Projekti meeskond on Kontseptsioon, arendusetapid ja juhtimine

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Projekti meeskond on rühm inimesi, kellest sõltub selle edu. Kaks peamist ülesannet, mis uue idee läbimõtlemisel lahendatakse, on: meeskonna koondamine, selle ettevalmistamine tulemuslikuks tööks. Kuna projektimeeskonna organiseerimine on oluline ja vastutusrikas sündmus, siis peatume sellel teemal pikem alt.

Termini olemus

Sõltuv alt vaadeldava algatuse spetsiifikast, liigist, ulatusest võivad töös osaleda nii üksikud spetsialistid kui ka mitmed erinevad organisatsioonid. Kõik nad on projektimeeskonna liikmed selle mõiste laiemas tähenduses. Algatusrühma esindajate hulgas on:

• investorid;
• otsesed kliendid;
• finantsettevõtted;
• disainerid;
• ärikonsultandid;
• ressursside ja materjalide tarnijad;
• erinevad töövõtjad.

Igaüks neist esitab mõneteatud funktsioonid, vastutab teatud tööosa eest. Kõigi töötajate seast valitakse välja mikrogrupp, mis lahendab teatud küsimused uuendusliku idee arendamise ja elluviimise käigus.

Tõhus projektimeeskond on inimesed, kes on otseselt seotud uue algatuse elluviimisega ja annavad aru projektijuhile. Selle loomine on eelduseks idee edukaks elluviimiseks, mis aitab kaasa ainulaadse toote loomisele.

Olulised punktid

Projekti meeskond on meeskond, mis moodustatakse enne algatuse "elus" elluviimist. See läheb laiali kohe pärast oma ülesande edukat täitmist.

Projektimeeskonna koosseisu valivad professionaalid, mis on kulukas ja aeganõudev protsess. Rühma liikmete vahel on vaja luua sõbralikud ja toimivad suhted, et oodata soovitud tulemust. Mõnel juhul luuakse ettevõttes töörühm materiaalsete ressursside säästmiseks. Tema töö eesmärk on täita konkreetset ülesannet, mis on organisatsiooni jaoks konkreetsel ajahetkel asjakohane.

Operatsioon

Projektimeeskonna struktuur ja selle arv varieerub sõltuv alt teostatava idee spetsiifikast.

Iga osaleja vastutab projekti teatud osa eest, järgides samal ajal isiklikke huve.

Projektimeeskonna loomine ei hõlma ainult moodustamistrühmad, aga ka ühistreeningud, suhtlemine. See lähenemine aitab kaasa soovitud tulemuse saavutamisele. Soodsa psühholoogilise kliimaga osalejate vahel tehakse otsuseid mobiilselt ja tasakaalustatult. Sarnaselt mõtlevad inimesed võtavad arvesse väliseid ja sisemisi tegureid, mistõttu ideede elluviimise protsess kiireneb.

Loomise põhimõte

Kuidas projektimeeskond moodustatakse? Sellel rühmal on mitmeid olulisi erinevusi stabiilse töötajate meeskonnaga võrreldes. Kuna see täidab teatud funktsioone ainult teatud ajaintervalli järel. Selle moodustamisel on teatud põhimõtted. Peatume sellel teemal üksikasjalikum alt.

Idee peamised tegijad (töövõtja ja tellija) loovad oma rühmad, mida juhivad professionaalsed juhid. Poolte vastastikusel kokkuleppel on haldur tellijast või töövõtjast haldur.

Projektimeeskonna areng aitab kaasa ülesande täitmisele võimalikult lühikese ajaga. Juhtide juhtimisfunktsioon on täita järgmisi ülesandeid:

• algatuse elluviimise planeerimisel;
• idee pakkumine õigete töötajatega;
• tegevuste süstemaatiline jälgimine;
• motiveerida töötajaid saavutama teatud tulemust.

Idee konkreetne teostus

Projektimeeskonna juhtimine määratakse elluviidava algatuse eripärasid arvestades. See mõjutab otseselt rühma struktuuri, arvuvajalikud spetsialistid, nõuded nende oskustele ja võimetele.

Projekti meeskond on ühtne mehhanism, mille koordineerimisest sõltub vajalike tööde ajastus. Näiteks kui kava kavatsetakse ellu viia tervishoiu valdkonnas, vajab meeskond diplomeeritud meditsiiniadministraatoreid ja arste.

Projekti ehitusmeeskond on projekteerijad, arhitektid, ehitajad, tarnijad, ilma kelleta on seda majandussektorit raske ette kujutada.

Organisatsioonilis-kultuuriline keskkond

Välised tegurid mõjutavad oluliselt ettevõtte tööd. Sisemised elemendid hõlmavad järgmisi aspekte: partnerite sidusus, kollektiivsed töönormid, funktsionaalsete kohustuste jaotus, suhtlemisoskused.

Projektimeeskonna korralik juhtimine aitab selliseid mõjusid minimeerida. Meeskonna ja klassikalist tüüpi töökollektiivi olemuslik erinevus seisneb selle toimimises professionaalsuse ja äriliste omaduste alusel, mitte aga tüüpilise hierarhilise printsiibi rakendamises.

Moodustamismeetodid

Uued algatused võivad tekkida nii ühe organisatsiooni (ettevõtte) sees, kui ka mitme väikeettevõtte koostöös korraga. Seetõttu toimub projektimeeskonna moodustamine erineval viisil. See on oluline tingimus.

Sõltuv alt projektimeeskonna eesmärgist kasutatakse teatud tööriistu ja lähenemisviise. Näiteks kui idee olemus on seotud konkreetse ettevõtte ümberstruktureerimise, laienemise, moderniseerimisega, on projekton osa juhi ja sellele tööle valitud spetsialistide igapäevasest tööst.

Klassika

Ettevõtte juhi poolt määratud juht juhib lisaks oma põhilistele tööülesannetele ka ideed, viib selle konkreetse plaani ellu.

Tal on täielik juurdepääs vajalikele töötajatele, volitused koordineerida kõiki tegevusi, planeerida tööetappe. Ettevõtte üldises organisatsioonilises struktuuris tuuakse uue idee läbimõtlemisel eraldi välja eraldi struktuuriüksus.

See mudel on klassikaline, seda kasutatakse peamiselt suurettevõtetes. See eeldab innovatsiooni prioriteetsust igapäevaste tegevuste ees, kuna juht ei puuduta tüüpilist ettevõttes kehtestatud hierarhiat. Juht ja põhimeeskonna liikmed vabastatakse mõneks ajaks oma otsestest tööülesannetest. Grupi kuraatoriks määratakse ettevõtte juht või tema asetäitja.

Segavorm

See sobib keskmise suurusega ettevõtetele. Projektimeeskonna loomise olemus seisneb selles, et innovatsiooni juhib välisjuht. Just tema vastutab idee elluviimise õnnestumise eest. Talle pandud ülesande täitmiseks võib selline spetsialist projekti kaasata teiste osakondade töötajaid. Erinevus seisneb selles, et lisaks innovatsiooniga tegelemisele täidavad nad jätkuv alt ka peamisi kohustusi.

Kui ideed viivad ellu mitu ettevõtet korraga, kuulub projekti meeskondakõigi edust huvitatud ettevõtete esindajad. Sellist protsessi korraldust peetakse standardseks, kus iga idee jaoks luuakse eraldi esinejate rühm.

Põhilised lähenemisviisid meeskonna loomisel

Praegu kasutatakse nelja põhiprintsiipi:

• eesmärkide seadmine;
• inimestevaheline;
• rollimäng;
• probleemne – orienteeruv.

Esimene hõlmab lõppeesmärgi seadmist projektimeeskonna töö juhisena, eelmõtlemist selle saavutamiseks.

Inimestevahelise suhtluse põhimõte seisneb suuremas tähelepanus meeskonnaliikmete omavahelistele suhetele. Töö edukus sõltub otseselt kommunikatiivsete usalduslike suhete loomisest, mistõttu projektijuht kasutab sageli professionaalse psühholoogi abi.

Rolli põhimõte on suunatud põhivolituste jagamisele grupi liikmete vahel, andes igale inimesele oma õigused ja kohustused.

Viimane põhimõte aitab kaasa kõigi vaidlusküsimuste lahendamisele ühisvaidluste raames, mis kiirendab oluliselt plaani elluviimist ja suurendab selle efektiivsust.

Töötajate valikukriteeriumid

Erilist tähelepanu pööratakse nende inimeste kogemustele ja professionaalsusele, kes hakkavad tegelema ettevõtte jaoks oluliste uute esemete väljatöötamisega ja juurutamisega. Projektiga seotud töötajad peavad olema proaktiivsed, valmis vastutama tehtud otsuste eest. Tervitatav on soov pühendada tööle maksimaalselt aega jaka iseseisvust tegevuste etappide planeerimisel.

Projektimeeskonna loomisel vanuselisele koosseisule erinõudeid ei ole. Uue väikese meeskonna ühendamiseks korraldab juht ühisüritusi: puhkust, matkareise, firmapidusid.

Struktuur on välja töötatud, võttes arvesse nii spetsialistide poolt täidetavaid funktsioone kui ka nendevahelisi suhteid. Eesmärgi saavutamise efektiivsust mõjutavatest grupiprotsessidest märgime ära grupi surve, dünaamilised näitajad, ühiste otsuste läbimõtlemise. Projekti kiirust negatiivselt mõjutavate tegurite hulgas märgime välja selgelt sõnastatud eesmärgi, tööplaani puudumise, pidevad sisekonfliktid, aga ka ressursside vähesuse ja juhi huvipuuduse projekti edendamise vastu.

Meie riigi reaalsuses tekivad teiste osakondade väärtuslike spetsialistide meeskonda meelitamisel osakonnajuhatajate ja juhtide vahel erinevad konfliktid. Suurimad raskused ilmnevad noortel ja lootustandvatel töötajatel, kes saavad pea käest vastutusrikka ülesande. Probleem sellistes olukordades tuleks lahendada konstruktiivsete läbirääkimiste teel ja juhtkond peaks panema õiget rõhku meeskonnale.

Tekkimise etapid ja "elu" tsükkel

Pärast huvitava idee tekkimist kuni selle eduka realiseerimiseni läbib mitu järjestikust etappi korraga. Sel ajal luuakse erakauplejate vahelisi suhteid, mis loovad heatahtliku ja tõhusa suhtekoostöö. Juht jälgib grupis toimuvaid protsesse, peatab konfliktid ja arusaamatused ning orienteerib osalejad lõpptulemusele.

Suunitlemise etapis viiakse läbi kõigi uue rühma liikmete esialgne pealiskaudne tutvumine. Nad on ebakindluses ja ebakindluses oma tugevuste ja võimete osas, mistõttu on oluline, et juht kujundaks selles etapis õige suhtumise.

Juht mitte ainult ei orienteeri oma mõttekaaslasi, vaid vastab ka küsimustele, moodustab nimekirja reeglitest, eesmärgist, meetoditest selle saavutamiseks.

Suhtlemisprotsessis ilmnevad konfliktid ja lahkarvamused seoses funktsioonide jaotusega meeskonnas. Juht peab selle faasi kestust lühendama, et jaotada rollid rühmaliikmete vahel võimalikult lühikese aja jooksul.

Iga töötaja entusiasm, soov näidata üles initsiatiivi, iseseisvust ja originaalsust tegevuse põhietappide kavandamisel sõltub otseselt juhi enda huvist.

Koostöö etapis eeldatakse usalduslike suhete loomist, selget rollijaotust ning järjepidevat tööd tööplaani läbimõtlemisel.

Tööetapp on aeg, vahetu aeg kõigi ideede elluviimiseks päriselus. Selle kestus on seotud vaadeldava idee spetsiifikaga, aga ka projekti ellu viiva ettevõtte finantsvõimalustega.

Lõppetapis hinnatakse projekti tulemuslikkust, töö alguses seatud eesmärgi saavutamise täielikkust.