Tüüpilise arhivaari ametijuhendi näidis

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Arhiivitöötaja ametikohta nimetatakse arhivaariks. Selle valdkonna spetsialisti põhiülesanne on arhiivi enda töö ja selles dokumentatsiooni ringluse paika panemine. Selliseid spetsialiste on vaja kõikjal, kus ametlike paberite käive on suur, eriti kindlustus-, finants- ja eelkõige riigiettevõtetes. Peamine dokument, millele uus töötaja peab viitama, on arhivaari ametijuhend.

Üldsätted

Ainult ettevõtte juht saab arhivaari vastu võtta või vallandada. Ja ennekõike peab ta viitama riigi kehtivale seadusandlusele. Juhendis peab olema märgitud isik, kes on sellel ametikohal töötava spetsialisti vahetu juhendaja.

Arhivaarina töötamiseks peab inimene omandama esmase erialase hariduse ja siis saab ta ametikohale vastu võtta ka ilma selle valdkonna kogemuseta. On variant, ettööle saab kesk- või üldharidusega inimene, kuid siis peab ta saama sellesuunalise eriväljaõppe. Sellel ametikohal töökogemus ei ole nõutav.

Mida peate teadma

Ettevõtte arhivaari ametijuhend viitab sellele, et töötajal peavad olema teatud teadmised: ta on kohustatud tutvuma selle organisatsiooni arhiivihaldusega seotud määruste, juhiste ja kogu juriidiliste dokumentide loeteluga. Lisaks peab ta teadma, kuidas dokumente hoida, kasutada, samuti milliste standardite järgi neid vastu võetakse ja üle antakse. Tema teadmised peaksid hõlmama ühtset riiklikku kontoritöö süsteemi. Lisaks peab ta mõistma, kuidas koostatakse säilinud dokumentide kirjeldusi, millised neist tuleb säilitada püsiv alt ja millised vaid ajutiselt, ning koostama ka aktid nende hävitamise kohta.

Abiarhivaari ametijuhend eeldab, et ta peab teadma, kuidas toimikuid arhiveeritakse, milliste reeglite järgi neid hilisemaks kasutamiseks ja säilitamiseks ette valmistatakse, kuidas ettevõttes arvestust peetakse ja aruandeid koostatakse. See isik peab mõistma selle ettevõtte struktuuri, kus ta töötab, samuti seadmete ja kõigi arhiivis töö tegemiseks vajalike tehniliste vahendite kasutamise eeskirju. Lisaks peab ta teadma kõiki organisatsiooni sisemisi reegleid ja seadusi, sealhulgas töökaitset, tuleohutust, rutiini jne.

Kohustused

Eelarvelise asutuse arhivaari ametijuhendeeldab, et ta peab täitma teatud funktsioone: arhiivindusega seotud tööde teostamine, arhiivi siseneva dokumentatsiooni säilitamine, saabuvate dokumentide registreerimine, nomenklatuuri arendamine ja kohtuasjade esitamise õigsuse kontrollimine enne nende esitamist. arhiivi. Kui selline vajadus on, siis ta krüpteerib salvestusüksused, korraldab juhtumite paigutuse ja kannab need registrisse.

Raviasutuse arhivaari ametijuhendis on ette nähtud, et talle tuleb koostada kokkuvõtlikud kirjeldused säilitatavast dokumentatsioonist, jaotada see ajutisteks ja alalisteks üksusteks. See peab pidama arvestust ja viivitamatult hävitama juba aegunud dokumendid ning töötama välja süsteemi, mille abil on võimalik soovitud dokument kiiresti ja lihts alt üles leida.

Muud funktsioonid

Pealegi nõuavad tema ametlikud kohustused tema kohalolekut eksamitel, mis käsitlevad dokumentide väärtust teadusele ja mitte ainult. Ta peab jälgima dokumentide puutumatust, vajadusel teostama nendega taastamistöid. See spetsialist tagab ka selle, et arhiivis on kõik vajalikud tingimused dokumentide normaalseks säilitamiseks.

Arhivaar peab jälgima tulekaitseeeskirjade täitmist, samuti kasutama dokumentidega töötamiseks kaasaegseid tehnilisi vahendeid. Ta on kohustatud organisatsiooni töötajate ja külastajate nõudmiselväljastada arhiividokumentide koopiaid või originaale, koostada arhiivis leiduvat teavet kasutades tõendeid ja koostada oma töö kohta aruandeid.

Õigused

Arstiarhivaari ametijuhend viitab, et tal on teatud õigused. Ta saab nõuda ja saada dokumente, mis on seotud tema töötegevusega. Vajadusel saab ta teha koostööd ettevõtte teiste osakondade või teiste organisatsioonide spetsialistidega, kui see aitab teda tema kompetentsete küsimuste lahendamisel. Sellise vajaduse korral saab ta esindada oma ettevõtte huve teistes organisatsioonides kõikides küsimustes, mis on otseselt seotud arhiivi tööga.

Vastutus

Arhivaari ametijuhend eeldab, et ta vastutab oma kohustuste täitmata jätmise ja ebakvaliteetse töö eest, tehtud ülesannete kohta vale- või moonutatud teabe esitamise, ülemuste korralduste täitmisest keeldumise eest.

Lisaks vastutab ta olukordade eest, kus tuvastati rikkumisi, ohutusrikkumisi või muid ettevõtte normaalset toimimist ohustavaid tegusid, millest töötaja ei teatanud ega võtnud kasutusele meetmeid probleemi kõrvaldamiseks. Töödistsipliini normide rikkumise eest vastutab arhivaar.

Töötingimused

Arhivaari ametijuhend soovitab organisatsiooni juhtkonnal määrata tema töötunnid vastav alt tööajale.seadusandlus. Vajadusel peab ettevõte tagama talle kõiki norme ja standardeid arvestava töökoha ning kõik vajaliku töölähetusteks, sh kohalikeks. Samuti on tal õigus oma pädevuse piires dokumente allkirjastada.

Järeldus

Peamine dokument, millele sellele ametikohale vastuvõetud spetsialist peaks tuginema, on arhivaari ametijuhend. Olenemata sellest, millises organisatsioonis ta töötab, on õigused, kohustused, funktsioonid ja teadmised praktiliselt samad ning võivad erineda sõltuv alt konkreetse ettevõtte vajadustest ja sellest, milliseid ülesandeid juhtkond oma töötajatele määrab.

Selline töö nõuab tähelepanelikkust, visadust, oluliste paberite ohutuse reeglite tundmist, teadmisi teatud dokumentide väärtuse hindamisest, aga ka oskust dokumente süstematiseerida, kiiresti leida ja krüpteerida. Samuti on oluline tegur töö inimestega, sest arhivaari elukutse juurde kuulub erinevate dokumentide väljastamine ja vastuvõtmine, selle koostamise õigsuse ja autentsuse kontrollimine. Sellel ametikohal suudab korrektselt ja usaldusväärselt tööülesandeid täita vaid tähelepanelik inimene, kes on valmis töötama suure hulga teabega ja esindama ettevõtte huve teistes organisatsioonides.