Esmase dokumentatsiooni töötlemine: nõuded, näide. Raamatupidamise esmane dokumentatsioon

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Iga ettevõtte tegevus on tihed alt seotud esmase dokumentatsiooni korrashoiu ja töötlemisega. See on vajalik aruandluseks, maksumaksete arvestamiseks, juhtimisotsuste tegemiseks. Artiklis käsitleme, mis see on - raamatupidamise esmane dokumentatsioon - ja kuidas seda töödeldakse.

Põhimõisted

Esmane dokumentatsioon raamatupidamises – mis see on? Seda nimetatakse paberil kajastatud tõendiks äritehingu fakti kohta. Praegu koostatakse palju dokumente automatiseeritud süsteemis "1C". Esmase dokumentatsiooni töötlemine hõlmab sooritatud äritehingute teabe registreerimist ja arvestust.

Esmane arvestus on ettevõttes toimuvate sündmuste fikseerimise algetapp. Äritehingud on toimingud, mis toovad kaasa muutusi organisatsiooni varade või kapitali seisundis.

Esmadokumentatsiooni töötlemine raamatupidamises: skeemi näide

Reeglina ettevõtetes mõiste "töötadokumentatsioon" tähendab:

• Esmaste andmete hankimine.
• Teabe eeltöötlus.
• Dokumentatsioon.
• Juhtkonna või direktori korraldusega volitatud spetsialistide heakskiit.
• Esmase dokumentatsiooni ümbertöötlemine.
• Äritehingu tegemiseks vajalike toimingute tegemine.

Klassifikatsioon

On olemas ühekordne ja kumulatiivne esmane dokumentatsioon. Sellistes paberites sisalduva teabe töötlemisel on mitmeid funktsioone.

Ühekordne dokumentatsioon on ette nähtud sündmuse ühekordseks kinnitamiseks. Sellest lähtuv alt on selle töötlemise kord oluliselt lihtsustatud. Kumulatiivset dokumentatsiooni kasutatakse teatud aja jooksul. Reeglina kajastab see mitu korda tehtud operatsiooni. Sel juhul kantakse esmase dokumentatsiooni töötlemisel teave sellest üle spetsiaalsetesse registritesse.

Dokumentatsiooninõuded

Esmane dokumentatsioon koostatakse toimingu tegemise ajal või kohe pärast selle lõpetamist.

Teabe kajastamine toimub spetsiaalsetel ühtsetel vormidel. Heakskiidetud vormide puudumisel saab ettevõte neid iseseisv alt välja töötada.

Esmaste raamatupidamisdokumentide töötlemise etapid

Igas osariigi ettevõttes on töötaja, kes vastutab esmase teabega töötamise eest. See spetsialist peaks teadmaesmase dokumentatsiooni töötlemise reeglid, järgige rangelt seaduse nõudeid ja toimingute järjestust.

Esmase dokumentatsiooni töötlemise etapid on järgmised:

• Takso. See on paberil kajastatud hinnang tehingule, mis näitab selle elluviimisega seotud summasid.
• Rühmitamine. Selles etapis levitatakse dokumente ühiste tunnuste järgi.
• Raamatupidamine. See eeldab deebeti ja krediidi määramist.
• Kustutamine. Et vältida tagasimaksmist esmastele dokumentidele, teeb raamatupidaja märke "tasutud".

Vead dokumentides

Need võivad tekkida erinevatel põhjustel. Põhimõtteliselt on nende väljanägemise põhjuseks töötaja hoolimatu suhtumine tehtavasse töösse, spetsialisti kirjaoskamatus ja seadmete talitlushäired.

Dokumentide parandamine on väga ebasoovitav. Kuid mõnel juhul on see võimatu ilma vigade parandamiseta. Raamatupidaja peab esmasel dokumentatsioonil tehtud vea parandama järgmiselt:

• Tõsta vale kirje peenikese joonega läbi, et see oleks selgelt nähtav.
• Kirjutage õige teave läbikriipsutatud rea kohale.
• Märkige "Corcted Believe".
• Märkige korrigeerimise kuupäev.
• Allkiri.

Korrigeerivate ainete kasutamine ei ole lubatud.

Sissetulevate dokumentidega töötamine

Sissetulevate paberite töötlemise protsess hõlmab järgmist:

• Dokumendi tüübi määramine. Raamatupidamispaberid sisaldavad alati infot sooritatud äritehingute kohta. Näiteks sisaldavad need arvet, korraldust raha saamiseks jne.
• Saaja andmete kontrollimine. Dokument peab olema adresseeritud konkreetsele ettevõttele või selle töötajale. Praktikas juhtub, et materjalide ostmiseks väljastatakse dokumendid spetsiaalselt ettevõttele, kuigi tarnijaga pole lepingut sõlmitud.
• Allkirjade, pitserite kontrollimine. Dokumendile alla kirjutavatel isikutel peavad olema selleks volitused. Kui esmaste paberite nägemine ei kuulu töötaja pädevusse, siis need tunnistatakse kehtetuks. Mis puutub väljatrükkidesse, siis praktikas esineb vigu sageli nendes ettevõtetes, millel on mitu pitserit. Info trükisel peab ühtima dokumendi tüübiga, millel see on.
• Dokumentide oleku kontrollimine. Kahjustuse tuvastamisel paberitel või lehtede puudumisel tuleb koostada akt, mille koopia saata vastaspoolele.
• Dokumendis kajastatud sündmuse kehtivuse kontrollimine. Ettevõtte töötajad peavad kinnitama andmed tehingu toimumise kohta. Väärtesemete vastuvõtmise dokumendid kinnitab laojuhataja, lepingu tingimused kinnitab turundaja. Praktikas tuleb ette olukordi, kus tarnija saab arve kauba eest, mida ettevõte ei saanud.
• Määrake periood, kuhu dokument kuulub. Esmaste paberite töötlemisel on oluline mitte salvestada sama teavet kaks korda.
• Määratlege raamatupidamise jaotis. Esmase kättesaamiseldokumentatsiooni, on vaja kindlaks teha, millistel eesmärkidel tarnitud väärtusi kasutatakse. Need võivad toimida põhivara, materjalide, immateriaalse vara ja kaupadena.
• Määrake register, kuhu dokument esitatakse.
• Registreeri paber. See viiakse läbi pärast kõiki kontrolle.

Tööta väljaminevate paberitega

Seda tüüpi dokumentide töötlemine erineb mõnevõrra ül altoodust.

Kõigepe alt vormistab ettevõtte volitatud töötaja väljaminevast dokumendist mustandversiooni. Selle alusel töötatakse välja paberi kavand. See saadetakse juhatajale kinnitamiseks. Dokumendi kavandi võib siiski heaks kiita ka mõni teine vastavate volitustega töötaja.

Pärast sertifitseerimist koostatakse projekt vastav alt kehtestatud reeglitele ja saadetakse saajale.

Töövoo planeerimine

See etapp on vajalik dokumentide kiire kättesaamise, saatmise ja töötlemise tagamiseks. Dokumentide ringluse pädevaks korraldamiseks ettevõttes töötatakse välja erigraafikud. Need näitavad:

• Esmaste paberite registreerimise koht ja tähtaeg.
• Dokumendid koostanud ja esitanud isiku nimi ja ametikoht.
• Väärtpaberitest tuletatud kontod.
• Dokumentatsiooni säilitamise aeg ja koht.

Raamatupidamise registrid

Neid on vaja esmase dokumentatsiooni registreerimiseks. Samal ajal edasipaberid on märgistatud raamatupidamismärgiga. Vajalik on takistada dokumentide ümberregistreerimist.

Põhipabereid saab salvestada elektroonilistesse registritesse. Valitsusasutuste või vastaspoolte nõudmisel peab ettevõte siiski esitama paberkoopiad.

Dokumendi taastamise funktsioonid

Praegu ei ole määrustes selget paberite taastamise korda ette nähtud. Praktikas hõlmab see protsess järgmisi tegevusi:

• Komisjoni määramine dokumentide kaotsimineku või hävimise põhjuste uurimiseks. Vajadusel võib ettevõtte juht menetlusse kaasata õiguskaitseorganeid.
• Pöörduge pangandusorganisatsiooni või vastaspoolte poole esmaste dokumentide koopiate saamiseks.
• Tuludeklaratsiooni korrigeerimine. Uuendatud aruande esitamise vajadus tuleneb asjaolust, et dokumenteerimata kulusid ei kajastata maksustamise eesmärgil kuluna.

Esmase dokumentatsiooni kaotsimineku korral arvutab IFTS olemasolevate paberite alusel maksusoodustuse summa. Samas on võimalus, et maksuhaldur rakendab vastutusmeetmeid trahvi näol.

Levinud vead esmaste paberite väljaandmise protsessis

Tavaliselt panevad registripidajad toime järgmisi rikkumisi:

• Täitke vormid, mis ei ole ühtsed ega ole ettevõtte juhi poolt heaks kiidetud.
• Ära täpsusta üksikasju egakajastage neid vigadega.
• Ärge kinnitage dokumente nende allkirjaga ega luba töötajatel, kellel pole volitusi, pabereid allkirjastada.

Äritehingu fakte kinnitav dokumentatsioon on ettevõtte jaoks äärmiselt oluline. Selle disainile tuleb läheneda väga hoolik alt. Iga viga võib põhjustada negatiivseid tagajärgi.