2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25
Sekretäri töökohustuste selgeks määratlemiseks peate teadma, kellega täpselt on tegu. Seda asendit saab ju vaadata mitme nurga alt. Tuntud on näiteks sekretär-referent kontoritöötajana, peasekretär kui teatud organisatsiooni juht (juhataja), riigisekretär kui riigiteenistuja, sekretär kui diplomaatiline isik, juhataja sekretär töötajana ja muud võimalused. Kõige sagedamini mõeldakse sellele ametikohale viidates töötajat, kes täidab nii ettevõtte direktori kui ka selle struktuuriüksuste üksikute juhtide ülesandeid (ülesandeid). Selgub, et sekretäri ametikohustused taanduvad sel juhul ühekordsete ülesannete täitmisele organisatsiooniliste ja tehniliste küsimuste lahendamiseks.
Mida sekretär peab teadma ja tegema
Sekretär peab iga päev täitma järgmisi funktsioone:
- Võtke vastu alluvatelt saadud teave, et see juhile üle kanda.
- Korraldage pea telefonisuhtlus. Tema äraolekulsaada teavet ja seejärel juhtida sellele direktori tähelepanu.
- Võta vastu telefonisõnumeid ja pea nende üle arvestust.
- Looge tingimused juhataja normaalseks tööks: jälgige kirjatarvete ja kontoriseadmete vajadust.
- Aidake korraldada tootmiskoosolekuid ja koosolekuid. Teatage osalejatele ürituse kuupäev, koht ja kellaaeg. Koguge kokku vajalikud materjalid, tagage kohalviibijate kohalolek ja protokollige koosolekut.
- Tehke ettevõttes kontoritööd. Selleks peab sekretär vastu võtma, süstematiseerima sissetuleva kirjavahetuse ja esitama selle juhtkonnale läbivaatamiseks. Seejärel anda kehtestatud viisa alusel dokumendid esitajatele allkirja vastu üle. Sekretäri ülesannete hulka kuulub ka kontroll nende täitmise edenemise, ajastamise ja tulemuste üle.
- Trükkige ja paljundage dokumente.
- Korraldage külastajate vastuvõtt ettevõtte juhi juurde ja võimalusel looge tingimused probleemide kiireks lahendamiseks.
Nende näiliselt lihtsate sekretäri tööülesannete täitmiseks peab töötaja teadma:
- ettevõtte kogu juhtkonna ja selle struktuuriüksuste koosseis;
- harta, töötajad ja ettevõtte struktuur, selle profiil, arenguväljavaated ja spetsialiseerumine;
- normatiivdokumendid nõuetekohase arvestuse pidamiseks;
- bürootehnika ja side kasutamise reeglid;
- VTR, OT, tuleohutuse ja tööstusliku kanalisatsiooni reeglid;
- töökorralduse reeglid töölasukoht;
- normatiiv- ja õigusaktid, korraldused, otsused, korraldused tehtud tööde planeerimiseks, arvestuseks ja kvaliteedijuhtimiseks.
Ametlikud eripärad
Kui me räägime konkreetsemast kitsamast spetsialiseerumisest, siis on olukord mõnevõrra erinev. Võtame näiteks sekretäri-sekretäri ülesanded. Juba ametikoha pealkiri määratleb selgelt tehtava töö aspekti. Tavaliselt on igal ettevõttel juba olemas ametijuhend, kus on ära toodud arvestuse pidamise spetsialisti tegevusvaldkonnad. Kui sellist juhist pole, on parem see luua. Selleks peaksite kasutama kvalifitseerimise juhendit, mis sisaldab ligikaudseid näidiseid. Pärast seda tuleb standardversioon vormistada konkreetse organisatsiooni suhtes, võttes arvesse spetsiifikat ja sisemisi omadusi. Üldiselt tuleks sekretär-ametniku tööülesannetes selgelt välja tuua kolm peamist suunda:
- Töötage kirjavahetusega. Vastuvõtt, selle töötlemine tänapäevastel viisidel ja õigeaegne saatmine.
- Õige sisemine dokumentatsioon.
- Registreerimine, range arvestus ja dokumentide üleandmine arhiivi säilitamiseks.
Referendi töö tunnused
Mõnes ettevõttes tuuakse riiki selline ametikoht, mis hõlmab laia valikut ülesandeid: "referentsist" kuni "direktori abini". Selline spetsialistpeavad omama laiaulatuslikke teadmisi ja hästi valdama olukorda. Referentssekretäri tööülesandeid on seoses volituste suurenemisega veidi laiendatud. Üldiselt on see tavaline sekretäri töö, kuid sõna "referent" teeb standardnimekirja mõned täiendused. Eelkõige saab abisekretär teatud küsimustes külastajaid iseseisv alt vastu võtta. Omades teatud teavet, suudab ta iseseisv alt otsuseid langetada. Lisaks täidab referent juhi vastutusrikkaid juhiseid organisatsiooni (ettevõtte) majandustegevuse kohta. Mõnikord on asekantsler vastutav personalidokumentide haldamise eest. Seda tehakse ainult siis, kui töö kogumaht võimaldab teil täita täiendavaid tööülesandeid.
Soovitan:
Mis on personaliosakond: funktsioonid ja ülesanded, struktuur, töötajate ülesanded
Personaliosakonna põhiülesanne on konkreetsete spetsialistide vajaduse tuvastamine, nende otsimine ja hilisem registreerimine. Selliste ülesannete täitmine on seotud suure töömahuga, kuna on vaja potentsiaalseid töötajaid õigesti hinnata ja nad erinevatele ametikohtadele õigesti jaotada
Logistika: mis see on ja millised on selle ülesanded?
Praegune logistika: mis see on? Kaasaegse ärimaailmas tähistab see sõna tervet valdkonda, mis rahuldab iga toimiva ettevõtte olulised vajadused
Juhatus – mis see on? Juhatuse ülesanded ja ülesanded
Seaduse nõuete kohaselt või kehtestatud kohalike standardite alusel võib ettevõttes moodustada juhatuse. Millised on selle peamised funktsioonid? Millised on selle asutamise nõuded?
Millised on nooremõpetaja ülesanded
Laste kasvatamisega ja haridusega tegelevad erinevate erialade töötajad. Nooremkasvataja tööülesannete hulka kuulub reeglina laste eluks ja terviseks ohutute tingimuste loomine asutuses viibimise ajal. Samuti osaleb ta vahetult koos spetsialistidega õpilaste tundide korraldamises
Kaubalaev – kes ta on ja millised on tema ülesanded?
Venemaal kasutatakse sageli võõrpäritolu sõnu. Neid leidub tootenimedes, organisatsioonides, rõivabrändides ja isegi mõnes ametis. Näiteks küsimusele, kes on prahtija, on raske vastata. Kas autojuhi, taksojuhi, kaubaveo eest vastutava või mõne muu valdkonna töötaja?
