Bürooadministraatori ametijuhend: kohustused, funktsioonid ja õigused

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Enamikus avalikes kohtades kohtab läve ületamisel esimesena vastuvõtjat. Neid spetsialiste palkavad hotellid, ilusalongid, restoranid ja loomulikult kontoriasutused. Neil on palju kohustusi, alates külaliste ja partneritega suhtlemisest kuni dokumentatsiooni töötlemiseni.

Funktsioonid

Tasub öelda, et administraator on väga mitmekülgne elukutse, mis võib sisaldada mitmekülgseid tööülesandeid. Algajatele on eeliseks see, et see ei nõua sügavaid teadmisi konkreetses valdkonnas.

Potentsiaalsed tööandjad pööravad rohkem tähelepanu isikuomadustele. Potentsiaalne kandidaat bürooadministraatori ametikohale peaks olema mõõduk alt seltskondlik, suutma luua kontakte erinevate inimestega ning väljendama korrektselt oma mõtteid. Kasuks tuleb ka huvi olemasolu valitud valdkonna vastu.tegevused ja võime stressiga toime tulla. Viimane kvaliteet tuleb tulevasele administraatorile kindlasti kasuks. Ta peab suhtlema suure hulga külastajatega, kelle seas tuleb kindlasti ette konflikte. Kuid isegi sellistes olukordades peab administraator suutma jääda viisakaks.

Tuleb tähele panna, et olenev alt ettevõtte värbamispoliitikast võivad tekkida nõuded kõrgharidusele, kontoritehnikaga töötamise oskusele jne.

Selle ametikoha töögraafik määratakse tavaliselt asutuse lahtiolekuaegade järgi, kuna administraator avab selle hommikul ja sulgeb õhtul. Ööpäevaringselt töötajatele töötades koostatakse aga vahetuste graafik. Reeglina kontorid selles režiimis ei tööta.

Tähelepanu tasub pöörata ka sellele, et administraator ja büroojuht on erinevad elukutsed. Büroojuht tegelikult juhendab teisi töötajaid. Administraator erinev alt temast seda funktsiooni ei täida. Ta täidab ainult oma funktsioone, suheldes vajadusel teiste kontori töötajatega.

Peamised kohustused

Bürooadministraator peab töökohal viibides täitma arvestatava hulga ülesandeid, mille juhtkond talle määrab. Loetleme need lühid alt.

• Telefonikõnede vastuvõtmine ja hilisem levitamine. Läbirääkimistel peab administraator andmed fikseerima ja töötajatele edastama. Vajadusel tuleks helistadasuunata ümber teise osakonda.
• Bürooadministraatori kohustuste hulka kuulub klausel, mille kohaselt peab töötaja andma potentsiaalsetele klientidele esmast nõu.
• Vajadus töödelda nii sissetulevaid kui ka väljaminevaid dokumente.
• Töökuulutuste postitamine spetsialiseeritud portaalidesse ja värbamisagentuuridesse. Bürooadministraatori tööülesannete hulka kuulub ka esmaste vestluste läbiviimine potentsiaalsete kandidaatidega.
• Bürootehnika tõrgeteta töö tagamiseks vajalike kirjatarvete ja kulumaterjalide ostmine.

Lisaks ül altoodud tööülesannetele suhtleb kontori administraator tegelikult pidev alt inimestega. Need on nii potentsiaalsed kliendid kui ka ettevõtte praegused töötajad. See spetsialist vastutab töötajate ajakava koostamise eest.

Õigused

Erinev alt kohustustest on õiguste arv palju väiksem. Niisiis, mida teeb kontori administraatori juhised?

• Tegutsege ettevõtte nimel, esindades selle huve suhtlemisel teiste ettevõtetega.
• Teiste töötajatega suhtlemiseks määratud volituste piires.
• Tehke ettepanekuid organisatsiooni tulemuslikkuse parandamiseks.

Kontori administraatori funktsioonid

Töökohal olles peaks see spetsialist seda tegematäitma märkimisväärset hulka talle pandud ülesandeid:

• Kontori ettevalmistamine.
• Säilitage järjekord.
• Külastajate teenindamine.
• Telefoniteenus.

Tegelikult võib funktsioone olla rohkem. See sõltub konkreetse asutuse kontoriadministraatori tööülesannete loetelust.

Kontori ettevalmistamine

Määratud funktsioonide täitmine algab reeglina uueks tööpäevaks valmistumisega. Oma töökohale jõudes kontrollib administraator kontoritehnika tööd, kulumaterjalide ja kirjatarvete olemasolu. Järgmiseks peab spetsialist tutvuma külastajate nimekirjaga ja looma tingimused nende kohtumiseks.

Korra säilitamine

Administraator ei tohiks olla otseselt seotud koristamisega ja muude tegevustega kontoris korra säilitamiseks. Tema tööülesannete hulka kuulub aga hoolduspersonali töö koordineerimise vajadus. Ta peab määrama koristamise ajakava ja märkima selle kestuse.

Klienditeenindus

Administraatori tööülesanneteks on ka külastajatega külastuse aja osas läbirääkimised, nende kooskõlastamine juhatajaga. Külastuste ajakava tuleks koostada nii, et ei tekiks kattumisi ja keegi ei peaks ootamisele aega raiskama. Lisaks peab administraator kohtuma külastajatega. Tema on see, kes loob esimesemulje.

Telefoniteenus

See funktsioon on määratud administraatorile, et vabastada haldur läbirääkimistest ja mitte juhtida tema tähelepanu töövoost. Töötaja saab mõningaid probleeme lahendada iseseisv alt või tellida külastajale aja vastav alt juhi graafikule. Nende ülesannete täitmisel peab töötaja kindlasti hoidma konfidentsiaalsust, mitte avaldama tema käsutuses olevat teavet kõrvalistele isikutele.

Näidis

Kontori administraatori ametijuhend võib sisaldada erinevaid elemente, olenev alt konkreetse organisatsiooni nõuetest. Kuid reeglina on selles ette nähtud tüüptingimused, mis on eeskujuks.

• Üldsätted.
• Kvalifikatsiooninõuded. Potentsiaalsele administraatorile reeglina piisab keskeriharidusest. Kogemus tuleb kindlasti kasuks.
• Kohustused. Ilma selle üksuseta pole ükski ametikirjeldus täielik.
• Õigused. Administraatoril on näiteks õigus teha ettepanekuid ettevõtte tegevuse parandamiseks.
• Täiendavad sätted, mis võivad hõlmata elemente, mis ei sisaldu teistes jaotistes.

Uuele töötajale antakse ülevaatamiseks ametijuhend, mille fakti peab ta oma allkirjaga kinnitama.

Töökoht

Büroo administraatori töökaitsejuhend seab teatud nõuded töötingimustele. Näiteks peaks töökoht asuma selliselt, et töötajal oleks mugavtäitma oma ülesandeid. Reeglina asub see juhi kabineti kõrval ja võimaldab jälgida teisi töötajaid.

Peate mõistma, et tööülesannete täitmisel peavad administraator ja ka teised töötajad sageli kasutama kontoritehnikat. Seetõttu tuleb see paigutada nii, et see oleks lühiajaliseks kasutamiseks saadaval.

Üks olulisi ülesandeid, mis pole administraatori ametijuhendis selgelt välja toodud, on olla lüli vahetu juhi ja alluvate vahel. Seetõttu peaks töötaja püüdma luua soodsat keskkonda ja luua kontakte teiste spetsialistidega. Oluline on mitte ainult juhi juhiste korrektne edastamine, vaid ka nende täitmise täpsuse kontrollimine.

Sel põhjusel muutub oskus teistega suhelda oluliseks teguriks sellel ametikohal edu saavutamisel. See kehtib nii juhtide kui ka alluvate kohta. Isikuomaduste osas peetakse üsna oluliseks organiseeritust ja pingetaluvust, mis võimaldavad juhtida teisi töötajaid ja jääda rahulikuks ka konfliktikülastajatega suheldes.