Töö hierarhiline struktuur: kontseptsioon ja eesmärk. Projekti juht

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Igal projektil on eesmärgid ja rakendamise etapid. Projekti elluviimine eeldab eesmärkide, teatud tüüpi tegevuste, oskuste ja võimete olemasolu. Iga etapp nõuab protsessi kontrolli. See on keeruline ja loominguline kunst, mis võimaldab koordineerida kõiki projekti elluviimisega seotud ressursse: inim- ja materjaliressursse.

Põhimõisted

Projektijuhtimine on piiramatu potentsiaaliga protsess. Sellest hoolimata on igat tüüpi toimingud etteaimatavad. Kogu projekti elutsükli jooksul rakendatakse kaasaegseid juhtimismeetodeid ja tehnoloogiaid. Eesmärk: saavutada teatud tulemused, mis on projekti koostise, mahu, maksumuse, kvaliteedi ja ajakulu osas ette nähtud. Lõppkokkuvõttes peavad kõik selles protsessis osalejad olema tulemusega rahul.

Kõige esimene ja peamine tööriist on projekti ulatuse määratlemine. Siin on oluline tööjaotuse struktuuri (WBS) kontseptsioon. Kehtiva pärisdokumendi loomine on teoreetiliselt lihtne, kuid praktikas osutub see reeglina keeruliseks.protsess, mis nõuab oma spetsiifikat ja nüansse.

ISR – määratleb täielikult projekti sisu ja on keskendunud selle tulemustele. Etappide eesmärkide ja koosseisu määramiseks on metoodika suurepärane: tööjaotuse struktuur (WBS) ehk inglise keeles WBS. Seda tehnikat nimetatakse ka CPP-ks, mis tähendab töö jaotuse struktuuri. Kuid enamasti kasutavad nad lühendit ISR.

Kogu meeskonna loomingulise tegevuse tulemusena sünnib ametlik dokument, mis selgitab projekti sisu ja selle komponente. WBS-i mittekuuluvad tööd ei kuulu projekteerimistööde hulka. Dokument ise võib sisaldada mitut taset, mille iga element on kordumatu, omab koodi ja vastav alt reeglitele tuleb seda kirjeldada WBS-i sõnastikus.

Metoodika, mille abil luuakse edu saavutamiseks töö hierarhiline struktuur

Samuti suureneb ISR-i väärtus koos ülesande ulatuse kasvuga. See on üks edu võtmetegureid. IRS teenindab:

• detailprojekti ülesanded;
• risk, ressurss, ajakava, kulude ja kvaliteedi planeerimine;
• täpne jaotus selgete piiride ja osalejate vastutuse määratlemisega;
• organisatsioonid interaktsiooniprojektis osalejate vahel;
• tööde ja muudatuste elluviimise üle kontrolli korraldamine;
• aruandlusorganisatsioonid;
• projektistruktuuri loomine, mida nimetatakse organisatsiooniliseks struktuuriks.

Kõik elemendid, millel on töö hierarhiline struktuur, on tehtud mugaval graafilisel kujul. Sellel lähenemisviisil on eelisedenne nimekirja. Tänu kollektiivsele tööle IRS-i loomisel tõuseb kommunikatsiooni tase, saavutatakse parim nähtavus, monitooring ja kontroll. Graafilisel kujul esitatud teave võimaldab teil kogu skeemi visuaalselt katta.

Paketid ja sõnastikud

Töö hierarhilise struktuuri oluline element on paketid, mis sisaldavad ülesande tulemuse saavutamiseks vajalike toimingute loendeid. Tänu sellele toimub töö ilma täiendusteta. See võimaldab näha realistlikku hinnangut ja mõõdetavat tulemust. Selline pakett on üsna sobiv töövõtjale üleandmiseks.

Töö teostamisel käegakatsutavat abi mängib spetsiaalne sõnastik. See võimaldab tõlgendada kõiki elemente ja termineid, mis projekti töö hierarhilises struktuuris on, ning juhil määrata iga meeskonnaliikme vastutuse piirid. See on vajalik toimingute dubleerimise vältimiseks.

Sõnastik sisaldab: elementide arvu; nende nimed; konkreetse toimingu läbiviimiseks eraldatud aeg; elementide järjekord; oodatav tulemus ja vastutav projekti iga lõigu eest.

Elements

Projektitöö hierarhiline struktuur töötab välja kogu meeskonna poolt integreerimismeetodil. Kõik projekti aspektid on jaotatud järjestikku: eesmärgid, tulemused, kriteeriumid, saavutused, tooted, funktsionaalsed valdkonnad, mahud, tehnilised nõuded. Tööjaotuse struktuuri loomiseks nõutavad tingimused on järgmised:

• igal elemendil peaks olema oma sõnastatud mõõdetav tulemus;
• iga ül altoodud elemendi tulemus on lagunemiselementide korrutis;
• paketid ja mõned toimingud peavad olema kordumatud.

Et töökorraldus oleks edukas, on struktuur terviklik, kuid mitte üleliigne.

Ülemiste tasandite elemendid tuleb kombineerida kogu organisatsioonilise struktuuriga. Madalama taseme elemendid ei tohiks olla liiga suured, kuid ülesande täitmiseks ja juhtimiseks täiesti piisavad.

Projekti tulemuste jaotamiseks elementideks on kaks peamist lähenemisviisi: funktsionaalne ja toode. Neid kriteeriume ei saa samal tasemel kombineerida. Erinevatel on see aga isegi väga otstarbekas. Samuti on oluline mitte segada juhtimis- ja sisulist tööd. Vaja on tootelähenemist, et klient näeks, millal ja milliseid tooteid juht talle üle annab. Funktsionaalne - juhi suhtlemiseks esinejatega ja teatud töövaldkondade eest vastutavate isikute määramiseks.

Lähenemised

Kui projekti korraldamine toimub mitmes etapis, võite kasutada projekti kuupstruktuurist lähtuvat lähenemist.

Tipptasemel on tulemused jaotatud elutsükli etappide alusel. Pärast seda viiakse läbi projektitoodete kaupa struktureerimine. Viimases etapis koostatakse tööpaketid vastav alt funktsionaalsele kriteeriumile või tegevuste liigile.

JuhendHarta sisaldab projekti hierarhilise struktuuri ülesehitamist ja kogu selleks vajalikku põhiteavet. Kõigepe alt tehakse sisuka töö kirjeldus. Pärast seda saate luua haldusploki kirjelduse. Tavaliselt eraldatakse see tingimusmoodulis "projektihaldussüsteemina". Lisaks moodustatakse hierarhia esimesel tasandil moodulid vastav alt projekteerimisdokumentatsioonile ja objektile, mis on kasutusele võetud.

Tihti lähenetakse projekti elluviimisele ebaprofessionaalselt, ignoreerides IRS-i. Selline lähenemine toob parimal juhul kaasa palju vigu, mille parandamine nõuab suuri materiaalseid ja füüsilisi kulutusi.

Lagunemine

Selleks, et tulemus saaks algselt kavandatud kujul, minimaalsete ressursside kuluga, on vaja projekti elluviimisele läheneda professionaalselt. Selleks on tööjaotuse struktuur, tõhus tööriist juhtide jaoks.

Lagundamine pooleli:

• ei ole võimalik realistlikult hinnata aega, riski ja kulusid;
• elementi ei saa enam loogiliselt murda.

Kui elemendi saab üsna kiiresti valmis (kuni 10 tööpäeva), loetakse lagunemine lõpetatuks.

IRS-i etapid

1. Seadke eesmärgid ja kavandage eesmärgid.
2. Eesmärkide lagunemise etapp.
3. Toimingud on määratletud.
4. Ootel sisu.
5. Ressursid on tuvastamisel.
6. Lavaressursside ülesanded.
7. Kulu on hinnanguline.
8. Eelarvet prognoositakse.
9. Hinnangulised tingimused ja mahud.
10. Ajakava koostamine.
11. Projekti lõpuleviimiseks töötatakse välja plaan.
12. Suhteid tehakse kindlaks.
13. Edukriteeriumid on määratletud.

Majanduslik modelleerimine võib olla planeerimisel väärtuslik abivahend. Korralikult välja töötatud funktsionaalne mudel vähendab toimingute täpsustamiseks kuluvat aega ja mõtleb prioriteetsed toimingud üksikasjalikult läbi.

Projekti optimaalse töögraafiku planeerimiseks on välja töötatud piisav hulk meetodeid, nende hulgas: heuristilise lähenemise meetod ja kriitiline tee. Ajakavade esitamine on kasulik kontrollpunkti diagrammina (nullpikkusega sündmused, mis vastavad tulemuse saavutamise hetkele ja projekti oluliste verstapostide algusele). Selline diagramm kajastab tegelikke ja kavandatud tähtaegu.