Esmaste raamatupidamisdokumentide loetelu ja nende täitmise reeglid

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Ettevõttes tehakse iga päev palju toiminguid. Raamatupidajad väljastavad vastaspooltele arveid ja saadavad neile raha, arvutavad palka, trahve, amortisatsiooni, koostavad aruandeid jne. Iga päev väljastatakse kümneid erinevat laadi dokumente: haldus-, tegev-, esmaseid. Viimasel rühmal on ettevõtte tegevuse jaoks suur tähtsus.

Mis on "põhidokumendid"?

Iga organisatsiooni majanduselu sündmus peab olema paberkandjal kinnitatud. See moodustub operatsiooni ajal või kohe pärast selle lõpetamist. Postituste koostamine, aruandlus toimub raamatupidamise esmastes raamatupidamisdokumentides märgitud andmete alusel. Nende nimekiri on suur. Artiklis käsitleme peamisi, kõige sagedamini kasutatavaiddokumendid.

Miks on meil esmast vaja?

Esmane dokumentatsioon on raamatupidamise lahutamatu osa. Nagu eespool mainitud, moodustub see tehingu tegemise ajal või vahetult pärast tehingu lõppu ning on tõendiks ettevõtte majanduselu ühe või teise fakti tegelikkusest.

Ühe tehingu esmaste raamatupidamisdokumentide loend võib sisaldada:

1. Leping.
2. Konto.
3. Kassakviitung või muu maksedokument.
4. Saateleht.
5. Lõpetamisakt.

Nõutavad üksikasjad

Praegu on raamatupidamise esmaste dokumentide ühtsed vormid. Neid kasutatakse vastav alt erinevate toimingute teabe kajastamiseks, nende veergude loend on erinev. Samal ajal sisaldavad kõik esmased dokumendid ühtseid kohustuslikke üksikasju. Nende hulgas:

1. Ettevõtte nimi.
2. Dokumendi nimi (nt "Sularahakviitung").
3. Asumise kuupäev.
4. Dokumendi koostamise aluseks oleva toimingu sisu. Näiteks arve täitmisel võib vastavas veerus olla märgitud "Materjalide üleandmine töötlemiseks".
5. Raha ja loodusnäitajad. Esimesi kasutatakse kulu kajastamiseks, teist - kogused, kaalud jne.
6. Vastutustundlike töötajate ametikohad ("pearaamatupidaja", "laopidaja" jne).
7. Tehingusse kaasatud isikute allkirjad.

Tähtis hetk

Esmane dokument, mis sisaldab kõiki nõutavaid üksikasju, on juriidiline jõud.

Pange tähele, et korralikult vormistatud pabereid saab kasutada kohtumenetluses nõuete kehtivuse (või kehtetuse) tõendina. Paljud dokumendid koostavad töövõtjad. Registreerimise õigsust tuleb hoolik alt kontrollida ja mitte mingil juhul anda tarnijatele (töövõtjatele jne) allkirju, kui nad pole seda teinud.

Esmast dokumentatsiooni tuleb hoolik alt säilitada.

Kas mul on vaja esmast tihendit?

Praktikas esitavad paljud vastaspooled väiteid selle puudumise kohta TTN-vormil ja mõnel muul dokumendil. Tuletame meelde, et alates 2015. aastast on enamik organisatsioone pitseri omamise kohustusest vabastatud. Sellised ettevõtted saavad seda kasutada oma äranägemise järgi. Kui on, siis tuleb info selle olemasolu kohta kirjutada raamatupidamispoliitikasse.

Kui vastaspool nõuab esmase registreerimisel pitsati kasutamist ja ettevõttel on õigus seda seaduslikul alusel mitte panna, tuleb vastaspoolele saata kirjalik teade koos linkidega seda reguleerivatele määrustele. probleem.

Leping

Kui vastaspooleks on pikaajaline partner, siis on täiesti võimalik sõlmida leping mitmeks tehinguks. Sel juhul on oluline selgelt määratleda kohustuste täitmise tähtajad, arvutamise järjekord ja kord ning muud nüansid. Lepingu saab koostada kaupade müügiks, teenuste osutamiseksvõi tootmistööd. Tasub öelda, et tsiviilõigus lubab ka suulist lepingut sõlmida. Äritegevuses kasutatakse aga reeglina kirjalikke lepinguvorme.

Arve

Selles dokumendis näitab tarnija osapoolele kaupade, teenuste või tööde eest ülekantava summa. Makse sooritamisel eeldatakse vaikimisi, et subjekt on tehinguga nõus.

Arve peab olema olemas:

1. Dokumendi nimi.
2. Teenuste (kaubad, tööd) nimetus, mille eest tasutakse.
3. Kulu.
4. Kogusumma.
5. Makse üksikasjad.

Praegu sisaldab kogu raamatupidamisdokumentide loend 1C programmis, seega töödeldakse neid automaatselt.

Pange tähele, et arvel on reguleerivatele asutustele vähe väärtust. Selles fikseerib müüja määratud hinna. Raamatupidaja positsioonilt on arve kõige olulisem esmane dokument, mille alusel raamatupidamiskanded moodustatakse.

Arve toimib teatud tüüpi arvetena. See paber sisaldab spetsiaalset rida käibemaksusummade määramiseks.

Maksedokumentatsioon

Tasumise fakti saate kinnitada kassatšeki või muu sarnase dokumendiga. Tasumine kinnitab toodete tarnimise, teenuste, tööde eest tasumise fakti. Konkreetne dokumenditüüp valitakse sõltuv alt meetodistmakse: sularahas või pangaülekandega.

Üks populaarsemaid arveldusdokumente on maksekorraldus. See on kontoomaniku korraldus pangale kanda raha nimetatud kontole. Dokumenti saab kasutada teenuste, kaupade, ettemaksu tasumisel, laenu tagasimaksmisel jne.

Eelarve mahaarvamiste korral täidetakse väli 22 "Kood". Maksekorralduses on selles veerus märgitud UIN (unikaalne identifikaator). Tänu temale tunnustab maksuamet maksjat.

Maksekorralduse välja "Kood" saab täita erineval viisil. See sõltub sellest, kuidas täpselt üksus oma kohustust eelarve ees täidab: kas vabatahtlikult või reguleeriva asutuse nõudmisel.

Saateleht

TTN-vormi koostab kaubasaatja. Konossement on kauba saajale üleandmise aluseks. Dokument on koostatud 4 eksemplaris. TTN järgi arvestab müüja müüki ja ostja saab kauba kätte.

Pange tähele, et TTN koostatakse kauba transportimisel ettevõtte enda jõududega. Kui transpordi teostab kolmas osapool, väljastatakse vorm 1-T.

Teine oluline punkt: TTN-is olev teave peab ühtima arvel oleva teabega.

Valmistööde akt

See dokument koostatakse kliendi ja tarnija vahel. Akt on tööde teostamise kinnitus, teenuste osutamine kokkulepitud kuluga lepingus sätestatud tähtaegadel. Lihtsam alt öeldes, seetöövõtja aruanne kliendile.

Praegu ei ole akti ühtset vormi kinnitatud. Ettevõttel on õigus vorm iseseisv alt välja töötada ja raamatupidamispoliitikas fikseerida.

Akti peamised üksikasjad on järgmised:

1. Arvestusdokumentides registreerimise number ja kuupäev.
2. Koostamise kuupäev.
3. Lepingu üksikasjad, mille kohaselt akt moodustatakse.
4. Tööaeg, maht, maksumus.
5. Maksetava konto üksikasjad.
6. Kliendi ja töövõtja nimi.
7. Tehingu poolte allkirjad.

Akt on alati koostatud kahes eksemplaris.

Vorm M-15

Seda lühendit kasutatakse väljamineva kauba väljastamise arve viitamiseks. Tuleb märkida, et see dokument ei ole kohustuslik, kuid seda kasutavad sageli ettevõtted.

Materjalide kõrvale väljastamise arve väljastatakse juhul, kui on vaja väärtasju pea(pea)kontorist kaugematesse divisjonitesse või muudesse ettevõtetesse toimetada (kui on erikokkulepe).

Vormireeglid M-15

Töö esimesse ossa kantakse number vastav alt ettevõtte dokumendivoogudele. Siin tuleks märkida ka ettevõtte täisnimi ja OKPO.

Esimeses tabelis on kajastatud dokumendi kuupäev, tehingu kood (kui kasutatakse vastavat süsteemi), struktuuriüksuse nimetus, arvet väljastava ettevõtte tegevusala.

Samamoodimärgitakse andmed saaja ja kohaletoimetamise eest vastutava isiku kohta. Alljärgnev alt on link dokumendile, mille alusel arve väljastatakse. See võib olla leping, tellimus jne.

Põhitabeli veergudes 1 ja 2 on märgitud kõigi mahakandmisele kuuluvate materjalide raamatupidamise alamkonto ja analüütiline arvestuskood.

Järgmisena sisestatakse veergudesse 3-15 järgmised andmed:

• individuaalsete omadustega materjalide nimetus, kaubamärk, suurus, klass;
• laonumber (kui seda pole, ei ole lahter täidetud);
• ühiku kood;
• mõõtühiku nimi;
• ülekantud kaupade kogus;
• teave tegelike laost välja antud objektide kohta (täidab laopidaja);
• materjalide kogumaksumus;
• hind ilma käibemaksuta;
• eraldatud käibemaksusumma;
• kogukulu koos käibemaksuga;
• materjali laonumber;
• passi number (kui on olemas);
• kirje number vastav alt kontokaardile.

Arvele kirjutavad alla raamatupidaja, väärtesemete laost väljastamise eest vastutav töötaja ja saaja.

Ettevõtted "1C"-s

Aruandlusdokumentide vormistamine on raamatupidaja üks levinumaid toiminguid. Paljud sularahas teostatavad arveldused tehakse ettemaksudokumentidega. Nende hulka kuuluvad reisikulud, majapidamisostud jne.

Tihti saavad ettevõtte töötajad kassast raha majapidamiskuludeks. Pärast vajalike väärisesemete (näiteks kirjatarbed) soetamist annavad töötajad aru ja esitavad tõendavad dokumendid raamatupidamisosakonnale.

Raamatupidaja peab omakorda kõik kulud raamatupidamissüsteemi fikseerima. Saate avada "1C" jaotise "Pank ja kassa" alajaotises "Kassa" "Eelaruanded". Uue dokumendi sisestamine toimub nupu "Loo" abil.

Vormi ülaosas on märgitud:

1. Ettevõtte nimi.
2. Ladu, kus äsja saadud väärisesemed krediteeritakse.
3. Töötaja teatab aruande alusel saadud rahalistest vahenditest.

Dokumendis on 5 järjehoidjat. Jaotises "Ettemaksed" valige dokument, mille jaoks raha väljastati:

1. Rahadokument.
2. Kassaorder.
3. Deebet kontolt.

Kui kaup osteti väljastatud raha eest, kajastuvad need samanimelisel vahekaardil. Jaotises "Konteiner" märkige teave tagastatava anuma kohta (näiteks veepudelid). Vahekaart "Makse" kajastab teavet tarnijatele objekti ostmise eest makstud või eelseisva tarne vastu välja antud sularaha kohta.

Jaotises "Muu" on märgitud andmed reisikulude kohta: päevaraha, kütusekulu, piletid jne.

„Universaalne” vorm

Raamatupidamise esmaste dokumentide loendis on üks paber, mida saab kasutada erinevates olukordades. Seda kasutatakse nii raamatupidamise kui ka raamatupidamise moodustamiselmaksuaruandlus. Jutt käib raamatupidamisest. Ankeet on vajadusel vajalik tehtud vea parandamiseks. Lisaks on dokument vajalik selgitusi nõudvate toimingute tegemisel, arvestuse kajastamine, tehingute kinnitamine, kui muid pabereid pole.

Nüanss

Tasub öelda, et tüüpvormide (tüüp-, ühtsete) vormide täitmist mittenõudvate tehingute sooritamist on ettevõttel õigus kinnitada mitte sertifikaadi abil, vaid läbi iseseisv alt väljatöötatud esmase raamatupidamise. dokumente. Nende nimekiri peaks aga olema fikseeritud ettevõtte finantspoliitikas.

Sertifikaadi koostamise reeglid

Selle dokumendi jaoks ei ole kinnitatud ühtset ühtset vormi. Sellest lähtuv alt saavad spetsialistid selle koostada vabas vormis või kasutada ettevõttes välja töötatud malle. Kohustusliku teabe hulgas, mida sertifikaat peaks sisaldama, tuleks märkida:

1. Teave ettevõtte kohta.
2. Koostamise kuupäev ja põhjused.
3. Raamatupidamise esmased dokumendid ja raamatupidamisregistrid, millele on lisatud tõend.
4. Vastutava töötaja allkiri.

Võite kirjutada tavalisele valgele A4-lehele või ettevõtte kirjaplangile.

Koostamisel tuleb olla väga ettevaatlik, et mitte vigu teha. Mida üksikasjalikum on viide, seda vähem on inspektoritel lisaküsimusi.

Dokument peaks loomulikult sisaldama ainult usaldusväärset teavet. Kui ajalkirjavead tuvastatakse, on soovitav tõend uuesti vormistada.

Salvestusfunktsioonid

Kõik, mis puudutab raamatupidamise esmaseid dokumente, tuleb säilitada ettevõttes vähem alt 5 aastat. Selle perioodi arvutamine algab selle aruandeperioodi lõppkuupäevast, mil paberid välja anti.

Extra

Esmane võib väljastada paberkandjal või elektroonilisel kujul. Viimasel ajal eelistab üha enam ettevõtteid elektroonilist dokumendihaldust. See on arusaadav: paberite töötlemine ja saatmine võtab palju vähem aega.

Elektroonilised dokumendid peavad olema kinnitatud digitaalallkirjaga (täiustatud või tavaline – vastaspoolte kokkuleppel).

Vastutus

Esmane dokumentatsioon on ettevõtte ärielu kõige olulisem element. Selle puudumisel ootavad ettevõtet reguleerivate asutuste poolt tõsised sanktsioonid. Karistused määratakse ka esmases dokumentatsioonis vigade, ebatäpse teabe tuvastamise korral.

Eeskirjade rikkumise eest karistatakse mitte ainult maksuseadustiku, vaid ka haldusõiguserikkumiste seadustiku järgi. Kui on alust, võidakse ka süüdlased vastutusele võtta.

Järeldus

Ettevõtte töös saab kasutada mitmesuguseid dokumente. Samas võib osa neist olla ühtse vormiga, osa aga ettevõtte poolt iseseisv alt välja töötatud. Sellest hoolimata peavad kõik nõutavad üksikasjad dokumentides siiski olemas olema.

Mõned ettevõtted kasutavad kombineeritud dokumente. Kõneräägime ühtsetest vormidest, mida täiendatakse vastav alt organisatsiooni tegevuse spetsiifikale.

Ettevõtte arvestuspoliitikas on oluline kajastada valitud esmase dokumentatsiooni tüüpe. Ettevõtte tegevuse käigus võib tekkida vajadus uute dokumentide järele. Kui need on ettevõtte poolt välja töötatud, tuleks need raamatupidamispõhimõttes mainida.

Pange tähele, et osapool võib teatud vorme väärtpabereid välja töötada ka iseseisv alt. Finantspoliitikas on vaja märkida, et ettevõte aktsepteerib selliseid dokumente vastaspooltelt.

Paljude tehingute salvestamiseks ei tohi organisatsioonid kasutada esmase dokumentatsiooni ühtseid vorme. Kui aga räägime sularahatehingutest, siis need täidetakse eranditult kinnitatud korralduste ja muude maksedokumentidega.