Projektijuhtimine – mis see on? Plussid ja miinused

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2024-01-17 18:48

Projektijuhtimine on Venemaa kaasaegse juhtimissüsteemi lahutamatu osa. Paljud kodu- ja välismaised ettevõtted kasutavad projektijuhtimist toodete ja teenuste kvaliteedi parandamiseks, kulude vähendamiseks ja kasumi suurendamiseks. Mis on projektijuhtimine ja millised on selle peamised eelised?

Mis on projekt?

Mõtet "projekt" saab tõlgendada täiesti erinev alt. Esimene võimalus hõlmab projekti määratlemist dokumentatsiooni kogumina, mille kohaselt on hoone või rajatise ehitamine võimalik. Selles artiklis käsitletakse sõna "projekt" teist tähendust.

Projekti määratlusi on palju, kuigi ühes on nad kõik ühel meelel: projekt on idee, mis hõlmab konkreetse materiaalse ülesande elluviimist piiratud aja jooksul. Samal ajal nimetatakse projekti põhifunktsioone:

• Ainulaadsus (projekt on midagi, mis luuakse esimest korda).
• Ajaliselt piiratud (projektil on alati selle teostamise tähtajad).
• Eesmärgipärasus (projekt viiakse alati läbi konkreetsete probleemide lahendamiseks, väljendatuna reeglina kvantitatiivsetes ühikutesmõõdud).

Kui kõik kolm tingimust on täidetud, võib tegevuste kogumit nimetada projektiks.

Programmid ja portfellid

Projektid on sageli rühmitatud programmideks ja portfellideks. Samal ajal on programmid projektide kogum, mida ühendab ühine eesmärk. Näiteks võib elanikkonna hariduse kvaliteedi tõstmise programm hõlmata projekte õpetajate palkade tõstmiseks 20%, 15 uue kooli ehitamist, 26 uue põhiainete õpiku väljaandmist.

Projektiportfell koondab ühest allikast rahastatud projekte, olenemata nende eesmärkidest. Näiteks võib ettevõtte N projektiportfell sisaldada heategevusprojekte, ettevõtte uue kontori ehitamist, direktori aastapäeva tähistamist ja aastakäibe kasvu 10%.

Portfoolio ja programmide projektidel peaksid samuti olema kolm ülalkirjeldatud põhifunktsiooni.

Projektijuhtimise põhiprintsiibid

Arvestades juhtimisprotsessi hõlbustamiseks loodud tehnoloogiate dünaamiliselt arenevat turgu, on raske nimetada konkreetseid meetodeid, mis kirjeldaksid täielikult projektijuhtimist.

Projektijuhtimine hõlmab paljusid lähenemisviise ja tööriistu ning põhineb järgmistel aluspõhimõtetel:

• Tulemustele orienteeritud. Selle põhimõtte määrab mõiste "projekt" tähendus. Projektijuhtimine ei ole lihts alt kvaliteedijuhtimine, see on sihipärane omavahel seotud tegevuste kogum.
• Disainkolmnurga põhimõte. Kellprojektijuhtimine peaks juhinduma järgmistest seostest: ajastus, eelarve, projekti kvaliteet. Ühe teguri muutumine toob kaasa muutuse teistes, mis muudab need justkui sama kolmnurga külgedeks.



• Projekti elutsükli arvestamine. Projekti elutsükkel algab projekti loomise idee kujunemisega ja lõpeb projektis määratud ajaperioodi möödudes. Projekti elutsükkel lõppeb reeglina hetkel, mil algab projekti tulemusena loodud toote elutsükkel.
• Protsessipõhine lähenemine juhtimisele. See põhimõte hõlmab projekti hindamist kui protsesside kogumit, mis on omavahel seotud ja kulmineeruvad vahetulemustega pooltoodete või oluliste dokumentide näol. See lähenemine võimaldab teil juhtida projekti ilma niinimetatud "pimedate tsoonideta".

Projektis osalejate julgustamise meetodid

Projektis osalejate stimuleerimisele pööratakse tavaliselt erilist tähelepanu, kui projektijuhtimine on valitud konkreetsete ülesannete täitmiseks. Projektijuhtimine hõlmab tavaliselt materiaalseid ja mittemateriaalseid motivatsioonimehhanisme.

Materiaalsed stiimulid hõlmavad lisatasusid, trahve, lisatasusid vaheülesannete ennetähtaegse lõpetamise eest.

Mittemateriaalsed motiveerimismeetodid hõlmavad tunnistusi ja distsiplinaarkingitusi vaba aja vormis, samuti võistluse loomist projektis osalejate vahel konkursi raames.

Projektijuhtimise põhietapid

Projektijuhtimine toimub projekti elutsükli etappides ja juhtimise keerukuse etappides. Etappide ja faaside vaheline seos on näidatud allolevas tabelis.

FAASID:	Kulude juhtimine	Kohalik juhtimine	Sisuhaldus	Riskijuhtimine
ETAPID:	1	2	3	4
Algatamine	Esialgne rahastamisprognoos	Projekti ajakava esialgne hinnang	Põhiülesannete määratlus	Võimalike negatiivsete tegurite esialgne analüüs
Planeerimine	Eelarve arvutamine ja rahastamisallikate otsimine	Projekti ajakava arvutamine	Projekti eesmärkide arvutamine	Riski korrigeerimise arvutamine
Rakendamine	Projekti järkjärguline rahastamine	Ajakava täitmise jälgimine	Vahenäitajate saavutamise jälgimine	Põhidraiverite muudatuste jälgimine
Suletakse	Hinnangu kasum/kahjum	Jalgade/plii skoor	Projekti eesmärkide täitmise/ebaõnnestumise hindamine	Analüüstehtud vead

Seega hõlmavad projektijuhtimise valdkonnad organisatsiooni finants-, personali- ja struktuurivaldkondi.

Projektijuhtimise ulatus

Projektijuhtimise struktuur hõlmab kogu organisatsiooni töö jaotamist projektideks, mis on ajaliselt ja eesmärkide poolest piiratud. Samal ajal moodustatakse iga projekti meeskond ja projektijuhtide meeskond, kes annavad juhile oma projekti edenemisest aru.

Sellega seoses kasutatakse projektijuhtimist reeglina erinevate tegevusalade ja suurusega organisatsioonides, kus on lai valik üheaegselt täidetavaid tellimusi. Väikeettevõtetes kasutab ta aga projektijuhtimist ka konkreetsete probleemide lahendamiseks tootmise moderniseerimisel või näiteks uue toote juurutamisel.

Projektijuhtimine ehitussektoris

Ehitustööstuses on projektijuhtimise metoodika kasutamine eriti aktuaalne. Tellija või töövõtja ülesandeid täitvates ettevõtetes kasutab projektijuhtimine loomulikku tööjaotust projektideks (tootepõhimõtte järgi ehk iga hoone ehitamine on eraldi projekt) ning tippjuhtkonna struktuur praktiliselt. ei nõua tõsist ümberstruktureerimist.

Ka projektiorganisatsiooni juhtimine toimub sageli projektipõhimõttel, kasutades eduk alt juba moodustatud meeskondidisainerid projektimeeskonnana.

Projektijuhtimine riigistruktuurides

Projektijuhtimine valitsuses on meie aja üsna uus trend. Nõukogude perioodist saadik arenenud programm-sihtjuhtimismeetod on nüüdseks võtnud projektijuhtimise vormi kogu riigis. Nüüd kasutatakse riigi jaoks strateegiliselt oluliste ülesannete lahendamiseks programme, mis sisaldavad üksikprojekte sihtnäitajate ja elluviimise tähtaegadega. Kuid selliste programmide haldamise metoodika pole veel kaugeltki ideaalne ning nõuab kaasajastamist ja ajakohastamist.

Belgorodi piirkonnas projektijuhtimise rakendamise kogemus

Projektipõhine avalik haldus on end tõestanud kõikjal maailmas. Venemaal on kogemusi selle tehnoloogia rakendamiseks Belgorodi piirkonnas.

See ulatuslik eksperiment mõjutas peaaegu kõiki Belgorodi piirkonna avaliku teenistuse aspekte. Peamiste elementide hulgas on projektijuhtimise koolitus, organisatsiooniline ja metoodiline tugi, kohapealne kontroll, motiveerimine, töötajate kompetentside hindamine, ekspertide komisjonid projektide läbivaatamiseks.

Belgorodi piirkonna projektijuhtimine hõlmab nüüd projektijuhtimise kollegiaalseid organeid:

• Projektitegevusi haldav osakondadevaheline komisjon.
• Sektoraalsed ekspertkomisjonid, mis otsustavad projektide avamise/lõpetamise üle.
• Piirkondlik projektibüroo, mis kontrollib metoodika järgimistprojektijuhtimine.

One Stop Shop

Projektijuhtimisele ülemineku raames läks Belgorodi piirkond juba 2010. aastal üle investeerimisprojektide koordineerimisele „ühe akna” süsteemi kaudu, mis on nüüd Moskvas hästi tuntud. Selle akna rolli täidab just üks äsja kasutusele võetud teenustest - piirkondlik projektibüroo. Nüüd, täpselt kuu aega pärast projektibüroosse avalduse esitamist, saab äriüksus kinnitusdokumendi.

Automatiseeritud infosüsteem "Projektijuhtimine"

Belgorodi piirkonna projektijuhtimise teave ja tehniline tugi toimub automatiseeritud infosüsteemi (AIS) "Projektijuhtimine" kaudu. See on tarkvaravaba veebirakendus, mis täidab projektide, portfellide ja programmide jaoks järgmisi funktsioone:

• Registri (andmebaasi) pidamine.
• Ajakava koostamine.
• Eelarve koostamine.
• Rakenduse jälgimine piirkondlikul ja kohalikul tasandil.
• Meeskonna volituste ja vastutuse jaotus.
• Muuda sisu.
• Hoiatussüsteem projektide eelseisvate ja tulevaste sündmuste kohta.
• Dokumendivoog.
• Automatiseeritud analüütiline aruandlus.
• Integratsioon Belgorodi piirkonna elektroonilise valitsusega.

Projektijuhtimise eelised ja puudused

Kirjeldatud kogemus projektijuhtimise rakendamisel Belgorodi piirkonnas osutus edukaks. Nende muutuste mõju väljendus peamiseltpiirkondliku koguprodukti kasvutempo suurenemine 0,1% (üle 3 miljardi rubla), projekti heakskiitmisele kuluva aja lühenemine (iga projekti puhul 2 kuu võrra) ja investeeringute arengutempo tõus. piirkonnas 23%. Kõige olulisem tulemus on aga projektimõtlemise kujunemine töötajate seas, kes probleemi aktiivselt analüüsivad ja lahendada püüavad, kasutades mõnikord isegi mittestandardseid uuenduslikke meetodeid.

Juhtimisstruktuuri motiveerimine ja ümberkorraldamine võimaldas saavutada positiivset mõju mitte ainult avalikule teenistusele, vaid ka ettevõtlusele, luues soodsa investeerimiskliima ja kõrvaldades ettevõtlustõkked.

Piirkonna elanikkond osaleb nüüd aktiivselt oluliste strateegiliste projektide valikul ja elluviimise kontrollimisel. Inimeste jaoks on projektijuhtimine võimalus nautida kvaliteetseid teenuseid ja suurt mobiilsust.

Kuid vaatamata kõikidele projektijuhtimisstruktuuri eelistele on sellel lähenemisviisil ka puudusi.

Esiteks üleminekuperiood. Projektimeeskonnal kulub teatud aeg, et töötada koos ja täita oma ülesandeid hästi koordineeritud mehhanismina.

Teiseks võib projektijuhtimise rakendamisel ettevõttes hea projektijuhi otsimine viibida. Projektijuhi isiku- ja kutseomadustele esitatakse väga kõrgeid nõudeid: igakülgne kvalifikatsioon, täielik projekti sisseelamine, nõutava spetsiifikaga projektijuhtimise kogemus.

Projektijuhtimise kolmandaks miinuseks võib pidada vajadustettevõtte ressursside jagamine projektide vahel. "Vaestes" ettevõtetes ei pruugi see olla üldse teostatav. Projektijuhid peavad "võitlema" rahastamise ja personali pärast, mis on projekti elutsükli kõigi etappide täieliku kontrolli tingimustes vastuvõetamatu.

Üks olulisemaid miinuseid projektijuhtimise teel organisatsioonis on projektimeeskonna liikmete ja projektijuhi töölevõtmine pärast projekti lõppu. Nagu teate, on meeskonna töökoormus eduka äritegevuse kõige olulisem reegel ning projektitöö puhul tekivad regulaarselt "õhku rippuvad" spetsialistide rühmad, kes kaotavad korraga oma pideva töökoormuse.

Eelnevat kokku võttes võib järeldada, et projektijuhtimine on kaasaegse äriruumi lahutamatu osa ning selle põhitõdede õppimine on lihts alt vajalik pädevaks juhtimisotsuste tegemiseks nii riigi tasandil kui ka ühe ettevõtte raames.