Osakondadevahelise suhtluse näidisregulatsioon, näited

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Igal ettevõttel on oma tegevust reguleerivad kohalikud dokumendid. Üks olulisemaid on osakondadevahelise suhtluse reguleerimine (näidisdokumenti kirjeldatakse allpool). Organisatsiooni juhi jaoks on see tõhus juhtimisvahend. Vaatleme üksikasjalikult osakondadevahelise suhtluse näidisregulatsiooni.

Nõuded

Milline peaks olema määrus? Raamatupidamis- ja majandusteenistuse osakondade, personaliametnike ning asustus- ja planeerimisüksuse, ettevõtte teiste struktuuriüksuste koostoime on tegevusprotsessis vältimatu. Samas peaks töötajate kontakt tagama püstitatud ülesannete täitmise võimalikult lühikese ajaga. Osakondadevahelise suhtluse regulatsiooni näidis peaks ennekõike olema esinejatele kättesaadav. Kui selle väljatöötamise eest vastutav isik paneb kõik sätted kirja, aga alluvad ei saa millestki aru, pole dokumendil mõtet. Sellega seoses näidismääruse moodustamineosakondadevahelise suhtluse puhul tuleks arvesse võtta kolme peamist põhimõtet:

1. Dokumendi koostamisel lähtutakse äriprotsesside mudelist. Eeskirjade kvaliteet sõltub otseselt skeemi põhjalikkusest.
2. Dokumendi struktuuri määrab protsessi mudel. Kõik skeemi punktid peavad olema eeskirjades olemas.
3. Teabe esitamine toimub ametlikus ja kuivas keeles. Dokumendi tekstis on soovitatav kasutada lühikesi lihtlauseid. Sätted tuleks sõnastada üheselt. Kõik lühendid ja terminid tuleb välja kirjutada.

Eesmärgid

Osakondadevahelise suhtluse näidisregulatsioon näeb ette:

1. Korra loomine ja hoidmine dokumentatsiooni koostamisel, tõhus kontakt struktuuriüksuste vahel.
2. Konfliktsituatsioonide ennetamine meeskonnas. Kui eelnev alt on kindlaks määratud tööalase suhtluse skeemid, ühe või teise töötaja protsessides osalemise osa, siis vaidlusi ei teki.
3. Kiire sisenemine uute tulijate meeskonda. Määrus aitab mõista interaktsioonide struktuuri, näitab, milliseid dokumente töötaja kasutab, milliste teenustega ta ühendust võtab.
4. Distsipliinikontroll.
5. Juhtumite kiirem üleandmine teisele töötajale (lahkumisel või puhkusele minnes).
6. Rahaliste, inim- ja ajaressursside kaotamise vältimine.

Struktuur

Milline on vahelise interaktsiooni regulatsioonosakonnad võib lugeda õigesti koostatud? Tavaliselt sisaldab dokument järgmisi jaotisi:

1. Üldsätted.
2. Definitsioonid, terminid ja lühendid.
3. Protsesside kirjeldused.
4. Vastutus.
5. Juht.

Seadusandlikud aktid, GOST-id ja muud dokumendid võivad olla määratluste allikad. Viimaste hulka kuuluvad eelkõige ministeeriumide, osakondade korraldused, valitsuse määrused. Samal ajal tuleks osakondadevahelise suhtluse eeskirjadesse lisada viited regulatiivdokumentidele, mille sätteid kasutati. Eelkõige tervishoiuasutuste näidis sisaldab viiteid tervishoiu- ja sotsiaalarengu ministeeriumi ning piirkonna tervishoiuministeeriumi korraldustele.

Rakendus

See sisaldab tavaliselt äriprotsessi graafilist mudelit. Seda on kujutatud diagrammina, mis koosneb mitmest plokist. Graafilist pilti saab luua arvutitarkvara toodetega. Skeemid kajastavad kindlat protseduuri teatud ülesannete täitmiseks. Visualiseerimine on mugavam kui tekst. Diagramm näitab selgelt protsessi algust ja iga etappi, nende seost lõpptulemusega. Seda mudelit kasutavad sageli ettevõtte osakondade vahelise suhtluse eeskirjade väljatöötajad vastav alt standardile 223-FZ. Skeem tõstab esile sellised põhiparameetrid nagu väljundid ja sisendid, osalejad ja kliendid. Kui algaja tutvub sellise mudeliga, saab ta kohe aru protsessi spetsiifikast ja on valmis konkreetset ülesannet ellu viima.

Juhised

Esimeses etapis peate kindlaks määrama dokumendi teema ja vastutavad isikud, st keskoostab ja millised määrused. Eelkõige raamatupidamisosakondade vaheline suhtlus toimub selge skeemi järgi, mis on sätestatud õigusaktides. Selles struktuuriüksuses on alati kõige olulisem aruandlusnõuete täitmise eest vastutav isik. Temast võib saada osakondadevahelise suhtluse eeskirjade koostamise eest vastutav isik. Kõik töötajad peaksid läbi arutama dokumendi näidis. Selleks korraldatakse üldkoosolek. Kui dokument reguleerib protsessi, kus põrkuvad rohkem kui kahe osakonna huvid, siis on oluline kaasata arutelusse võtmetöötajad. Arenduse eest vastutav isik peaks kolleegidele selgitama reeglite rakendamise olulisust.

Protsesside kirjeldus

Selle maht sõltub interaktsiooni keerukusest. Kui protsess on lihtne ja selle eest vastutav töötaja mõistab kõiki rakendamise etappe hästi, saab ta ise koostada tööskeemi koos teiste struktuuriüksustega. Pärast seda peaks ta dokumenti ülejäänud osalejatega arutama. Kui äriprotsess on keeruline, siis iga töötaja töötab välja oma osa mudelist. Pärast seda pannakse kõik projektid kokku ja arutatakse läbi. Alusdokumendiga tutvumise käigus saavad kõik huvitatud töötajad teha teatud parandusi ja täiendusi. Pärast seda antakse ettevõtte osakondadevahelise suhtluse reeglid üle juhatajale.

Avaldus

Seda saab teha otse. Sel juhul kirjutab pea ise alla omavahelise suhtluse reegliteleettevõtte osakonnad. Näidisdokumendi saab kinnitada ka kaudselt. Sel juhul annab juht käsu. Haldusakti registreerimisandmed kantakse kooskõlastustemplile.

Vastatava isiku töö spetsiifika

Mõnes organisatsioonis on osariigis ette nähtud kvaliteedijuhi koht. Praktikas on välja töötatud teatud dokumentide koostamise etapid. Neid peab järgima juht, kes koostab osakondadevahelise suhtluse reeglid. Põhitoimingute näide:

1. Protsesside määratlemine.
2. Diagrammi koostamine.
3. Üksikasjalik kirjeldus.
4. Teksti koostamine.

Vastutav spetsialist uurib erinevate osakondade töötajate graafikut. See on vajalik osakondadevahelise suhtluse eeskirjades sisalduvate tüüpolukordade kirjelduse koostamiseks. Näide: "bensiinijaama kontrollimisel kasutatakse selliseid tehnilisi vahendeid nagu… Ülevaatuse lõppedes koostatakse aruanne."

Lõpliku eesmärgi määratlemine

Eeskirjade koostamise eest vastutav isik peab omama ettekujutust kõigist protsessidest, teadma töötajate tööülesandeid, omama vastavat kvalifikatsiooni ja professionaalsuse taset. Dokumendi eesmärk peaks töötajatele olema selge. Vastasel juhul on eeskirjade rakendamine töötajatele lisakoormus.

Optimeerimine ja disain

Ettevõttes toimuvate protsesside põhjalik uurimine võimaldab teil tuvastadanõrgad kohad. Olukordade, tulemuste, toimingute analüüs võimaldab tegevusi optimeerida. See omakorda võimaldab kujundada mitu stsenaariumi edasiseks arenguks. Seega võib ettevõte jätta kõik nii nagu on, luua uue töömudeli või parandada vana.

Nüansid

On oluline, et iga töötaja mõistaks selgelt, mida ta peab tegema ja kuidas saavutatud tulemused tema sissetulekuid mõjutavad. Seetõttu on vaja määrust enne selle kinnitamist arutada. Võtmeroll dokumendi koostamisel on määratud loomulikult töörühma (projekti) juhile. Selle spetsialisti ülesanne on tõstatada kriitilisi küsimusi. Ta peab suutma esitada selge protsessimudeli. Iga osaleja näeb pilti oma silmaga. Peab olema ühine arusaam. Iga osaleja peab selgitama vastutust eeskirjade loomisel. Enamikul juhtudel on meeskonnad sellise dokumendi rakendamise suhtes skeptilised. Olenev alt protsessi keerukusest võtab regulatsioonide kehtestamine aega 4-12 kuud.

Sissejuhatusfunktsioonid

Uue määruse kehtestamiseks peate:

1. Tunnista varasemad dokumendid kehtetuks.
2. Määruse aktiveerimiseks kehtestage uued kohalikud seadused.
3. Töötage välja kinnitatud reeglite rakendamiseks vajalikud dokumendid.
4. Automatiseeritud teabebaaside moodulite täiustamine või uute moodulite juurutamine.
5. Looge mittestandardsetest dokumentidest vorme.
6. Muutke või täiendage personaliajakava.
7. Leidke kandidaate uutele ametikohtadele, määrake või viige üle töötajaid.
8. Õpetage esinejatele uusi reegleid.
9. Tehke töötajatega ühendust.
10. Sooritage määruse rakendamise prooviversioon.
11. Parandage teksti katselise teostuse tulemuste põhjal.
12. Kasutage dokumendi lõplik versioon.
13. Määruse kvaliteedikontrolli protseduurid.

Pärast dokumendi rakendamise meetmete kindlaksmääramist annab juht korralduse. Tuleb märkida, et sündmuste kestuse tõttu erineb määruse kinnitamise ja vahetu jõustumise kuupäev. Vaatleme edasi peamisi vigu, mida töötajad dokumendi koostamisel teevad.

Ebakõla tavaga

Oluline on usaldada regulatsioonide loomine töötajale, kes on otseselt seotud töötegevusega ettevõttes. Oletame, et organisatsioon on muutunud väga suureks. Juhtkond saab endale hästi lubada eriteenistuse moodustamist, mille ülesannete hulka kuulub arenguküsimuste lahendamine. Vastav alt sellele seab osakond ülesandeks kirjeldada kõiki ettevõtte protsesse. Kuid selle ürituse eesmärk on nende jaoks ebaoluline. Kui määrusi teevad inimesed, kes ei ole reaalse tegevusega seotud, siis töötaja, kes seda juhib, skeemi ellu ei vii. Sellest tulenev alt ei ole dokumendil mõtet töötada.

Paindlikkuse puudumine

Paljud vastutavad isikud püüdlevad maksimumi pooledetail. Sellise olukorra põhjustab teadmatus eeskirjade koostamise ja tegelike tootmisprotsesside kirjeldamise erinevustest. Kui ülesandeks on toiminguid automatiseerida, on nende detailsus mõeldud töötajate abistamiseks. Vajadus regulatsioonide järele tekib siis, kui tootmisega tegeleb palju inimesi. Nende tegevus on sageli dubleeritud, kuid iga inimene tõlgendab seda või teist toimingut omal moel. Määruse eesmärk on lahendada vaidlusi. Silmas tuleb pidada, et organisatsiooni töötajatel peab olema teatud tegevusvabadus, võimaldades neil vastav alt olukorrast teha ühe või teise otsuse. Näiteks saab kliendile vastata kohe, mitte mõne aja pärast.

Teksti suur maht ja keerukus

Eeskirjad, mis koosnevad 5-7 leheküljest, peetakse optimaalseks. Samal ajal peaks selle sisu olema mahukas, kuid lühike. Ei ole soovitatav kasutada keerulisi mitmeosalisi lauseid. Tekst peab olema arusaadav. Lisaks peaksite pöörama tähelepanu tingimustele. Ärge asendage mõisteid sünonüümidega, kasutage lühendeid ilma dekodeerimata.

Infoturbe ja IT-osakondade vaheline suhtlus

Praegu on paljudes ettevõtetes nende teenustega kontaktid väga keerulised. Raskused on seotud IT- ja infoturbeosakondade sisekonfliktidega. Nende tõhusa koostöö tagamiseks on mitu võimalust. Esimene ja kõige lihtsam on infoturbele spetsialiseerunud töötajate (üks või mitu) olemasolu infotehnoloogiateenuse raames. IT-osakondade vahelise suhtluse reeglid jaIB peegeldab sel juhul tüüpilisi koostöökäsitlusi. Töö korraldamisel lähtutakse valitsevast stereotüübist, et infoturve on osa infotehnoloogia pakkumisest. Kui ettevõttes nende teenuste vahel konflikte ei esine, võib juht mõelda infoturbeteenuse korraldamisele IT-osakonna eraldiseisva struktuurina. Seetõttu on selliste tegevuste tagamiseks vaja eraldada rohkem ressursse, sealhulgas rahalisi vahendeid.

Tüüpiline näidis

Üldsätted täpsustavad:

1. Dokumendi eesmärk. Reeglina on selline lause: "Käesolev määrus määrab korra …".
2. Usaldusala. Määrust võib kohaldada töötajate või rajatiste suhtes.
3. Regulatiivdokumendid, mille kohaselt seadus välja töötati.
4. Määruste kinnitamise, kohandamise ja tühistamise reeglid.

Jaotises "Terminid, lühendid, definitsioonid" on ära toodud dokumendis kasutatud mõisted. Kõik lühendid tuleb välja kirjutada. Tingimused tuleks esitada tähestikulises järjekorras. Iga mõiste märgitakse ühikutes uuele reale. h. Mõiste definitsioon on antud ilma sõna "see" läbi kriipsu. Jaotises "Protsessi kirjeldus" on toodud samm-sammult kirjeldus. Soovitatav on lisada lõigud. Igaüks neist vastab konkreetsele etapile. Samas jaotises on märgitud teatud toimingute tegemisel osalevad töötajad. Kirjeldatakse mitte ainult toiminguid, vaid ka nende tulemust.

Vastutus ja kontroll

Määrused peaksid sisaldama viidet sanktsioonide kohaldamise võimalusele isikute suhtes, kes sätteid ei järgi. Vastutus on seadusega lubatud. See võib olla kriminaal-, haldus- või distsiplinaarmenetlus. Kohustuslik on märkida eeskirjade täitmist jälgiva töötaja täisnimi ja ametikoht.