaususe kahtlus, ilmnes varguse või kelmuse asjaolud, sularaha kogus ei vasta dokumentides kajastatule.

Mõne organisatsiooni juhtkond järgib sagedasi plaaniväliseid kontrolle, et töötajatel ei tekiks kiusatust ära kasutada oma ametiseisundit ja tihedat kontakti sularahaga. Iga tšeki jaoks määratakse spetsiaalne komisjon, mis koosneb iga kord erinevatest inimestest, kes ei ole seotud kassa sisu moodustamisega. Komisjoni koosseis fikseeritakse kontrollimise aktis. Sageli kaasneb protsessi endaga ka videosalvestus.

Panga sularahatehingute iseärasused

Panga sularahatehingute kontrollisüsteem eeldab keerukamat konfiguratsiooni. Finantsinstitutsioonide filiaalides on erinevate spetsialistide poolt läbiviidavad kontrolli mitmel tasemel. Kuna panka liigub palju rohkem raha kui tavaorganisatsioonides, on kontrollisüsteemi keerukus ja kõrgendatud nõuded igati õigustatud. Vaatamata sellele, et igal aastal püütakse pankades kõiki toiminguid automatiseerida, on vaja vähem alt kahte töötajat, kes vastutavad toimingute korrektse läbiviimise eest: kassapidaja ja kassajuht. Esimene teeb tehinguid tööpäeva jooksul, teine väljastab avansisumma, kogub ja loeb saldosid, täidab sularaha dokumentatsiooni, kogub sularahalimiiti ületavaid rahalisi vahendeid ja teostab igapäevast kontrolli esmatasandil.

Kassakontroll ja muud kassakontrollisüsteemid

Üha enam teostatakse kontrolli sularahatehingute tegemise üle uusimate tehnoloogiate abil. Nende eesmärk on tegevuste salvestaminekassapidaja, klient, samuti andmed kassaaparaatide fiskaalmälust. Need andmed võimaldavad teil tõendada väärkäitumist, pettust, vargust ja muid pettusi. Kohtus on see videosalvestis vaieldamatu tõend, kuna kahe allika kombineeritud ütlusi pole enam võimalik muuta.

Cash Control on kassaaparaadi juhtimissüsteem, mis koosneb kassast, kõrglahutusega värvilistest videokaameratest, videoserverist, programmist, mis sünkroniseerib kaameraga jäädvustatud materjali kassaaparaadi tekstinäitudega, samuti kaugtöökoht turvaspetsialistile. Tänapäeval on turul palju selliseid süsteeme. Kõik need põhinevad samal tööviisil, erinevad funktsionaalsuses, maksumuses, disainis ning ühendamis- ja analüüsimeetodites. Nende hulgas on järgmised juhtimissüsteemid:

• DIT-POS – hind sõltub serveri seadistustest, ühendab kuni 16 kassaaparaati, salvestab video- ja tekstiinfo kompleksina.
• POS-inspektor – Venemaa arendus, maksab umbes 6000 rubla, tal on kviitungiparameetrite järgi toimingu otsimise funktsioon.
• POS-intellekt - ka Venemaa arendus, seda eristab võimalus integreeruda erinevate kauplemissüsteemidega, videol olev tekst ei ole lihts alt peale asetatud, vaid integreeritakse programmiliselt, videofragmentide otsimine toimub automaatselt.
• CHEKTV on veel üks Venemaa arendus, mis võimaldab integreerida kassaaparaatide ja kauplemissüsteemidega, universaalse videosalvestussüsteemiga, teksti ja video tarkvara integreerimisega, riistvara võimalusegaandmeanalüütika ja fragmentide automaatne otsing.