Kontrollimine ettevõttes: tööriistad, eesmärgid ja eesmärgid

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Need, kes kuulevad sõna "kontrollimine" esimest korda, kujutavad tavaliselt ette midagi kontrollivat, kuid tegelikult pole see sugugi nii. Controlling ettevõttes on kompleksne süsteem, mille eesmärk on parandada finants-, personali- ja tehnoloogilisi protsesse, et saavutada organisatsiooni kui terviku tõhus toimimine. Erinev alt kontrollist, mille eesmärk on tuvastada minevikus tehtud probleeme ja vigu, püüab controlling üles ehitada ettevõttes protsessijuhtimissüsteemi, mis keskendub hetke- ja tulevikutegemistele. Miks see nii oluline on?

Ettevõtte kontrolliteenus on oluline element, kuna selle töötajad saavad minimeerida ressursside kadu, analüüsida praeguseid ja tulevikuplaane ning tuvastada ka võimalikke vigu, st neid, mis võivad tekkida töö käigus. ettevõtte tegevust. Kuid selleks, et mõista, mida seda tüüpi tegevus endast kujutab, on oluline uurida selle funktsioone ja põhipunkte üksikasjalikum alt. Selles artiklis käsitletakse põhikontseptsioone, eesmärke ja eesmärkejuhtimine, samuti selle kontseptsioonid, tööriistad ja funktsioonid.

Mõtted ja määratlused

Kontrollimine on uus suund juhtimissüsteemis, mistõttu täna puudub selle mõiste üheselt mõistetav definitsioon. Siiski on mitu määratlust, mis on kõige populaarsemad ja peegeldavad selle termini olemust.

Selle päritolu on seotud ingliskeelse verbiga kontrollima. Tõlkes on "kontroll" "juhtimine, järelevalve, kontroll, juhtimine, reguleerimine". Sellisest kirjeldusest ei piisa aga selle nähtuse olemuse mõistmiseks, seega tasub kaaluda kahte järgnevat täpsemat definitsiooni.

Kontrollimine on organisatsioonides omaette tegevusvaldkond, mis on seotud majandusfunktsiooni elluviimisega ning on suunatud juhtkonna poolt õigete strateegiliste ja operatiivsete otsuste langetamisele.

Kontrollimine on tegevuste kogum, mille eesmärk on toetada kõiki protsesse vajaliku teabe ja analüütilise toega õigete juhtimisotsuste tegemiseks. Enamasti on need suunatud kasumi suurendamisele organisatsioonis.

Kaasaegne kontroll ettevõttes peab tingimata hõlmama kvaliteedijuhtimise süsteemi, riskijuhtimist ja põhinäitajate süsteemi, samuti protsesside juhtimist mis tahes tüüpi planeerimise elluviimisel.

Eesmärgid ja eesmärgid

Põhimõistete põhjal võime järeldada, et peaminekontrollimise eesmärk ettevõttes on kõigi juhtimisprotsesside suunamine teatud eesmärkide saavutamisele, mis võib väljenduda toodete täiustamises, piisava konkurentsivõime saavutamises jne. Teisisõnu, eesmärk on säilitada organisatsiooni tõhus juhtimine. Mis on selle eesmärk?

Eesmärgist lähtuv alt eristatakse järgmisi kontrollimise põhiülesandeid ettevõtte juhtimisel:

• planeerimismetoodika väljatöötamine ja selle korraldus;
• raamatupidamine, sealhulgas teabe kogumine ja selle töötlemine;
• kontroll;
• vaatlussüsteemi erisündmuste korraldamine.

Nendel ülesannetel on kokkuvõtlikult omapärased alamülesanded, mida peab täitma teenindus või osakond, kellele on usaldatud kontrollfunktsioon. Planeerimismetoodika väljatöötamine ja selle korraldamine hõlmab järgmist:

• regulatiivse raamistiku loomise tagamine, mis aitab ellu viia ettevõtte arenguprognoose;
• nõustamine inimestele, kes koostavad strateegilisi plaane;
• töö koordineerimine erinevate plaanide koostamisel, ettevõtte põhieesmärkide määramisel ja eelarve koostamisel;
• osalemine aruteludes ja töö parameetrite (kvalitatiivsete ja kvantitatiivsete) määratlemine.

Arvestusülesanne sisaldab järgmist:

• info edastamise ja vastuvõtmise struktuuri arendamine;
• teabe tugisüsteemi loomine, et pakkuda viiteid, teavet jaannab aru isikutele, kes vastutavad teatud ettevõtte juhtimise protsesside eest;
• määrama kindlaks juhtidele või teistele vastutavatele isikutele vajaliku teabe edastamise vajaduse;
• plaanide ja aruannete võrdlemine ning plaanide edenemist näitava vahearuande dokumentatsiooni koostamine;
• plaanidest kõrvalekallete analüüs, võimalike põhjuste väljaselgitamine ja ettepanekute väljatöötamine töös häireid põhjustanud negatiivsete tegurite mõju vältimiseks.

Kontrollülesanne sisaldab:

• strateegiliste eesmärkide saavutamisele suunatud plaanide elluviimise jälgimine;
• strateegiliste plaanide väljatöötamisega seotud keskkonnatingimuste seisu jälgimine;
• programmi edenemise kavandamise või ülevaatamise käigus tuvastatud nõrkade külgede jälgimine.

Ürituste korraldamise ülesanne spetsiaalse vaatlussüsteemi jaoks näeb ette järgmist:

• regulatiivse raamistiku väljatöötamine organisatsioonisisese teabe hankimiseks ja edastamiseks;
• lisateavet ja analüütilist tuge pakkuvate tegevuste arendamine.

Eriline koht rahanduse, personali ja ressursside kontrollimise süsteemis on raamatupidamisel. Reeglina eeldab traditsiooniline aruandlus keskendumist minevikule ja faktiliste andmete esitamist mineviku protsesside ja nähtuste kohta, samas kui kontrollimise aruandlus on keskendunud tulevikule.

Seega on näha, et kontrollimise korraldus ettevõttes aitab kaasa loomiselejooksev kontroll protsesside üle, et teha kindlaks teatud juhtimisotsuste tagajärjed. Võib ka öelda, et controllingu kasutuselevõtt võimaldab säästa ettevõtte juhtkonda tormakate või kahjumlike otsuste tegemisest, millega kaasneb ressursside raiskamine.

Meetodid

Kõigi organisatsiooni juhtimisel seatud ülesannete täitmiseks hõlmab kontroll järgmiste üldiste teaduslike meetodite kasutamist:

• analüüs;
• mahaarvamine;
• induktsioon;
• spetsifikatsioon;
• abstraktsioon;
• süntees;
• analoogia;
• simulatsioon.

Pärast selle tegevusvaldkonna eesmärkide, eesmärkide ja meetodite läbimõtlemist on äärmiselt oluline peatuda selle funktsioonidel.

Funktsioonid

Ettevõtte juhtimissüsteem sisaldab selliseid põhifunktsioone nagu:

• informatiivne;
• raamatupidamine ja kontroll;
• analüütiline;
• planeerimisfunktsioon.

Ja tinglikult saab eristada kolme funktsiooni, mis on kombinatsioon ül altoodust - teenindus, kommenteerimine ja haldamine.

Kontrollimise põhjused

Üheksateistkümnenda ja kahekümnenda sajandi vahetusel seisid paljud Ameerika juhid organisatsioonide juhtimise protsessis silmitsi tungiva vajadusega parandada majandusarvestuse ja finantskontrolli meetodeid. Esimesed katsed raamatupidamissüsteemi täiustada nägid välja sellisedviis - ettevõtete juhid, kelle ülesandeks on anda majandus- ja majandusosa küsimustes analüütilist teavet peafinantseerijale ja sekretärile. Nii tekkis finantsteenistuse ja tegevjuhti abistava isiku vahel tihe töösuhe. Seejärel leiti, et info mitmekesisuse ja selle detailsuse vajaduse tõttu on otstarbekam see ülesanne usaldada üksikutele ametnikele. Nii saigi ettevõttes kontrollimise juurutamine teoks.

Kontrollimise tekkimiseks võib eristada järgmisi eeldusi:

• ülemaailmne majanduskriis;
• ettevõtjate maksusüsteemi keerukus ja karmistamine;
• finantseerimisvormide keerukus.

Kontrollingu kui majandusteaduse haru areng on tingitud järgmistest põhjustest:

• ettevõtete rahvusvahelistumine ja diferentseerumine;
• tootmispiirkondade tehnoloogiate muutus;
• ettevõtte juhtimissüsteemi komplikatsioon;
• väliskeskkonna komplikatsioon;
• suhtlusprotsesside keerukus juhtimisotsuste tegemisel, mis tõi kaasa tungiva vajaduse pädevate töötajate järele süsteemitehnika ja -korralduse valdkonnas.

Täna märgivad paljud välisettevõtete juhid, et pärast ettevõttes kontrollivate osakondade loomist kasvasid näiteks ettevõtte tulud, rahaliste, inim- ja muude ressursside kasutamine muutus õigemaks ning õnnestus märkimisväärne viis.vähendage kulusid.

Kontrolliteenusel organisatsioonis seisab ees väga tõsine ülesanne – tagada ettevõtte juhtimiseks kõigi olemasolevate kulude kohta teabe kiire kogumine ja üksikasjaliku analüüsi koostamine. Ettevõtte direktor, finantsteenistuse juht ja tootmisosakondade juhid peavad saama teavet õigeaegselt ja korrapäraselt, et võimalike kõrvalekallete korral saaks kasutusele võtta õiged meetmed ja parandada kogu ettevõtte tööd.

Konseptsioonid

Tänapäeval eristatakse majanduskirjanduses Saksa ja Ameerika kontrollimise kontseptsiooni. Üldiselt on need mõisted üksteisega väga sarnased, kuid nende peamine erinevus seisneb selles, et esimene on rohkem keskendunud sisemise raamatupidamise ja organisatsiooni sisekeskkonna analüüsi probleemide käsitlemisele ning teine on rohkem keskendunud organisatsiooni probleemidele. väliskeskkond, millega ettevõte on tihed alt seotud.

Väärib märkimist, et Saksa kontseptsioon on leidnud laiemat tunnustust. Selle kontseptsiooni järgi on keskseks ülesandeks sisearvestuse probleemide lahendamine planeeritud, kontroll- ja dokumentaalses vormis.

Ameerika kontseptsioon seab esiplaanile ka sisearvestuse planeerimise, kontrollimise ja dokumentaalse vormiga seotud küsimuste lahendamise, kuid siin on keskne koht ka väliskeskkonna ja selle detailse hindamise probleemide lahendamisel. analüüs.

Tööriistad

Juhtimistööriistad on toimingute kogum, mis võimaldab teil täita teatud funktsioone ja ülesandeid. Neid tööriistu saab liigitada järgmiseltkriteeriumid:

• kehtivusaeg (strateegiline või operatiivne);
• ulatus (oleneb ülesannetest).

Selleks, et selgelt mõista, millised on peamised kontrollimisel kasutatavad tööriistad ja millistel juhtudel on neid kõige parem kasutada, vaadake allolevat tabelit.

Kasutusala	Tööriistakomplekt	Kehtivusaeg
Raamatupidamine	Äritegevuse aruanded Kirjevormid Raamatupidamisnäitajad Aruandluse analüüsimeetodid	Kasutuslik
Teabevoogude korraldamine	Dokumendihaldussüsteem	Strateegiline
Planeerimine	Tellimusmahtudega töötamine Murdepunktide analüüs ABC analüüs Ettevõtte nõrkade külgede analüüs Investeerimisprojektide analüüs Allahindluste analüüs Müügi- ja tarbimismustrite analüüs Omatoodete valmistamise tooraine tootmise alustamise tasuvuse hindamine Õppimiskõvera hindamine Logistikameetodid Võrdlusuuringud Ettevõtte potentsiaali hindamine SWOT-analüüs Tajukaardid Teenuse kvaliteedi mõõtmine Gantti diagramm Varude taseme arvutamine Võimalikkuse planeerimine Hinnakujundus Sissepääsutõkete analüüs Võrgustiku planeerimine ja palju muud	Strateegiline
Jälgimine ja juhtimine	Varajane hoiatussüsteem Kuluanalüüs Näitajate vastavuse analüüs (planeeritud ja tegelik) Lünkade analüüs	Strateegiline

Juhtimise tööriistade valimise küsimusesse tuleks suhtuda äärmise ettevaatusega. Näiteks oligopoli- või monopoolsel turul tegutseva organisatsiooni puhul pole absoluutselt mõtet kasutada konkurentide analüüsi.

Eelnimetatud vahendid rahanduse kontrollimisel võivad oluliselt lihtsustada majandusarengu ning planeerimis- ja aruandlusdokumentatsiooni koostamist.

Strateegiline ja operatiivne juhtimine

Juhtimist on kahte tüüpi, mis erinevad nii toimimisperioodi kui ka ülesannete ja nende lahendamise viiside poolest.

Strateegiline kontrolling on suunatud pikaajaliste programmide, strateegiate elluviimisele. Selle eesmärk on luua selge planeerimissüsteem, mis võimaldab teil ettevõtet usaldusväärselt juhtida, mis toob kaasa kasumi kasvu.

A. Galweiter (ökonomist-teadlane) määratles oma kirjutistes kaheksa valdkonda, mida strateegiline kontroll peaks hõlmama, nimelt:

1. Ettevõtte plaanide terviklikkuse, samuti nende formaalse ja rahalise sisu kindlaksmääramine.
2. Ebastabiilsuse juhtiminetingimused organisatsiooni sees ja väliskeskkonnas, mis on tihed alt seotud ettevõtte strateegiliste plaanide elluviimisega.
3. Juhtige oluliste otsuste vastuvõtmise ja nende elluviimise üle, lähtudes ajastuse aspektist.
4. Plaanide elluviimise jälgimine, eriti selle rakendamise keerulistes või olulistes etappides.
5. Õigeaegne reageerimine ebasoodsatele välis- ja sisetingimustele, mis võivad põhjustada organisatsioonile rahalist kahju või anda tegevuse kõrvalsaaduse.
6. Ettevõtte strateegilise olukorra jälgimine regulaarsete ülevaatuste põhjal.
7. Ettevõtte strateegiliste üksuste piiritlemise kontrollimine.
8. Ettevõtte määratletud põhimõtete järgimise jälgimine, mis olid eelnev alt määratletud.

Seda tüüpi juhtimisel võib eristada järgmisi ülesandeid:

• määratlege kvantitatiivsed ja kvalitatiivsed eesmärgid;
• vastutus planeerimise eest;
• alternatiivsete strateegiate süsteemi väljatöötamine;
• kriitiliste punktide määramine sise- ja väliskeskkonnas alternatiivsete strateegiate süsteemi jaoks;
• organisatsiooniliste nõrkuste tuvastamine ja juhtimine;
• tulemuskaardi koostamine;
• hälbete ja nende näitajate juhtimine;
• motivatsiooni juhtimine asutuses;
• majandusliku potentsiaali juhtimine.

Operatiivkontroll ettevõttes erineb strateegilisest selle poolest, et selle eesmärk on aidata juhtidel saavutada tulemusi lühiajaliste eesmärkide saavutamiseks. Tuleb märkida, et selle peamine ülesanne on kriisi ennetaminestaatust organisatsioonis ja jälgida kavandatud tegevuste praegust edenemist.

Nende kahe liigi erinevuste mõistmiseks vaadake allolevat tabelit.

Märgid	Strateegiline juhtimine	Operatsiooni juhtimine
Orientatsioon	Sisekeskkond Väliskeskkond	Kasumlikkus Tõhusus
Juhtimistase	Strateegiline (pikaajaline)	Taktikaline ja operatiivne
Eesmärgid	Ellujäämise tingimuste loomine Kriisivastaste meetmete võtmine Eduliku potentsiaali säilitamine	Likviidsuse ja kasumlikkuse tagamine
Peamised ülesanded	Määratlege kvantitatiivsed ja kvalitatiivsed eesmärgid Planeerimisvastutus Alternatiivsete strateegiate süsteemi väljatöötamine Kriitiliste punktide määramine sise- ja väliskeskkonnas alternatiivsete strateegiate süsteemi jaoks Organisatsiooni nõrkade külgede tuvastamine ja juhtimine Tasutõhususe analüüs	Metoodiline abi eelarve väljatöötamisel Otsige taktikalise kontrolli nõrkusi Juhitavate näidikute komplekti määramine vastav alt voolutugevuseleväravad Kavandatud ja tegelike näitajate võrdlus Halbade mõju kindlaksmääramine kehtivate plaanide elluviimisele Motivatsioon

Operatiiv- ja strateegilise kontrolli suhe

Need kaks juhtimistüüpi on üksteise lahutamatud osad. Strateegilise kontrolli kõige olulisem ülesanne on tagada konkreetse ettevõtte pikaajaline eksisteerimine ning operatiivne - jooksev planeerimine ja teatud kasumiplaanide elluviimine.

Nende kahe tüübi suhet saab esitada järgmiste ütlustena:

• "õigete asjade tegemine" on strateegiline kontroll;
• "õigete asjade tegemine" toimib.

Seega võime järeldada, et operatiivkontroll on strateegilise elluviimise lahutamatu osa.

Teenuse tutvustus ja korraldus

Kui ettevõtte juht on otsustanud juurutada kontrollisüsteemi, peab ta esm alt tegema muudatusi organisatsiooni struktuuris ja looma talituse (osakond), mis peab alluma vahetult peadirektorile või juhile. tegevjuht. Kontrolliteenus võib hõlmata järgmisi spetsialiste:

• teenistuse juht;
• töökodade (osakonnad/jaoskonnad/osakonnad) kontroller-kuraator;
• juhtimisraamatupidaja;
• Infosüsteemide spetsialist.

Kui tootmismahud võiorganisatsiooni suurus on väike, siis saate nende valdkondade funktsioone kombineerida ja ühe ametikoha välja jätta.

Sellise süsteemi rakendamisel töö õigeks korraldamiseks tuleks igale spetsialistile anda ametijuhendid, mille funktsionaalsus määratakse ettevõtte vajadustest lähtuv alt.

Iga juht, eriti need ettevõtted, mis asuvad postsovetlikul territooriumil, peavad meeles pidama, et uuenduslike juhtimismeetodite kasutuselevõtt võib põhjustada töötajate kriitikat ja mõnel juhul isegi täielikku tagasilükkamist. Seetõttu on enne kontrolliteenistuse töö alustamist vaja tutvustada uuendusi ja viia kõigi töötajate tähelepanu põhiülesannetele, eesmärkidele ja põhifunktsioonidele, mida see struktuuriüksus täitma hakkab.

Samuti väärib märkimist, et sellise teenuse juurutamine peaks olema etapiviisiline ja sisaldama ettevalmistavat etappi, mille käigus uuritakse ettevõtte seisundit, seejärel juurutamist ennast ja lõpuks vajadusel automatiseerimise etappi.

Järeldus

Üldiselt peegeldab kontrollimine tohutut hulka teaduslikke majandus- ja juhtimisdistsipliini – juhtimine, strateegiline planeerimine, küberneetika, majandusteooria ja nii edasi. Tänu sellele suudab professionaalne juht või mitmest spetsialistist koosnev meeskond, kellele on usaldatud kontrollifunktsioon, lahendada tootmis-, majandus- ja personaliküsimusi, võttes arvesse selle tegevuse mitmekesisust ja laia valikut probleeme. Seetõttu võimaldab väljakujunenud kontrollisüsteemi olemasolu ettevõttes lahendada ja sageli ka ette näha probleeme, mis omakorda toob kaasa õigeaegse reageerimise ning erinevate kulude ja tõsiste rahaliste kahjude minimeerimise.