Põhifunktsioon juhtimises

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 10:25

Iga juht täidab juhtimise põhifunktsioone: planeerimine, organiseerimine, motiveerimine, kontroll. Juhtfunktsiooni neli elementi: indikaatorite ja meetodite määratlemine tulemuste mõõtmiseks, tulemuste mõõtmine, tulemuste õige oleku kindlakstegemine ja parandusmeetmed.

Kõik juhtimisfunktsioonid: planeerimine, organiseerimine, motiveerimine, kontroll on omavahel tihed alt seotud. Need on tõhusa juhtimise jaoks võrdselt olulised. Neid ei saa jagada suureks ja minoorseks. Samas põhinevad juhtimisfunktsioonid: organiseerimine, motiveerimine ja kontroll läbimõeldud ja tõhusal planeerimisel.

• Planeerimine on esmane põhifunktsioon. Lähtuv alt strateegilistest eesmärkidest koostatakse nende saavutamiseks plaan, mis näeb ette teatud ressursside jaotuse ja sidudes selle jaotuse ajaliselt. Planeerimine dokumenteerib ressursside jaotuse ning ühendab üksikute osakondade ja töötajate jõupingutused ühise eesmärgi saavutamiseks. Selleks viiakse see läbiühiste eesmärkide lagunemine isiklikeks eesmärkideks. Organisatsiooni planeerimine ja kontroll on hädavajalik. Juhtimisfunktsioonid näevad lisaks eesmärkide seadmisele ette ka tööde nimekirja koostamist, mida eesmärgi saavutamiseks tuleb teatud järjekorras teha. Samas on iga teos seotud selle alguse ja lõpu ajaga, sellele määratud ressursid ja järgnevad (või eelnevad) teosed ajas.
• Korraldamine on juhtimise funktsioonina sellise struktuuri loomine, mis võimaldab süsteemi üksikutel elementidel etteantud reeglite järgi koos töötada ja kulutada otstarbek alt eraldatud ressursse eesmärkide saavutamiseks. Organisatsiooni struktuuri kirjeldavad mitmed formaliseeritud reeglid – määrused, määrused, juhised.
• Motivatsioon kui juhtimise funktsioon on julgustada töötajaid kõigil tasanditel oma eesmärkide saavutamiseks tõhus alt koostööd tegema. See on valitsemise kõige humanistlikum ja kõige vähem formaliseeritud funktsioon.
• Kontroll, kui funktsioon, juhtimisprotsess seisneb töötulemuste kvantitatiivses ja kvalitatiivses arvestuses, see on protsess, mis tagab organisatsiooni eesmärkide saavutamise

Juhtimise määramine

Juhtimine on juhtimise põhifunktsioon. See on mõeldud:

• Tootmisprotsessi ja juhtimisprotsessi ebakindluse vähendamine.
• Ennustamine ja ebaõnnestumiste ennetamine.
• Toetage edukat tegevust.

Kontroll on mõeldamatu ilma mõõtmiseta. Et aru saada, midatöö kulgeb plaanipäraselt, on vaja võrrelda kontrolli hetkel saavutatud kvantitatiivseid näitajaid mõne varem teadaoleva plaanipärasega.

Protsessi juhtimine on süsteem, mis võimaldab planeerida, mõõta, tuvastada kõrvalekaldeid ja korrigeerida mis tahes äritegevust, nagu tootmine, pakendamine, tarbijale tarnimine ja palju muud.

Juhtimise juhtfunktsioon on juhtimisprotsessi oluline osa.

Juhtfunktsiooni puudumisel kaotab igasugune juhtelement oma tähenduse. Te ei tea, kas plaanitu sai tehtud ja üldiselt, kas midagi tehakse.

Ilma juhtimisfunktsioonita on samuti võimatu personali juhtida.

Juhtimisprotsess on organisatsiooni kontrolli funktsionaalne protsess, see peaks välja kasvama organisatsiooni eesmärkidest ja strateegilistest plaanidest

Juhtfunktsiooni neli elementi

Halduskontrolli funktsioonil on neli peamist sammu:

1. Määratlege näitajad ja kuidas tulemusi mõõta.
2. Mõõtke tulemusi.
3. Tehke kindlaks, kas tulemused on plaanipärased.
4. Rakendage parandusmeetmeid.

"Kontroll" tähendab kahes eksemplaris peetavat loendit (prantsuse contrôle, contrerôle -, ladina keelest contra - vastu ja rotulus - kerimine).

Eesmärkide ja tulemuste mõõtmise meetodite seadmine

Tuleb moodustada juhitava protsessi jaoks oluliste näitajate kogum ja määrata igaühe jaoks kavandatud väärtused antud ajahetkedel. Kui sel ajal tegelikSelle tulemusena saavad juhid signaale asjade edenemise kohta ja seega ei pea nad kontrollima iga plaani elluviimise sammu.

Näitajad peaksid olema selgelt sõnastatud, mõõdetavad ja jälgitavad. Tootmisettevõttes võivad mõõdikud hõlmata müüki ja toodangut, töö tõhusust, ohutust ja muud.

Teenuse osutamisel peaksid mõõdikud sisaldama näiteks klientide arvu, kes peavad pangajärjekorras ootama, või uuendatud reklaamikampaania tulemusel toodud uute klientide arvu..

Mõõtepunkte ajateljel ei tohiks samuti valida juhuslikult, vaid need tuleks seostada kontrollitava protsessi seisukoh alt kriitiliselt oluliste perioodidega või protsessi oluliste etappide alguse/lõpuga. See võib olla

• Planeerimisperioodi algus või lõpp – vahetus, päev, nädal või kuu.
• Olulise etapi algus või lõpp: eeltootmise lõpetamine, toote lõpliku kokkupaneku algus, toote tarnimine kliendile.
• Uue toote väljalase või kavandatud teenindusmahtude saavutamine.

Planeerimise ja kontrolli funktsioonid juhtimises on omavahel väga tihed alt seotud ning neil pole üksteiseta mõtet. Ükski kontrollitud plaan ei muutu tühjaks paberiks. Seotud on ka motivatsiooni ja kontrolli juhtimisfunktsioonid.

Tulemuste mõõtmine

Kontrollpunktides tulemuste mõõtmine ja nende võrdlemine planeeritutegaindikaatorid tuleks läbi viia ennetav alt, et kõrvalekaldeid oleks võimalik avastada võimalikult varakult või isegi ennustada enne nende tekkimist, vältides või minimeerides nii parandusmeetmeid.

Kui kontrollpunktid on korralikult planeeritud ja alluvate tegevuse täpseks määramiseks on olemas tööriistad, on praeguse ja eeldatava toimivuse hindamine täpne ja lihtne.

Samas on palju tegevusi, mille puhul on raske täpseid kontrollpunkte määrata, on ka palju tegevusi, mida on raske mõõta.

Üsna lihtne on näiteks kehtestada standardne aeg masstoodete tootmiseks ja sama lihtne on mõõta nende näitajate tegelikke väärtusi

Tehnoloogiast kaugel olevate tööde puhul on olukord keerulisem. Näiteks töösuhete juhi tööd pole lihtne jälgida, sest selget tulemuskaarti pole lihtne välja töötada.

Seda tüüpi juhtide juht tugineb sageli sellistele ebamäärastele näitajatele nagu ametiühingusuhted, alluvate entusiasm ja lojaalsus, töötajate voolavus ja/või töövaidlused. Sellistel juhtudel on juhi poolt alluva mõõtmise tulemused samuti ebamäärased.

Tulemuste vastavus plaanile

See on lihtne, kuid väga oluline samm kontrolliprotsessis. See hõlmab mõõdetud tulemuste võrdlemist etteantud eesmärkidega. Selles etapis on eelnev alt välja töötatud võrdlustehnika äärmiselt oluline. SellesDokumendis tuleks selgelt määratleda, mida konkreetselt mõõdetakse, mis ajahetkel ja millistel tingimustel. Järgige seda tehnikat rangelt, vastasel juhul on mõõtmistulemused ja plaaniga võrdlemine ebausaldusväärsed.

Kui tulemus on plaanipärane, võib juhtkond arvata, et kõik on kontrolli all. Sel juhul ei ole vaja sekkuda organisatsiooni igapäevatöösse.

Parandusmeetmed

See etapp muutub kõige olulisemaks juhul, kui näitajad ei jõua kavandatuni ja analüüs näitab vajadust korrigeerivate tegevuste järele. Sellised parandusmeetmed võivad hõlmata muudatusi organisatsiooni igapäevase tegevuse ühes või mitmes aspektis.

Näiteks pangakontori juhataja peab otsustama, et varem seatud maksimaalse viieminutilise ooteaja täitmiseks peab saalis olema rohkem kassapidajaid.

Või otsustab kaupluse juhataja saata masinaoperaatoritele toodete kohaletoimetamise tähtaegadest kinnipidamiseks ületunde.

Seire aitab tuvastada ka valesti seatud sihtmärke. Sel juhul on parandusmeetmeteks sihtmärkide korrigeerimine, mitte aga võitlus praeguste mõõdetud väärtuste muutmise nimel.

Parandusmeetmete õigeaegsus

Peate alati välja töötama konstruktiivse viisi indikaatorite kavandatud väärtusteni viimiseks, vastasel juhul peate hilinemisega aru saama, et rike on juba toimunud. Mida varem viga või rike tuvastatakse, seda tõenäolisem on see parandada või järele jõuda. Ja seda vähem kulub selle parandamiseks aega, materjali ja tööjõuressurssi.

Hilisemal ajal avastatud kõrvalekaldeid võib olla täiesti võimatu parandada. Sel juhul kannab organisatsioon märkimisväärset rahalist ja mainekahju kuni oma tegevuse lõpetamiseni.

Halvad uudised täna on paremad kui samad uudised homme.

D. S. Chadwick

Juhtimisfunktsioonide seos

Juhtimisfunktsioonid: motivatsioon ja kontroll on üksteisega tihed alt seotud. Tõhusa alluva motivatsioonisüsteemi ülesehitamiseks vajab juht juurdepääsu täpsetele ja õigeaegsetele kontrollitulemustele.

Kontrolli saab läbi viia vastavuse tagamiseks:

• planeeritud näitajad;
• kvaliteedistandardid;
• ettevõtte eeskirjad;
• ohutus- ja töökaitsenõuded;
• riigi või avalike organisatsioonide kontrollimise nõuded.

Kontroll võib olla ka perioodiline ja ühekordne, plaaniline ja erakorraline, privaatne ja osana organisatsiooni üldisest auditist.

Järeldus

Kontrolli põhifunktsioon juhtimises on tagada plaani elluviimine ja seeläbi saavutada organisatsiooni eesmärgid. Lisafunktsioonid – organiseerimise ja motiveerimise ning nendega suhtlemise tugi. Juhtimisfunktsioon on juhtimises kõige olulisem. Kontrolli punkt ei oleeesmärgiga tabada üksus või töötajad plaani mittetäitmisel ja neid karistada. Asi on selles, et plaanist kõrvalekalded tuleb õigeaegselt avastada. Siis on võimalus võtta aega parandusmeetmete võtmiseks. Kontrolliprotsesside läbimõeldud korraldamine on plaanide täpse ja õigeaegse täitmise ning eesmärkide saavutamise võti.