Väljuv kirjavahetus: registreerimispäevikud, raamatupidamine, näidised, täitmise reeglid

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Igas rahvamajanduse sfääris on paberimajandus, mis hõlmab paljusid funktsioone. Nende hulgas on sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse arvestus üks peamisi. Ükski ettevõte ei toimi teistest organisatsioonidest isoleeritult. Suhtlemine ja koostöö klientide, tarnijate, finants- ja muude institutsioonidega on kohustuslik. Seetõttu ei saa tootmisprotsess läbi ilma kirjavahetuseta. Kes tegeleb sissetulevate ja väljaminevate kirjade registreerimisega? Kuidas neid õigesti arvestada? Kellele seda vaja on ja miks? Me käsitleme neid küsimusi artiklis.

Kirjavahetuse kategooriad. Väljamineva dokumentatsiooni omadused

Dokumendi vorme ja tüüpe on väga palju, kuid need kõik jagunevad ainult kahte põhikategooriasse:

• Saatmine (väljaminev kiri).
• Saadud (sissetulev kiri).

Vaatame iga kategooria tähendust.

Kirjavahetust, mida nimetatakse väljaminevaks, saab saata järgmistele adressaatidele:

• Kõrgemad võimud.
• Aluvadorganisatsioonid.
• Partnerettevõtted.
• Ettevõtte osakonnad, töökojad ja muud struktuuriüksused.

Milliseid dokumente saadetakse kõrgematele asutustele?

Praktiliselt iga ettevõte allub mis tahes organisatsioonile (piirkonna, osakond, piirkondlik, samuti ministeerium). Nendele asutustele saadetav väljaminev kirjavahetus võib olla aruanded, aruanded, kuu, kvartali, aasta plaanid, vastused päringutele. Reeglina väljastatakse see kinnitatud tüüpvormidel või tavalistel ettevõtte logoga lehtedel.

Dokumendid allliiniorganisatsioonidele

Mitte kõik, kuid paljud ettevõtted teevad koostööd neile alluvate organisatsioonidega. See võib olla täitevorgan, filiaal, väikefirma ja teised. Tema saadetav kirjavahetus võib olla käskkirjad, korraldused, teated, määrused, juhised, koolitusmaterjalid. See väljastatakse ka ettevõtte logoga kirjaplangil või tavalistel lehtedel. Lisaks võivad juhised ja koolitusmaterjalid olla brošüüride ja juhendite kujul, kuid neile peavad olema lisatud juhendid tüüpvormidel või pitserite ja allkirjadega kaaskirjadel. Kui neid pole, peavad juhendid ja brošüürid olema saatva ettevõtte pitseriga ja vastutavate isikute allkirjadega.

Partnerettevõtete dokumentatsioon

Reeglina räägime antud juhul tarnijatest, edasimüüjatest ja klientidest. Tema saadav kirjavahetus on korraldused, teatedkaupade vastuvõtmine, pretensioonid, reklaambrošüürid, teated lepingu või lepingu tingimuste muudatuste kohta, äriettepanekud.

Tuleb tähele panna, et reklaammaterjale, hinnakirju, õnnitlusi, kutseid, näiteks esitlusele, ei pea registreerima.

Dokumentatsioon samas organisatsioonis

Seda tüüpi väljaminev kirjavahetus toimub ettevõtetes, kus on 2 või enam osakonda, töökoda, osakonda. Juhtkond annab sellistel puhkudel korraldusi, otsuseid, suuniseid, juhendeid jms dokumente, mis saadetakse osakondadele ja töökodadele. Siis on juhtide ja administratsiooni jaoks selline kirjavahetus väljaminev ning töökoja või osakonna jaoks sissetulev.

Ajakirjade kujundamise reeglid

Sõltumata sellest, kuhu dokument saadetakse, tuleb sellega arvestada. Selleks on väljamineva kirjavahetuse registreerimise logid. Ajal, mil arvuteid ja Internetti ei eksisteerinud, peeti selliseid päevikuid käsitsi. Need võivad olla meelevaldsed. Kasutada võiks ühist märkmikku, raamatupidamisraamatut, märkmikku. Mis kõige tähtsam, ajakirjas pidid olema õmmeldud lehed, et neid ei saaks välja rebida. Lisaks oli vaja need nummerdada. Ajakirja tiitellehel oli märgitud selle alustamise kuupäev. Varem pidid lehed niitidega kokku õmblema, nende otsad paberilehega pitseerima, millele oli vaja panna vastutava isiku pitsat ja allkiri. Sellele lehele märgiti ka nummerdatud lehekülgede koguarv. Parandused ei olnud lubatud.

Nüüd salvestatakse ajakirja õmblemine niitidega, kuieriti oluliste rahalise või juriidilise väärtusega dokumentide registreerimine.

Ajakirja lehed on enamikus ettevõtetes nummerdatud.

Kui päeviku viimane rida on täidetud, märgitakse selle lõpu kuupäev. Seda säilitatakse 3 kuni 5 aastat. See sõltub selles registreeritud kirjavahetuse tüübist. Eriti oluliseks peetakse kohtumäärusi, finantskontosid, pikaajalisi lepinguid ja muud sarnast. Päevikut saate käsutada ainult siis, kui kõik sinna kantud dokumendid on kaotanud oma juriidilise jõu.

Arvutiabi

Praegusel arvutitehnoloogia ajastul on raske leida ametnikku, kes jälgiks käsitsi sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse logi. Nüüd on olemas kindel programm, mis võimaldab blankette printida või arvutis arvestust pidada. Selle kasutamiseks peab teil olema:

• Arvuti MS Office'i, MS Exceli programmidega.
• Printer.
• Skanner.
• Arvuti e-post.
• Selline tempel: „Sissepääs. Nr _, "_" _20_" Seda saab sisestada käsitsi või osta valmis kujul.

Järgmiseks peate sisenema programmi, laadima alla nõutud vormi ja alustama sellega töötamist. Saate vormi printida, palju koopiaid teha, neid õmmelda. Saate päeviku, kuhu peate käsitsi märkmeid tegema. Te ei saa printida, registreeruge otse arvutis. Reeglina nii hoitaksegi dokumente, millele allkirja andma ei pea.

Mitu ajakirja teil vaja on?

Sagedaminikokku peavad ettevõtted üht väljamineva kirjavahetuse logi. Mõnel organisatsioonil, millel on palju partnereid ja teisi adressaate, võib aga olla mitu neist ajakirjadest, näiteks:

• Kolmandatele isikutele saadetud kirjavahetuse ja ettevõttesiseste dokumentide registreerimiseks.
• Sise- ja välismaistele ettevõtetele saadetud kirjadele.
• Teatud organisatsioonidele (näiteks keskkontor, ministeerium jne) ja kõigile teistele mõeldud dokumentidele. Seda tehakse dokumendihalduse mugavuse huvides, kuid iga päevik koostatakse ühe standardi järgi.

Lisaks on mõnel organisatsioonil igat tüüpi dokumentatsiooni jaoks eraldi ajakirjad. Näiteks väljaminevate tellimuste, raamatupidamistellimuste, teatiste, juhendite, klientide kaebuste, protokollide jms registreerimiseks. Selliste dokumentide arvestamiseks võib kasutada muude veergudega vorme.

Kuidas hoida päevikukirjeid

Olgu öeldud, et igat tüüpi väljamineva kirjavahetuse arvestuses on vormide vormid ligikaudu samad. Näidis, mis näitab, kuidas disain peaks välja nägema, on toodud meie artiklis.

Iga lehe ülaosas on "päis" veergudega:

• Kirje seerianumber, see kinnitati ka dokumendile.
• Väljumiskuupäev.
• Dokumendi pealkiri (nt "Eduaruanne").
• Kokkuvõte (sõna otseses mõttes paar lauset, võite ka dokumendi numbri üles panna).
• Selle asutuse nimi, kuhu kirjavahetus saadetakse.
• Vastutava registreerija allkiri.
• Väljumisviis (tavaline või e-post, faks). See üksus on lisatud uute tehnoloogiate tulekuga. Varem ei olnud seda kirjavahetuse logides.
• Kui saadetakse päringule vastus või täitmisaruanne, tuleb päevikusse märkida saadetud kirja koostamise aluseks olnud dokumendi number. Samuti on vaja märkida andmed esineja kohta (nimi, ametikoht).
• Koopiate arv. Mõnikord eraldatakse veerg eraldi, kuhu on märgitud koopia lehekülgede arv.
• Märkus. Siin on näidatud teave, mis ei sisaldu eelmistes veergudes.

Kui väljaminev dokument ei ole vastus päringule või aruandele, lisatakse täitmist ja vastutavat isikut puudutavatesse veergudesse kriipsud.

Meie aja jooksul ei ole väljamineva kirjavahetuse logi sisu ja täitmine muutunud. Näidis näidatud ülal.

Sissetulevad kirjad

Ettevõte võib saada kirju ja dokumente järgmistest allikatest:

1. Kõrgemad võimud.
2. Aluvad.
3. Partnerettevõtted.
4. Muud asutused, mida ülal ei ole loetletud (politsei, pangad, kohtud, eraisikud jne).
5. Ettevõttesiseselt võib sissetulev kirjavahetus tulla administratsioonist või muust struktuuriüksusest, näiteks raamatupidamisest.

Meie kohalkaalus, millised paberid võivad olla esimeses kolmes lõigus märgitud organisatsioonide kirjavahetus.

Teiste institutsioonide dokumendid võivad olla kohtukutse töötajale, täitedokument, kohtulahend, hagi, kaebus või eraisiku avaldus jne.

Ettevõtte töövoogu kajastavad dokumendid võivad olla väga erinevad: juhtimiskorraldused, korraldused, juhised, eeskirjad, standardid, ohutusreeglid, teatised ja nii edasi.

Sissetulevate dokumentidega töötamine

Peate pidama arvestust mitte ainult väljamineva, vaid ka sissetuleva kirjavahetuse üle. Päevik, kuhu registreeritakse ettevõttele saabunud kirjad, koostatakse samade reeglite järgi nagu saadetud dokumentide puhul.

Erinevus on vormide "korgis". See peaks sisaldama järgmisi veerge:

• Järjearv. See on kinnitatud ka dokumendile.
• Saavutamise kuupäev.
• Dokumendi saatnud organisatsioon.
• Kuidas see vastu võeti (faksi, e-posti või tavaposti teel).
• Dokumendi nimi.
• Koopiate arv.
• Kuhu dokument saadeti (töökoda, osakonna või kausta nimi).

Sissetuleva kirjavahetuse päeviku ühe vormi näidis on toodud allpool.

Kui saabuvaks dokumendiks on töökotta (osakonda) täitmiseks saadud korraldus või juhtkonna metoodiline juhend, tuleb registreerimispäevikusse märkida, kes on vastutav isik, ning ka kinnitadaesinemismärge, kuupäev ja artisti allkiri.

Kes peab arvestust?

Iga juhataja määratud vastutav isik saab registreerida sissetulevat ja väljaminevat kirjavahetust. Sel juhul tuleb seda tüüpi töötegevus lisada tema ametijuhendisse või kinnitada ettevõtte juhi korraldusega. Bürootööga organisatsioonides tegeleb reeglina sekretär. Lisaks saab kirjavahetuse registreerimise teostada büroo töötaja või administraator (väikeettevõtetes). Mõnes organisatsioonis tegelevad kirjavahetusega kaks töötajat – koostaja ja sekretär.

Poed ja osakonnad peavad arvestust ka sissetulevate ja väljaminevate dokumentide üle. Seda teeb töötaja, kes on seda tüüpi tegevuse eest juhtkonna korraldusel ülesandeks saanud.

Kuidas sissetulevaid dokumente õigesti salvestada?

Sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse registreerimine ei ole raske, vaid vastutusrikas ülesanne. Kõik ettevõttesse laekunud dokumendid kuuluvad raamatupidamisele. Kui need on pärit organisatsioonidest, peavad need olema varustatud templi ja juhi allkirjaga. Mõnikord on vaja ka vastutavate isikute allkirja, näiteks pearaamatupidaj alt, kui tegemist on ettevõttele väljastatud arvega. Üksikisikute kirjadel, näiteks selgitustel või väidetel, võib olla ainult selle dokumendi koostaja allkiri.

Enamikus ettevõtetes peab juht kogu sissetuleva kirjavahetuse üle vaatama, et tootmisprotsessidega kursis olla. Iseotsustab, mida saab tehtud dokumentidega teha - kas võtta täitmiseks, tutvustada asjaosalisi teabega või viia paber lihts alt kausta. Seetõttu annab sekretär, olles sissetuleva kirjavahetuse ajakirjas registreerinud, selle juhatajale. Ta märgib igale dokumendile, millisesse osakonda see saata.

Selle "otsuse" alusel märgib sekretär sissetulevate kirjade registris vastavasse veergu iga kirja edasise "saatuse". Näiteks saab raamatupidamisele saata uue määruse lisatasu arvutamise kohta, tehnikaosakonda ohutusjuhiseid ja kodanik Ivanovilt pretensiooni tootekvaliteedi kontrolli osakonda. See lõpetab sekretäri töö sissetulevate dokumentidega.

Kuidas väljaminevaid kirju jälgida?

Eespool uurisime, millised dokumendid võivad seda tüüpi dokumentidega seonduda. Mõnes organisatsioonis peab üksikutele päringutele vastama abisekretär või koostaja. Vastav alt standardile GOST R 6.30-2003.12 koostatakse selline dokument spetsiaalsel vormil või ettevõtte logoga tühjal lehel. Organisatsioonile või üksikisikule saadetavad ärikirjad peavad olema varustatud templi ja juhi allkirjaga. Reeglina peab sekretär tegema dokumendist valguskoopia, mis tuleb salvestada õigesse kausta.

Väljuv kirjavahetus registreeritakse vastavas ajakirjas. Sekretär peab kontrollima, kas kõik vajalikud pitsatid ja allkirjad, tema ettevõtte andmed jaorganisatsioon, mille jaoks dokument koostati, pange sellele number, mis vastab sellele, mille all see päevikusse on kantud, lahkumise kuupäev, kausta nimi, kuhu koopia esitatakse. Kui saadetav kirjavahetus on vastus sissetulevale kirjale, tuleb kirja panna ka number, mille all see registreeriti. Dokumendid tuleb saata registreerimispäevikus märgitud päeval.

Miks meil on vaja kirjavahetusarvestust?

Mõned tootmisest kaugel olevad inimesed usuvad, et sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse hoolikas registreerimine on lisatöö, nn paberimajandus. Tegelikult täidab korrespondentarvestus järgmisi funktsioone:

• Korraldab töövoogu.
• Tagab õigeaegse reageerimise sissetulevatele signaalidele.
• Lihtsustab teabevahetust tootmises.
• Garanteerib ettevõtte tõhusa osalemise välismajanduselus.
• Aitab teil kiiresti leida vajaliku dokumendi.

Selle töö tähtsus on ilmne, seega peate selle rakendamisele lähenema vastutustundlikult.