Administraatori ametijuhendid: kohustused ja põhifunktsioonid

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Administraatori ametikoha all mõeldakse kvalifitseeritud spetsialisti, kellel on volitused ettevõttes teatud valdkonda juhtida. Selle valdkonna töötaja on juht, vastutustundlik korraldaja, kellel on võime protsesse juhtida ja administreerida.

See töötaja analüüsib üldmehhanismi tööd, tuvastab selle töös esinevad tõrked ja kõrvaldab need, et parandada ettevõtte tegevust. Varem puudutas see amet ainult personalijuhtimise sfääri ja ettevõtte osakondade tegevust. Nüüd võivad administraatori ametijuhendid sisaldada andmebaasihaldust, infosüsteeme.

Mis on administraatorid

Seal on personaliadministraatorid ja äritöötajad. Esimesed kontrollivad neile pandud ülesannete täitmise kvaliteeti ja õigeaegsust alluvate poolt.ülesandeid. Need võivad olla müüjad, kelnerid, baarmenid ja palju muud.

Administraator peab tagama, et need töötajad täidaksid oma tööd vastav alt ettevõtte standarditele ja põhimäärustele. Viimased juhivad kaupmeeste personali, sõlmivad ettevõtte nimel lepinguid, võtavad vastu ja üleandvad kaupu jms. Selle kohta lisateabe saamiseks vaadake administraatori ametijuhendit.

Eeskirjad

Administraatori ametikoha saanud töötaja on spetsialist. Tema äraoleku ajal lähevad töötaja õigused ja kohustused üle teisele juhtkonna poolt tema asemele määratud töötajale. Ainult tegevjuht saab otsustada, kas võtta administraator tööle või vallandada. Selle töö saamiseks peab taotlejal olema keskerihariduse diplom.

Lisaks nõuavad tööandjad taotlejatelt sageli üheaastast või pikemat töökogemust sarnasel alal. Põhimõtteliselt on administraatori otsene juhendaja juht. Administraatori ametijuhend eeldab, et ta peab oma tegevuses juhinduma ettevõtte põhikirjast, seadusandlikest aktidest, korraldustest ja ülemuste juhistest. Ta peab arvestama ka reguleerivaid akte ja tegelikult ka juhendit ennast.

Teadmised

Töökohale kandideerimisel peavad töötajal olema teatud teadmised, sh peab ta end kurssi viima määrustega,juhiseid, korraldusi ja muid oma tegevusalaga seotud regulatiivseid materjale. Lisaks peab ta õppima teeninduspersonali töö korraldamise reegleid ja meetodeid.

Töötaja peab teadma organisatsioonilist ja personalistruktuuri, mis tähendab, millised ülesanded, volitused ja töötingimused on tema alluvatel. Administraatori ülesannete nõuetekohaseks ja tõhusaks täitmiseks peab töötaja tutvuma ettevõtte, kus ta töötab, osutatavate teenuste liikidega, oskama õigesti vormistada aruandedokumente, kasutama praktikas ärisuhtlust ja etiketti. Samuti peavad töötajal olema teadmised õigus- ja turundusvaldkonnast.

Funktsioonid

Töökohale kandideerimisel määratakse töötajale teatud funktsioonid. Ta tegeleb konfliktide ennetamise ja likvideerimisega, võtab vastu klientide pretensioone ja kommentaare ebakvaliteetse teeninduse kohta asutuses, kus ta töötab. Lisaks kuulub administraatori tööülesannete hulka külastajate nõustamine teenuste osutamise ja kaupade müügiga seotud küsimustes ning boonusprogrammide ja tutvustuste korraldamisega. Ta peab parandama personali tööd, suurendades teeninduse efektiivsust ning luues külastajatele ja töötajatele mugavad tingimused. Töötaja kontrollib korda, puhtust külastustel ja koristajate tööd.

Kohustused

Administraatori põhiülesannete hulka kuulub töötajate teavitamine klientide saabumisest, külastajate andmete salvestaminekliendibaas, juhtkonnale aruandlus probleemidest ja konfliktsituatsioonidest. Lisaks on administraator kohustatud jälgima, et töötajad järgivad distsipliini ja muid organisatsiooni põhikirja punkte.

Ta peab täitma kõiki ülemuse juhiseid, kontrollima kaupade ja muude materiaalsete varade ohutust, saalide kaunistamise norme, reklaamtoodete paigutust, seisukorda ja asendamist. Samuti on see töötaja see, kes tagab, et kogu personal järgib oma ülemuste korraldusi.

Muud funktsioonid

Administraatori ametijuhendis soovitatakse tal ette valmistada materiaalne ja tehniline tugi enne läbirääkimisi ettevõtte tulevaste klientide ja partneritega. Töötaja peab arvestust ja dokumenteerib selle. Lisaks viib ta läbi telefonivestlusi, töötleb klientide, teiste organisatsioonide vastaspoolte ja riigiametnike päringuid.

Õigused

Halduri töökaitsejuhend eeldab, et töötajal on teatud õigused, sh iseseisvate otsuste tegemine, kui need ei välju tema pädevusest. Samuti on sellel spetsialistil õigus esindada ettevõtte huve, tema tervist ja elu ohustava ohuolukorra tekkimisel lõpetada oma ülesannete täitmine, allkirjastada tema pädevusse kuuluvaid dokumente.

Töötajal on õigus teavitada juhtkonda tuvastatud probleemidestorganisatsiooni töös ja pakkuda võimalusi nende lahendamiseks, samuti teha ettepanekuid oma tegevuse ja kogu ettevõtte töö tõhustamiseks. Tal on õigus teha talle pandud ülesannete lahendamiseks koostööd asutuse teiste osakondadega, nõuda teavet ja dokumente ning nõuda ka juhtkonn alt normaalsete töötingimuste loomist.

Vastutus

Töötaja vastutab oma tööülesannete mittenõuetekohase täitmise, samuti administraatori tuleohutusjuhendi reeglite rikkumise eest. Teda võib vastutusele võtta, kui ta esitas oma juhtkonnale või organisatsiooni klientidele valeandmeid. Ta vastutab dokumentide aruandluse kvaliteedi, külastajatega suhtlemisel käitumisreeglite rikkumise ja oma otsuste tagajärgede eest.

Ta võidakse vastutusele võtta, kui ta käsitles valesti klientide isikuandmeid, avaldas konfidentsiaalset teavet ja avaldas ärisaladusi. Ta vastutab materiaalse kahju tekitamise eest ettevõttele, kus ta töötab, riigile, töövõtjatele või ettevõtte töötajatele. Lisaks vastutab töötaja ettevõtte reeglite ja põhikirja rikkumise eest.

Administraatorinõuded

Kui ametit riigi ärisfääri alles tutvustati, ei olnud nõudmised töötajatele kuigi tõsised, piisas ka keskharidusest. Ka töökogemus pakkus tööandjatele vähe huvi. Nüüd on tingimused muutunud karmimaks ja ettevõtted ei nõua taotlejaid mitte ainultmajandus- või juhtimisalane kõrgharidus, aga ka võõrkeelte oskus, personaalarvuti kasutamise ja äriregistrite pidamise oskus.

Mis puutub isikuomadustesse, siis hästi edasi antud kõnega, meeldiva välimusega inimene saab tööd. Väga olulised on suhtlemisoskused, oskus korralikult telefonivestlusi pidada ja konfliktsituatsioone lahendada.

Järeldus

Tüüpilised administraatori juhised sisaldavad põhiteavet, mis on töötajale vajalik, et mõista oma kohta ettevõttes. Selle punktid võivad olenev alt organisatsioonist, selle suurusest ja juhtkonna vajadustest erineda. Ilma selle dokumendi kinnitamiseta ei ole töötajal õigust asuda oma kohustusi täitma. Ametikoha saamiseks peab taotleja vastama ettevõtte nõuetele, omama teatud teadmisi ja isikuomadusi, mis on vajalikud talle pandud funktsioonide ja töötajale pandud ülesannete kvalitatiivseks täitmiseks.