Personaliaudit on Definitsioon, liigid, meetodid, ülesanded ja eesmärgid

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Personaliaudit on personali töö tulemuslikkuse kontroll, mille viivad läbi spetsiaalselt selleks määratud töötajad või kolmas osapool. Erinev alt klassikalisest raamatupidamises kasutatavast auditist ei ole personaliaudit kohustuslik ning seda ei reguleeri Vene Föderatsiooni eriseadused ja õigusaktid. See viiakse läbi ettevõtte juhi algatusel teatud probleemide lahendamiseks. Sellise auditi peamine eesmärk on enamasti ettevõtte personali olukorra tuvastamine. Seda kasutatakse ka selleks, et leida viise tootlikkuse suurendamiseks ja tootmiskulude vähendamiseks.

Kuidas liigitada

Kontrollid on seotud üht või teist tüüpi personaliauditiga selliste parameetrite järgi nagu:

• Kasutatud andmeperiood: lühiajaline, pikaajaline ja lühiajaline.
• Teabe hankimise meetod: suuline või dokumentaalne
• Kontrollitava teabe laad: seaduslik, nõuetele vastav või segatud;
• Arvustajatele: sisemised ja välised.

Personaliaudit viiakse läbi kahes suunas: õigusrikkumiste tuvastamine jatöödistsipliini rikkumiste tuvastamine - põhjendamatute kulude ületamise otsimine, lihtsate, abielu jms põhjuste väljaselgitamine. Seetõttu jaguneb personaliaudit tegevussuunas peamiselt juriidiliseks, kvalifikatsiooniks ja segaks.

Juriidilise personali audit

Juriidilise personali auditi käigus kontrollivad nad personaliosakonna dokumentatsiooni, töökodade töögraafikut, kontrollivad arveid ja kviitungeid olemasolevate materjalide ja töövahenditega. Kontrollige töölepingute, tööraamatute, korralduste täitmise õigsust. Kontrollige, kas töötajad järgivad ametijuhendeid. Nad viivad läbi uuringuid ja küsitlusi, et tuvastada Vene Föderatsiooni tööseadusandluse rikkumisi, samuti konkreetses tegevusvaldkonnas vastu võetud eeskirju ja standardeid, mida töötajad peavad järgima. Näiteks sanitaarstandardite nõuded toiduainetööstuses, GOST-id, kvaliteedistandardid ja eeskirjade järgimine.

Juriidilise personali auditi põhiülesanne on tuvastada rikkumised enne, kui need avastatakse auditi käigus erikomisjoni poolt. See aitab vältida probleeme seadustega ning parandada toodete ja teenuste kvaliteeti.

Kvalifitseeritud personaliaudit

Organisatsiooni kvalifitseeriv personaliaudit viiakse läbi selleks, et tuvastada puudused personali töös ja määrata nende kõrvaldamise võimalused. Samuti võimaldab see tuvastada töötaja ebapiisava kvalifikatsiooni olemasolu võivastupidi, et teha kindlaks kõige väärtuslikumad töötajad, keda tuleb edutada või rohkem maksta, et nad töötaksid veelgi paremini ja teeksid rohkem.

Kvalifitseeritud personaliaudit on kõige olulisem nendel tegevusaladel, kus ettevõtte edu sõltub täielikult töötaja kutseomadustest. Näiteks kaubanduses. Kui müüja kohtleb ostjaid valesti, teadmatusest või suutmatusest, mõjutab see otseselt ettevõtte majandustulemust - tulud vähenevad, aegunud toodete mahud suurenevad. Samas saab vaid kontrollimisel välja selgitada, kas tulude vähenemise põhjuseks on töötaja madal kvalifikatsioon, mitte mõni muu tegur. Selles näites aitaks personaliaudit tuvastada hoolimatute töötajate ja asendada ta õigeaegselt, enne kui kaubandusettevõte oli pankroti äärel.

Põhjalik personaliaudit

Terviklik personaliaudit hõlmab nii juriidiliste kui ka kvalifikatsiooniauditite kasutamist, aga ka kõiki olemasolevaid meetodeid teabe hindamiseks ja analüüsimiseks. Selline kontroll võimaldab hinnata personali seisu ja tuvastada ettevõtte personalipotentsiaali, tuvastada ettevõttes olemasolevaid õigusrikkumisi ja kõrvaldada need enne, kui see toob kaasa soovimatuid rahalisi ja personalikaotusi.

Sellel personaliauditi läbiviimise meetodil on lisaks loetletud eelistele kaks puudust – see maksab rohkem ja võtab rohkem aega, kuna suure andmehulga kontrollimiseks kaasatakse rohkem osalejaid. Sellepärastseda on mõtet teostada ainult hädaolukorras: pankroti või finantskriisi ajal, kui turg kitseneb ja konkurents tiheneb.

Kes saab kontrollida

Personalisüsteemi auditit võivad läbi viia nii ettevõtte töötajad kui ka kolmandad osapooled. Samas tekib probleem inspektori pädevustaseme määramisega, kuna personaliauditi mõiste ei ole õiguspraktikas fikseeritud ning need juhendid, standardid ja reeglid, mis olemas on, on mõeldud auditeerimiseks raamatupidamistegevuses. Kuid see, kui täielik ja usaldusväärne teave saadakse ning kuidas seda analüüsitakse ja hinnatakse, sõltub sellest, milliseid samme võtab ettevõtte juht personali olukorra parandamiseks.

Kuid väljapääs leiti. Seega võib ettevõtte personaliauditi korraldamise põhijuhistena ja reeglitena võtta finantsauditi põhitõdesid ja eelkõige selliseid nõudeid saadud ja esitatud teabele:

• objektiivsus;
• usaldusväärsus;
• õigeaegsus;
• ausus;
• täius.

Sellest lähtuv alt peab audiitor järgima mitte ainult kutse-eetika reegleid, olema aus ja objektiivne, vaid järgima teatud reegleid ka teabe kogumisel ja töötlemisel, samuti auditiaruande koostamisel. Samas ei pea tal olema kaasas mingit erisertifikaati, et tegeleda sellise tegevusega nagu personaliaudit. Aga see ei tähendaet seda saab teha iga töötaja. Personaliauditi ülesannete lahendamiseks peavad inspektoril olema teatud teadmised ja kvalifikatsioon.

Personaliauditit võib läbi viia kas spetsialiseerunud ettevõtte töötaja või piisava hariduse ja pädevusega keegi ettevõtte personalist. Enamasti on need osakonnajuhatajad, raamatupidajad ja muud kõrgelt kvalifitseeritud spetsialistid. Ja siin tekib ettevõtte juhi ees dilemma: mis on parem, kas palgata spetsialiseerunud organisatsioon või viia audit läbi iseseisv alt? Vastus sellele küsimusele sõltub järgmistest teguritest:

• Personaliauditisse kaasatud kõrge kvalifikatsiooniga töötajate kulud ja audiitorfirma teenuste maksumus;
• Töötlemist vajava teabe hulk ja töötlemise lubatud tähtajad.

Üldiselt arvatakse, et ettevõtte töötajate poolt läbiviidav personaliaudit on odavam, mis ei vasta alati tõele. Välisspetsialistide kaasamine on sageli palju tulusam, kui on vaja auditit läbi viia suures ettevõttes, kus infomaht on väga suur. Audititeenuseid pakkuvatel ettevõtetel on rohkem kogemusi, nende töötajad on kvalifitseeritumad, vähem alt personaliauditi alal, siis läheb audit vähem ja paremini maksma ning võtab vähem aega.

Ise personaliaudit, kuidas seda läbi viia

Kui ettevõtte juht otsustas siiski oma töötajate abiga auditi läbi viia,ta peab teadma mõningaid funktsioone. Tavaliselt on personaliauditi eesmärk sel juhul mitte ettevõtte kui terviku, vaid mõne eraldiseisva osakonna töö uurimine, samas on vaja tagada teabe maksimaalne konfidentsiaalsus.

Alustuseks peab juht looma töörühma, kuhu kuulub tavaliselt 4-5 inimest, ning määrama auditi läbiviimise ja auditi aruande koostamise eest vastutava isiku. Kogu personaliauditi ettevalmistamise ja läbiviimise protsessi võib jagada järgmisteks etappideks:

1. Tegevuskava väljatöötamine.
2. Valimi suuruse määramine: küsitletud töötajate arv, kontrollitud dokumentide maht ja liik. Mida suurem on valim, seda täpsem on tulemus, kuid seda kauem võtab kontrolliprotseduur aega.
3. Ankeetvormide väljatöötamine, küsimuste koostamine.
4. Personaliosakonna dokumentatsiooni, samuti kontrollitava piirkonna dokumentide kontrollimine.
5. Ettevõtte töötajate küsitlus.
6. Kogutud teabe analüüs, sealhulgas arvutitehnoloogia ja eriprogrammide kasutamine.
7. Koostatakse auditi käigus saadud teabe põhjal auditi aruanne, milles ettevõttes personaliauditi läbiviimise eest vastutav isik avaldab arvamust personali seisundi, kvalifikatsiooni ja tööga rahulolu kohta tingimused.

Revisjoniakt vormistatakse kirjalikult, sellele lisatakse tõendid tehtud töö aktina. Aruande kõik leheküljed peavad olema nummerdatud ja paigutatud kausta. Üldiselt mis tahesvõi puuduvad ranged reeglid järelduse koostamiseks ja ka selle läbiviimiseks, kuna personaliauditi eesmärk on saada teavet sisekasutajatele, mistõttu sellise auditi tulemusel saadud andmeid ei avaldata kuskil, ja enamasti on need rangelt konfidentsiaalsed ja nende avaldamine on vastuvõetamatu. Lisaks tuleb tagada teabe konfidentsiaalsus nii planeerimisetapis kui ka kontrollimise tulemustes. Soovitav on, et ettevõtte töötajad ei tea eelseisvast kontrollist. See aitab vältida nendevahelist kokkumängu, mis tähendab, et see võimaldab suurendada saadud teabe objektiivsust ja usaldusväärsust.

Teabe kogumise ja töötlemise meetodid

HR auditi meetodid ei erine raamatupidamise auditites kasutatavatest, saadakse vaid erineva iseloomu ja eesmärgiga infot. Peamiselt kasutavad nad eelnev alt koostatud küsimustike vorme ja küsimuste loendeid. Auditi käigus saadud teavet ettevõtte töötajate kohta võrreldakse erialajuhendites, ametijuhendites ja töökvaliteedi standardites ette nähtud põhinõuetega.

Auditi käigus saadud infot küsimustike ja küsimustele vastuste protokollide ja muude auditi käigus saadud dokumentide näol kogutakse, sorteeritakse ja võrreldakse personaliauditi läbiviimise ajale ja kohale. Auditi tulemuste põhjal koostatud aruanne peaks sisaldama kui mitte kõiki dokumente, siis kõige olulisemat neist.

Milliseid ülesandeid saab lahendadapersonaliaudit

Personalisüsteemi audit aitab paremini hinnata ettevõtte potentsiaali ja personali kvalifikatsiooni. See võimaldab tuvastada tööjõu kõige väärtuslikumad töötajad ning pakkuda neile nende tasemele paremini vastavaid töökohti ja palka.

Nagu kogemus näitab, on juhil kasulikum tõsta karjääriredelil üles need, kes juba ettevõttes töötavad, kui palgata uus. Ühelt poolt suurendab see teiste töötajate tootlust, kuna nad näevad karjääriväljavaateid, teis alt ei pruugi uus töötaja meeskonnas juurduda ja see suurendab kaadri voolavust, mis võib negatiivselt mõjutada ettevõtte tulemuslikkust. ettevõtet. Personali voolavus võib olla ka vale personalipoliitika tagajärg. Näiteks kui töö keerukus või vastutuse tase ja tasustamise tase ei ühti. See võib paljastada ainult personalitöö auditi.

Selline kontroll aitab mitte ainult välja selgitada kõige väärtuslikumad töötajad või vabaneda kõige vähem väärtuslikest, vaid ka lahendada probleeme, mis on otseselt seotud asjaoluga, et ettevõttes on töökorraldust valesti korraldatud.. Näiteks ühes töökojas tehtud kontrolli käigus selgus, et materjalide ebaõige paigutuse tõttu kulutasid töötajad nende töötlemiskohtadesse toimetamisele kuni kaks tundi päevas, kuna neid hoiti kaugemal laos. Selle tulemusena läks aeg ja vaev raisku. Töötajad väsisid kiiremini ja kaotasid keskendumisvõime. See mõjutas toodete kvaliteeti ja mahtu. Ilma personaliauditita see süsteemivigatootmist ei fikseerita, mis tähendab, et ressursse raisatakse.

Audiitorite vastutus

Audiitor vastutab ainult oma arvamuse eest, mis on väljendatud audiitori aruandes. Lõppkokkuvõttes teeb otsuse personalimuudatuste kohta ettevõtte juht ja audiitori ülesanne on ainult teavitada teda ettevõtte personali olukorrast, nende kvalifikatsiooni tasemest, rikkumiste olemasolust. seadusest, töödistsipliinist, ohutusmeetmetest, kas tõesti on kõrgelt kvalifitseeritud spetsialiste. Märkige tegurid, mis mõjutavad negatiivselt või positiivselt personali tööd ja tööaja ratsionaalset kasutamist.

Selle tulemusel koostab audiitor auditiaruande, milles märgib:

• millised üritused toimusid;
• kui palju tööd tehti;
• milliste probleemide ja riskidega ta oma töö käigus kokku puutus;
• mida tuleb teha olukorra parandamiseks, kui personali olukord või personalipoliitika on negatiivne;
• võimalikud tagajärjed, kui rikkumisi ei parandata.

Iseenesest ei lahenda kontrollimine valesti valitud personali või ettevõtte töötajate ebaõige tegevuse, ohutusreeglite rikkumise või juhiste ja tehniliste eeskirjade eiramise probleemi. Personaliauditi eesmärk on välja selgitada ettevõttes olemasoleva personalisüsteemi tugevad ja nõrgad küljed ning anda soovitusi puuduste kõrvaldamiseks ja süsteemi täiustamiseks. Audiitor seda ei teevastutus personalipoliitika olukorra ja otsuste eest, mida juht teeb auditi tulemuste põhjal.

Kus ja kuidas palgata audiitoreid personali kontrollimiseks

Seda tüüpi teenust pakuvad peamiselt konsultatsioonifirmad ja värbamisagentuurid, mis on spetsialiseerunud teiste ettevõtete nõustamisele ja värbamisele. Selliseid organisatsioone on peaaegu igas suuremas linnas. Enamasti reklaamivad nad oma teenuseid kohalikes reklaamlehtedes ja -ajakirjades või spetsiaalsetel reklaamseintel Internetis. Mõnel neist on ettevõtte ametlik veebisait.

Värbamisel sõlmitakse ettevõtte ja personaliauditi teenust osutava ettevõtte vahel leping, milles määratakse kindlaks poolte õigused ja kohustused ning tasutakse teenuse eest. Tavaliselt kohtuvad lepingupooled enne lepingu koostamist mitu korda, arutades nüansse ja võimalikke riske. Milliseid tegevusi läbi viiakse. Lepitakse läbi ligikaudne tööplaan (konsultatsioonifirma võib esitada isegi personaliauditi plaani prospekti).

Peamine eelis personaliauditi korraldamiseks kolmanda osapoole spetsialiseerunud organisatsiooni kaasamisel on auditi sõltumatus. Kui ettevõtte töötaja sõltub ühel või teisel viisil nii juhist kui ka tööjõust, siis välisaudiitoril on peaaegu täielik sõltumatus. Tema arvamus põhineb ainult vaadeldud faktidel.

Personali audit on üks lihtsamaid ja soodsamaid viise organisatsiooni personalisüsteemi jamäärata kindlaks ettevõtte olemasoleva inimressursi potentsiaal. See kontrollimeetod on ettevõtte juhtimisarvestuse lahutamatu osa ja seda tuleks läbi viia regulaarselt, sõltumata ettevõtte tegevuse finantstulemusest.