Organisatsiooni eesmärkide puu: moodustamine, skeem

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Täna on olemas planeerimistööriist nimega eesmärgipuu. Selles artiklis käsitletakse näiteid ja viise selle organisatsiooni jaoks ülesehitamiseks.

Iga tegevus algab planeerimisest. Millegi tegemiseks peab teil esm alt olema kindel tegevusmudel.

Organisatsiooni tegevuse pädev planeerimine on üle poole kogu ettevõtte edust.

Termini üldkontseptsioon

Peaaegu igaüks suudab seda mõistet selgitada. Eesmärk on soovitud tulemus, mida organisatsioon plaanib oma tegevuse käigus saavutada. Iga ettevõte, mis soovib olla äris edukas, peaks selle nimel pingutama. Seatud eesmärk ei ole mitte ainult organisatsiooni tegevuse etalon, vaid seda kasutatakse ka selle standardite seadmiseks ja tulemuslikkuse hindamiseks.

Tihtipeale põhineb eesmärkide seadmine kavandatu saavutamiseks eeldustel võimaliku edasise arengu kohta, seega põhineb nende elluviimise tegelikkus ja adekvaatsus täpsuselhüpoteesid.

Eesmärkidel on tähtaeg. Mida suurem see on, seda suurem on ebakindlus võimaliku tuleviku suhtes. Sellest lähtuv alt on pikema etteantud perioodiga eesmärgid seatud üldisemal kujul.

Kõige üldisemat väidet, mis õigustab organisatsiooni tekkimist ja toimimist, nimetatakse missiooniks.

Mis on strateegia

Edukad ettevõtted panevad suurt rõhku strateegiale. See on üldplaan teatud ülesannete elluviimiseks, mis määravad nende tähtsuse organisatsiooni jaoks.

Teisisõnu, strateegia on eesmärkide ahel, mis viib sündmuste teatud kavandatud tulemuseni.

Mis on missioon

Seda terminit kasutatakse erinevates valdkondades – meditsiinis, religioonis jm. Organisatsiooni missiooniks on ettevõtte tegevuse filosoofiline põhjendamine, selle ideoloogiline komponent, ideaal, mille poole ettevõte peaks oma eksisteerimise käigus püüdlema.

Organisatsiooni missiooni põhikomponendid:

• Kliendile keskendunud.
• Tõde. Missioon peab olema aus alt väljendatud, sellel ei tohi olla kahemõttelisi tõlgendusi ja see peab vastama ka asjade tegelikule seisule.
• Ainulaadsus. Missioon peaks olema midagi, mis muudab teie ettevõtte ainulaadseks, eristab seda konkurentidest.

Kui missioon seab organisatsiooni kõikidele tegevustele üldised suunised, siis on eesmärk universaalsem ja konkreetsem.

Formuleerimispõhimõtted

Eesmärgi sõnastamisel on oluline järgida järgmisi põhimõtteid:

• Konkreetne. Eesmärgid tuleb sõnastada võimalikult selgelt ja täpselt, et kõik saaksid aru, mis on kaalul.
• Mõõdetavus. See on võimalus mõõta, kas tulemus on saavutatud. seda tehakse, võrreldes seda eelnev alt püstitatud eesmärgiga. Saate seda mõõta selliste kriteeriumide alusel nagu positiivsete arvustuste arv, suhe, sündmuste sagedus, aeg, keskmised ja nii edasi.
• Jõuatav. Eesmärk peaks olema kooskõlas ettevõtte praeguste võimalustega.
• Tähtsus. Eesmärk ei tohiks olla vastuolus missiooni ega ka organisatsiooni muude püüdlustega.

Organisatsiooni juhtimise põhimõtted

Juhtimine põhineb järgmistel põhimõtetel:

• Eesmärkide väljatöötamine kuni iga töötaja tasemeni. Samas ei tohiks töötajate ja organisatsioonide plaanid üksteisele vastuollu minna.
• Töötajate eesmärkide sünkroniseerimine ja kohandamine hindamise vaheetappidel.
• Juhi ja töötaja vaheline suhtlus eesmärkide sõnastamisel, nende koordineerimine.
• Korraldage regulaarseid tulemuslikkuse hindamisi ja andke töötajate tagasisidet.

Eesmärkide seadmise meetodid organisatsioonis

Planeerimine igas ettevõttes võib olla tsentraliseeritud ja detsentraliseeritud.

• Detsentraliseeritud planeerimine on eesmärkide seadmine ettevõtte iga struktuuriüksuse poolt eraldi.
• Tegevuste tsentraliseeritud planeerimine organisatsioonis hõlmab keskasutuse olemasolu võiemaettevõte, kes seab oma alluvatele ettevõtetele direktiivselt eesmärgid. Kõik püstitatud ülesannete lahendamisele suunatud ressursid jaotatakse samuti tsentraalselt.

Eesmärkide tüübid

Need võib tinglikult jagada strateegilisteks ja taktikalisteks.

• Strateegiline – need on need, mille saavutamine viib organisatsiooni uuele rahalisele või struktuurilisele tasemele. Klassikalised näited strateegilistest eesmärkidest on: innovatsioon ja tegevuste planeerimine, teatud turuosa hõivamine. Igal organisatsioonil on aga oma strateegia.
• Taktikalised – need on need, mis kajastavad strateegiliste saavutamise teatud etappe. Need on töökorras (eesmärgid teatud perioodiks, kvartaliks, aastaks jne).

Samuti saab kõik eesmärgid jagada lihtsateks ja keerukateks. Lihtsad tehakse ühe sammuga. Keerulised hõlmavad nende rakendamiseks tervet rida tegevusi. Sõltuv alt ülesannete keerukusest ja fookusest koostatakse eesmärkide hierarhia.

Samuti on need lühiajalised, keskmise tähtajaga ja pikaajalised. See sõltub märgitud tähtajast.

• Lühiajalised – need on eesmärgid, mis saavutatakse kuni ühe aasta jooksul. Need nõuavad sõnastuse maksimaalset spetsiifilisust ja selgust.
• Keskmine perspektiiv - need on eesmärgid, mille elluviimine on planeeritud aastast kuni viie aastani.
• Pikaajaline – mille rakendamine nõuab rohkem kui viis aastat.

Need võivad olla ka:

• Kasutuslik – teostatakse regulaarselt pikema aja jooksulaeg.
• Disain – teostatakse ühekordselt.

Eesmärkide struktuuri ja hierarhia korrektseks ülesehitamiseks, sõltuv alt nende kiireloomulisusest ja olulisusest ettevõtte jaoks, kasutatakse sageli eesmärgipuu meetodit. See lähenemine on ülesannete planeerimisel üks tõhusamaid tööriistu.

Mis on eesmärgipuu

See termin ilmus mitte nii kaua aega tagasi, seega pole kõik selle olemusega tuttavad. Organisatsiooni eesmärkide puu on kõigi organisatsiooni eesmärkide hierarhiline struktuur, mis kuvatakse diagrammi või tabelina.

Ettevõtte strateegiliste plaanide elluviimiseks saab kasutada nii erineva taseme tegevus- kui projektieesmärke.

Eesmärgipuu meetod hõlmab organisatsiooni strateegiliste ülesannete jaotamist lihtsamateks, nii et madalamast ülesandest saab elluviimisel tööriist kõrgema elluviimisel. Samas on iga oluline ülesanne jaotatud mitmeks lihtsamaks, et saavutada ülesehituse maksimaalne lihtsus.

Kuidas ehitada eesmärgipuud

Vaatleme üksikasjalikum alt organisatsiooni eesmärgipuu moodustamise algoritmi.

• Esm alt määratakse kindlaks organisatsiooni peamine strateegiline eesmärk. See on sõnastatud ühe või kahe lausega ja peaks selgitama, mis peaks lõpuks juhtuma.
• Seejärel eesmärk laguneb – see jagatakse lihtsamateks ülesanneteks, mille elluviimine koos viib selle saavutamiseni. See protsess peaksvastama järgmistele nõuetele:

-jaotis peab olema täielik, ühtegi komponenti ei tohi vahele jätta;

-jaotis peab olema eksklusiivne. Ükski lihtne ülesanne ei saa sisaldada teist;

-jaotisel peab olema kõigi lihtsate probleemide jaoks ühine alus.

-jaotus peaks olema ühtlane. Iga tase peab koosnema sama ulatuse ja tähtsusega ülesannetest.

• Piirangud on kehtestatud igale konkreetsele organisatsioonile.
• Iga ülesande valikute analüüs. Kõiki neist saab teha erineval viisil. Analüüsitakse kõiki võimalikke teostusvariante ja valitakse välja optimaalseimad.
• Järgmisena konstrueeritakse töötajate ja osakondade ülesanded ja funktsioonid.

Eesmärgipuu diagramm

Nagu teate, on teave visuaalselt alati paremini tajutav. Seetõttu on organisatsiooni eesmärkide puud kujutatud tabeli või kihilise diagrammi kujul, kus tipptase on organisatsiooni peamine eesmärk.

Järgmine alamtase on need eesmärgid, mille elluviimine viib peamise saavutamiseni.

Järgnevad eesmärgid, mis viivad nende elluviimiseni kõrgemal tasemel. Igaüks neist laguneb seni, kuni see on loogiline. Eesmärkide puu tasemete arv sõltub organisatsiooni keerukusest ja suurusest.

Mida suurem on ettevõte, seda keerulisem on selle struktuur, seda rohkem on puus lagunemistase. Seega on organisatsiooni eesmärkide hierarhia otseselt seotud selle struktuuri jafunktsioonid.

Selguse huvides tuleks kogu diagramm näidata ühel lehel.

Skeemi lugemise ajal peaks olema selge, kuidas mis tahes esitatud eesmärki saavutada, nii suurt kui ka lihtsat.

Püstitatud eesmärkide saavutamise mõistmise selgus on kriteeriumiks puu hindamisel selle sobivuse osas edasiseks tööks.

Eesmärgipuu funktsioonid

Kõigi eesmärkide üksikasjalik, visuaalselt kuvatav skeem on vajalik mitte ainult suurte ettevõtete jaoks, kus on palju osakondi, töötajaid ja ülesandeid.

Organisatsiooni eesmärgipuu muudab kõik tegevused sujuvamaks, on juhiseks kõigi võimalike valikute tegemisel, paneb silmas pidama kõiki äritegevuseks vajalikke elemente.

Eesmärkide puu hotelli näitel

Selle asutuse missioon on pakkuda linnakülalistele kvaliteetset majutust hubase, mugavuse ja lihtsuse õhkkonnas.

Kõik hotellid püüavad kasumit maksimeerida.

Väikese hotelli väravapuu saab ehitada järgmiselt:

Sihttase	Kirjeldus
Peamine eesmärk	Kõige suurema võimaliku kasumi saamine
Peamised eesmärgid	Parandage teenuse kvaliteeti				Võimalike teenuste valiku laiendamine			Reklaami ja turunduse tutvustus
Esimese taseme alaeesmärgid	Parandage tootmisprotsessi kvaliteeti		Parandage suhtlemist töötajatega		Teenusedkonverentsid ja banketid		Toitlustusteenuste pakkumine	Reklaamimine ja uute klientide meelitamine		Klientide lojaalsuse suurendamine
Teise taseme alaeesmärgid	Uute seadmete ostmine tõhusamaks majapidamiseks	CRM-i loomine – süsteemid kiirendatud broneerimiseks ja teeninduseks	Personali koolitus	Uus personali motivatsioonisüsteem	Koosolekuruumi eraldamine ja renoveerimine	Konverentsiruumi loomine	Kohapeal kohvik või restoran	Internetireklaam	Kommertspakkumiste levitamine töötajate komandeeringuteks organisatsioonidesse	Klubikaardid püsiklientidele boonuste ja allahindlustega

Samas koostatakse iga teise taseme eesmärgi jaoks ülesannete ja nende elluviimiseks vajalike ressursside loend.

Näiteks koosolekuruumi eraldamiseks ja selle parandamiseks luuakse järgmine ülesannete loend:

Tingimus - hotelli ruumides peab olema vaba tuba või võimalus üks tubadest vabastada ja ümber ehitada. Samas peab selline uuendus olema rahaliselt teostatav. Seetõttu on ülesanded järgmised:

1. Arvutage välja koosolekuruumi olemasolust saadav võimalik kasum.
2. Arvutage remondi maksumus.
3. Leppige remondimeeskonnaga kokku ja määrake vajalik ajaraam.
4. Korraldage klientidega läbirääkimisi.

Hotelli territooriumil asuva restorani või kohviku otstarve on vähem konkreetne, see tuleks täiendav alt jaotadamitu taset. Miks me seda ei teinud?

Fakt on see, et toitlustusüksuse avamine on väga raske ülesanne. See on praktiliselt seotud teise ettevõtte avamisega. Seetõttu kirjutatakse esm alt kõik võimalikud viisid selle eesmärgi elluviimiseks. Tavaliselt on sellel kaks alternatiivi:

• Kutse teha koostööd restoranipidaja partneriga.
• Restorani avamine hotelli asutajate poolt.

Kasu ja riski suhte alusel valitakse üks tee. Sellest lähtuv alt on koostamisel uus eesmärkide puu restorani avamiseks hotelli territooriumil.